Blad gemeenschappelijke regeling van Veiligheidsregio en Gemeentelijke Gezondheidsdienst Limburg-Noord

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
Veiligheidsregio en Gemeentelijke Gezondheidsdienst Limburg-NoordBlad gemeenschappelijke regeling 2020, 933Verordeningen



Archiefverordening Veiligheidsregio Limburg-Noord 2019

 

Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio en Gemeentelijke Gezondheidsdienst Limburg-Noord (VRLN);

 

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Limburg-Noord van 21 december 2018;

 

gelet op de artikelen 30, 32, 40 en 41 van de Archiefwet 1995 en artikel 39 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio en Gemeentelijke Gezondheidsdienst Limburg-Noord (VRLN);

 

overwegende dat de wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor het beheer van de analoge en digitale archiefbescheiden van de organisatieonderdelen van de VRLN alsmede betreffende het toezicht daarop;

 

Besluit vast te stellen de volgende verordening:

 

Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor het beheer van de analoge en digitale archiefbescheiden van de organisatieonderdelen van de VRLN alsmede betreffende het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Veiligheidsregio Limburg-Noord, 2019).

 

Hoofdstuk I. Definities

Artikel 1. Definities

In de verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet.

  • b.

    archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet en artikel 39 lid 5 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio en Gemeentelijke Gezondheidsdienst Limburg-Noord (VRLN) 2016 aangewezen archiefbewaarplaats.

  • c.

    archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte.

  • d.

    archivaris: de archivaris van de gemeente Venlo, als bedoeld in artikel 32 van de wet.

  • e.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 5, tweede lid, van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbestanden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

  • f.

    regeling: de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio en Gemeentelijke Gezondheidsdienst Limburg-Noord (VRLN), 2016.

  • g.

    wet: de Archiefwet 1995

 

 

Hoofdstuk II. De zorg voor het beheer van de archiefbestanden

Artikel 2. Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

 

Artikel 3. Kwaliteitssysteem

Het dagelijks bestuur stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbestanden vast.

 

Artikel 4. Middelen

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting van de veiligheidsregio voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

 

Artikel 5. Personeel

  • 1.

    Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.

  • 2.

    Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

     

Artikel 6. Beheervoorschriften

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.

 

Artikel 7. Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte Archiefbescheiden

Het dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.

 

Artikel 8. Archiefruimten

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige ruimten.

 

Artikel 9. Archiefbewaarplaats

Als archiefbewaarplaats wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Venlo, Dr. Blumenkampstraat 1 te Venlo.

 

Hoofdstuk III. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10. Toezichthouder

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

 

Artikel 11. Uitvoering toezicht

De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.

 

Artikel 12. Informatieverstrekking

De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.

 

Artikel 13. Toegang tot archiefbescheiden

De archivaris en degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden worden beheerd.

 

Artikel 14. In kennisstelling door de archivaris

De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het dagelijks bestuur hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.

 

Artikel 15. Verslag van de archivaris aan het dagelijks bestuur over het beheer van de niet overgebrachte archiefbestanden

De archivaris brengt tweejaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.

 

Hoofdstuk IV. Verslaglegging door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur

Artikel 16. Verslag van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over het beheer

Het dagelijks bestuur brengt tweejaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over het beheer van de archiefbestanden onder bijvoeging van het verslag dat de archivaris aan het dagelijks bestuur heeft uitgebracht conform artikel 15.

 

Hoofdstuk V. Slotbepalingen

Artikel 17. Intrekking

De Archiefverordening Veiligheidsregio Limburg-Noord, 2014 wordt ingetrokken.

 

Artikel 18. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2019.

 

Artikel 19. Naamgeving

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Veiligheidsregio Limburg-Noord (VRLN) 2019.

 

Aldus vastgesteld in de vergadering van Algemeen Bestuur, 21 december 2018.

Voorzitter,

Secretaris,