Blad gemeenschappelijke regeling van Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
Belastingsamenwerking Gemeenten en WaterschappenBlad gemeenschappelijke regeling 2020, 825Overige besluiten van algemene strekking



Besluit van het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen houdende regels omtrent het PrivacyProtocol BsGW & Deelnemers

Inleiding

In 2011 is in Limburg voor de uitvoering van de WOZ en de heffing en inning van de lokale belastingen door gemeenten en waterschappen de Belastingsamenwerking voor Gemeenten en Waterschappen opgericht (BsGW). In dit zelfstandige samenwerkingsverband werken inmiddels 30 gemeenten en 2 waterschappen samen.

Alle partijen hechten veel waarde aan een goede bescherming van de persoonsgegevens die door het samenwerkingsverband worden verwerkt. Daarom is besloten dit protocol op te stellen waarin wordt beschreven hoe, in overeenstemming met de geldende privacyregelgeving, persoonsgegevens worden verwerkt. Dit protocol bevat met name afspraken over het delen van persoonsgegevens tussen de BsGW en de andere samenwerkingspartners. Echter de in dit protocol opgenomen voorwaarden, procedure en verplichtingen zijn, waar mogelijk, ook van toepassing op andere belasting en/of WOZ gerelateerde verzoeken om informatie aan of van de BsGW.

Het protocol is van toepassing op alle samenwerkende gemeenten en waterschappen in de Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW) en op de BsGW zelf.

 

De werkwijze/procedure zoals opgenomen in dit protocol zal in het eerste kwartaal van 2018 worden geëvalueerd.

 

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1: Begrippen

  • a.

    De Regeling: de Gemeenschappelijke Regeling “Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen” verder “BsGW”;

  • b.

    Een Deelnemer: een aan deze regeling deelnemende gemeente, waterschap als bedoeld in artikel 1 van de “BsGW”;

  • c.

    de Wet: Wet bescherming persoonsgegevens;

  • d.

    Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;

  • e.

    Betrokkene: degen op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

  • f.

    Verwerken van persoonsgegevens: het verzamelen, vastleggen, delen, wijzigen, raadplegen, vernietigen etc. van deze gegevens;

  • g.

    Verantwoordelijke: natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

  • h.

    Wbp-beheerder BsGW: degene die namens Verantwoordelijke is belast met de naleving en uitvoering van de wet;

  • i.

    Datalek: inbreuk op de beveiliging, bedoeld in artikel 13 van de wet, die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens.

Artikel2 Reikwijdte

Dit protocol is van toepassing op alle taken van Deelnemers die middels delegatie aan de BsGW zijn overgedragen.

Artikel 3 Verantwoordelijke & Beheerder (s)

  • a.

    Het dagelijks bestuur van de BsGW is de Verantwoordelijke voor het verwerken van Persoonsgegevens binnen dit samenwerkingsverband;

  • b.

    Het hoofd Gegevensbeheer is binnen de BsGW als Beheerder belast met de naleving en uitvoering van de wet.

Artikel 4 Doel van de verwerking(en)

De BsGW verwerkt Persoonsgegevens ten behoeve van; het heffen en innen van lokale belastingen, het waarderen van onroerende zaken op grond van de Wet waardering onroerende zaken, het heffen en innen van waterschapsbelastingen, en het behandelen van geschillen betreffende de hiervoor genoemde werkzaamheden.

Artikel 5 Beveiliging

  • a.

    De Verantwoordelijke neemt conform artikel 13 van de Wet alle passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen en beveiligd te houden tegen verlies of tegen enige vorm van onzorgvuldig, ondeskundig of ongeoorloofd gebruik;

  • b.

    De Verantwoordelijke zal de leden van het Algemeen Bestuur en de accountmedewerkers van de deelnemende organisaties onmiddellijk informeren nadat hij bij de Autoriteit Persoonsgegevens een melding van een Datalek heeft gedaan.

Hoofdstuk 2: Afspraken over het delen van gegevens

Artikel 6 Voorwaarden voor het verstrekken van persoonsgegevens

De BsGW zal aan een deelnemende partij de door haar gevraagde Persoonsgegevens verstrekken mits het verzoek tot het delen van Persoonsgegevens voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • -

    Het Verwerken (verstrekken) van de Persoonsgegevens past binnen de doelen opgenomen in artikel 4 van dit protocol;

  • -

    De Deelnemer aantoont dat op de verdere Verwerking van de Persoonsgegevens één of meerdere grondslagen, genoemd in artikel 8 van de Wet, van toepassing zijn;

  • -

    De Deelnemer aantoont, dat de verdere verwerking van de Persoonsgegevens voldoet aan het gestelde in artikel 11 van de Wet (toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig)

Artikel 7 Procedure

  • a.

    Een verzoek van een Deelnemer aan de BsGW tot het uitwisselen van Persoonsgegevens wordt altijd ingediend middels de format opgenomen in bijlage 1 behorende bij dit protocol;

  • b.

    Een verzoek tot het verkrijgen van Persoonsgegevens wordt altijd ingediend via de accountmanager van de vragende Deelnemer;

  • c.

    Voordat het verzoek wordt ingediend zal de vragende Deelnemer toetsen of het verzoek voldoet aan artikel 6 van dit protocol en de van toepassing zijnde wet- en regelgeving;

  • d.

    Indien de Wbp-beheerder bij de BsGW van mening is dat de gevraagde gegevens niet kunnen worden verstrekt, dient hij gemotiveerd aan te tonen waarom de Wet, de voorwaarden genoemd in artikel 6 of eventuele andere wettelijke voorschriften zich zouden verzetten tegen het delen van de Persoonsgegevens;

  • e.

    Indien de vragende Deelnemer en de Wbp-beheerder BsGW geen overeenstemming kunnen bereiken over het delen van persoonsgegevens zal het College van Burgemeester en Wethouders/ Dagelijks Bestuur van deze deelnemer een besluit nemen over het betreffende verzoek. Indien het College van Burgemeester en Wethouders/Dagelijks Bestuur heeft besloten de aanvraag door te zetten, zal dit besluit ter beslissing worden voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur van de BsGW.

Artikel 8 Verplichtingen Deelnemer

  • a.

    De Deelnemer die Persoonsgegevens ontvangt van de BsGW neemt passende maatregelen ter beveiliging tegen risico’s van verlies, vernietiging, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, dan wel enige andere vorm van onwettige verwerking van de geleverde gegevens;

  • b.

    De Deelnemer die Persoonsgegevens heeft ontvangen van de BsGW zal deze gegevens niet voor andere doeleinden of op een andere wijze gebruiken dan voor het doel en de wijze waarop de gegevens aan hem zijn verstrekt;

  • c.

    De Deelnemer die Persoonsgegevens heeft ontvangen van de BsGW zal deze Persoonsgegevens niet ter beschikking stellen aan derden, tenzij de BsGW daarvoor nadrukkelijk zijn toestemming heeft gegeven dan wel er een wettelijke verplichting bestaat om de Persoonsgegevens aan een derde te verstrekken;

  • d.

    De Deelnemer die Persoonsgegevens heeft ontvangen van de BsGW zal deze Persoonsgegevens direct na beëindiging van het gebruik vernietigen, tenzij een wettelijk voorschrift de Deelnemer verplicht deze Persoonsgegevens geduurde een wettelijk vastgestelde periode te bewaren.

Artikel 9 BsGW

De in artikel 6 tot en met 8 van dit protocol opgenomen voorwaarden, procedure en verplichtingen zijn ook van toepassing op verzoeken tot het delen van Persoonsgegevens van de BsGW met een Deelnemer.

Artikel 10 Het uitwisselen van de persoonsgegevens

  • a.

    De BsGW en de Deelnemers zorgen er voor dat het uitwisselen van de gevraagde Persoonsgegevens via een veilige verbinding gebeurt waarbij SFTP de standaard is;

  • b.

    Persoonsgegevens zullen nooit via een onbeveiligde mailverbinding worden uitgewisseld.

 

Format gegevensuitwisseling BsGW en gemeenten

Gemeente [naam gemeente invullen] vraagt aan BsGW de volgende gegevens: [benodigde gegevens opsommen]

  •  

  •  

  •  

  •  

Met als doel: [doel voor gegevensuitwisseling invullen]

Op grond van: [grondslag noemen uit art. 8 Wbp en eventueel andere wettelijke grondslag die tot uitvragen verplicht]

INVULLEN INDIEN VAN TOEPASSING:

In opdracht van de gemeente worden de door BsGW te verstrekken gegevens verwerkt door: [naam/ namen van opdrachtnemers invullen] werkzaam bij [naam organisatie invullen]

De gemeente………..(naam invullen) verklaart hierbij met deze bewerker passende afspraken te hebben gemaakt over het gebruik van de gegevens, de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en het vernietigen van de gegevens als de werkzaamheden zijn afgerond.

BsGW geeft hierbij toestemming voor de gegevensverwerking door bovengenoemde derde(n):

[naam contactpersoon BsGW] [datum]

 

[handtekening]

………………………………….

 

INVULLEN INDIEN VAN TOEPASSING:

Aanvullend advies privacyfunctionaris/medewerker vragende gemeente :

[naam Privacyfunctionaris/ medewerker die advies heeft afgegeven ]

……………………………………..

…………………………………….

……………………………………..

 

Voor akkoord ondertekent te [plaats] op [datum] (beide handtekeningen zijn vereist)

 

[naam Accountmanager]

………………………………………………….

 

[naam Privacyfunctionaris]

…………………………………………………

 

Hoofdstuk 3 Duur en wijziging protocol

Artikel 11 Looptijd en wijzigingen

  • a.

    Dit protocol treedt in werking op 1 januari 2017 en geldt voor onbepaalde tijd dan wel het moment dat een Deelnemer, conform artikel 32 van de Regeling is uitgetreden uit het samenwerkingsverband;

  • b.

    Indien één of meerdere Deelnemers dit protocol wensen te wijzigen worden deze wijzigen ingebracht en besproken met de andere partijen;

  • c.

    Wijzigingen in dit protocol en de bijhorende bijlagen zijn niet eerder van kracht, dan na schriftelijke vastlegging en bekrachtiging door middel van ondertekening door de Deelnemers.

Format gegevensuitwisseling BsGW en gemeenten

Gemeente [naam gemeente invullen] vraagt aan BsGW de volgende gegevens: [benodigde gegevens opsommen]

  •  

  •  

  •  

  •  

Met als doel: [doel voor gegevensuitwisseling invullen]

Op grond van: [grondslag noemen uit art. 8 Wbp en eventueel andere wettelijke grondslag die tot uitvragen verplicht]

INVULLEN INDIEN VAN TOEPASSING:

In opdracht van de gemeente worden de door BsGW te verstrekken gegevens verwerkt door: [naam/ namen van opdrachtnemers invullen] werkzaam bij [naam organisatie invullen]

De gemeente………..(naam invullen) verklaart hierbij met deze bewerker passende afspraken te hebben gemaakt over het gebruik van de gegevens, de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en het vernietigen van de gegevens als de werkzaamheden zijn afgerond.

BsGW geeft hierbij toestemming voor de gegevensverwerking door bovengenoemde derde(n):

[naam contactpersoon BsGW] [datum]

 

[handtekening]

………………………………….

 

INVULLEN INDIEN VAN TOEPASSING:

Aanvullend advies privacyfunctionaris/medewerker vragende gemeente :

[naam Privacyfunctionaris/ medewerker die advies heeft afgegeven ]

……………………………………..

…………………………………….

……………………………………..

 

Voor akkoord ondertekent te [plaats] op [datum] (beide handtekeningen zijn vereist)

 

 

[naam Accountmanager]

………………………………………………….

 

[naam Privacyfunctionaris]

…………………………………………………