Financiële Verordening BSOB 2020

Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Oost-Brabant;

gelet op:

artikel 212 van de Gemeentewet;

artikel 48, tweede lid, van de Gemeenschappelijke Regeling;

het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

besluit vast te stellen Financiële verordening BSOB 2020

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de ambtelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de Gemeenschappelijke Regeling heeft;

• b. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• c. d oelmatigheid: de mate waarin de Gemeenschappelijke Regeling er in slaagt met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken;

• d. d oeltreffendheid : de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• e. i nkomsten: totaal van de baten voor onttrekking reserves;

• f. i ndicatoren: meetbare grootheden die informatie geven over bepaalde processen en de mate waarin de gestelde doelen worden bereikt;

• g. kadernota; een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming;

• h. k asgeldlimiet: Een bedrag op basis van de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de Gemeenschappelijke Regeling bij aanvang van het jaar;

• i. overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;

• j. p rogramma: Samenhangende geheel van activiteiten gericht op het bereiken van bepaalde maatschappelijke effecten;

• k. programmaonderdeel: Verdeling van het programma over primaire activiteiten

• l. r echtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen en besluiten van het algemeen en dagelijks bestuur;

• m. r ente risiconorm: Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de Gemeenschappelijke Regeling dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. Het algemeen bestuur stelt een programma-indeling vast.

• 2. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programmaonderdeel de doelstellingen en de bijbehorende activiteiten vast.

• 3. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur per programmaonderdeel indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid

• 4. Het algemeen bestuur stelt vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

• 5. besluit vast te stellen Bij de begroting worden per programmaonderdeel de begrote lasten en baten weergegeven en in de jaarstukken worden per programmaonderdeel de gerealiseerde lasten en baten weergegeven.

• 6. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en worden van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 7. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 8. In de jaarrekening worden van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks aan het algemeen bestuur een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2. In de begroting wordt een post onvoorzien van 0,6% van de totale lasten met een minimum van € 50.000,-, opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programmaonderdeel.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur, in de eerstvolgende algemeen bestuursvergadering, als hij verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden.

• 4. Bij de behandeling van de bestuursrapportages in het algemeen bestuur doet het dagelijks bestuur zo nodig voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en/- of voorstellen voor het bijstellen van het beleid.

• Het algemeen bestuur geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor. Bij investeringen groter dan € 25.000 informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de Gemeenschappelijke Regeling.

• 6. In beginsel gaat de Gemeenschappelijke Regeling niet uit van een batig saldo als resultaat in de jaarrekening.

• 7. Indien blijkt dat in afwijking van het zesde lid wel sprake is van een batig saldo, dan zal het samenwerkingsverband het overschot conform de vastgestelde kostenverdeelsystematiek restitueren aan de deelnemers. De restitutie vindt plaats over het betreffende jaar. Bij een eventueel nadelig saldo zal dit aanvullend bij de deelnemers in rekening gebracht worden.

• 8. In afwijking van het vorige lid kan het algemeen bestuur besluiten om een eventueel batig saldo te reserveren.

Artikel 6. Bestuursrapportage

• 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van twee bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van BSOB over de eerste 4 maanden en de eerste 7 maanden van het lopende boekjaar.

• 2. De bestuursrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de actuele financiële gegevens en eventueel bijgestelde ramingen.

• 3. De inrichting van de bestuursrapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 4. In de bestuursrapportages worden per programmaonderdeel relevante afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten en investeringskredieten in de begroting toegelicht.

Artikel 7. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de Gemeenschappelijke Regeling bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

Het algemeen bestuur stelt de afschrijvings- en activeringsbeleidsregels vast, als onderdeel van de nota financieel beleid.

Artikel 9. Oninbare vorderingen

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur bij de aanbieding van de jaarstukken over de oninbare vorderingen.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken geeft het dagelijks bestuur inzicht in de stand en het verloop van de reserves en voorzieningen.

• 2. De nota financieel beleid behandelt het beleid met betrekking tot de vorming, besteding en omvang van reserves en voorzieningen.

Artikel 11. Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van diensten van de Gemeenschappelijke Regeling, die worden geleverd, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de Gemeenschappelijke Regeling verleende diensten.

Artikel 12. Prijzen economische activiteiten

Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de Gemeenschappelijke Regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een algemeen bestuursbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

Artikel 13. Kostenverdeelsleutel

Uitgangspunt van de kostenverdeelsleutel is het principe dat, naarmate een deelnemer meer werk genereert voor de Gemeenschappelijke Regeling, deze ook een groter deel van de begroting van de Gemeenschappelijke Regeling doorbelast krijgt. Voor de inhoud van de kostenverdeelsleutel verwijzen we naar bijlage 1.1 - kostenverdeelmethode.

Artikel 14. Financieringsfunctie

• 1. Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de uitoefening van de financieringsfunctie door het opstellen van een treasurystatuut. Het treasurystatuut wordt door het Algemeen bestuur vastgesteld.

• 2. In het treasurystatuut wordt aandacht besteed aan:

  • a. Taken en bevoegdheden;

  • b. Verantwoordingsrelaties en bijbehorende informatievoorziening;

  • c. Doelstellingen treasuryfunctie en treasuryverdeelfuncties;

  • d. Risico-attitude;

  • e. Richtlijnen en limieten.

• 3. Het dagelijks bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de richtlijnen uit het Treasurystatuut BSOB in acht.

• 4. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf als de wettelijke kasgeldlimiet, bedoeld in artikel 1, onder f, van de Wet financiering decentrale overheden, of de wettelijke renterisiconorm, bedoeld in artikel 1, onder h, van de Wet financiering decentrale overheden, dreigt te worden overschreden.

Hoofdstuk 4. Paragrafen

Artikel 15. Verplichte paragrafen

• 1. De begroting en de jaarstukken bevatten ten minste de op grond van artikel 9 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten genoemde paragrafen, tenzij het desbetreffende aspect niet aan de orde is.

• 2. In de aan de orde zijnde paragrafen van de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten verplichte onderdelen op.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 16. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de Gemeenschappelijke Regeling als geheel en in de afdelingen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten van de gemeenschappelijke regeling en de maatschappelijke effecten van het gevoerde beleid;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 17. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor:

• a. een eenduidige indeling van de organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken met de teams over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de programmaonderdelen.

• g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

• h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeenschappelijke regeling en eigendommen opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 18. Interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

• 2. Het zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeenschappelijke regeling met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 5 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 19. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening van 20 december 2018 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 20. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2020.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening BSOB 2020.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 19 december 2019.

De voorzitter,

H.J. Mak

De secretaris,

G.J.M. van der Zanden