Financiële verordening Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard 2020

Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard;

gelet op artikel 35 lid 6 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, en

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, en

gelet op artikel 17 van Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard;

besluit vast te stellen de Financiële verordening Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard 2020

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

• 1. In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de bedrijfsvoeringseenheid en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

  • b. afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de bedrijfsvoeringseenheid met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie;

  • c. bestuur: het bestuur van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard, bedoeld in artikel 6 van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. Het bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode een indeling van de begroting en jaarrekening voor die bestuursperiode vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead de baten en lasten weergegeven.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4. Kaders P&C cyclus

• 1. Conform artikel 18, 19 en 20 van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard stelt het bestuur, met inachtneming van de vigerende wettelijke termijnen en data, de volgende stukken vast:

  • a. de kaderbrief;

  • b. de (meerjaren)begroting;

  • c. de jaarstukken;

• 2. Het bestuur draagt er zorg voor dat de (meerjaren)begroting, met inachtneming van de wettelijke termijnen en data, worden toegezonden aan de gemeenteraden ten behoeve van het kunnen inbrengen van de zienswijzen.

• 3. Na de, eventuele, verwerking van de relevante zienswijzen op de (meerjaren)begroting stelt het bestuur de (meerjaren)begroting definitief vast.

• 4. Het bestuur draagt er zorg voor dat de (meerjaren)begroting en de jaarstukken, met inachtneming van de wettelijke termijnen en data, worden toegezonden aan de wettelijk aangewezen toezichthouder.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten in de begroting.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft het bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Bij de behandeling van de tussenrapportages in het bestuur bedoeld in artikel 6, lid 1, stelt het bestuur de wijziging van de geautoriseerde baten en lasten, de wijziging van de geautoriseerde investeringskredieten en de bijstelling van het beleid vast.

• 4. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, stelt het bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen met een investeringsvoorstel het investeringskrediet vast.

Artikel 6. Bestuursrapportage

• 1. Het bestuur stelt één keer per jaar een bestuursrapportage vast over de realisatie van de begroting van de Bedrijfsvoeringseenheid. In de bestuursrapportage wordt er over de stand van zaken over de uitvoering van de begroting van de Bedrijfsvoeringseenheid gerapporteerd aan de deelnemers conform artikel 17.3 van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard.

• 2. De bestuursrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht van baten en lasten met de bijgestelde raming van:

  • a. de baten en de lasten per programma;

  • b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • c. het overzicht van de overhead en de geraamde vennootschapsbelasting;

  • d. het totale saldo van de baten en lasten volgend uit de onderdelen a, b en c;

  • e. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • f. het resultaat volgend uit de onderdelen d en e; en

  • g. de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 3. In de bestuursrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000,-- toegelicht.

Artikel 7. Informatieplicht

• 1. Voorafgaande verstrekking van inlichtingen vindt niet plaats wanneer de rechtshandeling wordt aangegaan ter uitvoering van een beslissing van het bestuur en de hiermee gemoeide lasten worden gedekt uit bij het betreffende besluit van het bestuur aangewezen middelen en de daarmee gemoeide lasten worden gedekt uit van rijkswege daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

• 2. Ten aanzien van onvoorziene financiële ontwikkelingen in de begroting, met een effect groter dan € 100.000,- op de totale bijdrage van de deelnemers, doet het bestuur mededeling aan de deelnemers.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 9. Reserves en voorzieningen

• 1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

Artikel 10. Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij het bepalen van de integrale kostprijs wordt rekening gehouden met de achtergebleven overheadkosten bij de deelnemers.

Artikel 11. Financieringsfunctie

• 1. Het bestuur neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 12. Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de Bedrijfsvoeringseenheid als geheel en in de teams;

  • b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

  • f. In de jaarrekening worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000,-- toegelicht;

  • g. Incidentele lasten en baten groter dan € 25.000 worden afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 13. Financiële organisatie

• 1. Het bestuur draagt zorgt voor:

  • a. een eenduidige indeling van de Bedrijfsvoeringseenheid en een eenduidig toewijzing van de taken aan de teams;

  • b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

  • c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e. de te maken afspraken met de teams over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden;

  • g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

  • h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen,

  opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 14. Interne controle

• 1. Het bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het bestuur maatregelen tot herstel.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 15. Intrekking oude verordening en overgangsrecht

• 1. De Financiële verordening Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard 2017 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

• 2. Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor 1 januari 2020 zijn gedaan, blijft de Financiële verordening van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.

Artikel 16. Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking daarvan en werkt terug tot en met 1 januari 2020.

Artikel 17. Citeertitel

• 1. Deze verordening wordt aangehaald onder de naam “Financiële verordening Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard 2020".

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard van 7 juli 2020

de secretaris,

W. (Wabe) Wieringa

de voorzitter,

Ir. J.H.L.M (Jan-Hein) de Vreede

Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 8

Algemeen

• 1. De bij de start van de BVEB van de deelnemers overgenomen activa worden afgeschreven conform de resterende afschrijvingen zoals ze bij de deelnemers zijn bepaald.

• 2. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan 30.000 worden niet geactiveerd.

Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut

De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in:

• a. 5 - 7 jaar: software (afhankelijk van economische levensduur)

• b. 4 - 7 jaar: hardware (afhankelijk van economische levensduur)