Besluit van het algemeen bestuur van het Recreatieschap Spaarnwoude houdende regels omtrent de nota activeren, waarderen en afschrijven

Samenvatting

In de Verordening financieel beheer Spaarnwoude is opgenomen dat voor het activeren, waarderen en afschrijven een aparte nota ter vaststelling wordt voorgelegd aan het algemeen bestuur (AB). Mede door de wijzigingen in het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) in 2016 is het noodzakelijk om de systematiek van investeringen, activeren, waarderen, afschrijven en onderhoud van kapitaalgoederen uiteen te zetten in een aparte nota. De wijzigingen uit deze nota gelden vanaf het boekjaar 2018.

De voornaamste wijziging betreft de investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. De systematiek van activering en afschrijving is voor alle investeringen gelijk getrokken: investeringen met een maatschappelijk nut dienen, evenals investeringen met een economisch nut, te worden geactiveerd en over de verwachte levensduur te worden afgeschreven.

De doelstellingen van deze nota zijn om de beleidskaders met betrekking tot het waarderen, activeren en afschrijven van investeringen vast te stellen en de begrippen in het kader van activa toe lichten.

Als gevolg van de wijzigingen in de regelgeving wordt een aantal voorstellen ter vaststelling aan het AB van Recreatieschap Spaarnwoude voorgelegd:

• Het activeren van investeringen met maatschappelijk nut is verplicht vanaf € 100.000, inclusief niet-verrekenbare btw, gecorrigeerd voor eventuele bijdrage/subsidie van derden op het totale investeringsbedrag. Dit bedrag geldt ook voor samengestelde investeringen met een zelfde functie.

• Investeringen worden bij de begroting van dat jaar aan het AB voorgelegd ter besluitvorming met verzoek het krediet voor de betreffende investering beschikbaar te stellen;

• Het instellen van een Voorziening Groot onderhoud indien aan alle voorwaarden is voldaan namelijk: een actueel beheerplan in het kader van planmatig onderhoud waarin het onderhoudsniveau en de daarmee gemoeide kosten zijn opgenomen;

Door het vaststellen van deze nota stemt het AB in met de beleidsvoorstellen.

In deze nota worden per hoofdstuk de begrippen activering, waardering, afschrijving en onderhoud toegelicht. Tevens worden in de betreffende hoofdstukken ter zake voorstellen gedaan voor de te volgen beleidslijn voor Spaarnwoude.

In bijlage 1 voor alle relevante artikelen uit het BBV en bijlage 2 de gehanteerde afschrijvingstermijnen per categorie.

1.Begrippenkader

Voor het onderhoud en beheer worden de volgende definities aangehouden:

Dagelijks onderhoud

Jaarlijks terugkerende (cyclische) werkzaamheden gericht op de verzorging van het areaal in de openbare ruimte (o.a. vegen, maaien, schoffelen, repareren) onder de termen schoon, heel en veilig.

Dekking: Lasten van klein onderhoud mogen niet worden geactiveerd, maar dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht.

Groot onderhoud

Wanneer uitgaven worden gedaan ten behoeve van het behoud van de oorspronkelijke kwaliteit en levensduur van een actief, dan is er sprake van onderhoud.

Onderhoud vindt plaats op grond van een geactualiseerd beheer- of onderhoudsplan. Alle maatregelen gericht op het langdurig en duurzaam in stand houden van de voorzieningen (groen, wegen etc.) verricht op basis van inspectie en meerjarenplanning (o.a. deels her-straten, overlagen asfalt, inboet en dunning, partiële vervanging onderdelen, e.d.)

Dekking: Lasten van groot onderhoud mogen niet worden geactiveerd en kunnen op twee wijzen worden verwerkt in de begroting/jaarrekening:

• 1. Lasten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen;

• 2. Lasten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening brengen (artikel 44, lid 1c, van het BBV).

(Vervangings-) investering

Onder investeringen wordt verstaan het vastleggen van vermogen in objecten waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt.

Dekking: ten laste van het investeringskrediet. De kapitaallasten worden gedekt uit de exploitatie of door een ingestelde Bestemmingsreserve kapitaallasten.

2. Investering

Voor iedere investering wordt bij de begroting van dat jaar een voorstel aan het AB voorgelegd ter besluitvorming met verzoek het krediet voor de betreffende investering, voor verrekening van eventuele bijdragen van derden beschikbaar te stellen.

Het voorstel tot besluitvorming omvat tenminste de volgende informatie:

• Omschrijving van de investering;

• Het investeringsbedrag;

• De bijdragen van derden;

• De restwaarde;

• De levensduur;

• Het jaar van oplevering;

• De dekking kapitaallasten;

• De dekkingsbron van de kapitaallasten;

• De wijze waarop het onderhoud financieel is afgedekt.

De lasten voortvloeiende uit de investeringen, zoals onderhoud, afschrijvingen, toegerekende rente, verzekeringen, behoren tot de jaarlijkse exploitatielasten.

2.1 Investeringsplan

In de begroting wordt inzage gegeven in de meer-jaren investeringen door middel van een investerings- plan. Het doel van dit meer-jaren investeringsplan is een overzicht te geven van de voorgenomen investeringen in de komende jaren. Het totaaloverzicht van de investeringen geeft het AB inzicht in alle investeringen en specifiek voor het begrotingsjaar de te realiseren doelen, de hoogte en de looptijd van het krediet en de verwachte kapitaallasten. Het investeringsplan wordt jaarlijks geactualiseerd waardoor het AB in staat is om kaders te stellen en prioriteiten aan te geven.

2.2 Investeringskrediet

De in het investeringsplan opgenomen investeringen voor het betreffende begrotingsjaar worden door het AB vastgesteld. Door vaststelling van de jaarbegroting zijn de investeringskredieten van dat jaar goedgekeurd en zijn de kredieten beschikbaar gesteld zonder aparte besluitvorming door het AB. In het investeringsplan worden per begrotingsjaar de investeringsvoorstellen uitgewerkt.

2.3 Verantwoording lopende investeringen

Tussentijdse rapportage

In de tussentijdse rapportage wordt aan het AB inzicht gegeven in de voortgang van het investerings- project en of er sprake is van afwijkingen ten aanzien van het investeringsbedrag of looptijd van het krediet. Overschrijding van het investeringsbedrag zonder melding aan het AB is toegestaan met een maximum van 10% van het investeringsbedrag met een ondergrens van € 10.000. De overschrijding en de gevolgen voor de kapitaallasten dienen in de tussentijdse rapportage gemeld te worden of toegelicht in de jaarrekening.

Jaarrekening

In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

3. Activering vaste activa

Voor investeringen die geclassificeerd kunnen worden als activa met een meerjarig nut’, geldt een ondergrens, inclusief niet-verrekenbare btw, gecorrigeerd voor eventuele bijdrage/subsidie van derden op het totale investeringsbedrag:

• Activa met economisch nut ondergrens van € 10.000;

• Activa met maatschappelijk nut ondergrens van € 100.000.

In indeling op de balans onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële vaste activa, de materiële vaste activa en de financiële vaste activa in overeenstemming met het BBV inclusief een toelichting.

3.1 Immateriële vaste activa

Onder immateriële vaste activa worden de uitgaven in verband met het afsluiten van geldleningen bedoeld. Deze kosten mogen geactiveerd worden. De afschrijvingsduur van de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en saldo van agio en disagio, is maximaal gelijk aan de looptijd van de geldlening.

3.2 Materiële vaste activa

Tot de materiële vaste activa behoren zowel werken die in gebruik zijn genomen als onderhanden werken:

• Gronden en terreinen;

• Vervoermiddelen;

• Machines, apparaten en werktuigen;

• Bedrijfsgebouwen;

• Woonruimten;

• Grond-, weg-, en waterbouwkundige werken;

• Overige materiële vaste activa.

Uitgaven in het kader van beheer en onderhoud in de openbare ruimte met maatschappelijk nut worden niet als investering geactiveerd.

3.3 Financiële vaste activa

Voor financiële vaste activa geldt voor zover van toepassing de Wet Financiering Decentrale Overheden (wet FIDO) en daarmee ook de Regeling Uitzettingen en Derivaten Decentrale Overheden (wet RUDDO). Op de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

• a. Aandelen, certificaten van aandelen en andere vormen van deelneming in groeps- maatschappijen;

• b. Andere deelnemingen;

• c. Vorderingen op groepsmaatschappijen;

• d. Vorderingen op andere rechtspersonen en vennootschappen die een deelneming hebben in de rechtspersoon of waarin de rechtspersoon een deelneming heeft;

• e. Overige effecten;

• f. Overige vorderingen, met afzonderlijke vermelding van de vorderingen uit leningen en voorschotten aan leden of houders van aandelen op naam.

4. Waardering vaste activa

Alle vaste activa dienen gewaardeerd te worden tegen historische kostprijs, d.w.z. de verkrijgingsprijs of de vervaardigingsprijs:

• De verkrijgingsprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten;

• De vervaardigingprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten (zoals eigen uren, overhead- en rentelasten) welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. De rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van dat actief kan worden toegerekend wordt in de vervaardigingsprijs opgenomen;

• De waardering op de balans is inclusief niet-verrekenbare btw, gecorrigeerd voor eventuele bijdrage/subsidie van derden.

5. Afschrijven

Op alle vaste activa die aan waardevermindering onderhevig is, wordt afgeschreven met ingang van het volgend boekjaar na oplevering of in gebruik name. De afschrijving en de rente (kapitaallasten) worden ieder jaar afgedekt uit de exploitatie. Jaarlijks wordt aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven rente toegerekend mits de rentelasten voortkomen uit externe financiering ten behoeve van de investering. Voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen is in het BBV opgenomen dat in de paragraaf financiering moet worden opgenomen de wijze waarop rente aan investeringen en taakvelden wordt toegerekend.

5.1 Afschrijvingstermijn en -methodiek

De omvang de afschrijving hangt af van de gehanteerde afschrijvingstermijn, van de gebruikte afschrijvingsmethodiek en van de eventueel vastgestelde restwaarde. Het aantal jaar waarin op een activum wordt afgeschreven, wordt vastgesteld op basis van de verwachte gebruiksduur. Wanneer de verwachte gebruiksduur korter is dan de verwachte economische levensduur van het actief, is er altijd sprake van een restwaarde.

Dit betekent niet dat een activum na aflopen van de afschrijvingstermijn automatisch moet worden vervangen. Pas wanneer een activum daadwerkelijk aan vervanging toe is, zal hiertoe worden overgegaan. Op basis van lineaire afschrijving wordt de waardevermindering van een activum verdeeld over een bepaalde levensduur. Hierdoor blijft de jaarlijkse afschrijving dus gelijk gedurende de levens- duur. Zie bijlage 1 voor de gehanteerde afschrijvingstermijnen per categorie.

5.2 Wijziging gebruiksduur

Conform artikel 64 lid 2 BBV kan de afschrijving slechts om gegronde reden afwijken van de grondslagen die in het voorgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De achtergrond hiervan is, dat de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken een zo goed mogelijk inzicht moeten bieden in de financiële positie van de gemeente en de ontwikkelingen daarin over de jaren heen. De grondslagen dienen daarom consistent te worden toegepast.

Een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur c.q. gebruiksintensiteit is een schattings- wijziging. De bestaande (rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven.

6. Voorziening groot onderhoud

De kosten van dagelijks en groot onderhoud zijn niet levensduur verlengend en mogen niet worden geactiveerd. De dekking voor het dagelijks onderhoud wordt gedekt uit de exploitatiebegroting.

Wel laat het BBV toe dat kosten van groot onderhoud in het jaar van ontstaan ten laste van een vooraf gevormde voorziening kunnen worden gebracht.

Voorwaarde is dat er een beheerplan opgesteld is waarin het onderhoudsniveau en de daarmee gemoeide kosten zijn opgenomen. Door het vormen van een voorziening ontstaan geen fluctuaties in de (meer-jaren) begroting. De lasten worden gelijkmatig verdeeld over de toekomstige jaren. De werkelijke lasten worden jaarlijks rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht. In de Nota Reserves en voorzieningen wordt deze voorziening verder toegelicht.

BIJLAGE 1 Relevante artikelen Besluit Begroting en Verantwoording

Artikel 33

Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste activa.

Artikel 34

In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

• a. Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio;

• b. Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief;

• c. Bijdragen aan activa in eigendom van derden.

Artikel 35

• 1. In de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

  • a. Investeringen met een economisch nut;

  • b. Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;

  • c. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

• 2. Van de materiële vaste activa wordt aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven.

Artikel 36

In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

• a. Kapitaalverstrekkingen aan:

  • 1. Deelnemingen;

  • 2. Gemeenschappelijke regelingen;

  • 3. Overige verbonden partijen;

• b. Leningen aan:

  • 1. Openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden;

  • 2. Woningbouwcorporaties;

  • 3. Deelnemingen;

  • 4. Overige verbonden partijen;

• c. Overige langlopende leningen;

• d. Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

• e. Uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

• f. Overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.

Artikel 44

• 1. Voorzieningen worden gevormd wegens:

  • a. Verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;

  • b. Op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

  • c. Kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotings- jaren;

  • d. De bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.

• 2. Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b.

• 3. Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.

Artikel 51

In de toelichting op de balans wordt aangegeven volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend.

Artikel 52

• 1. In de toelichting op de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

  • a. Gronden en terreinen

  • b. Woonruimten

  • c. Bedrijfsgebouwen

  • d. Grond-, weg- en waterbouwkundige werken

  • e. Vervoermiddelen

  • f. Machines, apparaten en installaties

  • g. Overige materiële vaste activa

• 2. In de toelichting op de balans wordt het verloop van de activa, als bedoeld in het eerste lid, gedurende het begrotingsjaar, in een sluitend overzicht weergegeven. Daaruit blijken, voor zover van toepassing:

  • a. De boekwaarde aan het begin van het begrotingsjaar

  • b. De investeringen of desinvesteringen

  • c. De afschrijvingen

  • d. Bijdragen van derden direct gerelateerd aan een actief

  • e. Afwaardering wegens duurzame waardeverminderingen

  • f. De boekwaarde aan het einde van het begrotingsjaar

Artikel 59

• 1. Alle investeringen worden geactiveerd.

• 2. In afwijking van het eerste lid worden kunstwerken met een cultuurhistorische waarde niet geactiveerd.

Artikel 60

Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:

• a. Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

• b. De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

• c. Het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;

• d. De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

Artikel 61

Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd indien:

• a. Er sprake is van een investering door een derde;

• b. De investering bijdraagt aan de publieke taak;

• c. De derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en;

• d. De bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of door de provincie onderscheidenlijk de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Artikel 62

• 1. Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd.

• 2. In afwijking van het eerste lid worden de bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering daarvan in mindering gebracht.

• 3. In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.

Artikel 63

• 1. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

• 2. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

• 3. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeld de toelichting dat deze rente is geactiveerd.

• 4. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde.

• 5. Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting van de balans opgenomen.

• 6. In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer.

• 7. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd.

• 8. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de nominale waarde van leningen en vorderingen verrekend.

Artikel 64

• 1. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.

• 2. Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.

• 3. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur.

• 4. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening.

• 5. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar.

• 6. Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34, onder deel c, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.

Artikel 65

• 1. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.

• 2. Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de markt- waarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

• 3. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buiten- gebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde.

BIJLAGE 2 Overzicht gehanteerde afschrijvingstermijnen

Vaste activa	Afschrijvingsperiode (jaren)	Toelichting
Immateriële vaste activa		looptijd van de geldlening
Materiële vaste activa
Gronden/terreinen	n.v.t.	geen afschrijving
Gebouwen/werkplaats	40
Vervoermiddelen	5
Machines/werktuigen	5
Werktuigen	10
Zonnepanelen	15
Ponten	20
Overige vaartuigen	10
Kunstwerken
Brug - beton	40
Brug - staal	40
Brug - hout	30
Tunnel	60
Beschoeiing	30
Gemalen	40
Terreinmeubilair	5
Riolering
Pompen	20

BIJLAGE TOELICHTING ACTIVEREN, WAARDEREN EN AFSCHRIJVEN

Deze bijlage heeft als doel om de algemene financiële regels van de verordening financieel beheer specifiek voor het onderdeel investeringen verder te operationaliseren, zodat voor de organisatie van een helder uitvoeringskader sprake is. De technische impact van de BBV- wijziging voor de schappen is groot: maatschappelijke investeringen moeten voortaan namelijk op de balans verantwoord worden (bij economische investeringen was dit al zo).

Voor het realiseren van vastgestelde beleidsdoelen zijn bij de schappen investeringen benodigd. Bij deze investeringen, ook wel kapitaalgoederen of vaste activa genoemd, is sprake van een qua omvang grotere uitgave, waarvan het nut en de last zich over meerdere jaren uitstrekt.

In de verordening wordt daarvoor verwezen naar een tweetal nota’s:

• De nota Activeren, waarderen en afschrijven is een instrument dat zorgt voor het eenduidig behandelen van investeringen en daaruit voortvloeiende jaarlasten, ook wel kapitaallasten genoemd. Voor zowel het bestuur als de ambtelijke organisatie is het van belang om hierover een transparant en adequaat activa- en afschrijvingsbeleid op basis van objectieve grondslagen vast te stellen. Deze nota vervult daarbij een ondersteunende rol bij de producten van de Planning & Control cyclus en draagt bij aan het “in control” zijn van de gemeenschappelijke regeling.

• De nota Reserves en voorzieningen is een instrument dat zorgt voor het eenduidig behandelen van reserves en voorzieningen als buffer, egalisatiemiddel en/of financieringsmiddel. Dit beleid omtrent vermogensvorming en -functies vormt samen met het activabeleid namelijk één van de pijlers voor het bepalen van de financiële positie en het financiële vermogen van de gemeenschappelijke regeling.

Nieuwe systematiek

Zoals aangegeven geldt voor de investeringen in de meest recente BBV-wetgeving een andere systematiek dan voorheen. Tot voor kort mochten maatschappelijke investeringen (waaronder wegen, water, bruggen, groenvoorzieningen en viaducten) zowel geactiveerd worden (d.w.z. op de balans gezet en op afgeschreven) als ineens worden afgeboekt ten laste van een programma of een bestemmingsreserve/voorziening. Nu moeten deze investeringen, die zelf geen middelen genereren, maar een duidelijke publieke taak vervullen, net als de economische investeringen (gebouwen, voertuigen, machines,..) worden geactiveerd. In de systematiek van de schappen werden alleen nieuwe, grote economische investeringen geactiveerd. Zowel vervanging, renovatie als groot onderhoud kwam ten laste van de daarvoor gevormde onderhoudsvoorziening. Klein onderhoud kwam en komt ten laste van reguliere jaarlijkse programmabudgetten

De nieuwe systematiek vergt een helder onderscheid tussen enerzijds vervanging en renovatie (levensduur verlengend, moet over worden afgeschreven) en anderzijds groot onderhoud (voorziening, ter egalisatie van jaarlijks schommelende lasten).

De administratieve verwerking van gedane investeringen is aan allerlei vereisten gebonden. Zodra sprake is van meerjarig nut (investering) is er aan het eind van een jaar bezit. Bij de opmaak van de jaarrekening wordt daarvoor de balans opgemaakt. Het opnemen van deze investeringen op de balans wordt ook wel activeren genoemd. Deze activeringen leiden vervolgens tot jaarlijkse lasten gedurende de looptijd, de kapitaallasten. Zo worden de lasten toegerekend aan de benuttingstijd. Zowel de indeling van de activa als de waarde daarvan op de balans is aan dverse richtlijnen gebonden.

Reguliere huidige werkwijze

Investeringen boven € 100.000 worden momenteel vooral bekostigd uit de (bestemmings-)reserve. Doordat er al is gespaard voor deze investeringen is de liquiditeit voorhanden. Voorheen werd de investering dan rechtstreeks gedekt uit de bestemmingsreserve. Daardoor werd de waarde van die investering als bezit niet zichtbaar, een fictief voorbeeld:

werd in 2009 en 2010 geïnvesteerd in een brug, 200 duizend euro. Over 2009 werd 38 duizend euro besteed en in 2010 162 duidend euro. Eind 2010 werd deze brug opgeleverd en in gebruik genomen. De investering/het project werd rechtstreeks gedekt uit de bestemmingsreserve exploitatie of uit de voorziening. En was dus vanaf 2010 niets meer zichtbaar in de exploitatie en in de balans (staat van bezit en schuld ultimo jaar).

Nieuwe werkwijze

De vernieuwde regels Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijven echter voor dat alle investeringen als bezit (materiële vaste activa) op de balans moeten staan waarbij de jaarlijkse waardedaling zo realistisch mogelijk is. Die waardedaling leidt tot jaarlijkse afschrijvingslasten die verplicht in de jaarlijkse exploitaties verwerkt moeten worden. Aangezien er wel is gespaard voor de investering kunnen deze jaarlijkse lasten worden afgedekt. Terug naar het fictieve voorbeeld:

De investering/het project leidt nu respectievelijk ultimo 2019 en ultimo 2020 tot waardestijging op de balans + 38 duizend euro + 162 duizend euro. Daarmee is de balanspost materiële vaste activa ultimo 2020 met 200 duizend euro verhoogd. Daar staat de bestemmingsreserve (dekking) tegenover, er is immers voor gespaard. Ook nu wordt de bestemmingsreserve exploitatie met 200 duizend euro afgeboekt, echter wordt niet meer gesaldeerd met de gedane investering. Het bedrag wordt nu toegevoegd aan de egalisatiereserve kapitaallasten.

Stel dat een brug 10 jaar mee gaat. Dit leidt tot een afschrijvingslast van 20 duizend euro per jaar (200 duizend investering/10 jaren). Dit geeft het volgende waardeverloop (in duizend euro):

Balans/bezit	Ultimo 2019	Ultimo 2020	Ultimo 2021 t/m 2030	Ultimo 2031
Materiële activa
Investering Brug	38	200	- 20 p jaar	0

Deze daling wordt in de exploitatie als jaarlijkse kapitaallast verantwoord:

Begroting	Jaar 2019	Jaar 2020	Jaren 2021 t/m 2030	Jaar 2031
Programma 2,
Verkeer en vervoer,
civiele kunstwerken	0	0	20 p jaar	0

Aangezien er reeds gespaard is voor deze investering, is dekking voorhanden en wordt tegelijkertijd met het bezit/activaverloop ook de spaarpot/het eigen vermogen aangepast:

Balans/eigen vermogen	Ultimo 2019	Ultimo 2020	Ultimo 2021 t/m 2030	Ultimo 2031
Egalisatiereserve
Kapitaallasten	38	200	ieder jaar 20 lager	0

Met de jaarlijkse daling van de spaarpot wordt bovenstaande jaarlijkse kapitaallast afgedekt:

Begroting	Jaar 2019	Jaar 2020	Jaren 2021 t/m 2030	Jaar 2031
Programma 2,
Verkeer en vervoer,
civiele kunstwerken	0	0	ieder jaar -20 last

Dit voorbeeld geeft duidelijk aan dat er (net als voorheen) wordt gespaard om te investeren. Verschil is dat de investeringen als bezit nu wel zichtbaar worden op de balans, evenals het gespaarde krediet. Dit is geheel conform het BBV.

Ook voorbeeld toevoegen van kapitaalgoed waarbij de investering voor 100% wordt gesubsidieerd

Ter voorkoming van administratieve lasten worden investeringen over diverse kleinere aanschaffen dan wel inkoopschaalvoordelen in principe gebundeld.

• Jaarlijkse aanschaffen van meerdere kleinere investeringen worden (waar mogelijk) gebundeld. Als voorbeeld: de aanschaf van 1 laptop, die een exploitatielast geeft van € 500 terwijl 30 laptops een investeringskrediet van € 15.000 vergen (= 30 x € 500 investering). Daarover wordt afgeschreven na ingebruikname.

• Bij meerdere investeringen die de jaargrens overlopen en in 1 aanbesteding zijn geoffreerd en gegund, worden ze bij voorkeur gebundeld. Als voorbeeld de aanschaf van 2 bruggen die in 1 aanbesteding zijn geoffreerd en gegund, waarvan 1 opgeleverd wordt in november jaar t en de ander in februari jaar t+1. Indien er geen goede kostensplitsing mogelijk is worden deze als 1 geheel geactiveerd en vanaf jaar t+2 afgeschreven.

Ingangsdatum

Deze nieuwe beleidskaders gelden vanaf 2020 voor de toekomstige investeringen en voor alle op de balans aanwezige vaste activa op 1 januari 2020.