Controleverordening GRSK 2019

Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling De Samenwerking Kempengemeenten, gevestigd te Reusel – De Mierden;

gelet op Artikel 213 van de Gemeentewet; de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten, artikel 35, zesde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado);

stelt vast:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking Kempengemeenten.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Accountant: een door het algemeen bestuur benoemde:

  • registeraccountant of

  • accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten

  • organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• b. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant van:

  • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • het in overeenstemming zijn van de door het algemeen bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van algemeen bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van algemeen bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen;

• c. Algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Samenwerking Kempengemeenten

• d. Deelverantwoording: een ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• e. Goedkeuringstolerantie: de som van fouten of onzekerheden in de jaarrekening of verantwoording die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de getrouwheid en/of de financiële rechtmatigheid van de jaarrekening of verantwoording wordt aangetast;

• f. GRSK: de gemeenschappelijke regeling Samenwerking Kempengemeenten;

• g. Normenkader: een overzicht van alle voor de rechtmatigheidscontrole relevante externe wetgeving en de eigen regelgeving van GRSK, dat jaarlijks separaat door het algemeen bestuur vastgesteld wordt;

• h. Programmakosten: lasten en baten die ten laste c.q. ten gunste van de begrotingsprogramma’s van de deelnemende gemeenten en klantgemeenten komen en door GRSK namens de gemeenten worden betaald c.q. ontvangen. In de financiële verantwoording van de programmakosten is tevens het aandeel van de gemeente in de activa en passiva, verband houdende met de programmakosten opgenomen. De uitgaven hiervoor worden door de gemeenten bevoorschot en per jaar afgerekend;

• i. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant;

• 2. De benoemde accountant is belast met de accountantscontrole van:

  • a. de jaarrekening van de GRSK,

  • b. de jaarrekeningen van de gelieerde instellingen en rechtspersonen;

  • c. de financiële verantwoordingen van programmakosten per deelnemende gemeente.

• 3. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar. In onderling overleg kan het algemeen bestuur besluiten om de opdracht aan de accountant te verlengen met twee jaar;

• 4. De directie bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast;

• 5. De goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole voor de controle van de jaarrekening bedraagt maximaal 1% voor fouten en maximaal 3% voor onzekerheden ten opzichte van de omvangsbasis van de begroting.

Artikel 3. Controle van de gemeentelijke programmakosten

• 1. De lasten en baten van programmakosten van de deelnemende gemeenten zijn niet in de jaarrekening en de administratie van de GRSK opgenomen. Voor deze lasten en baten is een afzonderlijke administratie ingericht en hiervan wordt per deelnemende gemeente een financiële verantwoording opgesteld;

• 2. Bij de financiële verantwoordingen zoals bedoeld in artikel 2 lid2 c en lid 1 van dit artikel wordt een controleverklaring door de accountant verstrekt. De omvang van de werkzaamheden die hieraan ten grondslag liggen en de strekking van de controleverklaring worden bij de opdrachtverlening zoals bedoeld in artikel 2 bepaald;

• 3. De accountants van de deelnemende en klantgemeenten mogen gebruik maken van de bevindingen van de accountant van GRSK en de eventuele rapportages inzake de administratieve organisatie en interne beheersing van deze accountant;

• 4. De goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole voor de controle van de financiële opstelling van programmakosten per gemeente bedraagt maximaal 1% voor fouten en maximaal 3% voor onzekerheden ten opzichte van de omvangsbasis van de betreffende gemeentelijke begroting;

• 5. Naast de goedkeuringstoleranties wordt een rapporteringstolerantie van ≥ €50.000 voor de programmakosten gehanteerd;

Artikel 4. Informatieverstrekking door het algemeen bestuur

• 1. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekeningen conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle;

• 2. Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, algemeen bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en toegankelijk zijn;

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt de directeur van GRSK, namens het algemeen bestuur, schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt;

• 4. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening samen met de controle verklaring en het verslag van bevindingen vóór 15 april vast;

• 5. Het algemeen bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de provincie.

• 6. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het algemeen bestuur aan de accountant gemeld.

Artikel 5. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden;

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren;

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant, de directeur en de controller.

Artikel 6. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de dienst; voor zo ver dit is toegestaan binnen de Algemene verordening gegevensbescherming ;

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren en werknemers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het algemeen bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren en werknemers hieraan hun medewerking verlenen;

• 3. Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat alle onderdelen van de organisatie de accountant alle informatie verstrekken, zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 7. Overige controles en opdrachten

• 1. Het algemeen bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt;

• 2. De accountant stelt een afzonderlijke rapportage op van deze specifieke werkzaamheden.

• 3. Het algemeen bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het algemeen bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van GRSK is.

Artikel 8. Rapportage

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan de directie;

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van algemeen bestuurlijk belang aan de directeur en de controller;

• 3. De accountant stelt een verslag van bevindingen bij de werkzaamheden in het kader van de controle van de programmakosten;

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door het algemeen bestuur het verslag van bevindingen met de directie en de controller.

Artikel 9. Intrekken van de oude verordening en overgangsrecht

De controleverordening gemeenschappelijke regeling Samenwerking Kempengemeenten, zoals deze is vastgesteld wordt ingetrokken per 17 december 2019.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening GRSK 2019’ en treedt in werking per 18 december 2019.

Artikel 11. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening GRSK 2019”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van GRSK van 17 december 2019;

Voorzitter

A. Callewaert

Directeur

B. Cerutti