Financiële verordening GRSK 2019

Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten, gevestigd te Reusel-De Mierden;

gelet op Artikel 212 van de Gemeentewet en de Gemeenschappelijke Regeling GRSK;

stelt vast:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b. Administratieve Organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van een goede werking van de informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

• c. Afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het algemeen bestuur;

• d. Algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de Samenwerking Kempengemeenten;

• e. Deelnemende gemeenten: De gemeenten die eigenaar zijn van de Samenwerking Kempengemeenten: Bergeijk, Bladel, Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden;

• f. Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• g. Doeltreffendheid: de mate waarin de organisatie er in slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of beoogde maatschappelijke effecten te bereiken;

• h. Financieel Beheer: het uitoefenen van algemeen bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de GRSK;

• i. GRSK: de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten;

• j. Klantgemeenten: Gemeenten die gebruik maken van de diensten van GRSK maar geen invloed hebben op de inrichting van organisatie;

• k. Programmakosten: lasten en baten die ten laste c.q. ten gunste van de begrotingsprogramma’s van de deelnemende gemeenten en klantgemeenten komen en door GRSK namens de gemeenten worden betaald c.q. ontvangen. In de financiële verantwoording van de programmakosten is tevens het aandeel van de gemeente in de activa en passiva, verband houdende met de programmakosten opgenomen. De uitgaven voor programmakosten worden door de gemeenten per kwartaal bevoorschot en per jaar afgerekend;

• l. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. De begroting bestaat uit jaarprogramma’s en een financiële begroting. Bij de begroting wordt een overzicht opgenomen met ramingen ingedeeld naar taakvelden.

• 2. Bij de begroting en de jaarstukken worden in het overzicht met initiële baten en lasten alleen de incidentele baten en lasten opgenomen groter dan €10.000.

• 3. In de begroting worden de bijdragen per gemeente geraamd en gesplitst in incidenteel en structureel.

• 4. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 5. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 6. De jaarstukken bestaan uit een jaarverslag en een jaarrekening. Bij de jaarrekening wordt inzicht gegeven in de realisatie ingedeeld naar programma’s.

Artikel 3. Kaders voor de begroting

• 1. Het algemeen bestuur stelt voor 31 januari een kadernota op met het beleid en de financiële kaders voor de begroting die ingaat in het volgende jaar. De gemeenten zijn verantwoordelijk voor het bepalen van het beleid en GRSK heeft hierbij een ondersteunende rol.

• 2. Het meerjarenbeleidsplan bevat de beleidsvoornemens voor vier jaar.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per taakveld en het overzicht bijdragen van de deelnemende gemeenten.

• 2. De nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Om de continuïteit in de bedrijfsvoering te waarborgen, wordt de directeur van de GRSK gemachtigd om activa aan te schaffen die niet zijn opgenomen in het meerjareninvesteringsprogramma. Deze machtiging is beperkt tot €50.000 per jaar, en uitsluitend van toepassing voor aanschaf of vervangingen van activa, ingeval een onverwachte c.q. niet begrote investering noodzakelijk is. De directie meldt achteraf aan het DB als van deze machtiging gebruik is gemaakt.

• 4. Indien het dagelijks bestuur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het dagelijks bestuur in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur aan het algemeen bestuur gemeld. Het dagelijks bestuur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 5. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het dagelijks bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het algemeen bestuur voor.

• 6. Bij de behandeling van de tussenrapportages bedoeld in artikel 5, lid 1, wijzigt het algemeen bestuur de geautoriseerde baten en lasten, de geautoriseerde investeringskredieten en stelt het beleid bij. In geval van investeringen met een meerjarig karakter wijzigt het algemeen bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen de geautoriseerde investeringskredieten.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

• 1. Het dagelijks bestuur informeert minimaal éénmaal per jaar het algemeen bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de Samenwerking Kempengemeenten.

• 2. De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a. de baten en lasten;

  • b. het overzicht bijdragen van de deelnemende gemeenten;

  • c. het resultaat voor bestemming;

  • d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;

  • e. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d;

  • f. reeds bestaande investeringskredieten, alsmede voorstellen voor nieuwe te autoriseren investeringskredieten.

• 3. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten toegelicht, ingeval deze afwijkingen groter zijn dan €10.000. Afwijkingen bij investeringskredieten die groter zijn dan €25.000 dan begroot worden toegelicht.

Artikel 6. Informatieplicht

• 1. Het algemeen bestuur heeft een actieve informatieplicht naar de raden ten aanzien van actuele ontwikkelingen in regelgeving, beleid en financiële afwijkingen van belang voor de gemeentelijke begrotingen.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3. Immateriële vaste activa worden alleen geactiveerd als het algemeen bestuur hiertoe besluit.

• 4. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

• 5. Materiële vaste activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000,- worden niet geactiveerd.

• 6. Activa worden afgeschreven vanaf het jaar volgend op het jaar van investeren.

Artikel 8. Reserves

• 1. GRSK houdt geen algemene reserve aan. Risico’s komen voor rekening van deelnemende gemeenten.

• 2. GRSK kan bestemmingsreserves aanhouden. Bij de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

  • het specifieke doel van de reserve;

  • de voeding van de reserve;

  • de maximale hoogte van de reserve; en

  • de maximale looptijd.

Artikel 9. Financieringsfunctie

• 1. Het algemeen bestuur vraagt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen met een looptijd langer dan één jaar ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen;

• 2. Overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd intact is;

• 3. Overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in Euro's.

• 4. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden. Het dagelijks bestuur motiveert in zijn besluit het openbaar belang van verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

Hoofdstuk 4. Programmakosten

Artikel 10. Verantwoording van de programmakosten

• 1. GRSK beheert de bankrekening waarmee programmakosten namens gemeenten worden betaald. Deze bankrekening behoort niet tot het vermogen van GRSK maar is het gezamenlijke eigendom van de deelnemende en klantgemeenten.

• 2. De programmakosten van de deelnemende gemeenten en klantgemeenten zijn niet in de jaarrekening van GRSK opgenomen.

• 3. De GRSK en KempenPlus stemmen de uitvoering van hun taken met betrekking tot de programmakosten af. Voor de praktische uitvoering maken beide partijen werkafspraken.

• 4. Bij de programmakosten worden baten en lasten in een afzonderlijke administratie verantwoord.

• 5. Het algemeen bestuur van GRSK dient vóór 25 mei van elk jaar een financiële verantwoording in bij de deelnemende en klantgemeenten van de programmakosten in het voorgaande jaar.

• 6. Deelnemende gemeenten die facturen ontvangen, die door GRSK of KempenPlus administratief en financieel worden afgewikkeld, zijn verantwoordelijk voor de volledigheid van doorzending van facturen aan GRSK of KempenPlus.

Artikel 11. Informatievoorziening van de programmalasten en baten

• 1. De informatievoorziening ten behoeve van de gemeentelijke jaarrekeningen wordt door de deelnemende gemeenten en GRSK in onderling overleg bepaald;

• 2. De informatie zoals bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt ook aan de klantgemeenten ter beschikking gesteld.

Hoofdstuk 5. Paragrafen

Artikel 12. Weerstandsvermogen & risicobeheersing

• 1. Binnen het verband van Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten wordt geen Algemene Reserve aangehouden. Dit heeft als gevolg dat SK niet kan beschikken over eigen weerstandscapaciteit ingeval onvoorziene omstandigheden zich voordoen. In dat geval kan enkel worden teruggevallen op de deelnemende gemeenten, conform de overeengekomen Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten.

• 2. Bij het ontstaan van risico’s van materieel belang worden de deelnemende gemeenten direct geïnformeerd.

• 3. Bij de opstelling van Begroting, Tussentijdse Rapportage en Jaarrekening wordt in de paragraaf Weerstandsvermogen een actuele stand van zaken vermeld van ontwikkeling in risico’s.

• 4. Indien onvoorziene omstandigheden voor SK aanleiding zijn om een beroep te doen op de samenwerkende gemeenten wordt eerst vastgesteld vanuit welke afdeling dit beroep is ontstaan. De kostenverdeelsleutel die op de betreffende afdeling van toepassing is wordt ook toegepast om de verdeling van aanspraak op de gemeenten te verdelen.

• 5. Bij het opstellen van P&C stukken wordt het overzicht van de risico’s van Samenwerking Kempengemeenten geactualiseerd.

Artikel 13. Onderhoud kapitaalgoederen

Deze paragraaf is voorgeschreven in het BBV. In die paragraaf wordt minimaal het beleidskader en de hieruit voortvloeiende financiële consequenties vertaald naar de begroting voor tenminste de volgende kapitaalgoederen: wegen, riolering, water, groen en gebouwen. De genoemde categorieën zijn niet van toepassing op de GRSK.

Artikel 14. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het algemeen bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en Verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeel en de loonkosten;

• de kosten van inhuur derden;

• het ziekteverzuim.

Artikel 15. Verbonden partijen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het algemeen bestuur in de paragraaf verbonden partijen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten ook informatie op over de samenwerking met het Participatiebedrijf KempenPlus.

Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 16. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in GRSK als geheel en in de afdelingen;

• het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• het verschaffen van informatie met betrekking tot de omzet en de productie van goederen en diensten van GRSK;

• het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde algemeen bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde algemeen bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 17. Financiële organisatie

Het algemeen bestuur draagt zorgt voor:

• een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

• een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; zodat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 18. Interne controle

• 1. Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het algemeen bestuur maatregelen tot herstel.

• 2. Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van GRSK. Bij afwijkingen in de registratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 19. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De financiële verordening gemeenschappelijke regeling Samenwerking Kempengemeenten wordt ingetrokken per 31 december 2019.

Artikel 20. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2020.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening GRSK 2019.

Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 7

Algemeen:

De materiële vaste activa met een verkrijgingsprijs groter dan €10.000 worden geactiveerd en lineair afgeschreven in de volgende termijnen:

Omschrijving	Termijn (jaar)
Immateriële vaste activa
Kosten van onderzoek en ontwikkeling	Maximaal 5 jaren
Materiële vaste activa
Gronden en terreinen	Geen afschrijving
Gebouwen (economisch nut)
Gebouwen	40
Bouwkundige aanpassingen / renovaties	20
Inrichtingskosten	15
Vervoersmiddelen (economisch nut)
Voertuigen / meetauto	8
Machines, apparaten en installaties (economisch nut)
Brandbeveiligingsinstallatie	10
CV- en warmwaterinstallatie	10
Elektronische beveiligingsinstallatie	10
Telefooninstallatie	10
Luchtbehandelingsinstallatie (airco)	10
Meubilair	15
Bekabeling netwerk	10
Huishoudelijke apparatuur	6
Automatisering hardware	4
Automatisering software	5
Mobiele telefoons / PDA’s / handheld computing	2
Meetinstrumenten	5
Tachymeter	5
Machines	Afhankelijk van de economische levensduur

De bovenstaande afschrijvingstermijnen gaan in vanaf het begrotingsjaar 2020.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 17 december 2019.

A. Callewaert

voorzitter

B. Cerutti

Directeur