Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionale Belasting Groep houdende regels omtrent mandaat (Algemeen Mandaatbesluit RBG)

Het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep;

overwegende dat mandatering van bevoegdheden aan ambtenaren van de RBG een bijdrage kan leveren aan:

- een snellere dienstverlening door het verkorten van procedures;

- het verbeteren van de slagvaardigheid van de ambtelijke organisatie;

- een duidelijke vastlegging van verantwoordelijkheden;

dat het wenselijk is de gemandateerde bevoegdheden formeel vast te leggen;

BESLUIT :

• I. Vast te stellen het Algemeen Mandaatbesluit RBG met bijbehorend(e) Mandateringslijst, Financieel Mandaatvoorschrift en Plaatsvervangerlijst.

• II. Vast te stellen de volgende algemene uitgangspunten die bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden in acht moeten worden genomen.

Artikel 1

• 1. Voor de toepassing van dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt met de verlening van mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht of machtiging.

• 2. Voor de toepassing van deze regeling wordt onder mandaat verstaan beslissings- en ondertekeningsmandaat, tenzij in de bijlagen bij dit besluit anders is vermeld.

Artikel 2

• 1. Van de gemandateerde bevoegdheden mag slechts gebruik worden gemaakt overeenkomstig vastgesteld beleid.

• 2. Een gemandateerde bevoegdheid omvat niet de bevoegdheid tot:

  • a. het afdoen van onderwerpen die beleidsgevoelig zijn;

  • b. het vaststellen van algemeen bindende voorschriften.

• 3. Een gemandateerde is niet bevoegd ondermandaten te verlenen, tenzij deze mogelijkheid uitdrukkelijk in het mandaat is opgenomen. Op ondermandaat is dit besluit van overeenkomstige toepassing.

Artikel 3

• 1. Onderwerpen worden geacht beleidsgevoelig te zijn indien:

  • a. zij leiden tot een afwijking of uitbreiding van vastgesteld beleid;

  • b. zij bestuurlijk gevoelig zijn;

  • c. het dagelijks bestuur kenbaar maakt daarover zelf te willen besluiten.

• 2. Indien de beleidsgevoeligheid optreedt nadat van de gemandateerde bevoegdheid gebruik is gemaakt kan dit niet leiden tot vernietiging van het door de gemandateerde genomen besluit.

Artikel 4

• 1. In de Mandateringslijst, die als bijlage 1 bij dit besluit is gevoegd, zijn aanvullende algemeen geldende bepalingen opgenomen per mandaatniveau. Daarnaast wordt per gemandateerde aangegeven voor welke specifieke onderwerpen en besluiten mandaat wordt verleend.

• 2. Bij de uitoefening van een mandaat geldt hetgeen is opgenomen in het Financieel Mandaatvoorschrift, dat als bijlage 2 bij dit besluit is gevoegd, tenzij hiervan in de Mandateringslijst wordt afgeweken.

• 3. Bij afwezigheid van de gemandateerde worden zijn bevoegdheden uitgeoefend door zijn plaatsvervanger, zoals aangegeven op de bij dit besluit gevoegde bijlage 3. Op de plaatsvervanger is dit besluit van overeenkomstige toepassing.

• 4. Aanvullingen op en wijzigingen in de bevoegdheden worden ter vaststelling aan het dagelijks bestuur aangeboden, waarna deze in de bijlagen worden verwerkt.

Artikel 5

Iedere gemandateerde is verantwoordelijk voor een goede afstemming met andere disciplines voor de totstandkoming van een besluit.

Artikel 6

• 1. Iedere gemandateerde wordt geacht door het dagelijks bestuur te zijn gemachtigd om in het kader van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden het dagelijks bestuur in en buiten rechte te vertegenwoordigen. Deze machtiging is geen machtiging in de zin van artikel 95 van de Waterschapswet en artikel 171 van de Gemeentewet.

• 2. De ondertekening van besluiten, correspondentie en contracten die geen regeling vinden in de Mandateringslijst geschiedt door de voorzitter en de directeur tezamen.

Artikel 7

• 1. De ondertekening door een gemandateerde van alle uit hoofde van het mandaat uitgaande stukken, waaronder correspondentie en contracten, is als volgt: “namens het dagelijks bestuur, … (naam en functie van de gemandateerde)”.

• 2. De ondertekening door een plaatsvervanger is als volgt: “namens het dagelijks bestuur, … (naam plaatsvervanger), plaatsvervangend … (functie van de gemandateerde)”.

• 3. Bij de ondertekening dient hetgeen in de Schrijfwijzer van de RBG is opgenomen te worden gevolgd.

• 4. Uit hoofde van een mandaat genomen besluiten kunnen slechts in de vorm van e-mail of faxbericht worden gedaan indien dit wordt gevolgd door verzending per post.

Artikel 8

• 1. De reguliere administratieve procedures dienen door alle gemandateerden te worden nageleefd.

• 2. Het verzenden van stukken uit hoofde van dit besluit, zonder dat deze zijn geregistreerd, is niet toegestaan.

• 3. Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dient te worden gehandeld overeenkomstig de vast te leggen afspraken inzake de administratieve organisatie.

Artikel 9

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2020.

• 2. Het Mandaatbesluit RBG zoals dat is vastgesteld op 10 januari 2013 door het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep, wordt ingetrokken op de datum van inwerkingtreden van dit besluit.

Artikel 10

Dit besluit kan worden aangehaald als „Algemeen Mandaatbesluit RBG”.

Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep op 21 november 2019.

Het dagelijks bestuur van de Regionale Belasting Groep,

directeur,

H.B. Sigmond

voorzitter,

drs. A.J.B. van der Klugt

Bijlage 1 bij Algemeen Mandaatbesluit RBG (21 november 2019) Mandateringslijst RBG

Overzicht van over te dragen bevoegdheden van het dagelijks bestuur aan dedirecteur van de RBG

No.	Bevoegdheid	Gebaseerd op	Bevoegd orgaan	Mandaat	Onderman-daat toe-gestaan ?	Aanwijs/clausulering
1.	Het toezenden ter goedkeuring of ter informatie van besluiten of standpunten van het algemeen en dagelijks bestuur.	Wsw, Gw, Wgr en G.r.	DB	directeur	nee
2.	Het voeren van correspondentie op ambtelijk niveau ter voorbereiding of afdoening van bestuurlijk overleg tussen leden van het dagelijks bestuur, c.q. het dagelijks bestuur en derden.	Wsw, Gw en G.r.	DB	directeur	nee
3.	Het voeren van correspondentie ter uitvoering van de door het algemeen en dagelijks bestuur genomen besluiten.	Wsw, Gw en G.r.	DB	directeur	ja	aan de clustermanagers; aan de controller/plv. directeur.
4.	Het voeren van niet-beleidsgevoelige correspondentie waarbij inlichtingen van feitelijke aard worden gevraagd of gegeven.	Wsw, Gw	DB	directeur	ja	aan de clustermanagers; aan de controller/plv. directeur. Er dient bij het verstrekken van gegevens rekening te worden gehouden met privacygegevens van personen of rechtspersonen.
5.	Het afdoen van niet-beleidsgevoelige zaken die tot de functie behoren.		DB	directeur	ja	aan alle medewerkers.
6.	Het aangaan en het ontbinden van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.	Wsw, Gw, Cao	DB	directeur	nee	Voorafgaand aan het aangaan of het ontbinden van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd van een clustermanager of de controller/plv. directeur wordt het dagelijks bestuur geïnformeerd.
7.	Het aangaan of het ontbinden van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.	Wsw, Gw, Cao	DB	directeur	nee
8.	Het voorbereiden, aangaan en wijzigen van overeenkomsten, betreffende organisatiebrede personeelsaangelegenheden.	Wsw, Gw, Cao	DB	directeur	nee
9.	Uitvoering geven aan de Cao van de medewerkers van de RBG.	Wsw, Gw, Cao	DB	directeur	ja	aan de clustermanagers; aan de controller/plv. directeur.
10.	Het fiatteren van (reiskosten)declaraties van de medewerkers van de RBG.	Cao en personeels- handboek	DB	directeur	ja	aan de clustermanagers; aan de controller/plv. directeur.
11.	Het beslissen op verzoeken tot het volgen van opleidingen, bijscholingscursussen, symposia, c.a.; het deelnemen in externe commissies c.a. door de medewerkers van de RBG.	personeels- handboel	DB	directeur	ja	aan de clustermanagers; aan de controller/plv. directeur.
12.	Het verzorgen van aangiften en afdrachten loonbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting, pensioenaanspraken en sociale verzekeringspremies.	Wet op de loonbelasting 1964, vennoot-schapsbelas-ting 2016, omzetbelasting 1968, Ziektewet en Pensioenwet	DB	directeur	ja	aan de controller/plv. directeur;
13.	Het voeren van correspondentie inzake Arbo-zaken.		DB	directeur	ja	aan de controller/plv. directeur; aan de HR adviseur.
14.	Het in behandeling nemen van klachten die een gedraging van een bestuursorgaan, een bestuurslid of een medewerker van de RBG betreffen.	Verordening behandeling klachten RBG	DB	directeur	nee
15	Het verrichten van betalingen		DB	directeur	ja	Medewerkers genoemd in de autorisatieprofielen van de in gebruik zijnde banken. Het gaat hier om het geldigheidsvereiste van twee handtekeningen.
16.	Het beslissen op verzoeken om financiële bijdragen aan derden toe te wijzen tot een maximum bedrag van € 2.500, waarbij geen sprake mag zijn van stapeling		DB	directeur	nee	Er dient een verband te bestaan tussen de taken van de RBG en het doel dat met de verleende bijdrage wordt nagestreefd.
17.	De aanwijzing en wijziging van budgethouders.	Financieel mandaatvoor-schrift	DB	directeur	nee
18.	Het aangaan van financiële verplichtingen	Financieel mandaatvoor-schrift RBG, artikel 2 en 5	DB	directeur, cluster-managers, financieel controller /plv. directeur, HR-adviseur, voorzitter OR	nee	Geclausuleerd, zoals in artikel 5 van het Financieel Mandaatvoorschrift RBG is opgenomen.
19.	Het verlenen van toestemming tot overschrijding van een budget ten laste van het budget van een andere budgethouder, mits dit budgetneutraal is en binnen de totale begroting wordt gebleven en wordt vastgelegd in een begrotingswijziging	Financieel mandaatvoor-schrift	DB	directeur	nee
20.	Het uitvoeren van het financieel beheer in de zin van de Verordening voor het financieel beleid, financieel beheer en de inrichting.		DB	directeur	ja	aan de controller/plv. directeur; aan de clustermanager Productie. De bepalingen van het Treasurystatuut van de RBG dienen hierbij in acht te worden genomen.
21.	Het treffen van voorbereidingen, aangaan van afspraken en adviseren in het kader van het Treasurystatuut van de RBG.		DB	directeur	ja	aan de controller/plv. directeur.
22.	Het nemen van invorderings-maatregelen en verrichten van betalingen voortvloeiende uit rechten en verplichtingen van de RBG.		DB	directeur	ja	aan de controller/plv. directeur; aan de clustermanager Productie.
23.	Het aangaan en wijzigen van verzekeringen, het geven van informatie ten behoeve van premievaststelling, alsmede het aanmelden en afwikkelen van claims van de verzekeringsmaatschappij.		DB	directeur	ja	aan de controller/plv. directeur.
24.	Het uitvoeren van de deelfunctie ‘financiering’, risicobeheer’, ‘kasbeheer’ en ‘relatiebeheer’ in de zin van het Treasurystatuut van de RBG.		DB	directeur	ja	aan de controller/plv. directeur.
25.	Het voorbereiden van en adviseren omtrent het treasurybeleid en de treasuryparagrafen in de jaarrekening en begroting.		DB	directeur	ja	aan de controller/plv. directeur.
26.	Het beslissen op verzoeken om in te stemmen met rechtstreeks beroep.	Wsw, Gw	DB	directeur	nee
27.	Het beslissen op aanvragen in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur.	Wsw, , Gw, Wet openbaar-heid van bestuur	DB	directeur	ja	aan de clustermanagers; aan de controller/plv. directeur.
28.	Het beslissen op aanvragen in het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming.	Wsw, , Gw, AVG	DB	directeur	nee
29.	Het ondertekenen van verklaringen van vernietiging van archiefstukken en lijsten van te vernietigen documenten.	Archiefwet, Archiefbesluit, Besluit Informatie-beheer RBG.	DB	directeur	ja	aan de controller/plv. directeur
30.	Het beslissen op beroepschriften in administratief beroep.	Wab (Wet aanpassing bestuurs- procesrecht), Awb	DB	directeur	nee	Ivm afschaffing van het verbod op in mandaat beslissen. Doormandateren niet mogelijk omdat het beroep vnl. primaire besluiten van clustermanagers betreft.
31.	Het aangaan en ontbinden van een overeenkomst om een functie als bedoeld in artikel 2 van het Uitvoeringsbesluit Ambtenarenwet 2017 onbezoldigd te vervullen.	Ambtenarenwet 2017; Uitvoerings-besluit Ambtenarenwet 2017	DB	directeur	nee

Bijlage 2:

[Deze regeling is afzonderlijk te vinden in het Regelingenbestand van de Regionale Belasting Groep.]

Bijlage 3: Bijlage 3 bij Algemeen Mandaatbesluit RBG

PLAATSVERVANGERSLIJST RBG

Behorende bij het Algemeen Mandaatbesluit RBG

Functionaris	Plaatsvervanger
Directeur	1e Controller/plv. directeur 2e Clustermanager Productie 3e Clustermanager Klanten
Controller/plv. directeur	1e Directeur 2e Clustermanager Productie 3e Clustermanager Klanten
Clustermanager Productie	1e Clustermanager Klanten 2e Controller/plv. directeur 3e Directeur
Clustermanager Klanten	1e Clustermanager Productie 2e Controller/plv. directeur 3e Directeur