Beleidsregel van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Waddenfonds houdende regels omtrent subsidiabele kosten (Beleidsregel subsidiabele kosten Waddenfonds 2020)

Het dagelijks bestuur van het Waddenfonds, gelet op:

• o titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht;

• o de artikelen 1.4, 1.6 en 1.7 van de Algemene subsidieverordening Waddenfonds 2017

besluit de Beleidsregel subsidiabele kosten Waddenfonds 2020 als volgt vast te stellen:

Artikel 1 Subsidiepercentage voor infrastructurele voorzieningen en voor landschappelijke of cultuurhistorische elementen

Voor activiteiten gericht op versterking van infrastructurele voorzieningen en op instandhouding of versterking van landschappelijke en cultuurhistorische elementen en structuren (cultureel erfgoed, zowel bouwwerken en landschapselementen), bedraagt de subsidie maximaal 40% van de subsidiabele kosten. Dit maximum geldt niet voor activiteiten die louter natuurgericht zijn (ecologisch doel).

Artikel 2 Subsidiabele kosten

De volgende kosten komen in elk geval in aanmerking voor subsidie:

• a. loonkosten of kosten voor eigen arbeid, vrijwilligers daaronder begrepen, mits deze rechtstreeks betrekking hebben op het project;

• b. kosten van verbruikte materialen en verbruikte hulpmiddelen, gebaseerd op historische kostprijzen;

• c. kosten in verband met aankoop van tweedehands materialen, mits de prijs redelijk is en een verklaring van de verkoper wordt overgelegd omtrent de herkomst van het materiaal;

• d. kosten van duurzame kapitaalgoederen, bijvoorbeeld machines en apparatuur;

• e. kosten van grond;

• f. kosten van aan derden uitbestede activiteiten, mits sprake is van marktconforme prijzen;

• g. een opslag van algemene kosten, tot ten hoogste 20% van de onder a bedoelde loonkosten, niet zijnde kosten eigen arbeid.

Artikel 3 Loonkosten

• 1. Voor zover loonkosten in aanmerking komen voor subsidie worden deze kosten bepaald aan de hand van een uurloon, berekend op basis van het jaarloon bij een volledige dienstbetrekking volgens de loonstaat van de betrokken medewerkers, verhoogd met de wettelijke dan wel de op grond van een individuele of collectieve arbeidsovereenkomst verschuldigde opslagen voor sociale lasten.

• 2. Voor bepaalde, in de bijlage bij deze beleidsregel genoemde typen van organisaties kunnen, voor de in de bijlage genoemde kostencomponenten en onder de daarin genoemde basisvoorwaarden, de loonkosten worden bepaald met gebruikmaking van de Integrale Kosten Systematiek (IKS).

Artikel 4 Kosten eigen arbeid

Kosten voor eigen arbeid worden op de volgende wijze subsidiabel gesteld:

• Op grond van artikel 1.7, tweede lid, van de Algemene subsidieverordening Waddenfonds 2017, wordt een vast uurtarief gehanteerd voor vrijwilligersuren van € 22.

• Voor de inzet van eigen uren van zzp-ers en “niet-verloners” wordt een vast uurtarief gehanteerd van € 40.

Artikel 5 Onvoorziene kosten

Onvoorziene kosten worden voor maximaal 7% van de subsidiabele projectkosten gesubsidieerd. Het inzetten van een reservering in de begroting ter zake van deze kosten tijdens de uitvoering van een project, gebeurt in overleg met het Waddenfonds

Artikel 6 Verbruikte materialen en hulpmiddelen

Onder verbruikte materialen worden stoffen verstaan die bestemd zijn voor eenmalig gebruik ten behoeve van het project en die na bewerking of verwerking geen zelfstandige zaak meer zijn. Hulpmiddelen zijn zelfstandige zaken die speciaal voor het project worden aangeschaft, niet langer dan gedurende het project worden gebruikt en na afloop van het project niet meer bruikbaar zijn.

De kosten van nieuw aangeschafte materialen en hulpmiddelen zijn subsidiabel.

Artikel 7 Tweedehands materialen

Kosten van tweedehands materialen die ten behoeve van het project worden aangeschaft kunnen worden opgevoerd worden als subsidiabele kosten, indien de verkoper een verklaring afgeeft. In die verklaring wordt de herkomst vermeld en wordt bevestigd dat het in geen geval de voorbije zeven jaar met behulp van nationale of communautaire subsidies is aangekocht. De prijs van de tweedehands materialen mag niet hoger zijn dan de marktwaarde en is in ieder geval lager dan de aanschafprijs voor soortgelijk nieuw materiaal. De technische eisen van het tweedehands materiaal dienen in overeenstemming te zijn met de eisen die er in het kader van het project aan mogen worden gesteld, evenals met de geldende normen en standaarden.

Artikel 8 Duurzame kapitaalgoederen

Duurzame kapitaalgoederen zijn machines en apparatuur. Grond wordt hiertoe niet gerekend. Van door middel van koop, of een voor deze regeling daarmee gelijk te stellen rechtsfiguur zoals ‘financial lease’, aangeschafte duurzame kapitaalgoederen dient de aanvrager economisch eigenaar te zijn en deze goederen te activeren. De afschrijvingskosten van geactiveerde duurzame kapitaalgoederen zijn subsidiabel. Voor het bepalen van de afschrijvingskosten wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de door de fiscus geaccepteerde afschrijvingstermijnen, met uitzondering van mogelijkheden tot vervroegde afschrijving en vermogenskosten. De subsidieaanvrager dient een onderbouwde berekening van deze vermogenskosten te overleggen.

Artikel 9 Grond

Tot subsidiabele grondkosten ten behoeve van het vergroten of versterken van natuur- en landschapswaarden van het Waddengebied worden gerekend:

• kosten van aangeschafte grond, voor zover deze kosten worden gemaakt binnen een project dat geheel of in hoofdzaak is gericht op het doel genoemd in artikel 1.3, onderdeel a, van de Algemene subsidieverordening Waddenfonds 2017.

• de waarde van de grond dient gebaseerd te zijn op een taxatierapport van een erkend taxateur. Bij een waarde boven de € 500.000 dient een tweede taxatie door een andere erkende taxateur plaats te vinden en wordt de hoogte van de subsidiabele kosten van de aan te schaffen grond bepaald door het gemiddelde van de twee taxatierapporten;

• kosten voor niet-aangeschafte grond, zoals de huur, (erf)pacht of ‘operational lease’-termijnen.

Artikel 10 Kosten derden

Aan derden verschuldigde kosten die bijdragen aan de realisering van het project, kunnen aan het project worden toegerekend.

Artikel 11 Slotbepalingen

• 1. De bijlage maakt onlosmakelijk deel uit van deze beleidsregel.

• 2. Deze beleidsregel treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking in het publicatieblad van het Waddenfonds.

• 3. De Beleidsregel nadere bepalingen subsidiabele kosten Waddenfonds 2017 van 9 oktober 2017 wordt ingetrokken.

• 4. Deze beleidsregel wordt aangehaald als Beleidsregel subsidiabele kosten Waddenfonds 2020.

Leeuwarden, 30 januari 2020

Het dagelijks bestuur van het Waddenfonds,

H. Staghouwer, voorzitter

G. W. Huisman, secretaris

Bijlage Voorwaarden IKS

I TYPE ORGANISATIES

A. Onderzoeksorganisaties

Definitie (volgens 2006/C 323/01 Communautaire Kaderregeling inzake staatsteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie):

Een organisatie die zich in hoofdzaak bezighoudt met het verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling en het verspreiden van de resultaten daarvan door middel van onderwijs, publicaties of technologieoverdracht; alle winst wordt opnieuw geïnvesteerd in die activiteiten, in de verspreiding van de resultaten daarvan, of in onderwijs.

B. Kennisinstellingen

Definitie:

De verzamelnaam voor alle universiteiten, (niet commerciële) hogescholen, onderzoeksinstellingen en academische ziekenhuizen.

C. Non-profit organisaties (veelal stichtingen en verenigingen)

Definitie (volgens Eerste Nederlandse Systematisch Ingerichte Encyclopaedie):

Organisaties zonder winstoogmerk. De doelstelling van een non-profitorganisatie is de ondersteuning van private of publieke aangelegenheden voor niet-commerciële, vaak maatschappelijke doeleinden. Dit kan gaan over een grote variatie aan zaken, zoals kunst, educatie, politiek, onderzoek of ontwikkelingshulp.

Onder de categorie non-profit organisaties kunnen veel organisaties worden geschaard. Indien het voor een organisatie niet wenselijk is gebruik te maken van IKS, kan altijd van de huidige loonkostenberekeningssystematiek gebruik worden gemaakt.

Uitgesloten organisaties:

• Commerciële organisaties (organisaties met winstoogmerk);

• Organisaties die niet vallen onder bovenstaande type organisaties (A, B en C).

II BASISVOORWAARDEN

A. Goedkeuring accountant

De integrale kostensystematiek moet goedgekeurd zijn door de accountant van de organisatie.

In het ‘rapport van feitelijke bevindingen’ rapporteert de accountant over de hieronder genoemde aspecten en aandachtspunten van de integrale kostensystematiek:.

 

Opzet systematiek

• 1. Welke kostendragers gebruikt de organisatie in de integrale kostensystematiek?

• 2. Hoe worden de indirecte kosten toegerekend aan de kostendragers?

• 3. Worden de jaarlijkse tarieven op basis van de integrale kostensystematiek voorcalculatorisch vastgesteld? Als de subsidieontvanger jaarlijks vooraf de tarieven vaststelt, is aan het begin van het jaar duidelijk wat de tarieven van dat jaar zijn. Deze tarieven worden gehanteerd bij begroting en ook bij de vaststelling van projecten. Als de subsidieontvanger niet met voorcalculatorische tarieven werkt dan toelichten.

• 4. Hoe worden de uitgangscijfers bepaald die voor de jaarlijkse berekening van de tarieven gebruikt worden?

• 5. Sinds wanneer wordt deze integrale kostensystematiek door de organisatie toegepast?

• 6. Is er een wijziging van de integrale kostensystematiek gepland en zo ja wanneer?

• 7. Het is niet toegestaan om in enig kalenderjaar meer uren op basis van IKS te verantwoorden (totaalniveau per medewerker in de administratie) dan het aantal dat als grondslag voor de bepaling van de IKS voor dat jaar heeft gefungeerd.

Over personeelskosten

• 8. Is het personeel ingedeeld in tariefgroepen? Zo ja, welke?

• 9. Wat is het aantal direct productieve uren per voltijd werknemer? Is dit aantal gelijk voor alle personen? Zo nee, licht toe.

• 10. Hoe wordt het aantal direct productieve uren per voltijd werknemer berekend?

Over machines en apparatuur

• 11. Zijn de kosten voor machines en apparatuur onderdeel van de integrale kostensystematiek? Zo ja, geldt dat voor alle machines en apparatuur of zijn er ook machines en apparaten die in projecten als aparte post worden begroot?

B. Basisvoorwaarden integrale kostensystematiekkostensystematiek

• 1. De toerekenings-systematiek en -principes (verdeelsleutels en -mechanismen van indirecte kosten; normen voor percentages, etc.) worden in de hele organisatie stelselmatig toegepast.

• 2. Kosten worden op een bedrijfseconomische aanvaardbare en stelselmatige wijze aan kostendragers toegerekend. Deze toerekening is transparant en controleerbaar. Kosten mogen niet dubbel aan kostendragers worden toegerekend.

• 3. Specifieke indirecte kosten van bepaalde activiteiten worden niet toegerekend aan andere activiteiten. Bijvoorbeeld: specifieke indirecte kosten van onderwijsactiviteiten worden niet toegerekend aan onderzoeksactiviteiten en specifieke indirecte kosten van de marketingafdeling worden niet toegerekend aan R&D activiteiten.

• 4. Toerekenbare indirecte kosten worden evenredig omgeslagen over de activiteiten.

• 5. Directe kosten worden niet nogmaals meegenomen in de indirecte kosten.

• 6. In de systematiek zijn geen winstopslagen of vergelijkbare opslagen opgenomen.

• 7. In de systematiek zijn geen toeslagen voor risico’s of vergelijkbare opslagen opgenomen.

 

C. Uitgesloten kostencomponenten

• 1. Kosten van algemene research of algemene kennisopbouw.

• 2. Kosten die al door de overheid of derden zijn of worden gefinancierd. Bijvoorbeeld afschrijvingskosten van reeds gefinancierde gebouwen, installaties en apparatuur.

• 3. Kosten die het gevolg zijn van buitensporige of roekeloze uitgaven.

• 4. Kosten die door crediteuren in rekening worden gebracht bij te laat betalen.

• 5. Kosten van incourante voorraden.

• 6. Kosten van vaste activa als gevolg van leegstand.

• 7. Kosten van externe subsidie-adviseurs voor zover deze specifiek betrokken zijn bij de aanvraag van individuele projecten.

• 8. Voorzieningen voor mogelijke toekomstige verliezen en schulden (bijvoorbeeld voor dubieuze debiteuren) en voor reorganisatiekosten.

• 9. Alle indirecte belastingen, waaronder BTW, voor zover die kunnen worden teruggevorderd of verrekend.

• 10. Bemiddelingskosten, transactiekosten en provisies bij het afsluiten van leningen.

• 11. Bemiddelingskosten, transactiekosten en provisies bij het beleggen van geld.

• 12. Rentekosten, met uitzondering van rente voor gebouwen en technische installaties, mits toerekenbaar aan de subsidiabele activiteiten.

• 13. Rekenrente op met eigen vermogen gefinancierde activa.

• 14. Wisselkoersverliezen.

• 15. Kosten directie tenzij men meer dan 50% aantoonbaar aan projecten werkt.

Toelichting

In de ASV Waddenfonds wordt in artikel 1.7 aangegeven wanneer geen sprake is van subsidiabele kosten.

Deze beleidsregel beoogt een kader te geven voor de meest voorkomende kosten die wel subsidiabel zijn.

Naast de bepalingen in de Algemene Subsidieverordening, het Uitvoeringskader en het Uitvoeringsprogamma, kan ook in een specifieke openstelling iets zijn bepaald over subsidiabele kosten. Daarbij kunnen ook staatssteunbepalingen invloed hebben op welke kosten in een subsidieproject subsidiabel zijn en tot welke hoogte.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 4

Uit de vergoeding voor vrijwilligersuren dienen alle kosten voor vrijwilligers te worden vergoed, waaronder ook reis- en verblijfkosten.

Artikel 7

Onvoorziene kosten kunnen worden meegenomen in de subsidiering tot maximaal 7% van de subsidiabele projectkosten. Van deze post kan daadwerkelijk gebruik worden gemaakt indien sprake is van onvoorziene omstandigheden, die noodzakelijk zijn om de output te realiseren.

Artikel 8

Waar fiscaal geaccepteerde afschrijvingstermijnen niet voorhanden zijn, geeft de subsidieaanvrager een onderbouwde berekening van de afschrijvingskosten. Bij de subsidievaststelling van deze kosten kan het dagelijks bestuur aansluiting zoeken bij wat de fiscus in dergelijke gevallen acceptabel vindt, en hanteert in de regel als maximum de kosten van lineaire afschrijving gebaseerd op historische kosten en economische levensduur. De kosten van niet-aangeschafte duurzame kapitaalgoederen kunnen bestaan uit de huurkosten of ‘operational lease’- termijnen over de betreffende machines.

Kosten van duurzame kapitaalgoederen worden toegerekend aan een project naar evenredigheid van de tijd gedurende welke de machines worden gebruikt voor het project en gerelateerd aan de normale bezetting, op basis van een controleerbare registratie. Met ‘normale bezetting’ wordt bedoeld het aantal prestatie-eenheden (draaiuren/producten) dat de desbetreffende machines en apparatuur volgens een realistische inschatting van het management van de onderneming over de totale levensduur van het object gemiddeld jaarlijks levert. Wordt een machine uitsluitend gebruikt ten behoeve van het project, dan bestaat er geen noodzaak tot een evenredige tijdstoerekening. Wordt een machine ook gebruikt buiten het project om, dan is wel een tijdregistratie nodig om te kunnen bepalen welk deel van de kosten aan het gebruik voor het project mogen worden toegerekend.

Artikel 9

Een uitgave voor aanschaf van grond (te onderscheiden van huur en pacht) is geen kostenpost maar een uitgave voor een aanschaf met risico van waardeverandering. De waardeverandering kan zich manifesteren als waardevermeerdering waarbij de uitgave weer vrijkomt bij verkoop. Dit bijzondere karakter van grond komt ook naar voren in het feit dat over grond niet wordt afgeschreven en grond derhalve niet kan vallen onder de in artikel 2 onderdeel d en in artikel 8 genoemde afschrijvingsbenadering voor de toerekening van de kosten van aangeschafte duurzame kapitaalgoederen.

Gezien het bijzondere karakter van grond als productiemiddel worden uitgaven in verband met de aanschaf van grond niet als noodzakelijke kosten gezien omdat de uitgaven in wezen geen kostenpost zijn. In algemene zin zijn alle uitgaven voor aanschaf van grond niet subsidiabel.

Gronduitgaven voor activiteiten gericht op het vergroten en versterken van natuur- en landschapswaarden in het Waddengebied zijn uitgezonderd van deze algemene bepaling, om de volgende reden. Grond is in dit geval niet op te vatten als productiemiddel. Verwerving van grond die langjarig voor natuur en landschap wordt ingezet leidt tot een uitgave die niet meer vrijkomt of slechts in de niet-afzienbare toekomst weer vrijkomt. De uitgave heeft het karakter van een kostenpost.