Besluit van het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht houdende regels omtrent het investeren, waarderen en afschrijven van activa (Nota Activabeleid)

Het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Utrecht;

gelet op: 

het voorstel: Actualisatie nota activabeleid;

gehoord:

de beraadslaging;

besluit:

• 1. de nota activabeleid 2019 in te trekken;

• 2. de nota activabeleid 2020 vast te stellen;

• 3. technische mutaties van afschrijvingstermijnen vanaf 2021 vast te laten stellen door het dagelijks bestuur.

Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur,

Utrecht, 09 november 2020,

de heer P.E.J. den Oudsten (wnd)

voorzitter

dr. P.L.J. Bos

secretaris

1.1 Inleiding

In deze nota worden nadere regels gegeven ten aanzien van het investeren, waarderen en afschrijven van activa zoals bedoeld in de financiële verordening VRU. De wettelijke basis is zoals hierna beschreven.

Op 3 juli 2017 is de nota activabeleid VRU vastgesteld. Deze nota is gewijzigd vastgesteld op 11 november 2019 door het algemeen bestuur. Aanleiding voor de wijzigingen die zijn opgenomen in de nota activabeleid VRU was gelegen in een actualisatie van de subcategorieën van de activa en het actualiseren van afschrijvingstermijnen. Tevens is van de gelegenheid gebruik gemaakt de omschrijvingen van de diverse soorten activa van de VRU te laten aansluiten op de terminologie zoals gehanteerd in de beschrijving van de voertuigformatie.

1.2 Kader

In de Gemeentewet, die volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen ook van toepassing is de Veiligheidsregio, is opgenomen dat de raad (en bij een gemeenschappelijke regeling het algemeen bestuur) het financiële beleid vaststelt. Artikel 212 lid 2 letter a. van de Gemeentewet bepaalt dat in de door het algemeen bestuur vast te stellen financiële verordening in ieder geval de regels voor waardering en afschrijving van activa zijn opgenomen.

In de Financiële verordening VRU (19 februari 2018) is in artikel 5 (Waardering & afschrijving vaste activa) bepaald dat het algemeen bestuur kan nadere regels stellen met betrekking tot waardering en afschrijving.

Deze nota activabeleid bakent de formele kaders af, waarbinnen het dagelijks bestuur alsmede de ambtelijke organisatie dienen om te gaan met investeringen en afschrijvingen. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere zichtbaar in de jaarrekening, de kadernota en de begroting. Van de afschrijvingstermijnen die in de bijlage van deze nota zijn opgenomen, kan in bijzondere situaties bij een begroting(swijziging) worden afgeweken.

1.3 Leeswijzer

In deze nota worden de in lid 5 van de Financiële verordening genoemde nadere regels gesteld. Hoofdstuk 2 bevat het beleid ten aanzien van activeren en afschrijven vaste activa, de berekening van rente en kapitaallasten, alsmede de bepalingen t.a.v. investeringen. In hoofdstuk 3 volgt een toelichting op het beleid en worden begrippen nader omschreven en gedefinieerd.

Bijlage 1 bevat de afschrijvingstermijnen van materiële en immateriële vaste activa.

2. Beleid

De onderstreepte blauwe termen worden verder uitgewerkt in hoofdstuk 3. Nadere Uitwerking.

2.1 Activeren en Waarderen

• A. Activa wordt gewaardeerd (zie waarderen) op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (zie art. 63, lid 1 BBV) verminderd met ontvangsten van derden en afschrijvingen.

• B. Aanschaffingen met een meerjarig nut met een aanschafwaarde/ verkrijgingsprijs vanaf € 10.000 worden geactiveerd. Voor aanschaffingen met een meerjarig nut met een aanschafwaarde/ verkrijgingsprijs van minder € 10.000 is activering toegestaan als dit bedrijfsmatig gewenst is .

• C. Kleding en persoonlijke uitrusting, worden niet geactiveerd voor zover deze op de persoon worden uitgeleverd en niet worden hergebruikt.

• D. Onderhoudskosten worden niet geactiveerd. Uitzondering hierop zijn de renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen in eigendom van de VRU.

• E. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief worden op de waardering in mindering gebracht, bijvoorbeeld teruggaaf BPM.

• F. Uren van eigen personeel worden niet geactiveerd.

• G. Reserves mogen niet in mindering worden gebracht op een investering.

• H. Activa wordt geactiveerd inclusief BTW.

• I. Voor materiele vaste activa, immateriële activa en financiële vaste activa zijn verschillende Waarderingsgrondslagen van toepassing.

2.2 Afschrijven van activa

• A. De VRU werkt met Lineaire afschrijving.

• B. De afschrijvingstermijnen worden bepaald op basis van de verwachte gebruiksduur (zie afschrijven). Een aantal veel voorkomende investeringen met bijbehorende afschrijvingstermijnen is opgenomen in bijlage 1.

• C. Bij begroting(swijziging) kan in bijzondere situaties gemotiveerd van de afschrijvingstermijnen worden afgeweken.

• D. De restwaarde wordt bij de bepaling van de afschrijvingsbedragen op nihil gesteld.

• E. De VRU past de Componentenbenadering toe bij het activeren met de daarbij behorende afschrijvingstermijnen.

• F. De afschrijving start op 1 januari van het jaar ná ingebruikname van het actief.

• G. Materieel met een restwaarde wordt in principe verkocht via een (openbare) veiling, tenzij door of namens het dagelijks bestuur expliciet anders wordt besloten.

• H. Duurzame waardevermindering wordt op het moment van constatering onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar ten laste van het resultaat gebracht.

• I. In de situatie dat een gebruikt bedrijfsmiddel wordt aangeschaft, stelt de investeringscommissie de (resterende) gebruiksduur van dit bedrijfsmiddel vast.

2.3 Berekening rente

• A. De berekening van rente start op 1 januari van het jaar ná ingebruikname van het actief.

• B. De rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari en wordt jaarlijks ten laste van de exploitatie gebracht.

2.4 Egalisatiereserve kapitaallasten

• A. Via het meerjarig investeringsplan wordt gestuurd op een meerjarig evenwicht tussen de begrote en gerealiseerde kapitaallasten (afschrijving en rente). Om de kosten van afschrijving en rente over de jaren te egaliseren wordt gebruik gemaakt van een egalisatiereserve. Tekorten op de kapitaallasten worden aan deze reserve onttrokken. Overschotten worden aan deze reserve gedoteerd.

• B. Boekwinst (opbrengst activa) of -verlies (versnelde afschrijving) bij afstoten van activa wordt ten gunste van de exploitatie gebracht en vervolgens via een dotatie/onttrekking gemuteerd in de reserve egalisatie kapitaallasten.

2.5 Investeringsbevoegdheid

• A. Autorisatie van de geplande investeringen vindt plaats door vaststelling van de begroting.

• B. Het meerjarig investeringsplan maakt onderdeel uit van de begroting.

• C. Het investeringsbudget wordt door of namens het dagelijks bestuur voor 2 jaar ter beschikking gesteld. Daarna zal dit budget, indien noodzakelijk, opnieuw door het dagelijks bestuur worden verlengd.

• D. Indien het investeringsbudget ontoereikend blijkt, dan kan door of namens het dagelijks bestuur worden ingestemd met een uitbreiding van het budget van maximaal 10% op voorwaarde dat dit wordt gedekt binnen de bestaande begroting.

• E. Voordat investeringsverplichtingen worden aangegaan toetst de investeringscommissie of een investering past binnen de financiële - en beleidskaders. Hierbij wordt ook beoordeeld welke inkoopprocedure gevolgd moet worden.

3. Nadere uitwerking

Activa	Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut: deze investeringen bieden de mogelijkheden om middelen te genereren en/of verhandelbaar zijn. Investeringen met maatschappelijk nut (komt bij de VRU niet voor): investeringen met maatschappelijk nut hebben die mogelijkheden, onder economisch nut genoemd, niet. Immateriële vaste activa Kosten sluiten geldleningen en saldo agio en disagio (zie voor nadere bepaling Artikel 63, BBV) Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief (zie voor nadere bepaling Artikel 60, BBV) Bijdragen aan activa in eigendom van derden. Financiële vaste activa Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen Leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen Overige verstrekte langlopende leningen Overige uitzettingen met een looptijd langer dan één jaar
Afschrijven	Jaarlijks vermindert de waarde van een investering. Deze vermindering wordt afschrijving genoemd. Deze waardedaling wordt veroorzaakt door technische slijtage (technische levensduur) en/of economische veroudering (economische levensduur). Het af te schrijven bedrag hangt af van de gebruiksduur van de investering. Deze gebruiksduur bepaalt dan ook de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten. De afschrijving wordt berekend door het investeringsbedrag (in het jaar nadat het actief gereed is gemeld) te delen door de afschrijftermijn (zie bijlage 1).
BBV	Besluit Begroting en Verantwoording. Regelgeving omtrent het opstellen van begrotingen en jaarrekeningen van gemeenten en provincies.
Bijdragen aanderden	Bijdragen aan derden mogen worden geactiveerd als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: er moet sprake zijn van een investering door een derde; de investering moet bijdragen aan de aan de VRU opgedragen publieke taak; de derde moet zich verplicht hebben tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen; de bijdrage moet kunnen worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft of de VRU de mogelijkheid heeft recht te doen gelden op de activa die samenhangen met de investering (bijv. middels pandrecht of hypotheekrecht). Als vast staat dat aan alle voorwaarden wordt voldaan moet de VRU de bijdrage behandelen als was het actief in kwestie in bezit van de VRU.
Bijdragen van derden	Hieronder vallen onder andere: subsidie van het Rijk of Provincie of de terugontvangen BPM op voertuigen
Componentenbenadering	De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief, afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waarde verloop van die individuele delen. Per samenstellend deel kunnen de gebruiksduren namelijk verschillen. Bij toepassen van deze benadering, worden afzonderlijke vervangingen opnieuw geactiveerd.
Kleding en persoonlijke uitrusting	Hieronder worden verstaan: Kleding/persoonlijke uitrusting, pagers en mobiele telefoons, maar geen brandweerhelmen, laarzen en handschoenen.
Lineaireafschrijving	De lineaire afschrijvingsmethode houdt in afschrijven volgens een vast percentage van de aanschafprijs. Het jaarlijkse afschrijvingsbedrag is gelijk, terwijl de rentelasten jaarlijks afnemen. Dit laatste betekent dat de kapitaallasten (afschrijving + rente) jaarlijks een dalend verloop laten zien.
Onderhouds -kosten	klein onderhoud; keert jaarlijks terug. Dit is de reden dat deze uit de jaarlijkse budgetten bekostigd moeten worden en dat activering van de kosten niet mogelijk is; groot onderhoud; het gaat om zaken die eens in de zoveel jaar moeten worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het (buiten) schilderwerk van een gebouw. Ook voor deze lasten geeft het BBV geen mogelijkheden tot activering. De keuze bestaat hierbij uit dekking van de kosten via exploitatie dan wel de vorming van een voorziening; levensduur verlengend onderhoud; het onderscheid tussen groot onderhoud en levensduur verlengend onderhoud is vaak niet te onderscheiden. Ook is de termijn waarmee de levensduur eventueel wordt verlengd arbitrair. Daarom worden deze kosten niet geactiveerd; renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen; renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen worden wel apart geactiveerd
Rente	Voor de toerekening van de rente aan de individuele activa, wordt aansluiting gezocht met de notitie rente 2017 (Commissie BBV; juli 2016). Hierin is het volgende opgenomen: De omslagrente wordt bij de begroting berekend door de werkelijk aan de taakvelden toe te rekenen rente (in Euro’s) te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. De omslagrente moet vervolgens op consistente en eenduidige wijze worden toegerekend aan de individuele activa. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage. Het bij de begroting gecalculeerde omslagpercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond.
Restwaarde	De restwaarde vertegenwoordigt de schatting van de opbrengstwaarde tegen het huidige prijspeil, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief.
Waarderen	In het BBV is voorgeschreven dat activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (art. 63 lid 1 BBV). De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend. Ook kunnen de door derden in rekening gebrachte personele kosten die een directe relatie hebben met de vervaardiging van het actief (bijvoorbeeld ontwikkeling van software) wel worden geactiveerd.
Waarderingsgrondslagen	De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de afschrijvingen. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief worden, conform artikel 62 BBV in mindering gebracht op de boekwaarde van de investering. De eventuele kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht, agio wordt direct ten gunste van de exploitatie gebracht. De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de afschrijvingen. Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen worden - voor zover de VRU de bevoegdheid heeft tot het verstrekken ervan - gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs. De bijdragen aan activa in eigendom derden worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs verminderd met de afschrijvingen. Deze bijdragen worden lineair afgeschreven. Deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

Bijlage 1 – Tabel afschrijvingstermijnen

De afschrijvingstabel is van toepassing op investeringen na 1 januari 2020.

De onderstaande opsomming is niet uitputtend. Voorts blijft het in incidentele gevallen, bijvoorbeeld als de werkelijke levensduur sterk afwijkt, mogelijk af te wijken van de genoemde afschrijvingstermijnen.

Afschrijvingstermijnen immateriële vaste activa

Soort actief	Sub-indeling soort actief	Afschrijvingstermijn
Onderzoek en ontwikkeling	Onderzoek en ontwikkeling van een actief	5 jaar (conform artikel 64 BBV lid 5)
Toelichting: Kosten ter voorbereiding van een investering worden in de betreffende investeringsbegroting meegenomen en uiteindelijk apart van de investering geactiveerd. Afschrijving vindt plaats op basis van de afschrijvingstermijn van het actief ten behoeve waarvan de voorbereidingskosten worden gemaakt.

Afschrijvingstermijnen materiële vaste activa

Soort actief	Activagroep	Afschrijvings-termijn	Toelichting
Gronden en terreinen	Gronden en terreinen posten	n.v.t.	Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.
Bedrijfsgebouwen	Posten	40 jaar
	Renovatie en verbouwing	25 jaar
	Overige bouwkundige aanpassingen	15 jaar
	Gebouwgebonden technische installaties	15 jaar
Inventaris bedrijfsgebouwen	Meubilair	10 jaar
	Inventaris algemeen	10 jaar
	Inventaris werkplaats vervoermiddelen	5 jaar	Diagnose-apparatuur, gereedschapskarren, hogedrukreiniger
		10 jaar	Airco-servicestation, pomptestunit, pulslasapparaat, stuurkogelpers, speciaal gereedschap
		15 jaar	Brug (groot en klein), draaibank, keytracer-systeem, multizaagtafel, slangenwasmachine, werkbank
		20 jaar	Bokken, kolombrug, olie-aftapsysteem, werkkast, uitlaatafzuiging
	Inventaris adembeschermingswerkplaats	15 jaar
ICT-middelen	Centrale omgeving	5 jaar	Backup, Housing, Servers, Storage, Switches, Systeemsoftware, Virtualisatie, Samenwerken
	Data werkplek	4 jaar	Desktop, KVM-switches, Landing place mobiel, Landing place vast, Laptop, MIFI-apparatuur, Monitor, Overige tablets, Overigen, Tablet Windows, Thin Client
	Kantoor automatisering	5 jaar	Documentbewerking, Documentbeheer, Projecten, Schema maken
	Netwerk	5 jaar	Beheer tooling, Firewall, Routers, Switches, TV-abonnement, Verbindingen, WAN-apparatuur, WLAN access points, WLAN controllers
	Randapparatuur	5 jaar	Camera’s, MPF, Presentatiemiddelen, TV
	Primaire applicatie	5 jaar	Brandweerrepressie, Crisisbeheersing en GHOR, GEO, Koppeling, Materieel beheer, Opleiden en Oefenen, Risicobeheersing
	Secundaire applicatie	5 jaar	Documentbeheer, HRM/ Financieel, ICT Beheer, Proces management, Samenwerken, Websites/ communicatie
	Sturing	5 jaar	BI- en rapportagetools
	Telefonie	5 jaar	Centrale lijnen, mobiele abonnementen, mobiele telefoons, vaste telefoons
Operationele dienstvoertuigen	Tankautospuiten	20 jaar	Basis, compact, CCFM
	Redvoertuigen	15 jaar	Autoladder, autoladder knik, hoogwerker
	Hulpverleningsvoertuig	15 jaar	HV 4x2, HV 4x4
	Haakarmvoertuigen	15 jaar	Haakarmvoertuig 6x2, haakarmvoertuig 6x4, haakarmvoertuig 6x6, haakarmvoertuig 6x2 met kraan, haakarmvoertuig/ waterwagen
	Schuimblusvoertuig	15 jaar	Schuimblusvoertuig
	Waterongevallenbestrijdingsvoertuig	10 jaar	Waterongevallenbestrijdingsvoertuig
	Operationele bestelbus	10 jaar	PM QRT, medische ondersteuning brandweer, rietkapbestrijding, HV-vee (veetakel), verzorging klein, OVRT, MWTS (WTS500)
	Piketvoertuigen	8 jaar	Piketauto 4x2, piketauto 4x4, piketbestelbus 4x2, piketbestelbus 4x4
	Mobiele Commando Units	15 jaar	Bestelbus, vrachtwagen met opbouw
	Overige operationele voertuigen	15 jaar	Overige operationele voertuigen
Ondersteunende dienstvoertuigen	Personenbus	8 jaar	Normaal, verlengd
	Personenauto	8 jaar	Miniklasse (A), compacte klasse (B), compacte middelenklasse (C), middenklasse (D), MPV (J en K), SUV (L en M)
	Bestelauto	8 jaar	Bestelauto
	Bestelbus	8 jaar	Bestelbus enkele cabine, Bestelbus dubbele cabine, Chassis met opbouw
	Vrachtwagen	15 jaar	Haakarmvoertuig bedrijfsvoering, overige vrachtwagens bedrijfsvoering
Overig operationeel materieel	Vaartuigen	15 jaar	Vaartuig waterongevallen, Vaartuig overig
	Haakarmbakken met specialistische functie	15 jaar	Containers adembescherming, arbeidshygiëne, BOE (DECO), BOS, BPH (6m3), sanitair unit, SVM, THV verlichting, verzorgingsunit, WBH (24m3), WTH (12m3), WTS1500
	Haakarmbakken operationeel overig	20 jaar	Container verreiker, container overig
	Operationele aanhangers	15 jaar	Motorspuitaanhanger, Overige operationele aanhanger
Overig ondersteunend materieel	Ondersteunende aanhangers	15 jaar
	Heftrucks	15 jaar
	Motoren, scooters en fietsen	6 jaar
	Haakarmbakken met ondersteunende functie	20 jaar
Operationeel materiaal	Bluskleding	8 jaar	Bluspakken en schouderstukken
	Adembeschermende middelen (ABM)	10 jaar	Ademluchttoestel, ademluchtcilinder op ademlucht-toestel, volgelaatsmasker, vluchtmasker
	Chemiepakken en toebehoren (OGS)	8 jaar	Chemicaliën-pak, chemicaliën-laarzen, chemicaliën-werkhandschoenen, set t.b.v. aankleden chemicaliën-pak (overall, slippers, zeil, e.d.)
	Materiaal QRT, valbeveiliging en hijs- en hulpmiddelen redvoertuigen	10 jaar	Materiaal hoogteredding en brandweeroptreden bij grof en extreem geweld, valbeveiliging en hijs- en hulpmiddelen redvoertuigen
	Klein Motorgereedschap (KMG)	10 jaar	Overdrukventilator, motorkettingzaag, multizaag met accu, dompelpomp
	Meters	5 jaar	Explosiegevaarmeter, CO-meter, oppervlaktetemperatuurmeter, persoonlijke dosismeter
	Redgereedschap (RG)	10 jaar	Schaar hydraulisch, spreider hydraulisch, ram hydraulisch, ram steun, pedaalknipper of minischaar, pomp hydraulisch en slangen hydraulisch
	Slangen en watervoerende armaturen (SWA)	15 jaar	Slangen, straalpijpen, watervoerende armaturen, overige armaturen en watervoerend materiaal
	Verbindingsmiddelen en navigatieapparatuur	5 jaar	Portofoon C2000, portofoon (object), mobilofoon, navigatieapparatuur en inbouwmiddelen
	Warmtebeeldcamera (WBC)	5 jaar
	AED	10 jaar
	Kleine blusmiddelen	15 jaar	Sproeischuimblusser, poederblusser en CO2-blusser
	Beschermende middelen	8 jaar	HV-en zaaghelmen, redvesten, waadpakken, handschoenen hoge spanning, etc.
	Verlichting en elektrisch gereedschap	8 jaar	Handlampen, laadhouders, werkplekverlichting, elektrisch (hand)gereedschap
	Overige materialen voertuigen	8 jaar	Stabilisatiemateriaal, obstakelverlichting, verkeerskegels, handgereedschap, EHBO-materialen en overige materialen
	Duiktoestellen en uitrusting duiker	7 jaar	Duikapparatuur (o.a. duiktoestellen, -cilinders en -maskers), revisie duikapparatuur en persoonlijke uitrusting duikers
Materiaal vakbekwaamheid	Materiaal oefenmiddelen	5 jaar
		8 jaar
		10 jaar
		15 jaar
	Materiaal opleidingen	5 jaar
		8 jaar
		15 jaar