Besluit van het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht houdende regels omtrent het investeren, waarderen en afschrijven van activa (Nota Activabeleid)

Het algemeen bestuur van Veiligheidsregio Utrecht;

 

gelet op: 

het voorstel: Actualisatie nota activabeleid;

 

gehoord:

de beraadslaging;

 

besluit:

  • 1.

    de nota activabeleid 2019 in te trekken;

  • 2.

    de nota activabeleid 2020 vast te stellen;

  • 3.

    technische mutaties van afschrijvingstermijnen vanaf 2021 vast te laten stellen door het dagelijks bestuur.

 

Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur,

Utrecht, 09 november 2020,

 

 

de heer P.E.J. den Oudsten (wnd)

voorzitter

 

 

dr. P.L.J. Bos

secretaris

 

 

1.1 Inleiding

In deze nota worden nadere regels gegeven ten aanzien van het investeren, waarderen en afschrijven van activa zoals bedoeld in de financiële verordening VRU. De wettelijke basis is zoals hierna beschreven.

 

Op 3 juli 2017 is de nota activabeleid VRU vastgesteld. Deze nota is gewijzigd vastgesteld op 11 november 2019 door het algemeen bestuur. Aanleiding voor de wijzigingen die zijn opgenomen in de nota activabeleid VRU was gelegen in een actualisatie van de subcategorieën van de activa en het actualiseren van afschrijvingstermijnen. Tevens is van de gelegenheid gebruik gemaakt de omschrijvingen van de diverse soorten activa van de VRU te laten aansluiten op de terminologie zoals gehanteerd in de beschrijving van de voertuigformatie.

 

1.2 Kader

In de Gemeentewet, die volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen ook van toepassing is de Veiligheidsregio, is opgenomen dat de raad (en bij een gemeenschappelijke regeling het algemeen bestuur) het financiële beleid vaststelt. Artikel 212 lid 2 letter a. van de Gemeentewet bepaalt dat in de door het algemeen bestuur vast te stellen financiële verordening in ieder geval de regels voor waardering en afschrijving van activa zijn opgenomen.

 

In de Financiële verordening VRU (19 februari 2018) is in artikel 5 (Waardering & afschrijving vaste activa) bepaald dat het algemeen bestuur kan nadere regels stellen met betrekking tot waardering en afschrijving.

 

Deze nota activabeleid bakent de formele kaders af, waarbinnen het dagelijks bestuur alsmede de ambtelijke organisatie dienen om te gaan met investeringen en afschrijvingen. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere zichtbaar in de jaarrekening, de kadernota en de begroting. Van de afschrijvingstermijnen die in de bijlage van deze nota zijn opgenomen, kan in bijzondere situaties bij een begroting(swijziging) worden afgeweken.

 

1.3 Leeswijzer

In deze nota worden de in lid 5 van de Financiële verordening genoemde nadere regels gesteld. Hoofdstuk 2 bevat het beleid ten aanzien van activeren en afschrijven vaste activa, de berekening van rente en kapitaallasten, alsmede de bepalingen t.a.v. investeringen. In hoofdstuk 3 volgt een toelichting op het beleid en worden begrippen nader omschreven en gedefinieerd.

 

Bijlage 1 bevat de afschrijvingstermijnen van materiële en immateriële vaste activa.

 

2. Beleid

De onderstreepte blauwe termen worden verder uitgewerkt in hoofdstuk 3. Nadere Uitwerking.

 

2.1 Activeren en Waarderen

  • A.

    Activa wordt gewaardeerd (zie waarderen) op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (zie art. 63, lid 1 BBV) verminderd met ontvangsten van derden en afschrijvingen.

  • B.

    Aanschaffingen met een meerjarig nut met een aanschafwaarde/ verkrijgingsprijs vanaf € 10.000 worden geactiveerd. Voor aanschaffingen met een meerjarig nut met een aanschafwaarde/ verkrijgingsprijs van minder € 10.000 is activering toegestaan als dit bedrijfsmatig gewenst is .

  • C.

    Kleding en persoonlijke uitrusting, worden niet geactiveerd voor zover deze op de persoon worden uitgeleverd en niet worden hergebruikt.

  • D.

    Onderhoudskosten worden niet geactiveerd. Uitzondering hierop zijn de renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen in eigendom van de VRU.

  • E.

    Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief worden op de waardering in mindering gebracht, bijvoorbeeld teruggaaf BPM.

  • F.

    Uren van eigen personeel worden niet geactiveerd.

  • G.

    Reserves mogen niet in mindering worden gebracht op een investering.

  • H.

    Activa wordt geactiveerd inclusief BTW.

  • I.

    Voor materiele vaste activa, immateriële activa en financiële vaste activa zijn verschillende Waarderingsgrondslagen van toepassing.

2.2 Afschrijven van activa

  • A.

    De VRU werkt met Lineaire afschrijving.

  • B.

    De afschrijvingstermijnen worden bepaald op basis van de verwachte gebruiksduur (zie afschrijven). Een aantal veel voorkomende investeringen met bijbehorende afschrijvingstermijnen is opgenomen in bijlage 1.

  • C.

    Bij begroting(swijziging) kan in bijzondere situaties gemotiveerd van de afschrijvingstermijnen worden afgeweken.

  • D.

    De restwaarde wordt bij de bepaling van de afschrijvingsbedragen op nihil gesteld.

  • E.

    De VRU past de Componentenbenadering toe bij het activeren met de daarbij behorende afschrijvingstermijnen.

  • F.

    De afschrijving start op 1 januari van het jaar ná ingebruikname van het actief.

  • G.

    Materieel met een restwaarde wordt in principe verkocht via een (openbare) veiling, tenzij door of namens het dagelijks bestuur expliciet anders wordt besloten.

  • H.

    Duurzame waardevermindering wordt op het moment van constatering onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar ten laste van het resultaat gebracht.

  • I.

    In de situatie dat een gebruikt bedrijfsmiddel wordt aangeschaft, stelt de investeringscommissie de (resterende) gebruiksduur van dit bedrijfsmiddel vast.

2.3 Berekening rente

  • A.

    De berekening van rente start op 1 januari van het jaar ná ingebruikname van het actief.

  • B.

    De rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari en wordt jaarlijks ten laste van de exploitatie gebracht.

2.4 Egalisatiereserve kapitaallasten

  • A.

    Via het meerjarig investeringsplan wordt gestuurd op een meerjarig evenwicht tussen de begrote en gerealiseerde kapitaallasten (afschrijving en rente). Om de kosten van afschrijving en rente over de jaren te egaliseren wordt gebruik gemaakt van een egalisatiereserve. Tekorten op de kapitaallasten worden aan deze reserve onttrokken. Overschotten worden aan deze reserve gedoteerd.

  • B.

    Boekwinst (opbrengst activa) of -verlies (versnelde afschrijving) bij afstoten van activa wordt ten gunste van de exploitatie gebracht en vervolgens via een dotatie/onttrekking gemuteerd in de reserve egalisatie kapitaallasten.

2.5 Investeringsbevoegdheid

  • A.

    Autorisatie van de geplande investeringen vindt plaats door vaststelling van de begroting.

  • B.

    Het meerjarig investeringsplan maakt onderdeel uit van de begroting.

  • C.

    Het investeringsbudget wordt door of namens het dagelijks bestuur voor 2 jaar ter beschikking gesteld. Daarna zal dit budget, indien noodzakelijk, opnieuw door het dagelijks bestuur worden verlengd.

  • D.

    Indien het investeringsbudget ontoereikend blijkt, dan kan door of namens het dagelijks bestuur worden ingestemd met een uitbreiding van het budget van maximaal 10% op voorwaarde dat dit wordt gedekt binnen de bestaande begroting.

  • E.

    Voordat investeringsverplichtingen worden aangegaan toetst de investeringscommissie of een investering past binnen de financiële - en beleidskaders. Hierbij wordt ook beoordeeld welke inkoopprocedure gevolgd moet worden.

3. Nadere uitwerking

Activa

Materiële vaste activa 

  • -

    Investeringen met economisch nut: deze investeringen bieden de mogelijkheden om middelen te genereren en/of verhandelbaar zijn.

  • -

    Investeringen met maatschappelijk nut (komt bij de VRU niet voor): investeringen met maatschappelijk nut hebben die mogelijkheden, onder economisch nut genoemd, niet.

Immateriële vaste activa

  • -

    Kosten sluiten geldleningen en saldo agio en disagio (zie voor nadere bepaling Artikel 63, BBV)

  • -

    Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief (zie voor nadere bepaling Artikel 60, BBV)

  • -

    Bijdragen aan activa in eigendom van derden.

Financiële vaste activa

  • -

    Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen

  • -

    Leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen

  • -

    Overige verstrekte langlopende leningen

  • -

    Overige uitzettingen met een looptijd langer dan één jaar

Afschrijven

Jaarlijks vermindert de waarde van een investering. Deze vermindering wordt afschrijving genoemd. Deze waardedaling wordt veroorzaakt door technische slijtage (technische levensduur) en/of economische veroudering (economische levensduur). Het af te schrijven bedrag hangt af van de gebruiksduur van de investering. Deze gebruiksduur bepaalt dan ook de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten.

 

De afschrijving wordt berekend door het investeringsbedrag (in het jaar nadat het actief gereed is gemeld) te delen door de afschrijftermijn (zie bijlage 1).

BBV

Besluit Begroting en Verantwoording. Regelgeving omtrent het opstellen van begrotingen en jaarrekeningen van gemeenten en provincies.

Bijdragen aanderden

Bijdragen aan derden mogen worden geactiveerd als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:

  • -

    er moet sprake zijn van een investering door een derde;

  • -

    de investering moet bijdragen aan de aan de VRU opgedragen publieke taak;

  • -

    de derde moet zich verplicht hebben tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen;

  • -

    de bijdrage moet kunnen worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft of de VRU de mogelijkheid heeft recht te doen gelden op de activa die samenhangen met de investering (bijv. middels pandrecht of hypotheekrecht).

Als vast staat dat aan alle voorwaarden wordt voldaan moet de VRU de bijdrage behandelen als was het actief in kwestie in bezit van de VRU.

Bijdragen

van derden

Hieronder vallen onder andere: subsidie van het Rijk of Provincie of de terugontvangen BPM op voertuigen

Componentenbenadering

De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief, afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waarde verloop van die individuele delen. Per samenstellend deel kunnen de gebruiksduren namelijk verschillen. Bij toepassen van deze benadering, worden afzonderlijke vervangingen opnieuw geactiveerd.

Kleding en persoonlijke uitrusting

Hieronder worden verstaan: Kleding/persoonlijke uitrusting, pagers en mobiele telefoons, maar geen brandweerhelmen, laarzen en handschoenen.

Lineaireafschrijving

De lineaire afschrijvingsmethode houdt in afschrijven volgens een vast percentage van de aanschafprijs. Het jaarlijkse afschrijvingsbedrag is gelijk, terwijl de rentelasten jaarlijks afnemen. Dit laatste betekent dat de kapitaallasten (afschrijving + rente) jaarlijks een dalend verloop laten zien.

Onderhouds

-kosten

  • -

    klein onderhoud; keert jaarlijks terug. Dit is de reden dat deze uit de jaarlijkse budgetten bekostigd moeten worden en dat activering van de kosten niet mogelijk is;

  • -

    groot onderhoud; het gaat om zaken die eens in de zoveel jaar moeten worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het (buiten) schilderwerk van een gebouw. Ook voor deze lasten geeft het BBV geen mogelijkheden tot activering. De keuze bestaat hierbij uit dekking van de kosten via exploitatie dan wel de vorming van een voorziening;

  • -

    levensduur verlengend onderhoud; het onderscheid tussen groot onderhoud en levensduur verlengend onderhoud is vaak niet te onderscheiden. Ook is de termijn waarmee de levensduur eventueel wordt verlengd arbitrair. Daarom worden deze kosten niet geactiveerd;

  • -

    renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen; renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen worden wel apart geactiveerd

Rente

Voor de toerekening van de rente aan de individuele activa, wordt aansluiting gezocht met de notitie rente 2017 (Commissie BBV; juli 2016).

Hierin is het volgende opgenomen: De omslagrente wordt bij de begroting berekend door de werkelijk aan de taakvelden toe te rekenen rente (in Euro’s) te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. De omslagrente moet vervolgens op consistente en eenduidige wijze worden toegerekend aan de individuele activa. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage. Het bij de begroting gecalculeerde omslagpercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond.

Restwaarde

De restwaarde vertegenwoordigt de schatting van de opbrengstwaarde tegen het huidige prijspeil, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief.

Waarderen

In het BBV is voorgeschreven dat activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (art. 63 lid 1 BBV). De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend.

Ook kunnen de door derden in rekening gebrachte personele kosten die een directe relatie hebben met de vervaardiging van het actief (bijvoorbeeld ontwikkeling van software) wel worden geactiveerd.

Waarderingsgrondslagen

De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de afschrijvingen. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief worden, conform artikel 62 BBV in mindering gebracht op de boekwaarde van de investering.

De eventuele kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht, agio wordt direct ten gunste van de exploitatie gebracht. De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de afschrijvingen.

Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen worden - voor zover de VRU de bevoegdheid heeft tot het verstrekken ervan - gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs.

De bijdragen aan activa in eigendom derden worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs verminderd met de afschrijvingen. Deze bijdragen worden lineair afgeschreven. Deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

Bijlage 1 – Tabel afschrijvingstermijnen

 

De afschrijvingstabel is van toepassing op investeringen na 1 januari 2020.

 

De onderstaande opsomming is niet uitputtend. Voorts blijft het in incidentele gevallen, bijvoorbeeld als de werkelijke levensduur sterk afwijkt, mogelijk af te wijken van de genoemde afschrijvingstermijnen.

 

Afschrijvingstermijnen immateriële vaste activa

Soort actief

Sub-indeling soort actief

Afschrijvingstermijn

Onderzoek en ontwikkeling

Onderzoek en ontwikkeling van een actief

5 jaar (conform artikel 64 BBV lid 5)

Toelichting: Kosten ter voorbereiding van een investering worden in de betreffende investeringsbegroting meegenomen en uiteindelijk apart van de investering geactiveerd. Afschrijving vindt plaats op basis van de afschrijvingstermijn van het actief ten behoeve waarvan de voorbereidingskosten worden gemaakt.

Afschrijvingstermijnen materiële vaste activa

Soort actief

Activagroep

Afschrijvings-termijn

Toelichting

Gronden en terreinen

Gronden en terreinen posten

n.v.t.

Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

Bedrijfsgebouwen

Posten

40 jaar

Renovatie en verbouwing

25 jaar

Overige bouwkundige aanpassingen

15 jaar

Gebouwgebonden technische installaties

15 jaar

Inventaris bedrijfsgebouwen

Meubilair

10 jaar

Inventaris algemeen

10 jaar

Inventaris werkplaats vervoermiddelen

5 jaar

Diagnose-apparatuur, gereedschapskarren, hogedrukreiniger

10 jaar

Airco-servicestation, pomptestunit, pulslasapparaat, stuurkogelpers, speciaal gereedschap

15 jaar

Brug (groot en klein), draaibank, keytracer-systeem, multizaagtafel, slangenwasmachine, werkbank

20 jaar

Bokken, kolombrug, olie-aftapsysteem, werkkast, uitlaatafzuiging

Inventaris adembeschermingswerkplaats

15 jaar

ICT-middelen

Centrale omgeving

5 jaar

Backup, Housing, Servers, Storage, Switches, Systeemsoftware, Virtualisatie, Samenwerken

Data werkplek

4 jaar

Desktop, KVM-switches, Landing place mobiel, Landing place vast, Laptop, MIFI-apparatuur, Monitor, Overige tablets, Overigen, Tablet Windows, Thin Client

Kantoor automatisering

5 jaar

Documentbewerking, Documentbeheer, Projecten, Schema maken

Netwerk

5 jaar

Beheer tooling, Firewall, Routers, Switches, TV-abonnement, Verbindingen, WAN-apparatuur, WLAN access points, WLAN controllers

Randapparatuur

5 jaar

Camera’s, MPF, Presentatiemiddelen, TV

Primaire applicatie

5 jaar

Brandweerrepressie, Crisisbeheersing en GHOR, GEO, Koppeling, Materieel beheer, Opleiden en Oefenen, Risicobeheersing

Secundaire applicatie

5 jaar

Documentbeheer, HRM/ Financieel, ICT Beheer, Proces management, Samenwerken, Websites/ communicatie

Sturing

5 jaar

BI- en rapportagetools

Telefonie

5 jaar

Centrale lijnen, mobiele abonnementen, mobiele telefoons, vaste telefoons

Operationele dienstvoertuigen

Tankautospuiten

20 jaar

Basis, compact, CCFM

Redvoertuigen

15 jaar

Autoladder, autoladder knik, hoogwerker

Hulpverleningsvoertuig

15 jaar

HV 4x2, HV 4x4

Haakarmvoertuigen

15 jaar

Haakarmvoertuig 6x2, haakarmvoertuig 6x4, haakarmvoertuig 6x6, haakarmvoertuig 6x2 met kraan, haakarmvoertuig/ waterwagen

Schuimblusvoertuig

15 jaar

Schuimblusvoertuig

Waterongevallenbestrijdingsvoertuig

10 jaar

Waterongevallenbestrijdingsvoertuig

Operationele bestelbus

10 jaar

PM QRT, medische ondersteuning brandweer, rietkapbestrijding, HV-vee (veetakel), verzorging klein, OVRT, MWTS (WTS500)

Piketvoertuigen

8 jaar

Piketauto 4x2, piketauto 4x4, piketbestelbus 4x2, piketbestelbus 4x4

Mobiele Commando Units

15 jaar

Bestelbus, vrachtwagen met opbouw

Overige operationele voertuigen

15 jaar

Overige operationele voertuigen

Ondersteunende dienstvoertuigen

Personenbus

8 jaar

Normaal, verlengd

Personenauto

8 jaar

Miniklasse (A), compacte klasse (B), compacte middelenklasse (C), middenklasse (D), MPV (J en K), SUV (L en M)

Bestelauto

8 jaar

Bestelauto

Bestelbus

8 jaar

Bestelbus enkele cabine, Bestelbus dubbele cabine, Chassis met opbouw

Vrachtwagen

15 jaar

Haakarmvoertuig bedrijfsvoering, overige vrachtwagens bedrijfsvoering

Overig operationeel materieel

Vaartuigen

15 jaar

Vaartuig waterongevallen, Vaartuig overig

Haakarmbakken met specialistische functie

15 jaar

Containers adembescherming, arbeidshygiëne, BOE (DECO), BOS, BPH (6m3), sanitair unit, SVM, THV verlichting, verzorgingsunit, WBH (24m3), WTH (12m3), WTS1500

Haakarmbakken operationeel overig

20 jaar

Container verreiker, container overig

Operationele aanhangers

15 jaar

Motorspuitaanhanger, Overige operationele aanhanger

Overig ondersteunend materieel

Ondersteunende aanhangers

15 jaar

Heftrucks

15 jaar

Motoren, scooters en fietsen

6 jaar

Haakarmbakken met ondersteunende functie

20 jaar

Operationeel materiaal

Bluskleding

8 jaar

Bluspakken en schouderstukken

Adembeschermende middelen (ABM)

10 jaar

Ademluchttoestel, ademluchtcilinder op ademlucht-toestel, volgelaatsmasker, vluchtmasker

Chemiepakken en toebehoren (OGS)

8 jaar

Chemicaliën-pak, chemicaliën-laarzen, chemicaliën-werkhandschoenen, set t.b.v. aankleden chemicaliën-pak (overall, slippers, zeil, e.d.)

Materiaal QRT, valbeveiliging en hijs- en hulpmiddelen redvoertuigen

10 jaar

Materiaal hoogteredding en brandweeroptreden bij grof en extreem geweld, valbeveiliging en hijs- en hulpmiddelen redvoertuigen

Klein Motorgereedschap (KMG)

10 jaar

Overdrukventilator, motorkettingzaag, multizaag met accu, dompelpomp

Meters

5 jaar

Explosiegevaarmeter, CO-meter, oppervlaktetemperatuurmeter, persoonlijke dosismeter

Redgereedschap (RG)

10 jaar

Schaar hydraulisch, spreider hydraulisch, ram hydraulisch, ram steun, pedaalknipper of minischaar, pomp hydraulisch en slangen hydraulisch

Slangen en watervoerende armaturen (SWA)

15 jaar

Slangen, straalpijpen, watervoerende armaturen, overige armaturen en watervoerend materiaal

Verbindingsmiddelen en navigatieapparatuur

5 jaar

Portofoon C2000, portofoon (object), mobilofoon, navigatieapparatuur en inbouwmiddelen

Warmtebeeldcamera (WBC)

5 jaar

AED

10 jaar

Kleine blusmiddelen

15 jaar

Sproeischuimblusser, poederblusser en CO2-blusser

Beschermende middelen

8 jaar

HV-en zaaghelmen, redvesten, waadpakken, handschoenen hoge spanning, etc.

Verlichting en elektrisch gereedschap

8 jaar

Handlampen, laadhouders, werkplekverlichting, elektrisch (hand)gereedschap

Overige materialen voertuigen

8 jaar

Stabilisatiemateriaal, obstakelverlichting, verkeerskegels, handgereedschap, EHBO-materialen en overige materialen

Duiktoestellen en uitrusting duiker

7 jaar

Duikapparatuur (o.a. duiktoestellen, -cilinders en -maskers), revisie duikapparatuur en persoonlijke uitrusting duikers

Materiaal vakbekwaamheid

Materiaal oefenmiddelen

5 jaar

8 jaar

10 jaar

15 jaar

Materiaal opleidingen

5 jaar

8 jaar

15 jaar

 

Naar boven