AVG-MANDAATBESLUIT OMGEVINGSDIENST VELUWE IJSSEL

Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Veluwe IJssel,

gelet op:

- Wet gemeenschappelijke regelingen;

- Algemene Verordening Gegevensbescherming;

- afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

BESLUIT

vast te stellen het AVG-mandaatbesluit Omgevingsdienst Veluwe IJssel:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. AVG: de algemene verordening gegevensbescherming;

• b. betrokkene: een betrokkene als bedoeld in artikel 4 onder 1) van de AVG;

• c. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst;

• d. directeur: de directeur van de omgevingsdienst;

• e. manager: de functionaris belast met de functie van teammanager zoals bedoeld in de Organisatieverordening Omgevingsdienst Veluwe IJssel en in dienst van of werkzaam voor de omgevingsdienst;

• f. mandaat: de bevoegdheid om in naam van het bevoegde bestuursorgaan besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht te nemen, alsmede de noodzakelijke feitelijke handelingen in het kader van de voorbereiding, bekendmaking en uitvoering daarvan te verrichten;

• g. omgevingsdienst: het openbaar lichaam Omgevingsdienst Veluwe IJssel, bedoeld in artikel 2 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Veluwe IJssel;

• h. plaatsvervangend manager: degene die op grond van de vervangingsregeling van de omgevingsdienst is aangewezen om de manager te vervangen of waar te nemen bij diens verhindering of ontstentenis;

Artikel 2 Reikwijdte van het besluit

Dit besluit heeft betrekking op de bevoegdheden van het dagelijks bestuur als verwerkingsverantwoordelijke dan wel verwerker in de zin van artikel 4 van de AVG.

Artikel 3 Mandaat

• 1. Het dagelijks bestuur mandateert aan de directeur de bevoegdheid tot het nemen van besluiten op grond van de AVG.

• 2. Het dagelijks bestuur machtigt de directeur tot het verrichten van handelingen die geen besluit zijn, voor zover nodig ten behoeve van de uitvoering van de AVG.

• 3. Het dagelijks bestuur mandateert aan de managers de bevoegdheid tot het nemen van besluiten op verzoeken van betrokkenen op grond van de artikelen 15 tot en met 21 van de AVG.

• 4. Het dagelijks bestuur mandateert aan de managers de bevoegdheid tot het beslissen op bezwaarschriften tegen besluiten op grond van de AVG die krachtens mandaat zijn genomen door een andere manager of door de directeur.

• 5. Het dagelijks bestuur mandateert aan de directeur de bevoegdheid tot het beslissen op bezwaarschriften tegen besluiten op grond van de AVG die krachtens mandaat zijn genomen door een manager.

Artikel 4 Ondermandaat en vervanging

• 1. De managers kunnen de bevoegdheden genoemd in artikel 3, niet ondermandateren aan functionarissen in dienst van of werkzaam voor de omgevingsdienst.

• 2. In de gevallen waarin de plaatsvervangend manager de manager vervangt wegens verhindering of ontstentenis, beschikt deze krachtens dit besluit over dezelfde bevoegdheden als de manager, tenzij in de vervangingsregeling van de omgevingsdienst anders is bepaald.

Artikel 5 Ondertekening

• 1. In geval van uitoefening van een bevoegdheid van het dagelijks bestuur krachtens mandaat worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

• “Namens het dagelijks bestuur van Omgevingsdienst Veluwe IJssel,”

• gevolgd door de functieaanduiding van degene aan wie mandaat is verleend en zijn of haar naam en handtekening.

• 2. Indien een bevoegdheid als bedoeld in het eerste is uitgeoefend door een plaatsvervanger, dient dit in de ondertekening tot uitdrukking te worden gebracht door toevoeging van “plv.” aan de functieaanduiding van degene aan wie mandaat is verleend, gevolgd door de handtekening en naam van de plaatsvervanger.

Artikel 6 Bekrachtiging

Alle handelingen en rechtshandelingen die de directeur voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit heeft uitgevoerd ter uitvoering van de in artikel 2 bedoelde taken en bevoegdheden, worden toegerekend aan het dagelijks bestuur.

Artikel 7 Slotbepaling

• 1. Dit besluit treedt in werking de dag nadat het is bekend gemaakt.

• 2. Dit besluit wordt aangehaald als: “AVG-mandaatbesluit Omgevingsdienst Veluwe IJssel”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Veluwe IJssel op 17 juni 2019,

de voorzitter, de secretaris,

R.A.J. Scholten W.M. van Dam

TOELICHTING AVG-MANDAATBESLUIT OVIJ

Dit besluit verschaft een juridische grondslag voor het uitvoeren van de taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur (DB) ingevolge de AVG door de directeur van de omgevingsdienst.

Het DB is ingevolge artikel 33b van de Wet gemeenschappelijke regelingen verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst en voor besluiten tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals het sluiten van overeenkomsten. Ook is het DB als werkgever verantwoordelijk voor bestuursrechtelijke besluiten met betrekking tot het personeel van de omgevingsdienst.

Bij de uitvoering van deze taken en bevoegdheden kunnen persoonsgegevens worden verwerkt. Het DB bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van deze persoonsgegevens en is daarmee verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 van de AVG.

De AVG kent de verwerkingsverantwoordelijke diverse taken en bevoegdheden toe, zoals het opstellen van een verwerkersregister, het benoemen van een functionaris voor de gegevensverwerking (FG), het opstellen van een privacyverklaring, het aangaan van verwerkingsovereenkomsten, het treffen van passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen en het melden van datalekken. Door dit mandaatbesluit kan de directeur van de omgevingsdienst deze taken en bevoegdheden uitvoeren namens het DB.

Het is denkbaar dat de omgevingsdienst op enig moment persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van derden, bijvoorbeeld in het kader van de stelseltaak “Portaal-, kennis- en communicatiefunctie”. De omgevingsdienst is in dat geval verwerker in de zin van artikel 4 van de AVG. Ook verwerkers hebben bepaalde verplichtingen ingevolge de AVG. De uitvoering daarvan wordt eveneens gemandateerd aan de directeur.

Het DB is geen verwerkingsverantwoordelijke of verwerker als het gaat om persoonsgegevens in het kader van de door de deelnemers aan de directeur gemandateerde taken. Dit mandaatbesluit heeft daarop dus geen betrekking.

Het besluit bevat een apart mandaat voor de managers om namens het DB besluiten te nemen op verzoeken van betrokkenen op grond van de artikelen 15 tot en met 22 van de AVG.

Artikel 15 regelt het recht van inzage van de betrokkene, artikel 16 het recht op rectificatie, artikel 17 het recht op vergetelheid, artikel 18 het recht op beperking van de verwerking, artikel 19 de kennisgevingsplicht inzake rectificatie of wissing van persoonsgegevens of verwerkingsbeperking, artikel 20 het recht op overdraagbaarheid van gegevens, artikel 21 het recht van bezwaar en artikel 22 geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.

In beginsel wordt het besluit op een AVG-verzoek genomen door de manager wiens werkveld het aangaat. Als een AVG-verzoek breder is dan het werkveld van één manager, wordt het besluit naar bevind van zaken genomen door een van de managers.

Ingevolge de Algemene wet bestuursrecht (Awb) mag de beslissing op een mandaat niet worden gemandateerd aan dezelfde persoon die het primaire besluit krachtens mandaat heeft genomen. De beslissing op een bezwaarschrift moet daarom worden genomen door een andere manager of door de directeur.

Ook de directeur heeft mandaat om te beslissen op AVG-verzoeken of bezwaarschriften. De directeur kan zo nodig waarnemen voor één van de betrokken teammanagers. In het uitzonderlijke geval dat bij afwezigheid van de teammanagers de directeur het primaire besluit heeft genomen, kan de beslissing op bezwaar wordt genomen door een manager, ook als is de manager hiërarchisch ondergeschikt aan de directeur. De Awb laat dit toe.

De AVG is van toepassing sinds 25 mei 2018. De meeste van de in deze toelichting genoemde verplichtingen, zoals het benoemen van een FG, het publiceren van een privacyverklaring en het opstellen van een verwerkingsregister, zijn feitelijk al uitgevoerd voorafgaand aan het daarvoor benodigde mandaat dan wel de benodigde machtiging. Met dit besluit neemt het DB deze (rechts)handelingen alsnog voor zijn rekening.