Controleverordening Baanbrekers ex art 213 Gemeentewet

Het algemeen bestuur van Baanbrekers, gevestigd te Waalwijk;

gelet op:

• artikel 213 van de Gemeentewet;

• de Gemeenschappelijke regeling Baanbrekers;

• het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).

gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 17 mei 2019

b e s l u i t:

vast te stellen Controleverordening Baanbrekers ex artikel 213 Gemeentewet.

ALGEMEEN

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Accountant: een door het algemeen bestuur benoemde registeraccountant of accountant-administratieconsulent die staat ingeschreven in het accountantsregister als bedoeld in het eerste lid van artikel 36 van de Wet op het accountantsberoep organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant van:

  • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels zoals is bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;

  • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• c. Controleverklaring: de verklaring omvat een oordeel over:

  • de getrouwheid van de baten en lasten over het boekjaar en de activa en passiva per balansdatum;

  • de rechtmatige totstandkoming van enerzijds de baten en lasten en anderzijds de balansmutaties;

• d. Deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid waarvan de verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening;

• e. Goedkeuringstolerantie: een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van Baanbrekers (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties wordt door de accountant gehanteerd bij de af te geven controleverklaring;

• f. Baanbrekers: de dienst uitvoeringsorganisatie opgericht per 1 januari 2013 en vanaf die datum voor de aangesloten gemeenten actief op het terrein van werk en inkomen.

TITEL 1 DE OPDRACHT AAN DE ACCOUNTANT

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.

• 2. De directie bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal vier jaar. De benoemde accountant is belast met de accountantscontrole van de jaarrekening van Baanbrekers. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening.

• 4. In onderling overleg kan het algemeen bestuur besluiten om de opdracht aan de accountant te verlengen met maximaal twee jaar.

• 5. De opdracht wordt jaarlijks bevestigd en het algemeen bestuur stelt hiervoor een controleprotocol met het geldende normenkader op.

• 6. Het algemeen bestuur kan in het programma van eisen opnemen, dat het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de producten en de organisatieonderdelen van de dienst, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, dagelijks bestuur besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt de directie schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 10 dagenvoordat het algemeen bestuur deze vaststelt. In overleg met de voorzitter van het algemeen bestuur kan van deze termijn worden afgeweken.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en manager Bedrijfsvoering & Control van Baanbrekers. Indien gewenst vindt er ook afstemming plaats met de directeur en overige van belang zijnde functionarissen van Baanbrekers.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de dienst.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle werknemers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende werknemers hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van Baanbrekers zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  De accountant stelt een afzonderlijke rapportage op van deze specifieke werkzaamheden.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de dienst is.

• 3. Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de dienst is.

Artikel 7. Rapportage

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur en de directie.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de directeur en de controller.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant zal voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door het algemeen bestuur het verslag van bevindingen bespreken in de vergadering van het dagelijks bestuur.

Artikel 8. Intrekken van de oude verordening en overgangsrecht

De Controleverordening Baanbrekers 2018, zoals deze is vastgesteld door het algemeen bestuur d.d. 22 januari 2018, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 13. Inwerkingtreding

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening Baanbrekers ex artikel 213 Gemeentewet’ en treedt na bekendmaking direct in werking met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2019 en komende jaren.

Artikel 14. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening Baanbrekers ex artikel 213 Gemeentewet”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 27 mei 2019,

het algemeen bestuur voornoemd,

de secretaris ,

mr A. H. Kansouh

de voorzitter,

R. Bakker