Controleprotocol van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente voor 2019

INHOUDSOPGAVE

1. Inleiding 3

2. Doel van het controleprotocol 3

3. Het normenkader 3

4. Reikwijdte accountantscontrole 4

4.1. Begrotingscriterium 4

4.2. M&O-criterium 4

4.3. Voorwaardencriterium 5

5. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties 5

6. Rapportage 5

7. Accountantsverklaring 6

7.1. Controleverklaring op de belastingopbrengsten 6

8. Vaststellen door algemeen bestuur 6

Bijlagen

1. Overzicht van relevante externe wetgeving en interne regelgeving (normenkader 2019 en volgende jaren)

1. Inleiding

Met ingang van de jaarrekening 2004 is de accountantsverklaring bij de jaarrekening van o.a. gemeenschappelijke regelingen vernieuwd. De verklaring bevat vanaf 2004 een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid. Hiermee kunnen overheden laten zien dat ze rechtmatig met hun middelen omgaan.

Het begrip rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole is een minder omvattend begrip dan het juridische begrip rechtmatigheid. Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.

2. Doel van het controleprotocol

Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening. In het controleprotocol worden onder meer afspraken vastgelegd, die het bestuur maakt met de accountant over de toe te passen goedkeurings- en rapporteringtoleranties.

Deze afspraken, alsmede afspraken over de reikwijdte van de controle, kunnen worden vastgelegd voor meerdere jaren. Het te hanteren normenkader kan niet voor meerdere jaren worden vastgelegd, aangezien elk jaar de wet- en regelgeving wijzigt en in het normenkader deze wijzigingen moeten worden verwerkt.

3. Het normenkader

Het normenkader komt tot stand via een inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving. Het gaat hier om zowel externe wetgeving als de eigen regelgeving. Van de GR Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (hierna te noemen GBTwente) wordt verwacht dat de accountant een volledig overzicht van de relevante wet- en regelgeving wordt gegeven.

Alleen de wet- en regelgeving die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen zijn van belang. Belangrijkste wet- en regelgeving waaraan gedacht kan worden zijn:

• wetgeving waaraan GBTwente haar bestaan ontleent, zoals de Grondwet, Burgerlijk Wetboek, Wet Gemeenschappelijke Regelingen, Gemeentewet;

• wetgeving en regelgeving waarin nadere voorschriften zijn opgenomen inzake specifieke uitkeringen en subsidies vanuit de Europese Unie, het Rijk en andere subsidieverstrekkende instanties;

• wetgeving en regelgeving die inrichtingsvereisten voor de organisatie voorschrijven, zoals statuten, verordeningen en reglementen;

- fiscale en sociale wet- en regelgeving die door GBTwente moet worden nageleefd;

- algemene wet- en regelgeving, zoals de Algemene Wet Bestuursrecht, Algemene Verordening Gegevensbescherming, bezoldigingswetten en -besluiten, voor zover deze van invloed zijn op financiële beheershandelingen;

- de organisatiespecifieke bepalingen, zoals besluiten van het Algemeen Bestuur waaraan geldstromen zijn verbonden of die rechtstreeks betrekking hebben op financiële beheershandelingen en transacties.

Het te hanteren normenkader is uitgewerkt in bijlage I. Dit normenkader wordt voor zover nodig jaarlijks geactualiseerd. Voor de verdere invulling van de reikwijdte van de controle worden de uitgangspunten gehanteerd die zijn opgenomen in de “Kadernota rechtmatigheid 2018”, zoals opgesteld door het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG).

4. Reikwijdte van de accountantscontrole

In het kader van zijn oordeelsvorming over de rechtmatigheid hanteert de accountant een drietal criteria, te weten:

• Het begrotingscriterium;

• Het M&O criterium;

• Het voorwaarden criterium.

4.1 Het begrotingscriterium

Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de

balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en

hiermee samenhangende programma’s. In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die

door het bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen

binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede

het begrotingsjaar van belang zijn.

Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van

het bestuur is gerespecteerd. Overschrijdingen op de begroting dienen aan het bestuur te worden voorgelegd ter autorisatie. Indien het bestuur instemt met de overschrijding wordt de besteding alsnog geautoriseerd en is deze rechtmatig.

4.2 Het M&O-criterium (misbruik en oneigenlijk gebruik)

In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidaspecten gaat het bij het M&O criterium in

het bijzonder om het vaststellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te

voorkomen, dan wel op te sporen. De accountantscontrole zal zich in de eerste plaats richten op de eisen

die wet- en regelgeving stelt ten aanzien van M&O, wat daarin is geregeld omtrent de handhaving en hoe

zich dat vertaalt naar de opzet van de interne organisatie. De accountant zal eveneens toetsen of de

opzet die voor het M&O beleid is gemaakt ook feitelijk wordt nageleefd. GBTwente beschikt nog niet over een nota M&O (wat geen wettelijke verplichting is).

4.3 Het voorwaardencriterium

Hierbij gaat het om de vraag of voldaan is aan de – in wet- en regelgeving opgenomen – voorwaarden,

voor zover deze rechtstreeks verband houden met financiële beheershandelingen en de verantwoording

(baten en lasten en de balansmutaties) daarover.

5. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties

De accountant hanteert bij de uitvoering van de controle goedkeuring- en rapporteringtoleranties.

De goedkeuringtoleranties zijn kwantitatieve criteria (ten aanzien van fouten in de jaarrekening respectievelijk onzekerheden in de controle) die bepalend zijn voor de strekking van de af te geven accountantsverklaring. De hierna volgende tabel bevat de goedkeuringtoleranties. Deze toleranties zijn in overeenstemming met het BAPG .

Tabel 1 Goedkeuringtoleranties

De rapporteringtolerantie is een kwantitatief criterium voor het opnemen van fouten in de jaarrekening respectievelijk onzekerheden in de controle in het verslag van bevindingen. De rapporteringtolerantie is identiek aan de goedkeuringtolerantie.

6. Rapportage

Tijdens respectievelijk na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt:

Tussentijdse controles

In de tweede helft van het verslagjaar voert de accountant een tussentijdse controle uit. De tussentijdse controle is met name gericht op de beoordeling van de opzet en werking van de bedrijfs- en financiële processen. Over de uitkomsten van de tussentijdse controle wordt een management letter uitgebracht ten behoeve van de directie. Deze bevat adviezen en aanbevelingen, voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit de uitgevoerde werkzaamheden en betrekking hebben op potentiële risico’s in de bedrijfsvoering van GBTwente.

Verslag van bevindingen

Omtrent de controle van de jaarrekening brengt de accountant een verslag van bevindingen uit aan het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur. In dit verslag wordt onder andere gerapporteerd over de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde informatieverzorging en analyses van de informatie in de jaarrekening.

7. Accountantsverklaring

In de accountantsverklaring wordt – op de wettelijk voorgeschreven wijze – de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid.

7.1. Controleverklaring op de belastingopbrengsten

Het GBT verzoekt de accountant tevens per deelnemer een controleverklaring af te geven over de gerealiseerde belastingopbrengsten. De belastingopbrengsten zelf zitten in de jaarrekening van de deelnemende gemeenten en maken derhalve geen onderdeel uit van de jaarrekening van GBTwente.

8. Vaststellen door algemeen bestuur

Dit controleprotocol inclusief bijlage is vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente d.d. 21 juni 2019.

Bijlage 1 Overzicht van relevante externe wetgeving en interne regelgeving GBT

(normenkader 2019)

Onderwerp

Wetgeving

Regelgeving

Algemeen • Gemeentewet

• Wet gemeenschappelijke regelingen

• Algemene Wet Bestuursrecht • Gemeenschappelijke regeling Gemeentelijk Belastingkantoor Twente

Begroting en verantwoording • Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) • Financiële verordening ex. artikel 212 Gemeentewet

Belastingen • Gemeentewet

• Wet BRP

• Wet waardering Onroerende Zaken

• Invorderingswet 1990

• Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen

• Algemene wet inzake rijksbelastingen (Awr)

• Wet op de Omzetbelasting

• Wet op de Vennootschapsbelasting

• Gemeenschappelijke regeling

• Contracten / DVO’s met deelnemende gemeenten

• Verordeningen deelnemende gemeenten

• Leidraad Invorderingen GBT 2019

• Uitvoeringsregeling GBT 2019

• Incassoreglement GBT 2019

• Besluit Bestuurlijke Boeten GBT 2016

Inkoop • Europese wetgeving aanbestedingsrecht

• Aanbestedingswet

• VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden Levering en Diensten

• GIBIT

Personeels(lasten) • Ambtenarenwet

• Fiscale wetgeving

• Sociale verzekeringswetten

• CAR/UWO

• Wet normering bezoldiging

topfunctionarissen publieke en

semipublieke sector (Wnt)

• Arbeidsvoorwaardenregeling EAR

• Gedragscode ambtelijke integriteit

Financiën • Wet financiering decentrale overheden

• Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)

• Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gemeente Hengelo, afdeling financiën

Ondertekening

Secretaris

………………………………….

Voorzitter

…………………………………….

De heer dr. R. Toet De heer A.L. Langius