4.1 Te hanteren aanbestedingsprocedures
Eén van de uitgangspunten van de Aanbestedingswet 2016 is, dat de toegang van marktpartijen niet beperkt mag worden. Ook de OMWB hanteert dit uitgangspunt. In dit kader kan het op de markt zetten van omvangrijke opdrachten disproportioneel zijn. Het is dan ook niet toegestaan onnodig opdrachten samen te voegen. Bijvoorbeeld door het samenvoegen van ongelijksoortige opdrachten. Omvangrijke opdrachten dienen opgedeeld te worden in percelen om op deze manier niet een belangrijk deel van de markt uit te sluiten.
Voordat de OMWB overgaat tot het starten van een nationale of Europese aanbesteding, moet onderzocht worden of er binnen de OMWB organisatie een directie of afdeling in staat is om, binnen de kaders van de wensen en eisen van de vraag, in de behoefte te voorzien.
Wanneer de eigen organisatie niet in de vraag kan voorzien, wordt overgegaan tot het in de markt zetten van de vraag. Dit gebeurt conform het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de OMWB en de Europese drempelwaarden die op dat moment van toepassing zijn.
Indien de marktontwikkelingen er aanleiding toe geven zal voor de desbetreffende aanbesteding worden beoordeeld in hoeverre innovatieve aanbestedingsvormen en -contractering kunnen worden toegepast.
Proportionaliteit bij keuze aanbestedingsstrategie
De aanbestedingsregelgeving onderscheidt een aantal procedures volgens welke aanbestedende diensten opdrachten in de markt kunnen zetten. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt aangegeven wat de meest aangewezen procedures zijn bij opdrachten met een waarde onder de Europese drempel en vanaf de grensbedragen.
Bij het bepalen van de hoogte van de grensbedragen is aangesloten bij hetgeen in de
Aanbestedingswet 2016 en de Gids Proportionaliteit is bepaald ten aanzien van de keuze van de procedure. Het voor de meervoudig onderhandse, de nationale en de Europese procedure geldende voorschrift van de Gids Proportionaliteit bepaalt dat bij de keuze welke procedure geschikt en proportioneel is.
Hierbij dient, in ieder geval acht te worden geslagen op:
- 1.
de omvang van de opdracht;
- 2.
de transactiekosten voor de aanbestedende diensten en de inschrijvers;
- 3.
het aantal potentiële inschrijvers;
- 4.
het gewenste eindresultaat;
- 5.
de complexiteit van de opdracht;
- 6.
het type van de opdracht en
- 7.
het karakter van de betreffende markt.
Voor opdrachten met een waarde onder of gelijk aan € 50.000,00 voor leveringen of diensten geldt dat de argumenten voor het vragen om meer dan één offerte in het algemeen niet opwegen tegen de lasten die voor ondernemers en aanbestedende diensten voortvloeien uit het organiseren van een aanbesteding met meerdere inschrijvers.
Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit hiermee aan bij de overweging in de Gids Proportionaliteit die stelt dat voor kleine opdrachten de enkelvoudig onderhandse opdrachtverstrekking in algemene zin de meest aangewezen procedure is. Vanzelfsprekend bestaat de mogelijkheid voor afdelingen en directies om bij opdrachten onder deze grensbedragen bij meerdere marktpartijen offerte aan te vragen, indien hier kansen liggen om tot betere opdrachtvoorwaarden met de leverancier te komen.
Voor opdrachten gelijk aan of boven de bovengenoemde grensbedragen tot € 150.000,00 geldt dat de hogere waarde van de opdracht rechtvaardigt dat meer leveranciers (minimaal 3 en maximaal 5) zich kunnen inschrijven.
Om ook hier een balans te houden met de lasten die dit voor leveranciers met zich meebrengt geldt de meervoudig onderhandse procedure hier als het meest aangewezen.
Gelijk aan of boven de drempel van € 150.000,00 voor leveringen en diensten en tot de Europese drempel wordt de openbare aanbestedingsprocedure, al dan niet met voorselectie beschouwd als best toepasbaar..
Waardebepaling van een opdracht
Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden vastgesteld conform de Aanbestedingswet 2012, geldend vanaf 1-7-2016 t/m heden. Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde wordt vastgesteld door alle gelijksoortige behoeften van alle organisatieonderdelen over de gehele contractperiode (inclusief opties tot verlenging) op te tellen. De OMWB is één opdrachtgever.
Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, moeten de behoeften over 48 maanden worden opgeteld.
In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een aanbestedingsprocedure te ontduiken. Bij twijfel kiest de OMWB ervoor om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen.
Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingswijzen onder de Europese drempel
Boven de ondergrens (€ 50.000,00) bestaat de verplichting om meervoudig onderhands c.q. openbaar aan te besteden, tenzij een daartoe op grond van het vigerende mandaatbesluit bevoegde functie (bijvoorbeeld een directielid) beslist, dat er sterke argumenten zijn om een andere marktbenadering te kiezen.
Wanneer men bijvoorbeeld eigenlijk openbaar zou moeten gaan, kan op basis van gegronde argumenten enkelvoudige of meervoudig onderhandse marktbenadering worden toegepast. De argumenten moeten op schrift worden gesteld en worden getoetst en van advies voorzien door Inkoop, alvorens ze bij de gemandateerde functie ter goedkeuring worden voorgelegd. Deze motiveringsplicht is een belangrijke verplichting binnen de Aanbestedingswet 2012, geldend vanaf 1-7-2016. Naast de motivering voor de gekozen procedure zijn er meer momenten waar de motiveringsplicht geldt. In het reglement wordt hier op in gegaan. Van de Europese aanbestedingsprocedure kan niet worden afgeweken.
4.2 Te hanteren selectie- en gunningcriteria
De eisen en criteria worden objectief opgesteld. Selectiecriteria (waaronder uitsluitinggronden, geschiktheideisen) hebben betrekking op de kwalitatieve beoordeling van inschrijvers dan wel gegadigden. Gunningcriteria hebben betrekking op de beoordeling van de inschrijvingen.
Selectiecriteria
Selectiecriteria zijn eisen waaraan een gegadigde moet voldoen om voor een uitnodiging tot inschrijving in aanmerking te komen.
Bij de selectiecriteria wordt onderscheid gemaakt in:
- •
uitsluitingeisen toetsen aan de door de wet gestelde eisen;
- •
geschiktheideisen toetsen de geschiktheid van gegadigden of inschrijvers.
Gunningcriteria
Gunning dient plaats te vinden op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij naast prijs ook kwaliteit en andere aspecten een rol spelen. In een zeer beperkt aantal gevallen is het toegestaan te gunnen op ‘laagste prijs’, mits onderbouwd. In het inkoop- en aanbestedingsreglement is hier een nadere invulling aan gegeven.
De wijze waarop inschrijvingen worden beoordeeld wordt beschreven in de aanbestedingsdocumenten conform de richtlijnen die de Aanbestedingswet 2012, geldend vanaf 1-7-2016 t/m heden, geeft, waar de Gids Proportionaliteit en de klachtenregeling onderdeel van uitmaken.
De OMWB beoogt met de opgestelde gunningcriteria de markt zoveel mogelijk de gelegenheid te geven om onderscheidende (kwalitatieve/innovatieve) aanbiedingen uit te brengen.
4.3 Omgang met leveranciers
Afhankelijkheid
De OMWB streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers zowel vóór, tijdens als na de contractperiode. De OMWB moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van de Ondernemer).
De OMWB vindt het onwenselijk dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. De OMWB kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten en mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad).
Dit doet OMWB door het houden van marktconsultaties en actieve marktoriëntaties, waarbij leveranciers worden uitgenodigd en uitgedaagd om met ideeën en nieuwe ontwikkelingen te komen.
Gelijke kansen voor ondernemers
De OMWB streeft ernaar om haar opdrachten voor zoveel mogelijk (kleine) partijen toegankelijk te maken binnen de mogelijkheden die de Aanbestedingswet 2016 hiervoor biedt. Stuurmiddelen hiervoor zijn het gebruik van percelen binnen (Europese) aanbestedingen, het toestaan van combinaties en onderaanneming, verminderen van de administratieve lasten en het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningcriteria (proportionaliteit).
Lokale economie
De OMWB hecht een grote waarde aan stimuleren van de locale economie, vandaar dat de OMWB bij enkelvoudige en meervoudige onderhandse opdrachten kiest om lokale partijen uit te nodigen. Voorwaarde is wel dat er lokale partijen zijn en dat er tegen een juiste prijs/kwaliteit geleverd wordt.
Onder een lokale partij wordt verstaan die onderneming die gevestigd is binnen de gemeentegrenzen van de opdrachtgevende gemeenten.
Evaluatie leveranciers
De OMWB gaat opdrachtnemers op periodieke basis evalueren. De evaluaite moet transparant, objectief, non-discriminatoir en proportioneel zijn. Deze evaluaties kunnen, invloed hebben op een mogelijke contractverlenging en/of opdrachtverstrekking binnen raamcontracten.
Daarnaast kunnen deze evaluaties, binnen de daartoe aangepaste mogelijkheden van de Aanbestedingswet 2012, invloed hebben op toekomstige aanbestedingen, mits er sprake is van een toereikende dossiervorming.