Besluit van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht houdende regels omtrent budget- en kredietbeheer (Regeling budget- en kredietbeheer Meerinzicht 2019)

Het Bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Meerinzicht (hierna Meerinzicht),

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 11 van de “Financiële verordening Meerinzicht 2018”, die op 24 januari 2018 door het Bestuur is vastgesteld,

BESLUIT

vast te stellen:

“Regeling budget- en kredietbeheer Meerinzicht 2019”

Artikel 1: Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

Bestuur	Het Bestuur als bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht.
Directieraad	De Directieraad als bedoeld in de Gemeenschappelijke regeling Meerinzicht.
Domeindirecteur	1. De directeur van het domein Bedrijfsvoering of diens plaatsvervanger. 2. De directeur van het domein Sociaal of diens plaatsvervanger.
Medewerker	Een natuurlijk persoon in dienst van Meerinzicht, een door Meerinzicht ingehuurde medewerker, een bij Meerinzicht gedetacheerde medewerker.
Budgetverantwoordelijke	Budgetverantwoordelijke is degene die de verantwoordelijkheid draagt over het beheer van de budgetten en/of kredieten en de uitvoering van de daarbij behorende taakstellingen, voor zover deze behoren bij zijn of haar organisatieonderdeel (of projectorganisatie).
Budgetbeheerder	Budgetbeheerder is degene (eigen medewerker of inhuur) aan wie het beheer van budgetten en kredieten is opgedragen.
Budget	Onder budget wordt verstaan de middelen die op de exploitatie van de begroting beschikbaar zijn gesteld (baten en lasten).
Krediet	Onder krediet wordt verstaan de in de begroting beschikbaar gestelde uitgaven en inkomsten van investeringen (een zaak die meerjarig nut genereert).
Budgetcompensatie	Onder budgetcompensatie wordt verstaan het zodanig schuiven met een in de exploitatie opgenomen budget dat het hierbij behorende, in de exploitatie opgenomen, bestedingsdoel wijzigt in een ander, eveneens in de exploitatie opgenomen, bestedingsdoel. Op budgetcompensatie binnen het domein Sociaal zijn de bepalingen van de desbetreffende brongemeenten van toepassing en budgetcompensatie binnen het domein Sociaal heeft dus enkel betrekking op de budgetten van de desbetreffende brongemeenten.

Artikel 2: Budgetverantwoordelijke

• 2.1 De domeindirecteur is verantwoordelijk voor de budgetten en/of kredieten en de uitvoering van de daarbij behorende taakstellingen binnen het eigen domein. De domeindirecteur Sociaal is daarnaast binnen Meerinzicht verantwoordelijk voor (de inzet van) de programmagelden (en/of eventuele kredieten en taakstellingen) van de brongemeenten. De domeindirecteur legt verantwoording af aan de Directieraad over het gevoerde budget- en kredietbeheer binnen het eigen domein.

• 2.2 De domeindirecteur kan medewerkers aanwijzen als budgetverantwoordelijke. In beginsel zijn de afdelingshoofden budgetverantwoordelijken van het eigen organisatieonderdeel. Van deze aanwijzingen wordt een overzicht bijgehouden. Voor de budgetten en/of kredieten waarvoor geen budgetverantwoordelijke wordt aangewezen, blijft de domeindirecteur zelf verantwoordelijk.

• 2.3 De budgetverantwoordelijke kan budgetbeheerders aanwijzen en budgetten en/of kredieten toedelen, maar kan ook zelf budgetbeheerder zijn.

• 2.4 De budgetverantwoordelijke verstrekt de domeindirecteur, de Directieraad en het Bestuur op hun verzoek alle informatie over het beheer van aan hem toegekende budgetten en/of kredieten.

• 2.5 De budgetverantwoordelijke controleert voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen en daaruit voortvloeiende uitgaven of het daarvoor beschikbaar gestelde budget en/of krediet toereikend is.

• 2.6 De budgetverantwoordelijke rapporteert tenminste over budget- en kredietafwijkingen in overeenstemming met de Financiële verordening Meerinzicht.

• 2.7 De functie van budgetverantwoordelijke is niet verenigbaar met een functie waarin een opdracht gegeven kan worden voor een betaling, een betaalopdracht gecreëerd kan worden, autorisatie van een betaling kan plaatsvinden en functies die belast zijn met applicatiebeheer van financiële systemen.

• 2.8 De budgetverantwoordelijke draagt zorg voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden verbonden aan de onder zijn verantwoordelijkheid vallende budgetten en/of kredieten dat voldaan wordt aan de eisen van doelmatig en doeltreffend beheer. Hij neemt hierbij de door de domeindirecteur, de Directieraad en het Bestuur gestelde kaders en richtlijnen in acht.

• 2.9 De budgetverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen en prestaties welke gekoppeld zijn aan de toegekende budgetten en/of kredieten.

• 2.10 De budgetverantwoordelijke van wie het budget en/of krediet ontoereikend is om een voorgenomen uitgaaf te dekken, is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het advies (aan het Bestuur) waarin (aanvullende) dekking voor de betreffende uitgaaf wordt aangegeven.

Artikel 3: Budgetbeheerder

• 3.1 De budgetbeheerder is de door een budgetverantwoordelijke schriftelijk aangewezen medewerker aan wie het beheer van budgetten en/of kredieten is opgedragen. Van deze aanwijzingen wordt een overzicht bijgehouden.

• 3.2 Indien geen medewerker is aangewezen is de budgetverantwoordelijke tevens budgetbeheerder.

• 3.3 De budgetbeheerder controleert voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen en daaruit voortvloeiende uitgaven of het daarvoor beschikbaar gestelde budget en/of krediet toereikend is.

• 3.4 De budgetbeheerder rapporteert tenminste over budget- en kredietafwijkingen in overeenstemming met de Financiële verordening Meerinzicht.

• 3.5 De budgetbeheerder draagt zorg voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden verbonden aan het aan hem toevertrouwde budget en/of krediet dat voldaan wordt aan de eisen van doelmatig en doeltreffend beheer.

• 3.6 De budgetbeheerder dient te allen tijde inzicht te kunnen geven in de aangegane financiële verplichtingen.

• 3.7 Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgetbeheerder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget en/of krediet beschikbaar is danwel beschikbaar komt.

• 3.8 De functie van budgetbeheerder is niet verenigbaar met een functie waarin een opdracht gegeven kan worden voor een betaling, een betaalopdracht gecreëerd kan worden, autorisatie van een betaling kan plaatsvinden en functies die belast zijn met applicatiebeheer van financiële systemen.

• 3.9 Een budgetbeheerder signaleert (dreigende) budget- en kredietafwijkingen en (dreigende) afwijkingen van de bijbehorende taakstellingen en overlegt in voorkomende gevallen met betrokken adviserende ambtenaren en/of budgetbeheerders en/of budgetverantwoordelijken over budgetcompensatie.

Artikel 4: Vervanging

• 4.1 Bij afwezigheid van de budgetverantwoordelijke worden de aan hem opgedragen bevoegdheden in het kader van budget- en kredietbeheer uitgeoefend door diens plaatsvervanger. Een plaatsvervanger wordt aangewezen door de domeindirecteur.

• 4.2 Bij afwezigheid van de plaatsvervanger als bedoeld in het eerste lid, wordt de bevoegdheid uitgeoefend door de domeindirecteur.

• 4.3 De domeindirecteur wordt als budgetverantwoordelijke vervangen door een door hem aan te wijzen medewerker in dienst van Meerinzicht.

Artikel 5: Spelregels budgetten

• 5.1 Een opdracht voor de levering van een product en/of dienst wordt eerst geplaatst nadat is komen vast te staan dat het budget ten laste waarvan de factuur moet worden gebracht voldoende dekking biedt.

• 5.2 Indien geen toereikend budget aanwezig is, kan door de budgetverantwoordelijke dan wel de domeindirecteur besloten worden tot budgetcompensatie. De budgetcompensatie wordt binnen de begroting van Meerinzicht vastgelegd. In lijn met de begripsbepaling “budgetcompensatie” (artikel 1) gelden de bepalingen van de brongemeenten voor budgetcompensatie binnen het domein Sociaal.

• 5.3 De na afloop van een boekjaar resterende budgetten in het kader van de bedrijfsvoering van Meerinzicht vallen vrij in het rekeningresultaat van dat boekjaar. Voor zover resterende budgetten in een volgend begrotingsjaar alsnog aangewend moeten worden, kunnen die budgetten voor het daarop volgende boekjaar beschikbaar worden gehouden onder de volgende voorwaarden:

  • a. het, voor de uitvoering van een specifieke taak, begrote bedrag is (deels) ongebruikt, én

  • b. het budgetrestant bedraagt minimaal € 10.000, én

  • c. de budgetverantwoordelijke/budgetbeheerder toont aan dat de taak in het boekjaar niet (volledig) is uitgevoerd, én

  • d. de budgetverantwoordelijke/budgetbeheerder toont aan dat de taak in het, op het boekjaar volgende jaar daadwerkelijk uitgevoerd wordt;

  • e. als de taken in het volgende boekjaar nog niet uitgevoerd zijn, vallen de budgetten alsnog vrij in het rekeningresultaat van dat jaar.

    Het - met inachtneming van deze voorwaarden - beschikbaar houden van de resterende budgetten gebeurt door de posten “Onderhanden werk” als onderdeel van het rekeningsaldo na bestemming over te brengen naar het daarop volgende boekjaar.

• 5.4 De na afloop van een boekjaar resterende budgetten in het kader van het domein Sociaal vallen aan de desbetreffende brongemeente toe die beslist over een eventuele aanwending in het volgende begrotingsjaar.

Artikel 6: Spelregels kredieten (domein Bedrijfsvoering)

• 6.1 Een opdracht voor de levering van een product en/of dienst wordt eerst geplaatst nadat is komen vast te staan dat het krediet ten laste waarvan de factuur moet worden gebracht voldoende dekking biedt.

• 6.2 In die gevallen waarin onzekerheid bestaat over de noodzaak of haalbaarheid van een kapitaaluitgaaf, dan wel dat de hoogte van de kapitaaluitgaaf niet op voorhand duidelijk is, kan aan het Bestuur geen krediet worden gevraagd.

• 6.3 De kosten die worden gemaakt om de noodzaak of haalbaarheid van een kapitaaluitgaaf te onderzoeken komen te allen tijde ten laste van de exploitatiebegroting.

• 6.4 Indien geen toereikend krediet aanwezig is kan, op advies van de budgetverantwoordelijke, een aanvullend krediet worden gevraagd, binnen de ter beschikking gestelde middelen. Daarbij wordt aangegeven op welke wijze de met deze aanvraag samenhangende extra kapitaallasten zullen worden gedekt.

• 6.5 Wanneer na aanbesteding blijkt dat het toegekende krediet te hoog is wordt dit neerwaarts bijgesteld. Wanneer blijkt dat het toegekende krediet niet voldoende is volgt de budgetverantwoordelijke de gebruikelijke procedure om verhoging van het budget te vragen (zie artikel 2.10).

• 6.6 Kredieten die ouder zijn dan twee jaar worden bij de jaarrekening afgesloten, tenzij het Bestuur voor afloop van het boekjaar besloten heeft deze door te schuiven naar een later jaar.

• 6.7 Restant kredieten lopen naar een volgend boekjaar over nadat de betreffende budget- verantwoordelijke hiertoe heeft verzocht. Restant kredieten waarop tijdens het boekjaar geen uitgaven zijn verantwoord kunnen slechts opnieuw naar het volgend boekjaar overlopen indien in het verzoek wordt aangetoond dat op de restant kredieten in het volgend boekjaar daadwerkelijk uitgaven zullen worden gedaan.

• 6.8 Na realisatie van het kapitaalgoed wordt het betreffende krediet ultimo boekjaar afgesloten.

Artikel 7: Slotbepalingen

• 7.1 Deze regeling treedt op de dag na bekendmaking in werking en werkt terug tot en met 1 juli 2019 onder gelijktijdige intrekking van de Regeling budget- en kredietbeheer Meerinzicht 2018, zoals vastgesteld op 23 mei 2018.

• 7.2 Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling budget- en kredietbeheer Meerinzicht 2019”.

Vastgesteld in de vergadering van het Bestuur van 10 juli 2019.

De secretaris,

A.M. Weststrate.

De voorzitter,

J. de Jong.