Regeling aanwijzing elektronische weg voor bestuurlijke berichten en overige elektronische berichten bestuursorganen Belastingsamenwerking West-Brabant.

Hoofdstuk 1 Begripsbepaling, reikwijdte en doeleinden

Artikel 1

Afzender:	Burger, bedrijf, instelling of ander overheidsorgaan die of dat gebruik maakt van elektronisch verkeer als communicatiemiddel.
Functionele postbus:	Elektronische postbus door een bestuursorgaan van de Belastingsamenwerking West-Brabant specifiek gekoppeld aan een product of dienst met een op de website of op andere wijze door het bestuursorgaan aangegeven e-mailadres.
Bestuurlijke berichten:	Elektronische verzoeken, aanvragen, aangiften, bezwaarschriften, klachten en besluiten die worden ontvangen of verzonden namens het bestuursorgaan.
Bestuursorgaan:	Een bestuursorgaan van de Belastingsamenwerking West-Brabant, zijnde het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de voorzitter, de heffingsambtenaar, de invorderingsambtenaar en de belastingdeurwaarder.
DigiD:	De Digitale Identiteit voor burgers ter verificatie van identiteit en handtekening.
eHerkenning:	Inlogvoorziening voor bedrijven om online betrouwbaar en veilig zaken te doen met de overheid.
Overige elektronische berichten:	Informatie die in de vorm van e-mailberichten of door middel van berichten via een webformulier op de website van de Belastingsamenwerking, dan wel een webformulier op een website waarvan de Belastingsamenwerking West-Brabant gebruik maakt, zoals de Berichtenbox (https://mijnoverheid.nl), is verzonden. Alle overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld fax, SMS-, twitter-, facebook en WhatsApp-berichten (of vergelijkbare diensten) dan wel andere berichten via de sociale media, zijn van deze regeling uitgesloten.
Website:	De internetsite van de Belastingsamenwerking West-Brabant.
Geverifieerd E-mailadres:	E-mailadres van een persoon, bedrijf of andere overheid waarvan het bestaan en de bruikbaarheid voor het elektronisch bestuurlijk verkeer door de Belastingsamenwerking West-Brabant is vastgesteld.
Ontvanger:	Burger, bedrijf, instelling of ander overheidsorgaan die of dat kenbaar heeft gemaakt van het elektronisch verkeer gebruik te maken.
Webformulier:	Het formulier dat op de website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg.

Hoofdstuk 2 Reikwijdte

Artikel 2

• 1. Deze regeling is van toepassing op het elektronisch verkeer voor zover bij wet niet anders is bepaald.

• 2. Tot de elektronische berichten, als bedoeld in artikel 2 lid 1 behoren ook de verzend- en ontvangstinformatie en de documenten die op elektronische wijze aan de berichten zijn gekoppeld.

Hoofdstuk 3 Ontvangen van bestuurlijke en overige elektronische berichten

Artikel 3

• 1. Berichten kunnen elektronisch naar de Belastingsamenwerking West-Brabant worden verzonden.

• 2. Bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier dan wel een webformulier op een website waarvan de Belastingsamenwerking West-Brabant gebruik maakt.

• 3. Overige elektronische berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier of een webformulier op een website waarvan de Belastingsamenwerking West-Brabant gebruik maakt of zijn verstuurd aan een functionele postbus.

• 4. Aanvullende informatie en bijlagen kunnen digitaal ingevoegd worden bij het te gebruiken webformulier.

• 5. Aanvullende informatie en bijlagen kunnen per gewone post worden nagezonden voor zover dit op het webformulier wordt aangekondigd en het digitale kenmerk op de nagezonden bescheiden wordt aangegeven.

• 6. De technische eisen en voorwaarden die worden gesteld aan het elektronische verkeer zoals de programmatuur en de grootte van bijlagen/bestanden en het gebruik van een format worden op de website van de Belastingsamenwerking West-Brabant vermeld en in de elektronische ontvangstbevestiging die uitgaat wanneer een elektronisch bericht per e-mail wordt ontvangen.

• 7. Bestuurlijke en overige elektronische berichten die niet aan de technische eisen en voorwaarden voldoen als bedoeld in het vorige lid, of waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, of de maximale e-mailgrootte overschrijden, of een virus of spam bevatten of die een bulkmailing zijn worden geweigerd en niet in behandeling genomen.

• 8. Als het bestuursorgaan elektronische berichten op grond van het vorige lid niet in behandeling neemt, maakt het bestuursorgaan dit aan de afzender kenbaar.

• 9. Indien de wet eist dat een bericht aan een bestuursorgaan wordt ondertekend is, wanneer dit bericht per elektronische post wordt verzonden, een elektronische handtekening vereist die voldoet aan de eisen van de Wet elektronische handtekeningen.

• 10. Via een webformulier met DigiD of eHerkenning of door gebruik van een unieke inlogcode en/of wachtwoord dan wel via een webformulier op een website waarvan de Belastingsamenwerking West-Brabant gebruik maakt ontvangen bestuurlijke berichten worden beschouwd als ondertekende bestuurlijke berichten als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht.

• 11. Bij het verzenden van bestuurlijke en overige elektronische berichten naar de Belastingsamenwerking West-Brabant, waarbij de identiteit van de afzender van belang is, vermeldt de afzender naast zijn naam, adres en woonplaats, ten minste zijn e-mailadres en telefoonnummer. Door gemachtigden, bedrijven, instellingen en andere overheidsorganen worden de gegevens toegevoegd waaruit blijkt dat de ondertekenaar bevoegd is namens de burger, het bedrijf, de instelling of het andere overheidsorgaan te ondertekenen.

Artikel 4

Voor elektronische berichten die binnenkomen via een webformulier wordt automatisch een technische ontvangstbevestiging gestuurd. Voor overige elektronische berichten kan automatisch een technische ontvangstbevestiging worden gestuurd.

Hoofdstuk 4 Verzenden van bestuurlijke en overige elektronische berichten

Artikel 5

• 1. Berichten kunnen elektronisch door de Belastingsamenwerking West-Brabant worden verzonden.

• 2. Het bestuursorgaan kan documenten alleen elektronisch verzenden wanneer de ontvanger kenbaar heeft gemaakt dat deze via de elektronische weg bereikbaar is. Wanneer het bestuursorgaan een document elektronisch verzendt, zal het bestuursorgaan de bereikbaarheid van de ontvanger verifiëren.

• 3. Voor de verzending van bestuurlijke berichten aan belanghebbende of diens gemachtigde maakt het bestuursorgaan uitsluitend gebruik van de Berichtenbox (www.mijnoverheid.nl), voorzover belanghebbende of diens gemachtigde daarvoor toestemming heeft gegeven, of van de functionele postbus en het geverifieerde e-mailadres van belanghebbende of diens gemachtigde.

• 4. Indien een belanghebbende of diens gemachtigde heeft aangegeven via de elektronische weg voldoende bereikbaar te zijn kan het bestuursorgaan naar keuze gebruik maken van de elektronische of de schriftelijke weg voor het bestuurlijk verkeer, waaronder wordt begrepen de uitnodiging voor het horen en het overleggen van aanvullende informatie of gegevens ter voorbereiding van het besluit.

• 5. Voor de verzending van overige elektronische berichten maakt het bestuursorgaan gebruik van de Berichtenbox (www.mijnoverheid.nl), voorzover de afzender daarvoor toestemming heeft gegeven of de functionele postbus en het geverifieerde e-mailadres van de afzender.

• 6. Het bestuursorgaan maakt bij de verzending van elektronische berichten gebruik van de op grond van artikel 3 lid 6 geaccepteerde bestandsformaten.

Hoofdstuk 5 Inwerkingtreding en citeertitel

Artikel 6

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking en is van toepassing op elektronisch verkeer met de bestuursorganen van de Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking West-Brabant vanaf 1 juli 2019.

• 2. De Regeling Elektronisch bestuurlijk verkeer Belastingsamenwerking West-Brabant vastgesteld door de heffings- en invorderingsambtenaar van de BWB wordt ingetrokken met ingang van 1 juli 2019 met dien verstande dat de regeling van toepassing blijft op elektronische berichten ontvangen voor 1 juli 2019.

• 3. Deze regeling wordt aangehaald als: ‘Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer bestuursorganen Belastingsamenwerking West-Brabant 2019’.

Aldus vastgesteld op 21 juni 2019

Het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling

Belastingsamenwerking West-Brabant;

de secretaris, de voorzitter,

drs. P.C.A.M. Stoffelen drs. Th.J.J.M. Schots