Blad gemeenschappelijke regeling van RUD Zuid-Limburg

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
RUD Zuid-LimburgBlad gemeenschappelijke regeling 2019, 478Overige besluiten van algemene strekking



Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg 2019

HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE RUD ZUID-LIMBURG

 

Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2019,

 

BESLUIT:

 

Vast te stellen de navolgende:

 

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg 2019).

 

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

 

Artikel 1

1. In dit besluit en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    gemeenschappelijke regeling: de gemeenschappelijke regeling RUD Zuid-Limburg;

  • c.

    archiefverordening: de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2019;

  • d.

    archiefbescheiden: documenten en andere informatieobjecten, ongeacht hun vorm overeenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c, van de wet;

  • e.

    archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door het dagelijks bestuur aangewezen archiefbewaarplaats;

  • f.

    archivaris: de provinciearchivaris van de

  • g.

    beheerder: clusterhoofd Organisatie & Informatie van de provincie Limburg, belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht;

  • h.

    beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel / organisatieonderdelen;

  • i.

    beheer van archiefbescheiden: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • j.

    informatie: de in de artikel 1, onder c, van de wet bedoelde archiefbescheiden in papieren, digitale of andere vorm voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • k

    informatiesysteem: samenhangend geheel van documentatie, mensen, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

  • l.

    informatievoorziening: het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van de in de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling vastgelegde gegevens, kennis en informatie.

  • 2.

    Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op archiefbescheiden die op grond van de voor de gemeenschappelijke regeling geldende selectielijst (Provisa lijst) voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.

      

Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats

 

Artikel 2

  • 1.

    De in artikel 2 van de Archiefverordening bedoelde archiefbewaarplaats is de provinciale bewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum Limburg dat zich bevindt aan de Sint Pieterstraat 7, 6211 JM te Maastricht.

  • 2.

    In deze archiefbewaarplaats kunnen zich ook documenten met een afwijkend openbaar regime, zoals aangegeven in de door de beheerder bijgehouden depotstaat, bevinden.

 

Artikel 3

De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

 

 

 

 

Artikel 4

  • 1.

    Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van organen van het openbaar lichaam. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

  • 2.

    Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

 

Artikel 5

  • 1.

    De archivaris kan nadere regels stellen over de raadpleging en het verstrekken van reproducties van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

  • 2.

    De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur van de archiefbewaarplaats bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

 

Artikel 6

De archivaris doet eenmaal per 2 jaar verslag aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats zoals bedoeld in artikel 8 van de Archiefverordening.

 

Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening

 

Artikel 7

Als beheereenheid in de zin van dit besluit wordt het cluster Organisatie & Informatie van de provincie Limburg aangewezen.

     

Artikel 8

  • 1.

    De beheerder is belast met de informatievoorziening binnen de gemeenschappelijke regeling betreffende de door de dienst uitgevoerde taken, voor zover niet ontvangen of geproduceerd in het kader van taken die rechtstreeks voortvloeien uit de aan de dienst gemandateerde taken alsmede met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

  • 2.

    De beheerder draagt zorg voor een kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling voor zowel vernietigbare als permanent te bewaren archiefbescheiden.

  • 3.

    De beheerder draagt zorg voor een ordeningsstructuur als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling voor zowel vernietigbare als permanent te bewaren archiefbescheiden.

  • 4.

    De beheerder draagt zorg voor een metagegevensschema als bedoeld in artikel 19 van de Archiefregeling voor zowel vernietigbare als permanent te bewaren archiefbescheiden.

 

Artikel 9

De beheerder kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

 

Hoofdstuk IV Archiefvorming en –ordening

 

Productie en vernietiging van archiefbescheiden

 

Artikel 10

De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van de archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid gedurende de bewaartermijn tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

 

Artikel 11

De beheerder draagt er voor zorg dat bij het vervangen, wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende vervanging, selectie en vernietiging worden toegepast.

 

 

 

Artikel 12

Van archiefbescheiden, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een gewaarmerkt of geauthentiseerd exemplaar bewaard als archiefexemplaar.

 

Artikel 13

De beheerder draag – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor het verkeer en behandeling van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

 

Identificering van archiefbescheiden

 

Artikel 14

  • 1.

    De beheerder draagt er zorg voor, dat van archiefbescheiden, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer de archiefbescheiden zijn ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak zij betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van de archiefbescheiden zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. 

  • 2.

    Ten aanzien van archiefbescheiden dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. Minimaal worden de verplichte gegevens opgenomen die zijn bepaald in het metagegevensschema als bedoeld in artikel 19 van de Archiefregeling.

  • 3.

    Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, dien niet benodigd zijn in het kader van de uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met een burger.

 

Artikel 15

De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van archiefbescheiden en hun afdoeningstermijn worden bewaakt.

 

Ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden

 

Artikel 16

  • 1.

    De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

  • 2.

    De beheerder draagt er zorg voor dat tijdig conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling plaatsvindt.

  • 3.

    De beheerder stelt de archivaris tijdig in kennis over plannen betreffende conversie, migratie of emulatie van archiefbescheiden en over plannen betreffende ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem.

 

Artikel 17

  • 1.

    In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het orgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

  • 2.

    Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

  

Hoofdstuk V Beheer van archiefbescheiden

 

Bewaring van archiefbescheiden

 

Artikel 18

De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

 

Artikel 19

De beheerder draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, besturingsprogrammatuur en toepassingsapparatuur wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

 

Artikel 20

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten worden in een zo vroeg mogelijk stadium aan de archivaris meegedeeld. Besluiten betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven, na advies van de archivaris, goedkeuring van het dagelijks bestuur.

 

Beveiliging en raadpleging van archiefbescheiden

 

Artikel 21

De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status in aanmerking komen.

 

Artikel 22

De beheerder laat bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend of geraadpleegd en laat controle uitoefenen op de tijdige terug bezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de beheerder.

 

Artikel 23

Het is verboden archiefbescheiden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

 

Artikel 24

  • 1.

    De beheerder draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

  • 2.

    Raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het dagelijks bestuur slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

  • 3.

    Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het dagelijks bestuur voorwaarden verbinden.

 

Vervanging van archiefbescheiden

 

Artikel 25

Besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit, worden vastgesteld na positief advies van de archivaris.

 

Artikel 26

Besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit, worden vastgesteld na positief advies van de archivaris.

 

Artikel 27

Overdracht van documenten aan een andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in artikel 29 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het dagelijks bestuur na advies van de archivaris.

 

Selectie en vernietiging van archiefbescheiden

 

Artikel 28

  • 1.

    De beheerder zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van archiefbescheiden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

  • 2.

    Ingeval van selectie voor vernietiging worden de archiefbescheiden voorzien van een kenmerk, dat de grondslag voor vernietiging en de bewaartermijn aangeeft.

 

Artikel 29

De beheerder stelt, alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan, voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke geldt als een machtiging tot vernietiging.

 

Overbrenging van archiefbescheiden

 

Artikel 30

  • 1.

    Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen archiefbescheiden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

  • 2.

    Bij bewerking van archiefbescheiden voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats worden de richtlijnen toegepast die zijn opgesteld door de archivaris.

 

Hoofdstuk VI Slotbepalingen

 

Artikel 31

Het Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg van 1 juli 2013 wordt ingetrokken.

 

Artikel 32

Dit besluit treedt in werking op 16 mei 2019.

 

Artikel 33

Dit besluit wordt aangehaald als Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg 2019.

 

  

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 8 mei 2019

 

   

De secretaris, De voorzitter,