Blad gemeenschappelijke regeling van RUD Zuid-Limburg
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| RUD Zuid-Limburg | Blad gemeenschappelijke regeling 2019, 478 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg 2019
HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE RUD ZUID-LIMBURG
Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2019,
Vast te stellen de navolgende:
Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg 2019).
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
1. In dit besluit en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
- i.
- j.
- k
- l.
- 2.
Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats
- 1.
- 2.
De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
- 1.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van organen van het openbaar lichaam. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
- 2.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
- 1.
- 2.
De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur van de archiefbewaarplaats bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
De archivaris doet eenmaal per 2 jaar verslag aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats zoals bedoeld in artikel 8 van de Archiefverordening.
Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Als beheereenheid in de zin van dit besluit wordt het cluster Organisatie & Informatie van de provincie Limburg aangewezen.
- 1.
De beheerder is belast met de informatievoorziening binnen de gemeenschappelijke regeling betreffende de door de dienst uitgevoerde taken, voor zover niet ontvangen of geproduceerd in het kader van taken die rechtstreeks voortvloeien uit de aan de dienst gemandateerde taken alsmede met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
- 2.
- 3.
- 4.
De beheerder kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.
Hoofdstuk IV Archiefvorming en –ordening
Productie en vernietiging van archiefbescheiden
De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van de archiefbescheiden op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid gedurende de bewaartermijn tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De beheerder draagt er voor zorg dat bij het vervangen, wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende vervanging, selectie en vernietiging worden toegepast.
Van archiefbescheiden, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een gewaarmerkt of geauthentiseerd exemplaar bewaard als archiefexemplaar.
De beheerder draag – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor het verkeer en behandeling van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Identificering van archiefbescheiden
- 1.
De beheerder draagt er zorg voor, dat van archiefbescheiden, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer de archiefbescheiden zijn ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak zij betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van de archiefbescheiden zijn, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
- 2.
- 3.
Het vorige lid is niet van toepassing op documenten, dien niet benodigd zijn in het kader van de uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met een burger.
De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van archiefbescheiden en hun afdoeningstermijn worden bewaakt.
Ordening en toegankelijkheid van archiefbescheiden
- 1.
- 2.
- 3.
- 1.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het orgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
- 2.
Hoofdstuk V Beheer van archiefbescheiden
Bewaring van archiefbescheiden
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De beheerder draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, besturingsprogrammatuur en toepassingsapparatuur wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten worden in een zo vroeg mogelijk stadium aan de archivaris meegedeeld. Besluiten betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven, na advies van de archivaris, goedkeuring van het dagelijks bestuur.
Beveiliging en raadpleging van archiefbescheiden
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status in aanmerking komen.
De beheerder laat bijhouden welke archiefbescheiden uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend of geraadpleegd en laat controle uitoefenen op de tijdige terug bezorging ervan. Uitlening van archiefbescheiden is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de beheerder.
Het is verboden archiefbescheiden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
- 1.
- 2.
- 3.
Vervanging van archiefbescheiden
Besluiten tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit, worden vastgesteld na positief advies van de archivaris.
Besluiten tot vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit, worden vastgesteld na positief advies van de archivaris.
Overdracht van documenten aan een andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in artikel 29 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het dagelijks bestuur na advies van de archivaris.
Selectie en vernietiging van archiefbescheiden
- 1.
- 2.
De beheerder stelt, alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan, voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke geldt als een machtiging tot vernietiging.
Overbrenging van archiefbescheiden
- 1.
- 2.
Het Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg van 1 juli 2013 wordt ingetrokken.
Dit besluit treedt in werking op 16 mei 2019.
Dit besluit wordt aangehaald als Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg 2019.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van 8 mei 2019
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2019-478.html