Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2019

HET ALGEMEEN BESTUUR VAN DE RUD ZUID-LIMBURG

Gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 31 van de gemeenschappelijke regeling RUD Zuid-Limburg,

Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van de RUD Zuid-Limburg d.d. 27 maart 2019,

BESLUIT:

Vast te stellen de navolgende:

Verordening betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2019).

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a. archiefbescheiden: documenten en andere informatieobjecten, ongeacht hun vorm overeenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c, van de wet;

• b. archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door het dagelijks bestuur aangewezen archiefbewaarplaats;

• c. archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet;

• d. beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• e. beheereenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel / organisatieonderdelen;

• f. de wet: de Archiefwet 1995;

• g. archivaris: de provinciearchivaris van de provincie Limburg;

• h. gemeenschappelijke regeling: de gemeenschappelijke regeling RUD Zuid-Limburg;

• i. informatiesysteem: samenhangend geheel van documentatie, mensen, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

• j. ordeningssysteem: systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief Informatiebestand.

Hoofdstuk II De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 40 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 4

Het dagelijks bestuur draagt zorg dat voldoende, deskundig personeel beschikbaar is voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzameling, ongeacht hun vorm of status.

Artikel 5

• 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd gedurende de in de geldende Selectielijst voor (inter)gemeentelijke organen vastgestelde bewaartermijn.

• 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden in aanmerking komen.

Artikel 6

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Het dagelijks bestuur stelt voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht vast in het Besluit informatiebeheer 2019.

Artikel 8

Het dagelijks bestuur doet eenmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. Zij voegt daarbij het verslag dat de archivaris aan hen heeft uitgebracht aangaande het toezicht op de zorg en het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. (hoofd provincie)

Artikel 9

Het dagelijks bestuur ziet erop toe dat bij deelname door de gemeenschappelijke regeling in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersoon zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.

Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Artikel 11

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij de wet opdragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek (of vergelijkbaar niveau) als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 12

• 1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

• 2. De archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden, de ruimten en informatiesystemen waarin deze zich bevinden.

Artikel 13

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 14

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:

• a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting of ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;

• c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering, conversie, migratie of emulatie van een informatiesysteem;

• e. voorbereiding, invoering of wijziging van een ordeningssysteem;

• f. vervanging door reproducties, teneinde de vervangen bescheiden te vernietigen, conform artikel 7 van de wet.

Artikel 15

De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

Artikel 16

De Archiefverordening RUD Zuid-Limburg van 1 juli 2013 wordt ingetrokken.

Artikel 17

Deze verordening treedt in werking op 16 mei 2019.

Artikel 18

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening RUD Zuid-Limburg 2019.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 17 april 2019

De secretaris, De voorzitter,