Inkopen en aanbesteden zijn nauw aan elkaar verbonden. Het inkopen van leveringen, diensten en werken is het grotere geheel, waarvan aanbesteden een specifiek onderdeel is. Aanbesteden is een van de manieren om in te kopen. Kenmerkend voor deze wijze van inkopen is het gelijktijdig, onder dezelfde condities, voorwaarden en procedureregels in concurrentie op de markt brengen van de opdracht.
Het inkoopbeleid geeft het bestuurlijk kader voor de ambtelijke organisatie van GBLT bij het verwerven van leveringen en diensten bij ondernemers. Het beleid is een actualisatie van het vorige beleid uit 2016. In de vormgeving van het beleid is aansluiting gezocht bij de voorbeelden vanuit de Unie van Waterschappen en de vereniging van Nederlandse gemeenten. Dit resulteert in algemeen geformuleerde richtlijnen. Voor een goed begrip van de uitwerking in de praktijk is een kenschets van de bedrijfsvoering van GBLT waardevol.
GBLT is een uitvoeringsorganisatie van waterschappen en gemeenten voor belastingprocessen. De doelen van GBLT zijn (opnieuw) vastgesteld, waarbij bovenaan de lijst staan:
- •
aantoonbare verantwoording van belastingopbrengsten;
- •
juist volledig en tijdig opgelegd.
De belastingkasstroom die GBLT behartigt is jaarlijks meer dan € 600 miljoen. De eigen bedrijfsvoering van GBLT bedraagt ongeveer € 21 miljoen, waarvan ruim € 8 miljoen aan ingekochte leveringen en diensten. Gezien de verhouding tussen opbrengsten en kosten is de kwaliteit van het belastingproces voor de opdrachtgevers belangrijker dan de kosten. De hefboomwerking maakt dat de kwaliteit van de medewerkers, de data, de processen en de systemen de belangrijkste succesfactor zijn voor GBLT. Dat weerspiegelt zich ook in het inkoopbeleid. Bij GBLT focust de inkoop op de kwaliteit van de ingekochte leveringen en diensten.
Een nadere blik op de genoemde € 8 miljoen aan ingekochte waarde leert dat er drie belangrijke inkoopgebieden zijn; ICT (25%), arbeidscapaciteit (50%), postverwerking (15%). GBLT besteedt geen werken aan. Huisvestingsdiensten betrekt GBLT volledig en lumpsum bij de Gemeente Zwolle, een van de deelnemende opdrachtgevers. Deze voert een inkoopbeleid (met maatschappelijk verantwoorde uitgangspunten) dat in hoge mate dezelfde lijnen volgt als GBLT. Die inspanning hoeft GBLT niet over te doen. Het GBLT beleid is dus vooral relevant en effectief wanneer het toepasbaar is bij de inkoop van ICT, bij externe capaciteit en bij postverwerking (print/porti).
Gezien het feit dat het inkoopbeleid ondersteunend is aan het organisatiebeleid, is het voornamelijk gericht op de tactische en operationele beslissingen en processen. Strategisch beslissingen en processen, zoals make-or-buy afwegingen, worden over het algemeen voorafgaand aan het inkoopproces gemaakt. Denk hierbij aan het HRM capaciteitsbeleid en/of de ICT-visie. Deze zijn leidend voor de daarop volgende inkoopproces.
Jaarlijks heeft GBLT enkele tientallen aanbestedingen op de inkoopkalender staan. De meeste hebben een repetitief karakter, wat van invloed is op de vormgeving van het inkoopproces.