Besluit van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Avri houdende regels omtrent het informatiebeheer Besluit Informatiebeheer Avri 2018

Het Dagelijks Bestuur van Avri,

gelet op artikel 6 van de Archiefverordening Avri 2018;

overwegende dat:

• in het kader van de uitvoering van regionale taken informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd;

• deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van Avri;

• deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van Avri en van andere partijen of personen;

• deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van Avri en de democratische controle;

• deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van Avri in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed,

besluit vast te stellen het volgende

Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer van Avri (Besluit informatiebeheer Avri 2018.

Hoofdstuk I. Definities

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. archiefbewaarplaats: de door het Algemeen Bestuur overeenkomstig artikel 41 van de gemeenschappelijke regeling Avri aangewezen archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief Rivierenland;

• b. archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder de van de wet aangewezen archiefruimte;

• c. archivaris: de streekarchivaris van het Regionaal Archief Rivierenland;

• d. authenticeren: het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat;

• e. informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;

• f. informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;

• g. vorm (van de informatie): de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen;

• h. wet: Archiefwet 1995.

Hoofdstuk II. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer

Artikel 2 Strategisch Informatie Overleg

• 1. Het hoofd I&AInformatievoorziening en Automatisering (I&A) stelt een Strategisch Informatie Overleg in.

• 2. Het Strategisch Informatie Overleg dient om beleid en besluitvorming ten aanzien van het informatiebeheer en ten aanzien van de verwerving van archieven en documentaire collecties voor te bereiden.

• 3. In het Strategisch Informatie Overleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd.

Artikel 3 Kwaliteitssysteem

Het hoofd I&A zorgt ervoor dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

• 1. Het hoofd I&A is verantwoordelijk voor het informatiebeheer, voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 2. Het hoofd I&A zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van Avri en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.

• 3. De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:

  • a. de organisatie van het informatiebeheer;

  • b. de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen;

  • c. het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen;

  • d. procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;

  • e. het aanwijzen van een archiefruimte;

  • f. het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;

  • g. het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.

• 4. Het hoofd I&A zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.

Artikel 5 Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

• 1. De informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.

• 2. Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthenticeerd en door het organisatieonderdeel wordt bewaard.

• 3. Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:

  • a. informatiearchitectuur;

  • b. informatiebeveiliging en -geheimhouding;

  • c. duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.

• 4. Voor de beveiliging van informatie treft het hoofd I&A adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.

Artikel 6 Bewaartermijnen van de informatie

• 1. Het hoofd I&A zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2. Het hoofd I&A stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.

Artikel 7 Overbrenging

Indien het hoofd I&A op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.

Artikel 8 Beheervoorschriften voor overgebrachte informatie

Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen stelt de archivaris voorschriften op.

Hoofdstuk III. Slotbepalingen

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking daarvan in het blad gemeenschappelijk regeling Avri.

Artikel 10 Naamgeving

Dit besluit wordt aangehaald als het “Besluit informatiebeheer Avri 2018”.

Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van Avri in de vergadering van 13 maart 2019.

De secretaris,

E.J. de Vries

de voorzitter,

J. Reus