In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting behoeven.
Artikel 1. Begripsbepalingen
Enkele relevante begrippen uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele begripsbepalingen in aanvulling op de begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder kan worden aangewezen een specifieke functionaris zoals de directeur of een functionaris verantwoordelijk voor een onderdeel van de organisatie.
In deze beheerregeling wordt de directeur benoemd als hoofdverantwoordelijke voor het beheer. Deze verantwoordelijkheid is binnen de organisatie verdeeld in onder andere:
- •
het onderhouden van beleid en informatiearchitectuur: de adviseur informatiemanagement;
- •
het onderhouden van de middelen: ICT / applicatiebeheer (deels belegd bij de RID);
- •
ondersteuning van de werkprocessen: team Informatiemanagement (IM) en team Kwaliteit en Processen;
- •
uitvoering van informatiebeheer binnen de werkprocessen: de unitmanagers en teamleiders van de behandelende afdelingen.
De verdeling van de verantwoordelijkheden vindt haar weerslag in het kwaliteitssysteem en het Informatiebeleidsplan van de GR RDWI.
Artikel 2. Reikwijdte
De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op blijvend te bewaren informatie. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle informatie, ongeacht de bewaartermijn.
Artikel 3. Archiefbewaarplaats
Betreft een uitwerking van de bevoegdheid van het dagelijks bestuur om een archiefbewaarplaats aan te wijzen conform de Archiefwet.
Artikel 4. Taken beheerder
Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur voor het beheer van informatie in de ambtelijke organisatie wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van informatie zijn vastgelegd in hoofdstuk 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder meer over het bijhouden van een overzicht van informatie conform de vastgestelde ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van informatie en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het kwaliteitssysteem dat wordt toegepast.
Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van informatie alleen wordt uitgevoerd met voorafgaande goedkeuring van de directeur.
Artikel 5. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg
Het strategisch informatieoverleg (SIO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding. Het SIO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit. Daarnaast is een SIO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit.
In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat het dagelijks bestuur, na machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), bevoegd is tot vervreemding van informatie. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is geen machtiging vereist bij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel 7, tweede lid, van het Archiefbesluit hoeft het dagelijks bestuur in geval geen machtiging is vereist, ook geen advies van het SIO te overleggen.
Het ontwerpen van een selectielijst voor informatie van gemeenschappelijke regelingen wordt verzorgd door de VNG die daartoe een specifiek SIO inricht. De toepassing van deze selectielijst is na vaststelling door de minister van OCW verplicht. Lokaal dienen aanvullend besluiten te worden genomen over de selectie van informatie voor permanente bewaring die volgens deze selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5, eerste lid, aanhef en onder e, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om informatie die betrekking heeft op bijzondere gebeurtenissen of kwesties.
De advisering over archief wettelijke verplichtingen die niet als taken bij het SIO zijn belegd, wordt verzorgd door de gemeentelijke archiefinspecteur/informatie-adviseur .