Nota activabeleid VRU

1 Inleiding

In deze nota worden nadere regels gegeven ten aanzien van het investeren, waarderen en afschrijven van activa zoals bedoeld in de financiële verordening VRU (artikel 6). De wettelijke basis is zoals hierna beschreven.

1.1 Kader

In de Gemeentewet, die volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen ook van toepassing is de Veiligheidsregio, is opgenomen dat de raad (en bij een gemeenschappelijke regeling het algemeen bestuur) het financiële beleid vaststelt. Artikel 212 lid 2 letter a. van de Gemeentewet bepaalt dat in de door het algemeen bestuur vast te stellen financiële verordening in ieder geval de regels voor waardering en afschrijving van activa zijn opgenomen.

In de Financiële verordening Veiligheidsregio Utrecht (VRU) (13 december 2013) is in artikel 6 (Waardering & afschrijving vaste activa) het volgende bepaald:

• 1. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincie en gemeente (BBV), worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met ontvangsten van derden en de afschrijvingen. De afschrijvingen vinden plaats op basis van de lineaire methode, gebaseerd op de bedrijfseconomische levensduur van de activa.

• 2. Het algemeen bestuur kan nadere regels stellen met betrekking tot waardering en afschrijving.

In deze Nota worden dus de in lid 2 genoemde nadere regels gesteld ten aanzien van waardering en afschrijving (zie hoofdstuk 2: 1. Activeren en waarderen & 2. Afschrijven van activa). Daarnaast zijn nog aanvullende bepalingen van toepassing (zie hoofdstuk 2: 3. Berekening rente, 4. Egalisatiereserve kapitaallasten, 5 Investeringsbevoegdheid). Van deze aanvullende bepalingen kan door of namens het dagelijks bestuur gemotiveerd worden afgeweken.

Deze Nota activabeleid bakent dus de formele kaders af, waarbinnen het dagelijks bestuur alsmede de ambtelijke organisatie dienen om te gaan met investeringen en afschrijvingen. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere zichtbaar in de jaarrekening, de kadernota en de begroting. Met betrekking tot de te hanteren afschrijvingstermijnen zoals in deze nota genoemd, kan in de toekomst ook bij begroting(swijziging), wijziging van deze termijnen worden voorgesteld.

Aanleiding voor de wijzigingen die zijn opgenomen in de Nota activabeleid is gelegen in het besluit van het algemeen bestuur op 28 september 2016. Dit besluit maakte het actualiseren van deze nota activabeleid noodzakelijk op het gebied van: actualisatie van de subcategorieën activabeleid, vernieuwing BBV, gebruik en levensduur nieuwe TS-en en het, introduceren van de egalisatiereserve kapitaallasten.

Dit beleid treedt in werking per 01 januari 2017.

1.2 Leeswijzer

In hoofdstuk 2 is het beleid beschreven. In hoofdstuk 3 volgt een toelichting op het beleid (inclusief nadere omschrijvingen van definities). In hoofdstuk 4 zijn de afschrijvingstermijnen opgenomen.

2 Beleid

De onderstreepte blauwe termen worden verder uitgewerkt in hoofdstuk 3. Nadere Uitwerking.

2.1 Activeren en Waarderen

• A. Activa wordt gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met ontvangsten van derden en afschrijvingen.

• B. Aanschaffen met een meerjarig nut met een aanschafwaarde/ verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 en/of een kortere levensduur dan 2 jaar worden niet geactiveerd en direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• C. Kleding en persoonlijke uitrusting, worden niet geactiveerd voor zover deze op de persoon worden uitgeleverd.

• D. Onderhoudskosten worden niet geactiveerd. Uitzondering hierop is de renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen in eigendom van de VRU, dit wordt wel apart geactiveerd.

• E. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief worden op de waardering in mindering gebracht, bijvoorbeeld teruggaaf BPM. Komt het investeringsbedrag minus deze bijdrage onder de € 10.000 grens, dan vindt geen activering plaats.

• F. In de BBV is voorgeschreven dat activa wordt gewaardeerd (zie Waarderen) op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (art. 63 lid 1 BBV).

• G. Uren van eigen personeel worden niet geactiveerd.

• H. Reserves mogen niet in mindering worden gebracht op een investering.

• I. Activa wordt geactiveerd inclusief BTW.

• J. Voor materiele vaste activa, immateriële activa en financiële vaste activa zijn verschillende Waarderingsgrondslagen van toepassing.

2.2 Afschrijven van activa

• A. De VRU werkt met Lineaire Afschrijving.

• B. De afschrijvingstermijnen worden bepaald op basis van de verwachte gebruiksduur (economische levensduur) (zie afschrijven). Een aantal veel voorkomende investeringen met bijbehorende afschrijvingstermijnen zijn opgenomen in hoofdstuk 3.

• C. Bij begroting(swijziging) kunnen gemotiveerd wijzigingen in de afschrijvingstermijnen worden aangebracht.

• D. De Restwaarde wordt bij de bepaling van de afschrijvingsbedragen op nihil gesteld.

• E. De VRU past de Componentenbenadering toe bij het activeren met de daarbij behorende afschrijvingstermijnen.

• F. De afschrijving start op 1 januari van het jaar ná ingebruikname van het actief.

• G. Materieel met een restwaarde wordt in principe verkocht via een (openbare) veiling, tenzij door of namens het dagelijks bestuur expliciet anders wordt besloten (bijvoorbeeld inruil of het geven van een maatschappelijke bestemming aan materieel (om niet) zoals Stichting Brandweer Zonder Grenzen).

• H. Duurzame waardevermindering wordt op het moment van constatering onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar ten laste van het resultaat gebracht.

2.3 Berekening rente

• A. De berekening van rente start op 1 januari van het jaar ná ingebruikname van het actief.

• B. De rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari en wordt jaarlijks ten laste van de exploitatie gebracht.

2.4 Egalisatiereserve kapitaallasten

• A. Via het meerjarig investeringsplan wordt gestuurd op een meerjarig evenwicht tussen de begrote en gerealiseerde kapitaallasten (afschrijving en rente). Om de kosten van afschrijving en rente over de jaren te egaliseren wordt gebruik gemaakt van een egalisatiereserve. Tekorten dan wel overschotten op de kapitaallasten worden aan deze reserve onttrokken cq. gedoteerd.

• B. Boekwinst (opbrengst activa) of -verlies (versnelde afschrijving) bij afstoten van activa wordt ten gunste van de exploitatie gebracht en vervolgens via een dotatie/onttrekking gemuteerd in de reserve egalisatie kapitaallasten.

2.5 Investeringsbevoegdheid

• A. Autorisatie van de geplande investeringen vindt plaats door vaststelling van de programmabegroting.

• B. Het meerjarig investeringsplan maakt onderdeel uit van de betreffende programma’s.

• C. In het meerjarig investeringsplan wordt onderscheid gemaakt tussen twee Investeringscategorieën: vervangings- en nieuwe of uitbreidingsinvesteringen.

• D. Ten aanzien van de geplande vervangingsinvesteringen (voortzetting bestaand beleid) kan door of namens het dagelijks bestuur gemotiveerd afgeweken worden van de planning (vervroegen of uitstellen).

• E. Investeringen worden altijd beoordeeld door de Investeringscommissie voor een inhoudelijk advies. Als een voorgestelde investering niet is opgenomen in het meerjarig investeringsplan, dan dient deze investering eerst door of namens het dagelijks bestuur te worden goedgekeurd.

• F. Het investeringsbudget wordt, door of namens het dagelijks bestuur, gedurende 2 jaar ter beschikking gesteld. Daarna zal dit budget, indien noodzakelijk, opnieuw aangevraagd of verlengd moeten worden.

• G. Indien het investeringsbudget ontoereikend blijkt, dan kan door of namens het dagelijks bestuur ingestemd worden met een uitbreiding van het budget van maximaal 10% op voorwaarde dat dit kan worden gedekt binnen de bestaande begroting.

• H. Wijzigingen in omvang groter dan 10% dienen altijd vooraf aan het algemeen bestuur te worden voorgelegd in de vorm van een begrotingswijziging. Dit geldt eveneens voor verschuivingen tussen investeringsbudgetten en programma’s.

3 Nadere uitwerking

Activa	Materiële vaste activa •Investeringen met economisch nut: deze investeringen bieden de mogelijkheden om middelen te genereren en/of verhandelbaar zijn. •Investeringen met maatschappelijk nut (komt bij de VRU niet voor): investeringen met maatschappelijk nut hebben die mogelijkheden, onder economisch nut genoemd, niet. Immateriële vaste activa •Kosten sluiten geldleningen en saldo agio en disagio (zie voor nadere bepaling Artikel 63, BBV) •Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief (zie voor nadere bepaling Artikel 60, BBV) •Bijdrage aan activa in eigendom van derden. Financiële vaste activa •Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen •Leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen •Overige verstrekte langlopende leningen •Overige uitzettingen met een looptijd langer dan één jaar •Bijdragen aan activa in eigendom van derden
Afschrijven	Jaarlijks vermindert de waarde van een investering. Deze vermindering wordt afschrijving genoemd. Deze waardedaling wordt veroorzaakt door technische slijtage (technische levensduur) en/of economische veroudering (economische levensduur). Het af te schrijven bedrag hangt af van de gebruiksduur van de investering. Deze gebruiksduur bepaalt dan ook de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten. De afschrijving wordt berekend door het investeringsbedrag (in het jaar nadat het actief gereed is gemeld) te delen door het aantal jaren conform de in hoofdstuk 3 genoemde levensduur per activasoort.
BBV	Besluit Begroting en Verantwoording. Regelgeving omtrent het opstellen van begrotingen en jaarrekeningen van gemeenten en provincies.
Bijdragen aan derden	Bijdragen aan derden mogen worden geactiveerd als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden: •er moet sprake zijn van een investering door een derde; •de investering moet bijdragen aan de aan de VRU opgedragen publieke taak; •de derde moet zich verplicht hebben tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen; •de bijdrage moet kunnen worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft of de VRU de mogelijkheid heeft recht te doen gelden op de activa die samenhangen met de investering (bijv. middels pandrecht of hypotheekrecht). Als vast staat dat aan alle voorwaarden wordt voldaan moet de VRU de bijdrage behandelen als was het actief in kwestie in bezit van de VRU.
Bijdragen van derden	Hieronder vallen onder anderen: subsidie van het Rijk of Provincie of de terugontvangen BPM op voertuigen
Componenten benadering	De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief, afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waarde verloop van die individuele delen. Per samenstellend deel kunnen de economische gebruiksduren namelijk verschillen. Bij toepassen van deze benadering, worden afzonderlijke vervangingen opnieuw geactiveerd.
Investeringscategorieën	De investeringen worden in het meerjaren investeringsplan onderverdeeld in twee categorieën: •Nieuwe en uitbreidingsinvesteringen: dit zijn investeringen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of uitbreiding van de huidige activiteiten. Bijvoorbeeld een voertuig voor een nieuw specialisme. Deze investeringen worden expliciet benoemd in het door het algemeen bestuur vast te stellen (meerjarig) investeringsplan. •Vervangingsinvesteringen: dit zijn investeringen ten behoeve van de vervanging van een oud (bestaand) actief als gevolg van economische veroudering of slijtage. Deze investeringen zijn noodzakelijk om de bestaande bedrijfsvoering op hetzelfde kwaliteitsniveau uit te voeren of voorzieningen in stand te houden.
Kleding en persoonlijke uitrusting	Hieronder worden verstaan: Kleding/persoonlijke uitrusting, pagers en mobiele telefoons, maar geen brandweerhelmen.
Lineaire afschrijving	De lineaire afschrijvingsmethode houdt in afschrijven volgens een vast percentage van de aanschafprijs. Het jaarlijkse afschrijvingsbedrag is gelijk, terwijl de rentelasten jaarlijks afnemen. Dit laatste betekent dat de kapitaallasten (afschrijving + rente) jaarlijks een dalend verloop laten zien.
Onderhoudskosten	•klein onderhoud; keert jaarlijks terug. Dit is de reden dat deze uit de jaarlijkse budgetten bekostigd moeten worden en dat activering van de kosten niet mogelijk is; •groot onderhoud; het gaat om zaken die eens in de zoveel jaar moeten worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het (buiten) schilderwerk van een gebouw. Ook voor deze lasten geeft het BBV geen mogelijkheden tot activering. De keuze bestaat hierbij uit dekking van de kosten via exploitatie dan wel de vorming van een voorziening; •levensduur verlengend onderhoud; het onderscheid tussen groot onderhoud en levensduur verlengend onderhoud is vaak niet te onderscheiden. Ook is de termijn waarmee de levensduur eventueel wordt verlengd arbitrair. Daarom worden deze kosten niet geactiveerd; •renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen; renovatie en verbouwingen van bedrijfsgebouwen worden wel apart geactiveerd
Rente	Voor de toerekening van de rente aan de individuele activa, wordt aansluiting gezocht met de notitie rente 2017. Hierin is het volgende opgenomen: De omslagrente wordt bij de begroting berekend door de werkelijk aan de taakvelden toe te rekenen rente (in Euro’s) te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. De omslagrente moet vervolgens op consistente en eenduidige wijze worden toegerekend aan de individuele activa. Het is niet toegestaan om per investering of taakveld te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage. Het bij de begroting gecalculeerde omslagpercentage mag binnen een marge van 0,5% worden afgerond.
Restwaarde	De restwaarde vertegenwoordigt de schatting van de opbrengstwaarde tegen het huidige prijspeil, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van (delen van) het actief.
Waarderen	In het BBV is voorgeschreven dat activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (art. 63 lid 1 BBV). De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend. Ook kunnen de door derden in rekening gebrachte personele kosten die een directe relatie hebben met de vervaardiging van het actief (bijvoorbeeld ontwikkeling van software) wel worden geactiveerd.
Waarderingsgrondslagen	De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs verminderd met de afschrijvingen. Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief worden, conform artikel 62 BBV in mindering gebracht op de boekwaarde van de investering. De eventuele kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht, agio wordt direct ten gunste van de exploitatie gebracht. De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs, verminderd met de afschrijvingen. Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen worden - voor zover de VRU de bevoegdheid heeft tot het verstrekken ervan - gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs. De bijdragen aan activa in eigendom derden worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs verminderd met de afschrijvingen. Deze bijdragen worden lineair afgeschreven. Deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

4 Afschrijvingstermijnen

Om te komen tot een uniform afschrijvingsbeleid is in onderstaande tabel een overzicht opgenomen waarin per activasoort de economische levensuur wordt weergegeven waarover wordt afgeschreven.

De afschrijvingstabel is van toepassing op investeringen na 1 januari 2017.

De onderstaande opsomming is niet uitputtend. Voorts blijft het in incidentele gevallen, bijvoorbeeld indien de werkelijke levensduur sterk afwijkt, mogelijk af te wijken van de genoemde afschrijvingstermijnen. Ook bij jaarlijkse begroting(swijziging) kunnen wijzigingen c.q. aanvullingen in deze tabel worden aangebracht.

4.1 Afschrijvingstermijnen immateriële vaste activa

Soort actief	Sub-indeling soort actief	Afschrijvings - termijn	Toelichting
Onderzoek en ontwikkeling	Onderzoek en ontwikkeling van een actief	5 jaar (conform artikel 64 BBV lid 5)	Kosten ter voorbereiding van een investering worden in de betreffende investeringsbegroting meegenomen maar uiteindelijk apart van de investering geactiveerd. Afschrijving vindt plaats op basis van de afschrijvingstermijn van het actief ten behoeve waarvan de voorbereidingskosten worden gemaakt.

4.2 Afschrijvingstermijnen materiële vaste activa

Soort actief	Sub-indeling soort actief	Afschrijvings - termijn	Toelichting
Gronden en terreinen	Gronden en terreinen	Geen	Op gronden wordt niet afgeschreven.
Bedrijfsgebouwen	Nieuwbouw	40 jaar
	Renovatie en verbouwing (inclusief reconstructie en verbetering)	25 jaar
	Investeringen in panden van derden	15 jaar
Inventaris en installaties	Meubilair	10 jaar
	Inventaris (gebouwen)	10 jaar
	Installatie	15 jaar
ICT middelen	Tablets, laptops, PC’s en randapparatuur voor werkplekken	4 jaar	Was 5 jaar, kostenneutraal
	Licenties	Afhankelijk van de verwachte gebruiksduur (maximaal 10 jaar)
	Overige hardware/software	5 jaar
Vervoersmiddelen	Personenauto	8 jaar
	Personeel- materieelvoertuig	8 jaar
	Scooter	6 jaar
	Tankautospuit (nieuw)	20 jaar	Betreft tankautospuiten afkomstig uit de overeenkomsten met Ziegler (juni 2016).
	Tankautospuit (oud)	15 jaar	Betreft oude tankautospuiten door de VRU bij de regionalisering overgenomen van deelnemende gemeenten.
	Haakarmvoertuig	15 jaar
	Boot + trailer	15 jaar
	Motorspuitaanhanger	15 jaar
	Schuimblusvoertuig	15 jaar
	Verbindingscommando voertuig	16 jaar
	Vrachtauto	15 jaar
	Waterongevallenvoertuig	10 jaar
	Haakarmbak (plat)	20 jaar	Haakarmbak zonder/minimale inrichting
	Autoladder	15 jaar
	Hoogwerker	15 jaar
	Autoladder knikarm	15 jaar
	Commandohaakarmbak en specialistische haakarmbakken	15 jaar	Haakarmbakken met inrichting/opbouw
	Hulpverleningsvoertuig	15 jaar	Subcategorie gesplitst in twee subcategorieën
	Aanhangers, heftruck en overige bijzondere voertuigen	15 jaar	Subcategorie gesplitst in twee subcategorieën
Materiaal brandweer	Adembeschermende middelen en helmen (ABM) Zie tabel hierna	10 jaar	Betreft gemiddelde afschrijvingstermijn. Mogelijk dat in de toekomst deze zaken verder gespecificeerd worden met gedifferentieerde afschrijvingstermijnen.
	Chemiepakken en toebehoren (OGS) (zie tabel hierna)	8 jaar
	Valbeveiliging, klimmaterialen en specialistisch materieel ten behoeve van hoogteredding.	10 jaar
	Klein motorgereedschap (KMG) (zie tabel hierna)	10 jaar
	Meters (zie tabel hierna)	5 jaar
	Redgereedschap (RG) (zie tabel hierna)	10 jaar
	Slangen en watervoerende armaturen (SWA) (zie tabel hierna)	15 jaar
	Verbindingsmiddelen (VBM) (zie tabel hierna)	5 jaar
	Warmtebeeldcamera (WBC) (zie tabel hierna)	5 jaar
	AED	5 jaar
	Kleine blusmiddelen (KBM) (zie tabel hierna)	15 jaar
	Duiktoestellen en uitrusting duiker	7 jaar
	Overige inventaris voertuigen	8 jaar
	Apparatuur werkplaats t.b.v. voertuigen en materiaal.	10 jaar
	Kleding en persoonlijke uitrusting	Geen

4.3 Specificatie verzameltermen vaste activa

Soort actief (sub indeling)	Toelichting
Adembeschermende middelen (ABM)	Ademluchttoestel, ademluchtcilinder op ademluchttoestel, volgelaatsmasker en vluchtmasker
Chemie- en gaspakken en toebehoren (OGS)	Chemicaliën pak, chemicaliën laarzen, chemicaliën werkhandschoenen, set t.b.v. aankleden chemicaliën pak (overal, slippers, zeil, e.d.), chemiepak-meeruren aansluit set.
Klein motorgereedschap (KMG)	Overdrukventilator (min. 30.000 m3 per uur), motorkettingzaag, reciprozaag (multizaag met accu) en onderwaterpomp (dompel)
Meters	Explosiegevaarmeter (4gas-combi), CO-meter, oppervlaktetemperatuurmeter, en persoonlijke dosismeter
Redgereedschap (RG)	Schaar hydraulisch, spreider hydraulisch, ram hydraulisch, ram steun, pedaalknipper of minischaar, pomp hydraulisch en slangen hydraulisch
Slangen en watervoerende armaturen (SWA)	Zuigslangen (totale lengte 10m), zuigkorf, drijver, opzetstuk, verzamelstuk, slang 75 mm (3"), Slang 52 mm (2") of 38 mm (1,5"), verloopkoppelling (nok 81 - nok 51), verdeelstuk, straalpijp (met flashoverstand), waterkanon (oscillerend), verloopkoppelling 150-110 mm, schuimblusser (Hosemaster), vulslang (totaal 10 meter), schuimsysteem t.b.v. het werken met schuim, koelwatertapkraan/Stortz, Fognail-set /rietenkapbestrijding en smallpack t.b.v. droge stijgleidingen
Verbindingsmiddelen (VBM)	Portofoon C2000, portofoon (object), mobilofoon en ingebouwde autotelefoon.
Warmtebeeldcamera (WBC)	Warmtebeeldcamera, mobilink t.b.v. WBC
Kleine blusmiddelen (KBM)	Sproeischuimblusser, poederblusser en CO2-blusser