Blad gemeenschappelijke regeling van Werk en Inkomen Lekstroom

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
Werk en Inkomen LekstroomBlad gemeenschappelijke regeling 2019, 1040Overige besluiten van algemene strekking



Inkoop- en aanbestedingsbeleid Werk en Inkomen Lekstroom 2020

 

November 2019

Inhoudsopgave

Inleiding

1. Definities

2. Doelstellingen

3. Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

3.2 Algemene beginselen bij Inkopen

3.3 Uniforme documenten

3.4 Mandaat en volmacht

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

3.6 Klachtenregeling

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

5. Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

5.4 Innovatie

5.5 Samenwerkingsverbanden

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure

5.7 Raming en financiële budget

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

6. Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

6.2 Inkopen in de organisatie

6.3 Verantwoordelijken

Inleiding

Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.

Bij de start van WIL in 2013 is het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Werk en Inkomen Lekstroom voor het eerst vorm gegeven aan de hand van het door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) beschikbaar gestelde format. Anno 2019 is het beleid toe aan een herziening, met name naar aanleiding van de opgedane ervaringen met Inkopen en aanbestedingen binnen WIL. Daarnaast heeft de VNG het format vernieuwd. Dit nieuwe format van de VNG is wederom leidend voor het nieuwe Inkoop- en aanbestedingsbeleid van WIL, maar is wel aangevuld en/of aangepast daar waar passend voor WIL. In tegenstelling tot het format van de VNG wordt in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid bijvoorbeeld niet ingegaan op het Inkopen van Werken, omdat daar bij WIL geen sprake van is. Dit beleid beperkt zich dan ook tot het Inkopen van Leveringen en Diensten.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen binnen WIL plaatsvindt. WIL streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).

Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient WIL continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De doelstellingen van WIL zijn hierbij leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van WIL.

Daarnaast gaat WIL bij het Inkopen van Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten:

1 Definities

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

  • 1.

    Contractant: Een code die wordt toegekend aan alle mogelijke soorten overheidsopdrachten voor diensten, leveringen en werken, conform een gemeenschappelijke woordenlijst van de Europese Unie (de Common Procurement Vocabulary). Aanbestedende diensten moeten bij Europese aanbestedingen dit classificatiesysteem toepassen.

  • 2.

    Diensten: Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

  • 3.

    Inkopen: (Rechts)handelingen van WIL gericht op de verwerving van Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

  • 4.

    Leveringen: Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

  • 5.

    MT: Managementteam van WIL.

  • 6.

    Offerte: Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

  • 7.

    Offerteaanvraag: Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van WIL voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aan- bestedingsrichtlijnen.

  • 8.

    Ondernemer: Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

  • 9.

    VNG: Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

  • 10.

    WIL: Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom, zetelend Stadsplein 1b te Nieuwegein.

 

2 Doelstellingen

WIL wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:

a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

WIL leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt WIL efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. WIL houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot opdrachten van WIL.

b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen WIL en de Contractant. WIL spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

c. Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.

Bij Inkopen kan WIL ook interne, maatschappelijke en andere kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

d. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van WIL.

WIL heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. WIL wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

e. Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van WIL.

Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van WIL en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen.

f. Administratieve lastenverlichting voor zowel WIL als voor Ondernemers.

Zowel WIL als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. WIL verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan WIL hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). WIL maakt, bij Europese aanbestedingen, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. 

3 Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

a. WIL leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door WIL restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

  • 1.

    Aanbestedingswet: De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

  • 2.

    Europese wet- en regelgeving: Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

  • 3.

    Burgerlijk Wetboek: Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

  • 4.

    Wet gemeenschappelijke regelingen: Het wettelijke kader voor gemeenschappelijke regelingen.

  • 5.

    Gids Proportionaliteit: De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

 

3.2 Algemene beginselen bij Inkopen

a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

WIL kan bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:

  • 1.

    Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • 2.

    Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

  • 3.

    Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  • 4.

    Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. WIL past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • 5.

    Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van WIL.

 

b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

WIL neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

 

3.3 Uniforme documenten

WIL streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. WIL past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:

• Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Werk en Inkomen Lekstroom 2020

 

3.4 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van WIL. WIL wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

 

3.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het dagelijks bestuur van WIL en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

 

3.6 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat WIL en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan WIL opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze WIL de klacht vervolgens zal behandelen.

4 Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

a. WIL stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

WIL heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

b. WIL contracteert enkel met integere Ondernemers.

WIL wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

 

4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

a. Bij Inkopen neemt WIL sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat WIL de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). WIL stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Diensten en Leveringen.

WIL heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft WIL als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maat- schappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. WIL vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:

  • WIL analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt.

  • Bij de product- en marktanalyse kan WIL inventariseren welke Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

  • WIL promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.

  • In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.

  • WIL stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs.

  • WIL kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.).

  • WIL monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen.

Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:

  • Klimaatbewust Inkopen

  • WIL onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. WIL wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen WIL (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.

  • Biobased Inkopen

  • Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. WIL streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.

  • Circulair Inkopen

  • Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. WIL kan bij Inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.

  • Internationale Sociale Voorwaarden

  • De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organization (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan WIL bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan WIL de ISV opnemen als uitvoeringseisen.

b. WIL wil dat Inkopen ook een social return opleveren.

Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor WIL, op maatschappelijk of sociaal vlak. WIL wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.

Bij Inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifieke Dienst en eventueel Levering. WIL kan social return inzetten voor:

  • Het bevorderen van de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

  • Het stimuleren van sociaal ondernemen.

  • Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

c. Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN.

Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt WIL bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties.

5 Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

a. Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

WIL acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. WIL kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

 

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

a. WIL acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

WIL streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. WIL moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar- onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

b. WIL kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van WIL door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. WIL kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

 

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

a. WIL heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en WIL moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.

b. WIL heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. WIL houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan WIL doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

c. WIL heeft oog voor sociale ondernemingen.

Bij Inkopen kan WIL opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.

 

5.4 Innovatie

WIL kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. WIL zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.

 

5.5 Samenwerkingsverbanden

WIL hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

 

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure

WIL heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. WIL onderscheidt hierbij grofweg 4 aanbestedingsprocedures:

  • 1.

    Enkelvoudig onderhandse procedure;

  • 2.

    Meervoudig onderhandse procedure;

  • 3.

    Nationale procedure (openbaar of niet-openbaar);

  • 4.

    Europese procedure.

Inkoopstrategie

WIL zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − per Inkoop bepalen welke inkoopstrategie zij hanteert. Afhankelijk van de opdrachtwaarde dient de inkoopstrategie goedgekeurd te worden door bepaalde functionarissen, zie tabel 1.

 

Tabel 1

Opdrachtwaarde exclusief BTW

Inkoopstrategie goedgekeurd door

< € 25.000

Teamcoördinator

€ 25.000 - € 50.000

Teamcoördinator, Budgethouder

> € 50.000

Teamcoördinator, Budgethouder, Controller, Juridische Zaken, MT

 

Procedures

WIL heeft voorkeur voor bepaalde procedures afhankelijk van de opdrachtwaarden, zie tabel 2. De opdrachtwaarden zijn exclusief BTW.

 

Tabel 2

Leveringen en Diensten

met opdrachtwaarde:

Voorkeur

Toegestaan

Toegestaan met gemotiveerde afwijking**

€ 0 - € 50.000

Meervoudig onderhands

Enkelvoudig onderhands

 

€ 50.000 - € 221.000*

Meervoudig onderhands

Nationaal

Enkelvoudig onderhands

> € 221.000*

Europees

Europees

 

* Dit zijn Europese drempelwaarden die elke twee jaar kunnen wijzigen

** Gemotiveerde afwijkingen moeten altijd goedgekeurd worden door het dagelijks bestuur van WIL

 

Bij Leveringen en Diensten met een opdrachtwaarde tussen € 0 en € 50.000 stimuleert WIL het volgen van een meervoudig onderhandse procedure, hoewel bijbehorende verplichtingen – afhankelijk van de waarde, het grensoverschrijdend belang en de markt – niet altijd gevolgd hoeven te worden.

Bij Leveringen en Diensten met een opdrachtwaarde boven € 50.000 volgt WIL een meervoudig onderhandse procedure. WIL verkiest te allen tijde een meervoudig onderhandse procedure boven een nationaal procedure, tenzij voldoende aan het MT gemotiveerd is waarom een nationaal openbare procedure de voorkeur heeft.

Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een verlicht aanbestedingsregime. Ook voor deze diensten, die onder een CPV-code van sociale en andere specifieke diensten vallen, heeft WIL voorkeur voor meervoudig onderhandse procedures boven nationale procedures, zie tabel 3.

 

Tabel 3

Sociale en andere specifieke diensten met opdrachtwaarde:

Voorkeur

Toegestaan

Toegestaan met gemotiveerde afwijking**

€ 0 - € 50.000

Meervoudig onderhands

Enkelvoudig onderhands

 

€ 50.000 - € 750.000*

Meervoudig onderhands

Nationaal

Enkelvoudig onderhands

> € 750.000*

Europees

Europees

 

* Dit zijn Europese drempelwaarden die elke twee jaar kunnen wijzigen

** Gemotiveerde afwijkingen moeten altijd goedgekeurd worden door het dagelijks bestuur van WIL

 

Aanbestedingsdocument

WIL hanteert zoveel mogelijk een uniform aanbestedingsdocument. Dit aanbestedingsdocument is de offerteaanvraag, met onder andere het programma van eisen en wensen en de gunningscriteria. Afhankelijk van de waarde van de opdracht, het grensoverschrijdend belang en de markt is dit een verkort of een uitgebreid document.

 

Eén-op-één procedure buiten raamovereenkomst

Indien een Contractant niet kan of wil leveren conform de raamovereenkomst, inclusief de daar in opgenomen tarieven, is WIL vrij een één-op-één onderhandelingsprocedure te starten met een Ondernemer buiten de raamovereenkomst.

 

5.7 Raming en financiële budget

Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. WIL wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

De opdrachtwaarde wordt als volgt bepaald:

  • WIL neemt de totale waarde van de overeenkomst (inclusief opties en verlengingen), indien de overeenkomst eenmalig is of een vaste einddatum heeft; of

  • WIL neemt de totale waarde van de opdracht(en) over een periode van vier jaar, indien de overeenkomst geen einddatum heeft of langer duurt dan vier jaar.

 

5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

WIL bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert WIL een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). WIL wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

WIL hanteert bij een meervoudig onderhandse procedure een opschortende termijn (‘stand still-periode’) van 7 kalenderdagen na gunning. Binnen deze stand still-periode kunnen inschrijvers een kort geding aanhangig te maken tegen de voorgenomen gunningsbeslissing. Elk kort geding dat na deze stand still-periode wordt aangespannen, is niet-ontvankelijk.

 

6 Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.

6.2 Inkopen in de organisatie

Inkopen is bij WIL als volgt georganiseerd:

Afhankelijk van de inkoopprocedure vindt onderlinge samenwerking en afstemming plaats tussen bestuurder, manager, budgethouder, financieel controller, inkoper en juridisch adviseur. Het is mogelijk dat een inkoopbureau wordt ingezet en/of wordt samengewerkt met een andere aanbestedende dienst.

 

6.3 Verantwoordelijken

Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Financiën is verantwoordelijk voor Inkopen. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever, inkoper en juridisch adviseur essentieel.