Toelichting
Algemene toelichting
In artikel 13 van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant zijn een aantal artikelen van de Gemeentewet van toepassing verklaard. Dit vanuit de gedachte dat zoveel mogelijk aansluiting moest worden gezocht bij de bepalingen in de Gemeentewet met betrekking tot de vergaderingen van de colleges, omdat de burgemeesters hiermee goed bekend zijn. Een van die artikelen is artikel 52 Gemeentewet, waarin is bepaald, dat het college van burgemeester en wethouders een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt. Voor het opstellen van het reglement is dankbaar gebruik gemaakt van het model-reglement van de Vereniging van Nederlandse gemeente.
Artikelsgewijze
toelichting
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
Het Dagelijkse Bestuur verdeelt onder elkaar de werkzaamheden in portefeuilles en zorgt ook voor onderlinge vervanging wanneer dat noodzakelijk is. Ondanks de verdeling in portefeuille, of de mogelijkheid om individuele leden te mandateren blijft het Dagelijks Bestuur collectief verantwoordelijk voor de uitgevoerde taken.
Artikel 2 Dag, tijd en plaats van vergaderen
Met dit artikel wordt voldaan aan artikel 53 Gemeentewet, dat in de gemeenschappelijke regeling van toepassing is verklaard. Voorafgaand aan ieder kalenderjaar wordt door de secretaris een schema gemaakt waarin de vergaderingen van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur worden ingepland. De vergaderingen van het Dagelijks Bestuur gaan steeds vooraf aan de vergadering van het Algemeen Bestuur. Er kunnen extra vergaderingen worden ingepland indien de voorzitter dit, op verzoek van een van de leden van het Dagelijks Bestuur nodig vindt. In bijzondere gevallen kan de voorzitter ook een andere dag, plaats of tijdstip bepalen.
Artikel 3 Uitnodiging en agenda
Op grond van artikel 53 Gemeentewet, dat in de gemeenschappelijke regeling van toepassing is verklaard dient de voorzitter de leden van het Algemeen Bestuur schriftelijk uit te nodigen onder vermelding van dag, tijd en plaats.
Om er voor te zorgen dat de leden van het Dagelijks Bestuur voldoende tijd hebben om de vergadering voor te bereiden is bepaalt dat de uitnodiging en alle vergaderstukken tenminste tien dagen voor een vergadering worden toegezonden. De leden van het Dagelijks Bestuur hebben dan tenminste twee weekenden om zich voor te bereiden.
Omdat het niet altijd mogelijk is om alle vergaderstukken tijdig te versturen is bepaalt dat de voorzitter na verzending van de oproep zo nodig nog een aanvullende agenda en vergaderstukken kan nasturen.
De voorzitter kan, al dan niet op voorstel van een lid van het Dagelijks Bestuur, een onderwerp aan de agenda toevoegen, een agendapunt afvoeren of de volgorde van behandeling wijzigen. De voorzitter kan ook een eigen voorstel bij een geagendeerd voorstel aan het Dagelijks Bestuur voorleggen. De voorzitter bepaalt uiteindelijk de agenda.
De technieken om te vergaderen via audio- en videoconferencing worden steeds beter en om de mogelijkheid om daarvan gebruik te kunnen niet uit te sluiten is opgenomen dat het in bijzondere omstandigheden mogelijk is om via audio- en videoconferencing te vergaderen. Bij bijzondere omstandigheden kan bijvoorbeeld worden geacht aan situaties waarbij leden niet lijfelijk aanwezig kunnen zijn, maar hun inbreng nodig geacht wordt, situaties waarbij vooraf bekend is dat het aanwezigheidsquorum niet gehaald wordt en er belangrijke besluiten moeten worden genomen, die geen enkel uitstel meer kunnen leiden en dergelijke.
Artikel 4
Vergader-en besluitquorum
De tekst van dit artikel komt overeen met artikel 56 van de Gemeentewet, dat in de gemeenschappelijke regeling van toepassing is verklaard. Zowel voor het openen van de vergadering als voor het nemen van een besluit is tenminste de helft van het aantal leden van het Dagelijks Bestuur noodzakelijk. Bij een eventuele tweede vergadering zoals bedoeld in lid 3 geldt de meerderheid van stemmen.
Artikel 5
Verhindering
Dit artikel is van belang om al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum niet gehaald zal worden. De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
Artikel 6
Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het Dagelijks Bestuur.
Artikel 7 Deelneming door derden aan de vergadering
De gemeenschappelijke regeling en het organisatiebesluit van de veiligheidsregio bepalen dat de leden van de Veiligheidsdirectie worden uitgenodigd voor de vergaderingen van het Dagelijkse Bestuur en dat zij daar mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Uit artikel 55 (geheimhouding) en 57 (verschoonbaarheid). Gemeentewet, die in de gemeenschappelijke regelingen van toepassing zijn verklaart blijkt dat er ook andere personen bij de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur aanwezig kunnen zijn.
Voor allen geldt dat zij gebonden zijn aan eventueel opgelegde geheimhouding en zij niet in rechte kunnen, worden aangesproken of vervolgd voor hetgeen zij hebben gezegd of overlegd aan het Dagelijks Bestuur.
Artikel 8 Stemmingen
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Uit praktische overwegingen wordt alleen het meest noodzakelijke geregeld. Indien geen stemming wordt gevraagd, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Indien wel stemming wordt gevraagd wordt mondeling gestemd, tenzij een van de leden van de Dagelijks Bestuur, bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen een geheime stemming verlangd. Dan geschiedt stemming bij gesloten en ongetekende briefjes.
Artikel 9 Notulen en b
esluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 23, lid 2 van de Wet gemeenschappelijke regelingen door het Dagelijks Bestuur geheimhouding is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en de eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
Artikel 10 Schriftelijke afdoening
spoedeisende
zaken
Gelet op de vergaderfrequentie van het Dagelijks Bestuur is het niet ondenkbaar dat besluiten niet kunnen wachten op de eerstvolgende vergadering en er geen mogelijkheden worden gevonden om een extra tussentijdse vergadering te organiseren. In deze bijzondere, spoedeisende gevallen is het mogelijk om via schriftelijke reacties van alle leden van de Dagelijks Bestuur te komen tot besluitvorming. Een voorstel wordt schriftelijk (bijvoorbeeld e-mail) toegestuurd met verzoek hierop zo spoedig mogelijk te reageren. Een voorstel is pas aangenomen als alle leden van het Dagelijks Bestuur schriftelijk (bijvoorbeeld e-mail) hebben gereageerd en meer dan de helft van het aantal leden van het bestuur met het voorstel hebben ingestemd. Het besluit is dan genomen op de dag waarop de laatste reactie is ontvangen.
Artikel 11 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet, dat in de gemeenschappelijke regeling van toepassing is verklaard is hoofdregel dat vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het Dagelijks Bestuur kan daar zelf van afwijken en een openbare vergadering houden. Indien een vergadering van de Dagelijks Bestuur openbaar is bepaalt artikel 53, lid 2 Gemeentewet, dat in de gemeenschappelijke regeling van toepassing is verklaard dat de voorzitter dag, tijd en plaats openbaar bekend moet maken.
Artikel 12 Beslissing in geval van onduidelijkheid reglement
Dit artikel legt de uiteindelijke beslissing over interpretatie van het Reglement van Orde en de beslissing in geval het Reglement van Orde niet voorziet, bij het Algemeen Bestuur op voorstel van de voorzitter.
Artikel 13 Inwerkingtre
ding
Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking van het besluit tot vaststelling. Bekendmaking geschiedt via het Blad gemeenschappelijke regelingen.