5.1
Product- en marktanalyse
Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De organisatie acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2
Onafhankelijkheid en keuze voor ondernemersrelatie
- a.
De organisatie acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.
De organisaties streven naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De organisatie moet in het beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop, waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
- b.
De organisatie kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie
Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de organisatie door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De organisaties kiezen in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
5.3
Lokale en regionale economie & MKB
- a.
In gevallen waar een enkelvoudige inkoop en/of een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure volgens de aanbestedingsregels is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale/regionale economie en lokale/regionale ondernemers.
Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de organisaties moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen, indien door de keuze van lokale ondernemers onvoldoende marktwerking ontstaat. Lokale/regionale inkoop kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.
- b.
De organisaties houden rekening met het midden- en kleinbedrijf (MKB) en startende ondernemers.
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De organisaties houden echter bij hun inkopen de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf en startende ondernemers binnen haar grondgebied in het oog. Dit kunnen de organisaties o.a. doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria en informeren van deze ondernemers van op handen zijnde inkoop- en aanbestedingstrajecten via de websites van de organisaties.
5.4
Samenwerkingsverbanden
De deelnemende organisaties werken samen op gebied van inkoop en aanbesteden. Zij hanteren het zelfde inkoopbeleid, -voorwaarden en hebben een gemeenschappelijk klachtenmeldpunt aanbesteden.
5.5
Bepalen van de inkoopprocedure
Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteren de organisaties het principe van drempelbedragen volgens het schema, zoals in hoofdstuk 3.4.2 van de Gids Proportionaliteit is weergegeven als zijnde gangbare procedures. De organisatie zal op basis van geschatte opdrachtwaarde de in het betreffende schema vermelde procedures hanteren.2
Indien dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de potentiële inschrijvers opereren, kan de organisatie kiezen voor een andere procedure dan uit het betreffende schema volgt. Deze afwijkende keuze wordt genomen op basis van een gemotiveerde markt benaderingsstrategie, altijd met de doelstelling om het product, de dienst of het werk tegen een optimale prijs/kwaliteitverhouding en met oog voor mens en maatschappij in te kopen en binnen de wet en regelgeving t.a.v. het verstrekken van overheidsopdrachten.
Onderwerpen die in deze overweging worden betrokken zijn onder andere: voorkomen marktverschraling, lokale/regionale omstandigheden, specifieke kenmerken van de betreffende markt en ondernemers die in de betreffende markt actief zijn.
5.6
Raming en financieel budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De organisatie wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.7
Eerlijke mededinging en commerciële belangen
Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen de organisaties een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn).
De organisaties stellen uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en de inschrijving die in redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. Selectie-, gunningscriteria en wegingen worden in geval van openbare aanbestedingen altijd vooraf bekend gemaakt. In geval van onderhandse aanbestedingen is intern vastgelegd waarom de betreffende ondernemers zijn uitgenodigd.
De organisatie wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen en zal in geval van sterke vermoedens van belemmering van vrije marktwerking dit melden bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM).
5.8
Bijzondere situaties
Hierna zijn een aantal bijzondere situaties benoemd met een relatie tot inkoop en aanbesteden. Het is geen limitatieve opsomming maar betreft de meest voorkomende bijzonder situaties.
5.8.1
Diensten van Algemeen Economisch Belang (DAEB) en staatssteun
De Europese richtlijnen zijn erop gericht om invulling te geven aan het Europees Verdrag ter bevordering van de uitwisseling van vrij verkeer van goederen, personen, diensten en kapitaal via een onvervalste en effectieve mededinging. Nu heeft de overheid ook te maken met diensten die zonder bemoeienis van de overheid niet of niet volgens haar wensen zouden worden uitgevoerd, tenzij zij daar een financiële bijdrage aan levert. Men noemt dit een Dienst van Algemeen Economisch Belang.
Voor de DAEB geldt dat de overheid bepaalde steun aan deze entiteit mag geven zonder dat er sprake is van staatssteun. De dienst moet dan niet zonder de steun van de overheid aan de eisen m.b.t. de kwaliteit, toegankelijkheid, betaalbaarheid van de openbare diensten die de overheid wenst, kunnen voldoen. Voor deze diensten geldt een beperkte meldingsplicht. Om een DAEB te toetsen op staatssteunregels dient te worden onderzocht of er sprake is van marktfalen. Indien er sprake is van marktfalen zijn de normale aanbestedingsregels niet van toepassing.
5.8.2
Opdrachten voor sociale werkvoorzieningen en overig
De organisatie kan te allen tijde bij een aanbesteding een voorbehoud maken ten aanzien van de mogelijke inschrijvers, waarbij zij aangeeft dat voor die specifieke aanbesteding sociale werkplaatsen en aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben, of de uitvoering ervan voorbehouden in het kader van programma’s voor beschermde arbeid, mits tenminste 30% van de werknemers van deze werkplaatsen, ondernemingen of programma’s gehandicapte of kansarme werknemers zijn.
5.8.3
Sociale en andere specifieke diensten
Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten (hierna SAS-diensten) geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten. In bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU staat een opsomming van diensten waarvoor een vereenvoudigde procedure geldt.
5.8.4
Vestiging uitsluitend recht
Een andere bijzondere situatie betreft het Vestiging uitsluitend recht door het bestuur van de organisatie. De organisatie kan bij verordening vaststellen om overheidsopdrachten of concessies voor diensten rechtstreeks aan een ondernemer te gunnen.
5.8.5
Horizontale en verticale samenwerking tussen aanbestedende diensten
Deze bijzondere situatie ziet op samenwerkingsverbanden tussen aanbestedende diensten die onder voorwaarden zonder aanbesteding opdrachten aan andere aanbestedende diensten of aan hen gelieerde organisaties kunnen verstrekken.