Financiële verordening SSC-ZL

Het Bestuur van het Shared Service Center Zuid-Limburg

 

OVERWEGING

gelet op het bepaalde in artikle 22 lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Shared Service Center Zuid-Limburg;

 

BESLUIT

vast te stellen het navolgende: Financiële verordening Shared Service Center Zuid-Limburg;

 

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begrippenkader

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • A.

    Gemeenschappelijke regeling: gemeenschappelijke regeling Shared Service Center Zuid-Limburg (SSC-ZL)

  • B.

    Bestuur: het Bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

  • C.

    Directeur: de directeur van het SSC-ZL.

  • D.

    Participant: deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling.

  • E.

    Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het SSC-ZL en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • F.

    Administratieve organisatie en interne controle: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

  • G.

    Afdeling: organisatorische eenheid binnen het SSC-ZL die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur heeft.

  • H.

    Doelmatigheid: het realiseren van gewenste prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van Middelen.

  • I.

    Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder tevens begrepen verordeningen, besluiten van het algemeen Bestuur en besluiten van de directeur.

  • J.

    Doeltreffendheid: mate waarin de Uitvoeringsdienst erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen van het beleid te bereiken.

  • K.

    Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van het SSC-ZL.

  • L.

    Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van het SSC-ZL, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

    • a.

      de financieel economische positie;

    • b.

      het financiële beheer;

    • c.

      de uitvoering van de begroting;

    • d.

      het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    • e.

      evenals tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  • M.

    Investering: een investering is een uitgaaf voor een goed object met een gebruiksduur langer dan een jaar;

  • N.

    Investeringen met een economisch nut. Investeringen met een economisch nut zijn alle investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of die in het economisch verkeer verhandelbaar zijn.

  • O.

    Weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden waarover een gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet voorziene tegenvallers te bekostigen.

 

Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2 Opstellen begroting en verantwoording

De begroting en de jaarrekening van het SSC-ZL zijn ingericht volgens de eisen van de nieuwe BBV. Beide stukken worden ieder jaar door het Bestuur vastgesteld en toegezonden aan Gedeputeerde Staten en de gemeenteraden van de participanten vóór 1 augustus voorafgaande aan het verslagjaar c.q. 15 juli in het jaar volgend op het verslagjaar.

  • 1.

    Bij de begroting wordt een raming gemaakt van de te leveren taakvelden, bij de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over het gerealiseerde beleid en een overzicht gegeven van de gerealiseerde taakvelden.

  • 2.

    De directeur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de dienstverlening door het SSC-ZL, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door het Bestuur van het SSC-ZL kunnen worden getoetst.

  • 3.

    Bij het uiteenzetten van de financiële positie van de programmabegroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van de uitputting van het krediet voorafgaande aan het begrotingsjaar weergegeven.

  • 4.

    In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

 

Artikel 3 Taakvelden

De directeur van het SSC-ZL werkt de begroting uit in verschillende programma’s en bijbehorende taakvelden.

  • 1.

    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de taakvelden c.q. diensten van het SSC-ZL wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. De uit deze regeling voortvloeiende gezamenlijke inkomsten en uitgaven worden met de participanten verrekend volgens een door het Bestuur nader te bepalen en tenminste vierjaarlijks te herijken verdeelsleutel. Het Bestuur bepaalt elk jaar bij het vaststellen van de begroting voorlopig het aandeel van elke deelnemer in de voor het begrotingsjaar geraamde kosten.

  • 2.

    Alle rente lasten worden verantwoord op het taakveld treasury en vervolgens vindt toerekening plaats van de omslagrente aan de vaste activa. Er worden geen rentebaten toegerekend aan het vermogen en voorzieningen.

 

Artikel 4 Ontwerpbegroting

De directeur biedt uiterlijk 15 april van het lopende begrotingsjaar een ontwerpbegroting aan met de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren aan de gemeenteraden van de participanten. Na indiening zienswijze door de gemeenteraden van de participanten wordt de begroting vóór 1 augustus aangeboden aan Gedeputeerde Staten.

 

Artikel 5 Nota Planning & Control Cyclus

Jaarlijks, voorafgaande aan het boekjaar, zal het Bestuur een Nota Planning & Control Cyclus opstellen om de afspraken inzichtelijk te maken tussen enerzijds de leden van het Bestuur en het Opdrachtgeversoverleg (OGO) en anderzijds de directeur en de financiële adviseur van het SSC-ZL over de momenten waarop de verschillende instrumenten van de Planning & Control cyclus (P&C-cyclus) besproken worden en besluitvorming hieromtrent dient plaats te vinden.

 

Hoofdstuk 3 Autorisatie en verantwoording

Artikel 6 Uitvoering begroting

  • 1.

    De directeur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

  • 2.

    De directeur draagt er zorg voor dat:

    • a.

      de lasten en baten op een adequate en eenduidige wijze zijn toegewezen aan de taakvelden van de programmabegroting;

    • b.

      de budgetten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd door het Bestuur.

 

Artikel 7 Beheersing en interne controle

  • 1.

    De directeur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de periodieke interne controle van de getrouwheid van de

    • a.

      informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijking neemt de directeur maatregelen tot herstel.

  • 2.

    De directeur draagt zorg voor de periodieke interne controle van de bestuurlijke informatievoorziening van organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid, van de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen van het SSC-ZL.

 

Artikel 8 Rapportage en verantwoording

  • 1.

    De directeur informeert het Bestuur door middel van twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het SSC-ZL.

  • 2.

    De 1e tussentijdse rapportage over de eerste vijf maanden van het begrotingsjaar wordt aan het Bestuur aangeboden vóór 1 augustus van het lopende begrotingsjaar.

  • 3.

    De 2e tussentijdse rapportage over de eerste acht maanden van het begrotingsjaar wordt aan het Bestuur aangeboden vóór 1 november van het lopende begrotingsjaar.

  • 4.

    De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

  • 5.

    De rapportage gaat tenminste in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en lasten alsook op de geleverde goederen en diensten. In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van inkomsten en uitgaven ten opzichte van de begroting.

Indien de baten en lasten van het SSC-ZL afwijken van het door het Bestuur vastgestelde kader en additionele besluitvorming noodzakelijk is, legt de directeur een begrotingswijziging aan het Bestuur voor. Begrotingswijzigingen vergezellen bij voorkeur de tussentijdse rapportages echter worden separaat aangeboden indien de situatie dit vereist.

 

Artikel 9 Jaarstukken

De directeur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting middels een concept jaarrekening voor 15 april aan het Bestuur en de Colleges van de participanten en middels een definitieve jaarrekening voor 15 juli aan Gedeputeerde Staten. In de verantwoording geeft de directeur aan:

  • a.

    welke doelstellingen en resultaten zijn bereikt en welke niet en waar deze substantieel afwijken;

  • b.

    welke goederen (waaronder investering) en diensten zijn geleverd en wat de relatie was tot de beschikbaar gestelde budgetten;

  • c.

    welke kosten zijn gemaakt en wat de afwijkingen zijn ten opzichte van de begroting (waaronder de investeringsbegroting).

 

Hoofdstuk 4 Financieel beleid

Artikel 10 Financiële positie

De directeur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het Bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie is opgenomen.

  • 1.

    Het Bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

 

Artikel 11 Waardering en afschrijving vaste activa

De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:

  • a.

    40 - 50 jaar: kantoren en gebouwen;

  • b.

    20 – 30 jaar: uitbreidingen c.q. verbouwingen aan bestaande panden;

  • c.

    10 – 15 jaar: technische installaties en apparatuur in bedrijfsgebouwen;

  • d.

    10 – 15 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; kantoormeubilair;

  • e.

    5 – 10 jaar: transportmiddelen, aanhangwagens en personenauto’s;

  • f.

    5 – 10 jaar: software; automatiseringsapparatuur; telefooninstallaties;

  • g.

    2 – 5 jaar: mobiele devices

Afschrijving start op jaarbasis in het jaar nadat de investering gereed komt of wordt verworven en activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 2.500 behoeven niet afzonderlijk te worden geactiveerd.

 

Artikel 12 Reserves en voorzieningen

De directeur biedt jaarlijks als onderdeel van de Begroting het overzicht van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het Bestuur. Het overzicht bevat de criteria voor vorming en vrijval van reserves en de vorming en de mutaties van voorzieningen en reserves.

  • 1.

    De directeur biedt jaarlijks als onderdeel van de Jaarrekening het overzicht van mutaties van reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door het Bestuur.

  • 2.

    Het overzicht bevat een toelichting over de hoogte van reserves en voorzieningen en mutaties.

  • 3.

    De bevoegdheden ten aanzien van het vormen van reserves en voorzieningen worden toegelicht in de Beleidsnota weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen die wordt herijkt indien hiertoe noodzaak is.

 

Artikel 13 Financieringsfunctie

Het SSC-ZL is gehouden aan de regels omtrent het schatkistbankieren, waarbij afroming van het saldo plaatsvindt rekening houdend met de geldende drempelbedragen van de Wet financiering decentrale overheden. De inrichting van de financieringsfunctie is door het Bestuur vastgelegd in het Financieringsstatuut en wordt tenminste eens per vier jaar herijkt.

 

Artikel 14 Weerstandsvermogen

Het SSC-ZL bouwt een beperkt weerstandsvermogen op. De eisen aan de omvang van het weerstandsvermogen zijn door het Bestuur vastgelegd in de Beleidsnota weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen en worden herijkt indien hiertoe noodzaak is. In de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken, geeft de directeur inzicht in de ontwikkeling van risicomanagement en weerstandsvermogen bestaande uit:

  • a.

    een overzicht van de risico’s van materieel belang, met een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Waar mogelijk worden deze risico’s gekwantificeerd en er wordt ingegaan op de vraag hoe de risico’s zijn afgedekt door verzekeringen, voorzieningen of eigen vermogen

  • b.

    de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

 

Artikel 15 Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  • c.

    de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

  • d.

    de kosten van inhuur derden;

  • e.

    de huisvestingskosten;

  • f.

    de automatiseringskosten;

  • g.

    de budgetten voor de accountant.

 

Hoofdstuk 5 Administratieve organisatie en interne controle

Artikel 16 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • h.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij het SSC-ZL;

  • i.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van balansposten;

  • j.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • k.

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • l.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • m.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de taakuitvoering in relatie tot de gestelde doelen.

 

Artikel 17 Financiële administratie

De directeur draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het SSC-ZL.

 

Artikel 18 Financiële organisatie

De directeur draagt de zorg voor:

  • a.

    een eenduidige indeling van de organisatie het SSC-ZL en een eenduidige toewijzing van de taken van het SSC-ZL aan de directeur en de onderscheiden afdelingen.

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten respectievelijk het verkrijgen van rechten ten gunste van toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

 

Artikel 19 Aanbesteding en inkoop

De directeur draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met algemene wet en regelgeving.

 

Hoofdstuk 6 Overige bepalingen

Artikel 20 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2016 en wordt indien hiertoe noodzaak is herijkt.

 

Artikel 21 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële verordening SSC-ZL”.

 

 

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Bestuur van 15 februari 2017.

De voorzitter,

J. Aarts

De secretaris,

W. Lousberg

Naar boven