Privacyreglement Netwerk Informele Schuldhulpverlening Lopik (NIS Lopik)

Het NIS Lopik,

OVERWEGENDE DAT:

- in de gemeente Lopik diverse gemeentelijke en maatschappelijke organisaties actief zijn op het gebied van schuldhulpverlening aan inwoners van de gemeente die te maken hebben met financiële problemen en die (tijdelijk) niet in staat zijn om deze problemen zelfstandig op te lossen;

- het voor een adequate schuldhulpverlening aan deze inwoners noodzakelijk is om een integrale aanpak van de begeleiding en ondersteuning te bieden;

- de gemeentelijke en maatschappelijke organisaties daarom gezamenlijk het initiatief hebben genomen om deze integrale werkwijze vorm te geven onder de naam ‘Netwerk Informele Schuldhulpverlening Lopik’ (Werknaam: NIS Lopik);

- tot het NIS Lopik kunnen in ieder geval de volgende organisaties toetreden:

• Gemeente Lopik (Breed Sociaal Loket);

• Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom (WIL);

• Stichting Santé Partners;

• Stichting Pulse;

• Proeftuin Lopik;

• Stichting Schuilplaats Lopik;

• Stichting Voedselbank Lopik;

• Stichting Budget Ondersteuning Lopikerwaard (bekend als Schuldhulpmaatjes Lopik);

• Vluchtelingenwerk West- en Midden-Nederland, afdeling IJsselstein/Lopik;

- alleen de organisaties die dit Privacyreglement ondertekend hebben, daadwerkelijk partij bij het NIS Lopik zijn;

- het voor het hierboven aangegeven doel noodzakelijk is persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, met elkaar te delen;

- de partijen deze persoonsgegevens waar nodig rechtmatig en zorgvuldig wensen te verwerken;

- het daarom noodzakelijk is de verwerking van persoonsgegevens nader te regelen;

GELET OP:

de desbetreffende bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens, de Algemene verordening gegevensbescherming en de privacyvoorschriften in de van toepassing zijnde sectorale wetgeving;

dat de Wbp en AVG op het enkel mondeling delen van gegevens niet van toepassing zijn;

BESLUITEN:

vast te stellen het volgende:

Privacyreglement Netwerk Informele Schuldhulpverlening Lopik (NIS Lopik)

Artikel 1 Begripsbepalingen

• Betrokkene: De persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft

• Bijzonder persoonsgegeven: Een persoonsgegeven betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag.

• Netwerk Informele Schuldhulpverlening (NIS) Lopik: Het uitvoerend samenwerkingsverband, zijnde het team van vrijwillige en professionele schuldhulpverleners van gemeente, de WIL-generalist en andere samenwerkingspartners die aan cliënten ondersteuning bieden.

• Cliënt: inwoner van de gemeente Lopik aan wie het NIS ondersteuning biedt, of die op ondersteuning door het NIS is aangewezen, daaronder ook begrepen de personen die deel uit maken van het gezin of huishouden van de cliënt en die rechtstreeks zijn betrokken bij deze ondersteuning.

• Doelgroep: Alle inwoners in de gemeente Lopik die te maken hebben met financiële problemen (of vragen) en die (tijdelijk) niet in staat zijn om deze problemen zelfstandig op te lossen.

• Extern overleg: Overleg tussen het NIS en beroepskrachten van organisaties die geen deel uit maken van het NIS, dan wel zelfstandige beroepsbeoefenaren, over de ondersteuning aan een cliënt.

• Gegevensverwerking: De verwerking van persoonsgegevens in het kader van de gecoördineerde aanpak van de hulp aan inwoners in de gemeente Lopik

• (Team)lid NIS: Persoon afkomstig van een van de deelnemende organisaties die deel uit maakt van het NIS en vanuit dit team ondersteuning biedt aan cliënten

• Ondersteuning: Iedere vorm van hulp of toeleiding geboden door het NIS aan een cliënt in verband met zijn vragen of behoeften op het gebied van schuldhulpverlening, daaronder ook begrepen het motiveren van een cliënt om de hulp of toeleiding te aanvaarden die hij naar het oordeel van het NIS dringend behoeft.

• Ondersteuningsplan: Het geheel van afspraken dat de regisseur over de ondersteuning met een of meer van de deelnemende partijen en cliënt maakt en vastlegt in een registratiesysteem van een of meer van de deelnemende partijen.

• Partijen: De samenwerkingspartners van het NIS zijnde de gemeente Lopik, de GR Werk en Inkomen Lekstroom en diverse maatschappelijke organisaties.

• Persoonsgegeven: Een gegeven aan de hand waarvan een persoon kan worden geïdentificeerd. Een persoon kan worden geïdentificeerd als degene die het persoonsgegeven gebruikt de persoon kan identificeren zonder een bijzondere inspanning te leveren.

• Regisseur: Het lid van het NIS dat samen met de partijen de vragen en behoeften aan ondersteuning verkent en op basis van een plan ondersteuning biedt.

• Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

• Wet: Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Artikel 2 Doel van de gegevensverwerking

De gegevensverwerking heeft als doel:

• het uitwisselen van gegevens tussen de partijen van het NIS Lopik over cliënten of betrokkenen in het kader van de gecoördineerde aanpak van de hulp aan de doelgroep door het NIS

• het monitoren van de voortgang in de hulpverlening en resultaatmeting

• het maken van afspraken die de samenwerkingspartners maken in het kader van de hulpverlening

• het monitoren en evalueren van de effecten van de gecoördineerde aanpak van de hulp aan de doelgroep door het NIS.

• het verbeteren van de ondersteuning aan de cliënt of betrokkene, door het bespreken van een ondersteuningsvraag van die cliënt of betrokkene met partijen.

Artikel 3 Omschrijving van de activiteiten

Het NIS voert periodiek overleg. Deze overleggen gaan voornamelijk over aspecten van afstemming, dienstverlening en bedrijfsvoering. Hierbij worden geen persoonsgegevens verwerkt, omdat er alleen mondeling gesproken wordt. Ingeval gesproken wordt over individuele casussen wordt niets schriftelijk vastgelegd in NIS-verband.

Artikel 4 Wbp en AVG niet van toepassing

Omdat er geen persoonsgegevens schriftelijk of elektronisch worden verwerkt, zijn de Wbp en de AVG niet van toepassing. Verder wordt het BSN van een betrokkene niet meegedeeld. De bij het NIS aangesloten partijen verwerken wel persoonsgegevens in hun eigen systemen. Zij doen dit onder hun eigen verantwoordelijkheid en dragen zelf zorg voor het voldoen aan de van toepassing zijnde wetgeving.

Artikel 5 Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op mondelinge overleggen van het NIS. Dit reglement is niet van toepassing op de werkzaamheden van partijen buiten het NIS, of andere vormen van informatieoverdracht door partijen, bijvoorbeeld aan een derde partij.

Artikel 6 Grondslag van het NIS

De grondslag voor de informele samenwerking in het NIS op grond van dit reglement is

• a. voor de gemeente gelegen in de publiekrechtelijke taken van het college op het terrein van het bieden van maatschappelijke ondersteuning aan inwoners die op deze ondersteuning of hulp zijn aangewezen;

• b. voor Werk en Inkomen Lekstroom gelegen in de publiekrechtelijke taak tot het verlenen van integrale schuldhulp aan de inwoners van het werkgebied;

• c. voor de overige partijen gelegen in het gerechtvaardigd belang dat deze instellingen gelet op hun doelstelling en taken hebben bij de verwerking van persoonsgegevens van cliënten en betrokkenen, dan wel de ondubbelzinnige toestemming van de cliënten en betrokkenen.

Artikel 7 Verantwoordelijkheden van de samenwerkingspartners

De partijen blijven elk voor hun eigen deel verantwoordelijk voor hun werkzaamheden en informatie.

Artikel 8 Informeren van cliënt en het vragen van toestemming

• 1. De bij het NIS aangesloten partijen dragen er zorg voor dat de cliënt aan wie het team ondersteuning biedt zo spoedig mogelijk wordt geïnformeerd over de bespreking in het NIS.

• 2. Indien de cliënt is aangemeld door een verwijzer wordt de cliënt eveneens geïnformeerd over de identiteit van de verwijzer en over de gegevens die de verwijzer over de cliënt heeft verstrekt.

• 3. Nadat een deelnemende partij aan het NIS de cliënt heeft geïnformeerd zoals beschreven in het eerste en het tweede lid, vraagt deze partij de cliënt om toestemming voor de bespreking van cliënt binnen het NIS.

• 4. Het informeren en de toestemmingsverlening als bedoeld in lid 1 t/m 3 geschiedt behalve mondeling, ook schriftelijk met behulp van het formulier dat als bijlage 1 aan dit reglement is toegevoegd.

Artikel 9 Geheimhouding

Een ieder die op grond van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens van een betrokkene is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de Wet tot bekendmaking verplicht. Dit geldt voor alle teamleden die betrokken zijn bij het NIS, dus ook diegenen die geen beroepsgeheim hebben. Daartoe tekenen de leden de ‘Privacyverklaring teamleden NIS’ die als bijlage 2 bij dit reglement is gevoegd.

Artikel 10 Slotbepalingen

• 1. Dit privacyreglement treedt in werking met ingang van 1 april 2018.

• 2. Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende het bestaan van het NIS Lopik.

• 3. Dit reglement kan worden ingetrokken of gewijzigd als een of meer van de deelnemende partijen hierom verzoekt of als wetgeving dit noodzakelijk maakt. Het NIS kan een van de deelnemende partijen vragen om een wijziging in dit reglement door te voeren of om een nieuw reglement op te stellen.

• 4. Partijen die deel nemen aan het NIS Lopik binden zich aan dit privacyreglement door ondertekening van dit reglement.

• 5. In geval van een geschil over de toepassing of uitvoering van dit privacyreglement wordt overleg gevoerd binnen het NIS en zo mogelijk een oplossing voor het geschil gevonden. De oplossing kan ook inhouden dat een of meer van de deelnemende partijen ophoudt deel uit te maken van NIS Lopik. Ingeval één of meer van de deelnemende partijen niet tevreden is over de gekozen oplossing legt/leggen deze partijen dit voor aan het college van burgemeester en wethouders van Lopik dat een bindend besluit geeft over de uitleg en/of uitvoering van dit reglement.

• 6. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement NIS Lopik.

Aldus vastgesteld door de deelnemende partijen aan het NIS Lopik en door hen ondertekend,

Lopik, maart 2018

Het college van burgemeester en wethouders van Lopik,

L. de Graaf, H. Capel

Burgemeester, secretaris

Nieuwegein, maart 2018

Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom

C. van Dalen, R. Esser

Voorzitter, secretaris

Lopik, maart 2018

Stichting Santé Partners

Dinie van der Linden

Lid Raad van Bestuur

Lopik, maart 2018

Stichting Pulse

M. Wiendels, S. Muijs, B. Romijn

Directeur/bestuurder , Sociaal werker, Sociaal werker

Lopik, maart 2018

Proeftuin Lopik

Dick Nederend

Lopik, maart 2018

Stichting Schuilplaats Lopik

H.G. Hoeke

Penningmeester

Lopik, maart 2018

Stichting Voedselbank Lopik

W. Timmermans, H.M.J. Kruithof

Voorzitter, penningmeester/secretaris

Lopik, maart 2018

Stichting Budget Ondersteuning Lopikerwaard (bekend als Schuldhulpmaatjes Lopik);

B. Oudshoorn, G.M. Wiltenburg

Voorzitter , coördinator

Lopik, maart 2018

Vluchtelingenwerk West- en Midden-Nederland, afdeling IJsselstein/Lopik;

naam

functie