ONDERMANDAAT- EN ONDERVOLMACHTBESLUIT MANAGERS OMGEVINGSDIENST VELUWE IJSSEL 2017

De directeur van de Omgevingsdienst Veluwe IJssel,

gelet op:

• Wet gemeenschappelijke regelingen;

• afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

• titel 3 van boek 3 Burgerlijk Wetboek;

• Mandaat- en volmachtbesluit directeur Omgevingsdienst Veluwe IJssel;

• Budgethoudersregeling Omgevingsdienst Veluwe IJssel;

overwegende dat:

• het om redenen van doelmatigheid wenselijk is de aan hem in het Mandaat- en volmachtbesluit directeur Omgevingsdienst Veluwe IJssel opgedragen en daarvoor in aanmerking komende bevoegdheden onder te mandateren aan managers in dienst van of werkzaam voor de omgevingsdienst, dan wel aan hen ondervolmacht te verlenen;

BESLUIT:

vast te stellen het Ondermandaat- en ondervolmachtbesluit managers Omgevingsdienst Veluwe IJssel 2017:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. bestuursorgaan: het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst of de voorzitter van de omgevingsdienst, voor zover bevoegd;

• b. deelnemer: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Apeldoorn, Brummen, Epe, Voorst en het college van gedeputeerde staten van de provincie Gelderland die tezamen de gemeenschappelijke regeling hebben getroffen ter behartiging van een of meer bepaalde belangen van die gemeenten en provincie;

• c. de directeur: de directeur tevens secretaris van de omgevingsdienst, bedoeld in artikel 25 van de gemeenschappelijke regeling;

• d. gemeenschappelijke regeling: de Gemeenschappelijke regeling omgevingsdienst Veluwe IJssel;

• e. manager: de functionaris belast met de functie van teamleider zoals bedoeld in de Organisatieverordening Omgevingsdienst Veluwe IJssel en in dienst van of werkzaam voor de omgevingsdienst;

• f. omgevingsdienst: het openbaar lichaam Omgevingsdienst Veluwe IJssel, bedoeld in artikel 2 van de gemeenschappelijke regeling;

• g. ondermandaat: de door de directeur verleende bevoegdheid om in naam van het bevoegde bestuursorgaan besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht te nemen, alsmede de noodzakelijke feitelijke handelingen in het kader van de voorbereiding, bekendmaking en uitvoering daarvan te verrichten;

• h. ondervolmacht: de door de directeur verleende bevoegdheid om in naam van het bevoegde bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen, alsmede de noodzakelijke feitelijke handelingen in het kader van de voorbereiding en uitvoering daarvan, uitgezonderd het doen van betalingen, te verrichten;

• i. plaatsvervangend manager: degene die op grond van de vervangingsregeling van de omgevingsdienst is aangewezen om de manager te vervangen bij diens verhindering of ontstentenis;

• j. samenwerkingsovereenkomst: een samenwerkingsovereenkomst als bedoeld in de artikelen 4, 5 en 6 van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 2 Schakelbepaling

Op dit besluit zijn de bepalingen van het Mandaat- en volmachtbesluit directeur Omgevingsdienst Veluwe IJssel van overeenkomstige toepassing, voor zover daarvan in dit besluit niet wordt afgeweken en met dien verstande dat de informatieplicht als daarin vermeld in artikel 6, derde lid, ook geldt ten aanzien van de directeur.

Artikel 3 Ondermandaat en ondervolmacht

• 1. De directeur verleent aan de managers:

  • a. ondermandaat om te besluiten tot het aangaan van een overeenkomst, al dan niet op basis van een samenwerkingsovereenkomst, tot levering, dienst en/of werk aan een deelnemer van de gemeenschappelijke regeling tot een bedrag van € 100.000,- exclusief BTW, met inachtneming van de budgethoudersregeling en binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders alsmede het door het dagelijks bestuur uitgeschreven beleid;

  • b. ondermandaat om te besluiten tot het aangaan van een overeenkomst tot levering, dienst en/of werk aan niet-deelnemers van de gemeenschappelijke regeling tot een bedrag van € 100.000,- exclusief BTW, met inachtneming van de budgethoudersregeling en binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders alsmede het door het dagelijks bestuur uitgeschreven beleid;

  • c. ondervolmacht om de omgevingsdienst te vertegenwoordigen bij het aangaan van een overeenkomst tot levering, werk of dienst aan derden tot een bedrag van € 100.000,- exclusief BTW, met inachtneming van de budgethoudersregeling en binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders alsmede het door het dagelijks bestuur uitgeschreven beleid, indien en voor zover dit het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen betreft waartoe door of namens het dagelijks bestuur is besloten.

• 2. In de gevallen waarin de plaatsvervangend manager de manager vervangt wegens verhindering of ontstentenis, beschikt deze krachtens dit besluit over dezelfde bevoegdheden als de manager, tenzij in de vervangingsregeling van de omgevingsdienst anders is bepaald.

Artikel 4 Ondertekening

• 1. In geval van uitoefening van een bevoegdheid van het dagelijks bestuur krachtens ondermandaat worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

“Namens het dagelijks bestuur van Omgevingsdienst Veluwe IJssel,”

gevolgd door de functieaanduiding van degene aan wie ondermandaat is verleend en zijn of haar naam en handtekening.

• 2. In geval van uitoefening van een bevoegdheid van de voorzitter als vertegenwoordiger van de omgevingsdienst krachtens ondervolmacht wordt de volgende formulering gebruikt:

  • a. In de aanhef van een privaatrechtelijke rechtshandeling:“Het openbaar lichaam Omgevingsdienst Veluwe IJssel, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <naam ondergevolmachtigde> in de functie van <functieaanduiding>, daartoe op grond van artikel 57d Wet gemeenschappelijke regelingen gemachtigd door de voorzitter, handelend ter uitvoering van het besluit d.d. <datum> van <het dagelijks bestuur (of <naam ondergemandateerde> in de functie van <functieaanduiding>, daartoe gemandateerd door het dagelijks bestuur)>”;

  • b. In de ondertekening van de privaatrechtelijke rechtshandeling: “Namens de Omgevingsdienst Veluwe IJssel,”gevolgd door de functieaanduiding van degene aan wie ondervolmacht is verleend en zijn of haar naam en handtekening.

• 3. Indien een bevoegdheid als bedoeld in het eerste en tweede lid is uitgeoefend door een plaatsvervanger, dient dit in de ondertekening tot uitdrukking te worden gebracht door toevoeging van “plv.” aan de functieaanduiding van degene aan wie ondermandaat of ondervolmacht is verleend, gevolgd door de handtekening en naam van de plaatsvervanger.

Artikel 5 Slotbepaling

Een afschrift van dit besluit wordt gezonden aan het dagelijks bestuur en de voorzitter en aan degenen aan wie krachtens dit besluit ondermandaat en ondervolmacht is verleend.

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2018. Indien het publicatieblad van de omgevingsdienst waarin dit besluit wordt geplaatst, wordt uitgegeven na 31 december 2017, treedt het in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het publicatieblad van de omgevingsdienst waarin het wordt geplaatst, en werkt het terug tot en met 1 januari 2018.

• 2. Dit besluit wordt aangehaald als: “Ondermandaat- en ondervolmachtbesluit managers Omgevingsdienst Veluwe IJssel 2017”.

Apeldoorn, 27 november 2017

de directeur,

J.J.W. Strebus

TOELICHTING

ONDERMANDAAT- EN ONDERVOLMACHTBESLUIT MANAGERS OVIJ 2017

Artikel 1, onder e, geeft aan aan welke functionarissen een bevoegdheid bij of krachtens dit besluit kan worden doorgelegd via ondermandaat of ondervolmacht. Ook aan managers die niet ondergeschikt zijn aan de Omgevingsdienst als werkgever kan ondermandaat/-volmacht worden verleend, mits degene aan wie ondermandaat/-volmacht is verleend, alsmede degene onder wiens verantwoordelijkheid hij werkzaam is, schriftelijk met de verlening van het ondermandaat/-volmacht heeft ingestemd (art. 10:4 Awb). Dit betekent dat ten behoeve van een manager die op detacheringsbasis werkzaam is binnen de ambtelijke organisatie of die wordt ingehuurd, geen separaat ondermandaat/-volmachtbesluit door het bevoegde bestuursorgaan behoeft te worden genomen, maar dat in dergelijke situaties dit besluit van toepassing is ten behoeve van de taak die door de gedetacheerde wordt uitgeoefend. Daarbij is het dan wel van belang dat op basis van de detacheringsovereenkomst voldoende helderheid bestaat welke functie iemand uitoefent en onder wiens verantwoordelijkheid dit gebeurt. Ten overvloede wordt hierbij opgemerkt dat ten aanzien van de uitoefening van bevoegdheden door medewerkers die niet binnen de ambtelijke organisatie werkzaam zijn (bijvoorbeeld wanneer door een deelnemer taken ten behoeve van de Omgevingsdienst worden uitgevoerd) wel een apart besluit genomen dient te worden.

De definitie van ondervolmacht in artikel 1, onder h, omvat louter het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en de noodzakelijke feitelijke handelingen in het kader van de voorbereiding en uitvoering daarvan, uitgezonderd het doen van betalingen hetgeen is voorbehouden aan de gevolmachtigde directeur tevens budgethouder op grond van de budgethoudersregeling.

Artikel 3, eerste lid, ziet niet op het (besluiten tot) het aangaan van een samenwerkingsovereenkomst als bedoeld in de artikelen 4, 5 en 6 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Veluwe IJssel resp. het werkprogramma ter uitvoering daarvan. De bevoegdheid te besluiten tot het aangaan van een dergelijke overeenkomst is voorbehouden aan het dagelijks bestuur (art. 57b lid 1 onder e Wgr) en de bevoegdheid tot het aangaan daarvan is voorbehouden aan de voorzitter (art. 57d Wgr). Omdat hiervoor geen mandaat c.q. volmacht is verleend aan de directeur, is ondermandaat c.q. ondervolmacht niet mogelijk.

Aan de uitoefening van de bevoegdheid als genoemd in artikel 3, eerste lid, onder c dient altijd een besluit tot het aangaan van de betreffende overeenkomst ten grondslag liggen. Is dit niet het geval, dan is er sprake van een onbevoegd aangegane overeenkomst.

Via de schakelbepaling van artikel 2 is de uitoefening van de bevoegdheden als genoemd in artikel 3 begrensd op grond van artikel 6 Mandaat- en volmachtbesluit directeur. Hiermee dient rekening te worden gehouden.

Met “derden” in artikel 3, eerste lid, onder c, worden zowel deelnemers als niet-deelnemers van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Veluwe IJssel bedoeld.

Op grond van artikel 3, tweede lid, kan de plaatsvervanger van de manager de bevoegdheden van de manager bij of krachtens dit besluit uitoefenen, indien de manager tijdelijk afwezig is of gedurende langere tijd niet in staat is zijn functie uit te oefenen. Wel moet de vervanger via een daartoe strekkend schriftelijk besluit formeel als zodanig aangewezen zijn, namelijk in de vervangingsregeling van de Omgevingsdienst waarin beperkingen ten aanzien van de plaatsvervanging of waarneming kunnen worden opgenomen. Het is niet mogelijk/wenselijk dat een welwillende willekeurig aanwezige ambtenaar als plaatsvervanger optreedt. Immers voor een buitenstaander/burger moet traceerbaar zijn dat een functionaris bevoegd was.