Nota P&C-cyclus SSC-ZL 2019

Het Bestuur van het Shared Service Center Zuid-Limburg;

OVERWEGING

gelet op het bepaalde in hoofdstuk 5 van de Gemeenschappelijke Regeling SSC-ZL;

mede gelet op het bepaalde in artikel 34 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr);

mede gelet op het bepaalde in de Financiële verordening SSC-ZL;

BESLUIT

vast te stellen de navolgende beleidsregels: Nota P&C-cyclus SSC-ZL 2019

Beleidsinhoud

Doelstelling van deze notitie is om heldere afspraken te maken tussen enerzijds de leden van het bestuur en het Opdrachtgeversoverleg (OGO) en anderzijds de directeur en de financiële adviseur van het SSC-ZL over de momenten waarop de verschillende instrumenten van de planning & control cyclus (P&C-cyclus) besproken worden en besluitvorming hieromtrent dient plaats te vinden voor het jaar 2019.

Instrumenten van de P&C-cyclus

In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de instrumenten van de P&C-cyclus. Naast de vermelding van het instrument is tevens de volgende toelichting opgenomen:

• een verwijzing naar de regeling/verordening waaruit de verplichting van het instrument blijkt;

• de periode waarvoor het bestuur/de directeur de instrumenten vaststelt;

• de uiterlijke datum waarop besluitvorming door het bestuur plaats dient te vinden;

• de uiterlijke datum van indiening bij de raden van de deelnemende gemeenten en de gedeputeerde staten.

Overlegagenda P&C-cyclus

Bij het plannen van de bespreekmomenten worden de volgende uitgangspunten gehanteerd;

• 1. De bespreking van een instrument door het bestuur vindt plaats tijdens het bestuursoverleg dat voorafgaat aan de gestelde uiterste datum in de betreffende regeling/verordening;

• 2. De bespreking van de (concept)instrumenten door de leden van het OGO vindt plaats tijdens de OGO-vergadering voorafgaande aan de bestuursvergadering waarin het instrument door het bestuur wordt besproken.

• 3. De (concept)instrumenten worden voorafgaande aan het OGO-overleg tevens besproken met de controllers van de deelnemende gemeenten.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van het SSC-ZL op 6 december 2018,

Namens dezen,

De voorzitter

J.M. Janssen

De Secretaris

W.G.J. Lousberg

Bijlage 1 - Planning & Control Cyclus SSZ-ZL 2019

Nr.	Naam	GR	WGR	Kadernota Rechtmatigheid BBV	Financiële verordening	Controle verordening	Periodiciteit vaststellen	Raden deelnemende gemeenten	Gedeputeerde staten	Deadline vaststelling bestuur
1	Kadernota	art 19 en 19	art 34b en 34				jaarlijks	20 december van het jaar voorafgaand waarin de begroting moet worden ingediend, zienswijze uiterlijk 1 maart van jaar waarin begroting moet worden ingediend		Vatstelling voor zienswijze in laatste bestuursoverleg van het jaar voorafgaand waarin de begroting moet worden ingediend. Vaststelling na zienswijze eerste bestuursvergadering na 1 maart
2	Algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening	art 19 en 20	art 34b en 35				jaarlijks	vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient
3	Begroting inclusief meerjarenraming	art 19	art 34				jaarlijks	acht weken voordat deze wordt vastgesteld	vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient
4	Liquiditeitsbegroting	artikel 14					jaarlijks			15-12-2017 vastgesteld. 31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.
5	Jaarrekening	art 20	art 34				jaarlijks		vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft
6	Verdeelsleutels inkomsten en uitgaven	art 17					4-jaarlijks			Tegelijk laten vaststellen met de begroting voorafgaande aan het eerste jaar van de 4-jaars cyclus
7	Financieringsstatuut	art 22 lid 1					incidenteel			15-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.
8	Regeling omtrent de verzekering van de gelden van SSC-ZL tegen benadeling	art 22 lid 3					incidenteel
9	Financiële verordening	art 22 lid 4					incidenteel			15-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.
9a	Mandaatregeling -> Directiebesluit				art 18		incidenteel			13-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.
9b	Procuratieregeling -> Directiebesluit				art 18		incidenteel			13-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.
9c	Aanbestedingsbeleid (tabel) -> Directiebesluit				art 19		jaarlijks			16-11-2017 vastgesteld. 31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.
10	Beleidsnota weerstandsvermogen				art 12 + 14		incidenteel			15-02-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is.
11	Controleverordening			par 3.4.4.			4-jaarlijks			15-02-2017 vastgesteld. Deze verordening zal minimaal elke vier jaren worden beoordeeld en geactualiseerd. De controleverordening geldt voor onbepaalde tijd.
12	Controleprotocol (met normenkader als bijlage)			par 3.4.4.			jaarlijks			16-11-2017 vastgesteld.31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.
13	Normenkader rechtmatigheidscontrole (opnemen als bijlage bij het controleprotocol)			par 3.2.3			jaarlijks			16-11-2017 vastgesteld.31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.
14	Directiestatuut	artikel 12					incidenteel			nog niet vastgesteld, nog op te stellen door bestuur
15	1e Tussentijdse rapportage				art 8		jaarlijks			voor 1 juli van het lopende boekjaar aanbieden aan Bestuur ter vaststelling
16	2e Tussentijdse rapportage				art 8		jaarlijks			voor 1 november van het lopende boekjaar aanbieden aan Bestuur ter vaststelling
16	Tussentijdse begrotingswijzigingen						jaarlijks			opnemen in de voortgangsrapportages
17	Benoeming accountant voor de jaarrekeningcontrole van het SSC-ZL					art 2	4-jaarlijks			1 juli van het eerste jaar van de 4-jaars cyclus aanbieden aan Bestuur ter vaststelling
18	Nota Planning & Control Cyclus				art 5		jaarlijks			15-02-2017 vastgesteld. 31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.