Organisatieregeling van de Regio Gooi en Vechtstreek

Het Dagelijks Bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek,

gelet op de bevoegdheid artikel 17 sub c van de gemeenschappelijke regeling met kenmerk 15.0005606 om regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van het openbaar lichaam;

BESLUIT

tot vaststelling van de Organisatieregeling van de Regio Gooi en Vechtstreek als volgt:

Paragraaf 1 Algemene bepalingen

Artikel 1.1

Deze regeling bevat regels voor de inrichting van de ambtelijke organisatie in hoofdlijnen.

Artikel 1.2

De ambtelijke organisatie is één en ongedeeld. Zij is opgebouwd volgens het concernmodel, waarin onderscheiden worden een directie, een aantal eenheden waaronder een facilitaire eenheid.

Artikel 1.3

De werkwijze van de ambtelijke organisatie is gebaseerd op integraal management, op integrale advisering en op consequente doorvoering van het mandateren van taken en bevoegdheden op een zo laag mogelijk niveau.

De bedrijfsvoering kenmerkt zich bij integraal management door:

• werken vanuit expliciete doelstellingen;

• verantwoordelijkheid dragen voor het beheer en de inzet van de toegekende bedrijfsmiddelen;

• een planmatige werkwijze ter optimalisering van doelgerichtheid, doelmatigheid en kwaliteit van proces en product;

• centrale coördinatie van beleidsuitvoering en beschikbaarstelling van bedrijfsmiddelen;

• integrale financiële huishouding.



Integrale advisering komt tot uiting in adviezen aan de bestuursorganen, waarin:

• alle redelijkerwijze relevante facetten zijn betrokken;

• invalshoeken vanuit alle relevante terreinen van lokale publieke zorg zijn betrokken en tot uiting gebracht;

• alternatieven in beeld worden gebracht, relevante afwegingsfactoren worden genoemd en een eenduidige keuze wordt voorgesteld.

Artikel 1.4

Het Dagelijks Bestuur is opdrachtgever voor de ambtelijke organisatie. Indien sprake is van het ontwikkelen van nieuw beleid op het gebied van bedrijfsvoering wordt daaraan inhoud gegeven door een door het bevoegd orgaan vastgestelde bestuursopdracht.

Artikel 1.5

De verantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie wordt als volgt gedragen:

• 1. Het Dagelijks Bestuur besluit op voorstel van de algemeen directeur tot het instellen en opheffen van organisatieonderdelen en draagt bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de inrichting en het beheer ervan;

• 2. Onder toezicht en verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur is de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie, waaronder inrichting en beheer ervan, opgedragen aan de algemeen directeur. Deze taak wordt nader uitgewerkt in paragraaf 3 van deze verordening; 

• 3. Onder aansturing van de algemeen directeur is de dagelijkse leiding van de eenheden  opgedragen aan de hoofden. Zij vormen samen een Centraal Managementteam onder voorzitterschap van de algemeen directeur, waarin alle zaken betreffende de bedrijfsvoering aan de orde worden gesteld.

• 4. De algemeen directeur treedt ambtshalve op als bestuurder zoals bedoeld in de Wet op de Ondernemingsraden. Indien op het niveau van een eenheid een structuur voor medezeggenschap als bedoeld in de WOR wordt ingesteld treedt een door de algemeen directeur aan te wijzen hoofd als bestuurder op.

Paragraaf 2 Plaats en taak van de eenheden

Artikel 2.1

Bij de eenheid berusten de in het inrichtingsbesluit opgenomen ambtelijke taken op één of meer toegewezen terreinen. De eenheden zijn verantwoordelijk voor hun resultaten op inhoud en bedrijfsvoering.

Artikel 2.2

In de eenheid worden primaire processen, gericht op de levering van lokale publieke producten en diensten aan de samenleving bijeengebracht op basis van samenhang en herkenbaarheid voor de burger. De verantwoordelijkheid voor en zeggenschap over de voor het productieproces benodigde middelen (geld, personeel en informatie) maakt binnen door de algemeen directeur vastgestelde kaders van deze samenhangende taakopdracht een onvervreemdbaar onderdeel uit.

Artikel 2.3

Bij de eenheid ligt, binnen vastgestelde kaders en richtlijnen, een eigen verantwoordelijkheid voor:

• het dagelijks beheer;

• de totstandkoming van de vereiste coördinatie, afstemming en overleg;

• de inzet en het beheer van de toegewezen middelen;

• planning van de werkzaamheden gericht op gevraagde resultaten;

• het afleggen van verantwoording aan het bestuur en aan de algemeen directeur over de verrichte activiteiten;

• de periodieke evaluatie van de activiteiten;

• inschakeling van andere diensten in sectoroverstijgende processen;

• afstemming met en terugkoppeling op verantwoordelijke bestuursorganen en bestuurders.

Artikel 2.4

De facilitaire eenheid ondersteunt de overige eenheden door het uitvoeren van het middelenbeleid. De facilitaire eenheid levert binnen de algemene taakstelling en binnen de kaders van de begroting aan de andere organisatorische eenheden diensten volgens specificatie en op een niveau dat is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst tussen het hoofd van een eenheid en het hoofd van de facilitaire eenheid. Deze overeenkomsten behoeven de goedkeuring van de algemeen directeur.

Artikel 2.5

Tot het takenpakket van de facilitaire eenheid behoren in elk geval:

• de uitvoering van de financiële administratie van de Regio Gooi en Vechtstreek ;

• de uitvoering van de personeelsadministratie van de Regio Gooi en Vechtstreek met inbegrip van de salarisadministratie en de uitvoering van de rechtspositieregelingen;

• de uitvoering van het informatiebeleid van de Regio Gooi en Vechtstreek, zowel voor wat betreft het beheer van informatiedragers als voor wat betreft de inrichting en het beheer van de technische voorzieningen voor automatisering en applicaties;

• het beheer van gebouwen en kantoorvoorzieningen;

• het verzamelen en verstrekken van informatie uit voornoemde administraties aan de algemeen directeur en de hoofden van de eenheden die zij ten behoeve van de sturing van processen en de verantwoording aan bestuursorganen nodig hebben .

Paragraaf 3 Aansturing, positie en functie algemeen directeur

Artikel 3.1

De algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. Hij is als zodanig verantwoording verschuldigd aan het Dagelijks Bestuur.

Artikel 3.2

De algemeen directeur is verantwoordelijk voor:

• een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering;

• een omgevingsgerichte visie;

• een goed bedrijfsklimaat en gemotiveerde medewerkers.

Artikel 3.3

De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de totstandkoming van adequate advisering aan de bestuursorganen. Als zodanig draagt hij zorg voor:

• vertaling van maatschappelijke wensen en bestuurlijke inzichten bij de ontwikkeling;

• voorbereiding en uitvoering van het beleid door de ambtelijke organisatie (sturingstaak);

• beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording conform het door het bestuur vastgestelde beleid en de daaruit voortvloeiende kaders en richtlijnen (bewakingstaak);

• toetsing van de door de eenheden ingediende voorstellen en de uitgevoerde werkzaamheden aan de door het bestuur verstrekte opdrachten, dan wel het vastgestelde beleid (toetsingstaak).

Artikel 3.4

Geschillen over de bedrijfsvoering of over inhoudelijke aspecten van advisering, waarvoor het overleg tussen verschillende eenheden geen oplossing heeft gebracht, worden ter beslissing voorgelegd aan de algemeen directeur. In advisering aan het bevoegde orgaan wordt melding gemaakt van de verschillende visies en alternatieven: de advisering dient echter altijd eenduidig te zijn.

Artikel 3.5

De algemeen directeur is verantwoordelijk voor het functioneren van de hoofden. Zij verstrekken de algemeen directeur desgevraagd de inlichtingen die door hem worden gevraagd. Hij kan, indien hij dit voor de vervulling van zijn functie nodig acht, aanwijzingen geven.

Artikel 3.6

Bij afwezigheid van de algemeen directeur wordt hij volledig vervangen door de plaatsvervangend directeur. Het Dagelijks Bestuur bepaalt in welke volgorde de hoofden van de eenheden optreden als plaatsvervangend directeur.

Paragraaf 4 Aansturing, positie en functie hoofden van eenheden

Artikel 4.1

De eenheden worden geleid door een hoofd. Hoofden zijn als zodanig verantwoording schuldig aan de algemeen directeur.

Artikel 4.2

Art. 3.2 is van overeenkomstige toepassing op de hoofden.

Artikel 4.3

De hoofden dragen er zorg voor dat binnen het taakgebied van hun eenheid beleid wordt voorbereid en na vaststelling uitgevoerd met inachtneming van art. 2.3 van deze regeling. Zij zijn er voor verantwoordelijk dat beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording plaatsvinden conform het door het bestuur vastgestelde beleid en de daaruit voortvloeiende kaders en richtlijnen. Zij leggen over de bereikte resultaten en de inzet van beschikbaar gestelde middelen binnen hun eenheid verantwoording af aan de algemeen directeur.

Paragraaf 5 De Concerncontroller

Artikel 5.1

Binnen de organisatie is een concerncontroller werkzaam. Hij wordt aangestuurd door de algemeen directeur.

Artikel 5.2

De concerncontroller is belast met het tot stand brengen en in stand houden van de beheersing (control) van bedrijfsprocessen door een kwalitatief goede informatievoorziening voor en verantwoording aan de verschillende besluitvormende niveaus in de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. Hij is verantwoordelijk voor:

• het ontwikkelen van kaderstellend beleid met betrekking tot de bedrijfsvoering;

• het voeren van procesregie op strategische integrale ontwikkelingen vanuit bedrijfsvoeringsoptiek;

• verbetering van de bedrijfsvoering door control en door het uitvoeren van audits.

Artikel 5.3

De concerncontroller kan rechtstreeks aan het Dagelijks Bestuur of Algemeen Bestuur rapporteren; hij heeft een eigen functionele verantwoordelijkheid voor de financiële, rechtmatigheids- en doelmatigheidsaspecten van de bedrijfsvoering.

Paragraaf 6 Mandaat

Artikel 6.1

Het Dagelijks Bestuur kan de uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden mandateren (opdragen) aan een ambtenaar, tenzij de regeling waarop die bevoegdheid steunt zich daartegen verzet. Ondermandaat is mogelijk tenzij het oorspronkelijke mandaatbesluit zich daartegen verzet.

Artikel 6.2

Taken en bevoegdheden worden in het kader van integraal management op die plaatsen in de organisatie gelegd waar zij functioneel zijn.

Artikel 6.3

Besluiten tot mandatering worden door het bevoegde orgaan schriftelijk vastgelegd in het zogenoemde "mandaatbesluit".

Artikel 6.4

De opgedragen bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur uitgeoefend.

Paragraaf 7 Advisering

Artikel 7.1

Het opdrachtgeverschap van bestuur aan de ambtelijke organisatie betekent dat van de organisatie een product wordt gevraagd op basis van een inhoudelijke beschrijving, tevoren bepaalde kwalitatieve eisen en randvoorwaarden en een gewenste leveringstijdstip.

Artikel 7.2

De advisering aan het bestuur is onafhankelijk, integraal en gebaseerd op de eigen professionaliteit en deskundigheid van de behandelend ambtenaar, die daarbij de verantwoordelijkheden van degenen die met de sturing van de organisatie zijn belast in acht neemt.

Artikel 7.3

Indien er bij advisering die de inhoudelijke betrokkenheid van meerdere eenheden vereist, sprake is van een geschil met betrekking tot de vereiste eenduidigheid van de advisering vindt overleg plaats tussen de hoofden van deze eenheden. Indien het geschil niet of niet geheel wordt opgelost beslist de algemeen directeur.

Artikel 7.4

Bedrijfsprocessen worden door de algemeen directeur enkelvoudig en eenduidig toegewezen aan een eenheid. Het hoofd van de eenheid wijst het onderwerp toe aan een of meerdere medewerkers binnen zijn eenheid. De aldus aangewezen procesverantwoordelijke draagt zorg voor uitvoering van alle activiteiten die in dit proces worden vereist, met inbegrip van de advisering aan het bestuur.

Paragraaf 8 Projectorganisatie en projectmatig werken

Artikel 8.1

Indien een bestuurlijke opdracht:

• een bijzonder karakter draagt;

• van grote omvang is, begrensd is in tijd en leidt tot een uniek product;

• een inzet van de organisatie vraagt die eenheden overstijgend is en die de spankracht van de reguliere structuur en werkwijze te boven gaat, is de algemeen directeur bevoegd om een projectorganisatie in het leven te roepen die rechtstreeks verantwoording schuldig is aan de algemeen directeur.

Artikel 8.2

Indien geen afzonderlijke projectorganisatie als bedoeld in het vorig lid wordt ingesteld kan een bestuurlijke opdracht binnen de ambtelijke organisatie projectmatig worden behandeld.

In dat geval wijst de algemeen directeur een ambtelijke projectleider aan.

Paragraaf 9 Slotbepalingen

Artikel 9.1

Deze regeling kan worden aangehaald met de naam “Organisatieregeling Regio Gooi en Vechtstreek".

Artikel 9.2

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2016.

Artikel 9.3

Deze regeling vervangt het Directie- en Organisatiestatuut Regio Gooi en Vechtstreek 2015 met kenmerk nr. 14.0004268 vastgesteld op 17 december 2014.

Vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 7 juli 2016.

Bussum, 7 juli 2016,

J.J. Bakker

secretaris

P.I. Broertjes

voorzitter

Toelichting

De Organisatieregeling van de Regio Gooi en Vechtstreek vervangt het Directie- en Organisatiestatuut dat met ingang van 1 januari 2015 van kracht was.

Belangrijk verschil met de voorgaande regeling is de omschakeling van een tweehoofdige programmadirectie met een primus inter paris naar een éénhoofdige directie in de functie van algemeen directeur. De eenheden staan onder leiding van hoofden.

Voorgaande laat onverlet dat de wettelijke titel van het hoofd GGD volgens de Wet publieke gezondheid is ‘Directeur GGD’.

Onder aansturing van de algemeen directeur is de dagelijkse leiding van de eenheden opgedragen aan de hoofden. Zij vormen samen het Centraal Managementteam onder voorzitterschap van de algemeen directeur, waarin alle zaken betreffende de bedrijfsvoering aan de orde worden gesteld.

De hoofden hebben een integrale verantwoordelijkheid voor de eenheid waarvoor zij zijn aangewezen. De eenheden zijn verantwoordelijk voor de resultaten zowel wat betreft inhoud als wat betreft de bedrijfsvoering.

De algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. Hij is als zodanig verantwoording verschuldigd aan het Dagelijks Bestuur.

De hoofden dragen er zorg voor dat, binnen het taakgebied van hun eenheid, de aanpak wordt voorbereid en na vaststelling uitgevoerd. Zij zijn er voor verantwoordelijk dat voorbereiding, uitvoering en verantwoording plaatsvinden conform door het bestuur vastgestelde beleid en daaruit voortvloeiende kaders en richtlijnen. Zij leggen over de bereikte resultaten en de inzet van beschikbaar gestelde middelen binnen hun eenheid verantwoording af aan de algemeen directeur.

Bij de eenheid ligt, binnen de vastgestelde kaders en richtlijnen, een eigen verantwoordelijkheid voor:

• het dagelijks beheer;

• de totstandkoming van de vereiste coördinatie, afstemming en overleg;

• de inzet en het beheer van de toegewezen middelen;

• planning van de werkzaamheden gericht op gevraagde resultaten;

• het afleggen van verantwoording aan het bestuur en aan de algemeen directeur over de

verrichte activiteiten;

• de periodieke evaluatie van de activiteiten;

• inschakeling van andere diensten in sectoroverstijgende processen;

• afstemming met en terugkoppeling op verantwoordelijke bestuursorganen en bestuurders.

De begrippen bestuur, bestuurders en bestuursorganen worden uitgelegd overeenkomstig de taak- en bevoegdhedenomschrijving van de verschillende organen in de gemeenschappelijke regeling, volgens  het door de deelnemende gemeenten vastgestelde bestuurlijke samenwerkingsmodel.

Er zijn binnen de regio verschillende politiek-bestuurlijk verantwoordelijkheden in de samenwerking te onderscheiden met autonome wettelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden van gemeenteraden en de colleges naast die van de regionale portefeuillehoudersoverleggen, het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen en de hieraan ontleende gemeenschappelijke regeling.

Van de hoofden wordt verwacht dat zij goede kennis hebben van de regionale- en gemeentelijke ambtelijke en bestuurlijke verantwoordings- en bevoegdheidslijnen. De adviseurs en de medewerkers worden hierop door het hoofd aangestuurd en zo nodig aangesproken.

Het is kenmerkend voor het werken bij een samenwerkingsverband zorgvuldig om te gaan met de complexe ‘gelaagdheid’ van regionaal en lokaal verdeelde taken, bevoegheden en verantwoordelijkheden.