Privacyreglement Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten

In dit reglement laat Gemeenschappelijke Regeling Peelgemeenten zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. De Gemeenschappelijk Regeling Peelgemeenten heeft de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling binnen het Sociaal Domein. Goed en zorgvuldig omgaan met deze gegevens is een dagelijkse bezigheid.

Uitgangspunt is dat waar overleg tussen professionals over een burger/cliënt noodzakelijk is, dit gebeurt in het bijzijn van en met instemming van de betrokkene(n). Er zijn echter situaties denkbaar waarin dit niet kan. Dit vraagt dan om een zorgvuldige afweging en moet altijd gemotiveerd worden. Betrokkenen worden in zulke situaties in principe altijd vooraf geïnformeerd. Alleen als dit niet anders kan, gebeurt dit achteraf.

Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van Gemeenschappelijk Regeling Peelgemeenten. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vindt GR Peelgemeenten het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop er met persoonsgegevens wordt omgegaan, en de privacy wordt gewaarborgd.

1. Wetgeving en definities

Op 25 mei 2018 is de Wet bescherming persoonsgegevens vervallen en de Europese Verordening; Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden. De AVG bouwt voort op de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt. 

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond of politieke voorkeuren.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Data Protection Impact Assessment (DPIA).

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

2. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van de GR Peelgemeenten. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de GR plaatsvinden.

3. Verantwoordelijke

De bestuursorganen van de GR Peelgemeenten zijn allemaal verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens de GR Peelgemeenten worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de GR Peelgemeenten zijn onder andere de voorzitter, het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van bewerkingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• 1. Verzamelen, vastleggen en ordenen

• 2. Structureren, opslaan, bijwerken en wijzigen

• 3. Opvragen, raadplegen, gebruiken

• 4. Verstrekken door middel van doorzending

• 5. Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen

• 6. Samenbrengen, met elkaar in verband brengen

• 7. Afschermen, wissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen in beginsel niet voor andere doelen verwerkt worden, uitzonderingen hierop zijn mogelijk zoals met toestemming van betrokkenen. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• 1. Om een verplichting na te komen die in de wet staat

• 2. Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was

• 3. Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden

• 4. Voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak

• 5. Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

De GR Peelgemeenten zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de GR Peelgemeenten alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de GR Peelgemeenten dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van GR Peelgemeenten.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

De GR Peelgemeenten geeft geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

5. Transparantie en communicatie

Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Via de Wob[1] (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kun je een verzoek om informatie indienen bij de GR Peelgemeenten. Bij het verzoek bekijkt de GR Peelgemeenten altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie[2] regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de GR Peelgemeenten altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)

De GR Peelgemeenten informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de GR Peelgemeenten geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de GR Peelgemeenten met persoonsgegevens om zal gaan. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de GR Peelgemeenten persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Verwijdering

De GR Peelgemeenten bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 22, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• 1. Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om vooraf geïnformeerd te worden of aan de GR Peelgemeenten te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.

• 2. Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.

• 3. Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de GR Peelgemeenten om dit te corrigeren.

• 4. Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de GR Peelgemeenten te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

• 5. Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.

• 6. Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De GR Peelgemeenten zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

• 7. Recht op menselijke blik: Betrokkenen hebben het recht om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering gebaseerd, besluit waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of dat anderszins betrokkenen in aanmerkelijke mate treft.

• 8. Recht op dataportabiliteit: het recht op overdraagbaarheid van gegevens.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via e-mail ingediend worden. De GR Peelgemeenten heeft 1 maand de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen 1 maand zal de GR Peelgemeenten laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij het dagelijks bestuur van de GR Peelgemeenten, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de GR Peelgemeenten aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG)

De GR Peelgemeenten maakt geen gebruik van profilering. Mocht dit in de toekomst wel een keuze zijn dan zal dit volgens de wettelijke richtlijnen worden gedaan.

Big data en tracking

GR Peelgemeenten maakt geen gebruik van Big data en tracking. Mocht dit in de toekomst wel een keuze zijn dan zal dit volgens de wettelijke richtlijnen worden gedaan.

7. Plichten van de GR Peelgemeenten

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

De GR Peelgemeenten is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de GR Peelgemeenten de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• 1. De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke; 

• 2. De doelen van de verwerking; 

• 3. Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen; 

• 4. Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens; 

• 5. Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie; 

• 6. De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist; 

• 7. Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen. 

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De GR Peelgemeenten voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking of een grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens plaatsvindt of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)

De GR Peelgemeenten heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de teams overneemt. De teams hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt GR Peelgemeenten dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de GR Peelgemeenten dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Afsluiting

Als de GR Peelgemeenten een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de GR Peelgemeenten worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de GR Peelgemeenten.

Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van GR Peelgemeenten middels het volgende emailadres: FG@Peelgemeenten.nl.

[1] http://wetten.overheid.nl/BWBR0005252/2016 - 10 - 01

[2] http://wetten.overheid.nl/BWBR0036795/2016 - 10 - 01

Dagelijks bestuur Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten

Namens deze,

H.J. Mak

Voorzitter