Convenant Shared Service Center Zuid-Limburg (ondertekend)

Samen voor een sterk Zuid-Limburg

Partijen

• 1. De wethouder Middelen van gemeente Heerlen, de heer F. Simons.

• 2. De wethouder Middelen van gemeente Sittard-Geleen, de heer P. Meekels.

• 3. De wethouder Organisatie van gemeente Maastricht, de heer J. Janssen.

Partijen 1 t/m 3 ieder handelend in zijn of haar hoedanigheid van bestuursorgaan van het Shared Service Center Zuid-Limburg, samen hierna te noemen: Bestuur SSC-ZL.

• 4. De wnd. gemeentesecretaris / WOR-bestuurder van gemeente Heerlen, de heer M. Wilke.

• 5. De WOR-bestuurder / lid opdrachtgeversoverleg van gemeente Sittard-Geleen, de heer J. Nelissen.

• 6. De gemeentesecretaris / WOR-bestuurder van gemeente Maastricht, de heer P. Buijtels.

• 7. Lid opdrachtgeversoverleg namens gemeente Heerlen, de heer M. Heckmans.

• 8. Lid opdrachtgeversoverleg namens gemeente Maastricht, de heer M. Rompen.

• 9. De directeur/ WOR bestuurder van het SSC-ZL, de heer W. Lousberg.

Algemene overwegingen

In 2015 besloten de gemeentebesturen van Heerlen, Maastricht en Sittard-Geleen mede op basis van de financiële impactanalyse hun bedrijfsvoeringstaken te bundelen in een gezamenlijke organisatie: het Shared Service Center Zuid-Limburg. SSC-ZL heeft als opdracht om de bedrijfsvoeringstaken van publieke instellingen in Zuid-Limburg professioneler, goedkoper en minder kwetsbaar te maken voor haar deelnemers. Dit past binnen de toenemende tendens richting strategische samenwerking voor de kracht van Zuid-Limburg als geheel, door het inrichten van services ook voor andere overheidsinstanties in de regio. SSC-ZL krijgt stapsgewijs vorm en inhoud, in samenspraak met de opdrachtgevers. De eerste fase richt zich op het bundelen en leveren van producten en diensten op het vlak van Inkoop, Informatie-diensten en Personeels- en Salarisadministratie. In de toekomst wil SSC-ZL zich ontwikkelen tot een bedrijfsvoeringsbrede dienstverlener in (Zuid-)Limburg.

Doel en definitie

Dit convenant beoogt duidelijkheid te houden met betrekking tot de eerder genomen besluiten aangaande SSC-ZL en deze besluiten te borgen voor de toekomst. Met het oog op komende vervolgstappen richting operationalisering is het van belang dat alle betrokken partijen op gelijk informatieniveau komen voor wat betreft waar we nu staan in dit traject en welke richting we gezamenlijk inslaan. Tenslotte geven de recente wijzigingen binnen het Bestuur SSC-ZL aanleiding tot dit gezamenlijk convenant voor de komende periode.

Bepalingen

• Het Shared Service Center Zuid-Limburg is een bedrijfsvoering GR (Gemeenschappelijke Regeling), opgericht op 23 oktober 2015.

• Het besluit tot het oprichten van het Shared Service Zuid-Limburg behoort tot het politieke primaat en niet tot het domein van de medezeggenschap.

• Missie SSC-ZL (2015): het ondersteunen en ontzorgen van de deelnemende overheids- organisaties op het gebied van bedrijfsvoeringstaken, door het leveren van gestandaardiseerde producten en diensten op basis van een vooraf overeengekomen kwaliteitsniveau en efficiënt tarief.

• Visie SSC-ZL (2015): gemeenten in Zuid-Limburg (en hun samenwerkingspartners) hebben over enkele jaren één gezamenlijke ondersteuningsorganisatie op het gebied van hun bedrijfsvoerings- taken: het SSC-ZL. Dit kenmerkt zich richting klanten door een goede mix van klantgerichtheid, kwaliteit en kosten en werkt op basis van gestandaardiseerde producten, processen en diensten. Het SSC-ZL kenmerkt zich richting medewerkers als een aantrekkelijke, eigentijdse werkgever.

• Overkoepelende doelen SSC-ZL:

  - Samen voor een sterk Zuid-Limburg

  - P rofessionalisering en innovatie

  - Ontzorgen van de moederorganisaties

  - Kwetsbaarheidsreductie

  - Verhogen continuïteit

  - Aantrekkelijk werkgeverschap

• Het SSC-ZL richt zich in de beginfase op de drie terreinen Inkoop, PSA en Informatiediensten waarbij de doelstellingen per discipline als volgt zijn:

  • Inkoop: hogere inkoopvolwassenheid; kwetsbaarheidsreductie; innovatie; realiseren van besparingsmogelijkheden.

  • Personeels- en Salarisadministratie: professioneel met een hoge taakvolwassenheid; efficiënt en effectief; verregaande digitalisering.

  • Informatiediensten: professionaliseren; betere en eigentijdse ondersteuning; hogere beschikbaarheid; proactieve advisering; betere inkoopcondities (kostenreductie); betrouwbare en snellere implementaties met als resultaat minder meerkosten.

• Voor het eindperspectief opteert het Bestuur vooralsnog voor huisvesting van het SSC-ZL rondom drie clusters, waarvan elk cluster gekoppeld wordt aan één van de drie moederorganisaties:

  • Cluster 1: Informatie Diensten en DIV

  • Cluster 2: Financiën, Juridische Zaken, Inkoop

  • Cluster 3: HRM (incl. PSA), Facilitaire Zaken, Communicatie en O&S

  • Voor de startsituatie is gekozen voor starten op één locatie van de disciplines Inkoop, Informatie Diensten en PSA. Omwille van synergie met de Brightlands Smart Services campus, maar ook om desintegratiekosten te beperken is het daarbij gewenst dat op termijn Cluster 1 (met daarin Informatie Diensten) in Heerlen blijft en de andere disciplines Inkoop en PSA op termijn naar elders verhuizen. In de toekomst is heroverweging hiervan mogelijk, mede in het licht van de toekomstige herhuisvesting van andere regionale organisaties.

• De basis bedrijfsvoeringsprocessen zijn ingericht (HR, Finance, Management en Communicatie).

• De noodzakelijke voorbereidingen om te starten met de operationele fase zijn afgerond.

• De gemeenten Heerlen, Sittard-Geleen en Maastricht onderschrijven nogmaals de intentie om gedrieën verder te gaan op de ingeslagen weg richting operationalisering van het Shared Service Center Zuid-Limburg.

• Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

  • afsprakenkader

  • overgangsregeling SSC-ZL: arbeidsvoorwaarden (waarbij voor zover relevant de regelingen van gemeente Maastricht worden gevolgd) plaatsingsprocedure en werkgelegenheid (zoals bestuurlijk bevestigd bij besluit d.d. 16 maart 2018)

  • lokale ‘rugzakjes’ zoals die door de colleges van de drie moederorganisaties zijn vastgesteld

• Het Bestuur van het SSC-ZL biedt, zoals dat eerder ook het geval is geweest, alle ruimte om in gesprek te gaan met de werknemersdelegatie.

Inzet en acties

In dit convenant willen we hernieuwd een intentieverklaring vastleggen ten behoeve van een gezamenlijke focus in de komende periode:

• de gemeenten Heerlen, Sittard-Geleen en Maastricht herbevestigen samen verder gaan op de ingeslagen weg richting operationalisering van het SSC-ZL met als uitgangspunt ‘samen, tenzij..’

• waarbij de focus gericht is op afronding van de lokale adviestrajecten

• en binnen de bedrijfsvoeringsprocessen bij SSC-ZL ‘harmoniseren & standaardiseren, tenzij’ centraal staat, waarbij de goedgekeurde organisatieplannen maatgevend zijn

• met hierbij nadrukkelijk oog voor het eindperspectief, namelijk een zelfstandig SSC-ZL dat een breed palet aan bedrijfsvoeringstaken professioneel uitvoert voor de initiatiefnemende gemeenten Maastricht, Sittard-Geleen en Heerlen, voor de regio Zuid-Limburg en voor samenwerkingsverbanden tussen genoemde organisaties (bijv. RUD, Regionale Brandweer Zuid-Limburg). Dit SSC-ZL ondersteunt, ontzorgt en innoveert.

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend te Heerlen op 12 september 2018

Het Bestuur SSC-ZL,

Namens dezen,

J. Janssen

voorzitter

W. Lousberg

secretaris