Blad gemeenschappelijke regeling van Omgevingsdienst Haaglanden
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Omgevingsdienst Haaglanden | Blad gemeenschappelijke regeling 2018, 1203 | Overige besluiten van algemene strekking |
Zoals bouwplannen en verkeersmaatregelen.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Omgevingsdienst Haaglanden | Blad gemeenschappelijke regeling 2018, 1203 | Overige besluiten van algemene strekking |
Controleprotocol 2013 Omgevingsdienst Haaglanden
Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Haaglanden,
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van de ODH d.d. 6 december 2013,
gelet op artikel 217 Provinciewet jo.de artikelen 57 en 136 Wet gemeenschappelijke regelingen,
vast te stellen het controleprotocol 2013 Omgevingsdienst Haaglanden inclusief het als bijlage bijgevoegde normenkader,
Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole op de jaarrekening moet het Algemeen Bestuur een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen plaatsvindt in dit controleprotocol, dat is gebaseerd op het VNG model controleprotocol voor gemeenten.
Object van controle in dit protocol zijn de jaarcijfers van de Omgevingsdienst Haaglanden en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Haaglanden.
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings-en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de Omgevingsdienst Haaglanden.
Artikel 217 Provinciewet jo. artikel 57 en 136 Wet gemeenschappelijke regelingen, schrijft voor dat het Algemeen Bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.
Het Algemeen Bestuur heeft op 20 december 2012 de verordening ex artikel 217 Provinciewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Omgevingsdienst Haaglanden vastgesteld (de ‘Controleverordening’). In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant geeft het Algemeen Bestuur nadere aanwijzingen voor de te hanteren goedkeurings-en rapporteringstoleranties, alsmede welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de rechtmatigheidscontrole zal zijn. Bij dit nieuwe controleprotocol is tevens invulling gegeven aan het te hanteren normenkader.
Zoals in artikel 217 Provinciewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 201 Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 217, lid 6 Provinciewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) en de Circulaire ‘Accountantscontrole provincies en gemeenten 2004 -2005’ van 5 oktober 2005 van het ministerie van BZK, alsmede de Handleiding Regelgeving Accountancy (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.
Later is dit besluit vervangen door het besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (hernoemd als besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Voorts is in de geactualiseerde ‘Kadernota Rechtmatigheid 2013’ van de commissie BBV (voorheen: het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten) de visie weergegeven op rechtmatigheid in de controleverklaring. De kadernota heeft het karakter van een bindend advies aan gemeentelijke organisaties en accountants.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Bado dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”.
3. Te hanteren goedkeurings-en rapporteringstoleranties
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.
In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals vast te stellen voor de te controleren jaren. Deze komen volgens het besluit BADO overeen met het wettelijk minimum.
De goedkeuringstolerantie is het maximale bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring.
De percentages worden steeds genomen van de totale lasten inclusief toevoeging aan reserves.
Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.
Op basis van de (programma)begroting 2013 van de Omgevingsdienst Haaglanden betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van ten hoogste circa 0,2 miljoen euro en een totaal van onzekerheden van ten hoogste circa 0,6 miljoen euro de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten.
Voor de rapporteringstolerantie stelt het Algemeen Bestuur als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid boven € 100.000 euro rapporteert, die hij in het kader van de uitvoering van de accountantscontrole signaleert.
4. Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria
Voor meer informatie over het begrip rechtmatigheid in relatie tot de accountantscontrole bij gemeenschappelijke regelingen wordt verwezen naar de NBA en VNG (website) publicaties inzake rechtmatigheid en accountantscontrole en de website van de Commissie BBV. In het bijzonder is verder belangrijk de geactualiseerde ‘Kadernota rechtmatigheid’ van 2013 van de commissie BBV.
Eén van de rechtmatigheidscriteria is het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. Het Algemeen Bestuur van de ODH heeft middels vaststelling van de verordeningen ex artikelen 216 en 217 Provinciewet het kader bepaald aangaande M&O-beleid. Uitgaande van de bestaande procedures wordt binnen de ODH getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik genomen worden. Binnen de belangrijkste procedures zijn reeds (informeel) adequate maatregelen getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording. Toch kan het voorkomen dat er, ondanks het toereikende M&O-beleid, onzekerheid blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid. Het kan dan gaan om een onzekerheid die inherent is aan de regeling die onderwerp is van de toetsing. Hier zal als volgt mee worden omgegaan:
Indien bij een toereikend M&O-beleid, dat in voldoende mate is uitgevoerd, toch een belangrijke (materiële) onzekerheid - die inherent is aan de regeling - blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven. De accountant dient te overwegen of hij in zijn verklaring, naar zijn oordeel, een toelichtende paragraaf opneemt waarin hij de gebruikers van de verantwoording nog eens nadrukkelijk op de bestaande onzekerheid wijst.
De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2013 maakt gebruik van het normenkader (bijlage 1) dat in dit controleprotocol is vastgelegd. Het normenkader omvat de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de Omgevingsdienst Haaglanden zelf en is limitatief gericht op:
a. De naleving van wettelijke kaders
Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Voorbeelden van deze zgn. externe wetgeving zijn:
b. De naleving van de volgende kaders:
Voorbeelden van deze zgn. interne wetgeving zijn:
c. Single information single audit (SiSa)
Ingaande 2007 is het principe van Single information single audit ingevoerd voor bijna alle specifieke uitkeringen van het rijk. Voor SiSa-verantwoordingen gelden veelal specifieke toetsingsvoorwaarden. Voor zover deze deel uitmaken van de jaarrekening zijn ook de bepalingen zoals vermeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol van toepassing. In de Circulaire SiSa van het Ministerie van BZK is nadere regelgeving verstrekt over de wijze van verantwoorden over specifieke uitkeringen.
6. Rapportering door de accountant
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant, zoals hierna in het kort weergegeven, als volgt:
In de eerste helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht. Bestuurlijk relevante zaken worden - op grond van de overeengekomen rapportage wensen - ook aan het Algemeen Bestuur gerapporteerd.
Overeenkomstig de Provinciewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan het Algemeen Bestuur en in afschrift aan het Dagelijks Bestuur. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.
Uitgangspunten voor de rapportagevorm
Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de omgevingsdienst gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. De controleverklaring is bestemd voor het Algemeen Bestuur, zodat deze de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
Aldus besloten in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 19 december 2013.
ir. L.P. Klaassen H.H.V. Horlings
Normenkader Omgevingsdienst Haaglanden 2013
In dit normenkader behorende als bijlage bij het controleprotocol is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) relevante algemene wet- en regelgeving. Indien nodig zal de ODH ter verdere implementatie van de uitvoering van deze algemene wet- en regelgeving eigen verordeningen en/of beleidsregels opstellen waarmee een nadere invulling wordt gegeven voor de lokale uitvoering van het daaraan verbonden financiële beheer. Al deze regelingen zullen in het kader van de rechtmatigheid worden getoetst voor zover deze een externe werking hebben.
Met de in dit normenkader gepresenteerde inventarisatie wordt een minimumkader geboden voor de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole.
Daarnaast worden door de Rijksoverheid dan wel andere instanties op grond van deze algemene wet- en regelgeving specifieke geldstromen geïnitieerd, bijvoorbeeld in de vorm van subsidies en/of specifieke uitkeringen. Deze specifieke (subsidie) regelgeving is niet in dit overzicht opgenomen. Terzake wordt verwezen naar het Overzicht Specifieke Uitkeringen (OSU) dat op de website van het ministerie van BZK is te vinden: www.minbzk.nl. Deze specifieke geldstromen vallen ook onder de rechtmatigheidscontrole.
Kopieer de link naar uw clipboard
zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2018-1203.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.