Artikel 3.2 Ordemaatregelen
Een ordemaatregel is een maatregel om een medewerker tijdelijk te beletten zijn werkzaamheden
uit te oefenen. Of om hem te weren van zijn werkplek. Ook een schorsing (al dan niet met behoud van salaris) of een ontzegging van de toegang tot de werkplek is een ordemaatregel.
Bij een vermoeden van een misstand doet zich vaak meteen de vraag voor of de betrokken medewerker tijdens de procedure wel aan het werk kan blijven. Bijvoorbeeld als de werkgever denkt dat er kans is op herhaling van de misstand. Daarnaast kan de aanwezigheid van de betrokken medewerker storend zijn als de werkgever een onderzoek instelt. Bijvoorbeeld omdat hij dan het onderzoek kan frustreren. Denk hierbij aan de mogelijkheid van het vernietigen van bewijsmateriaal. Aan de andere kant kan het ook juist noodzakelijk zijn dat de medewerker zijn functie blijft uitoefenen. Bijvoorbeeld wanneer er aanvullend onderzoek moet worden gedaan en de medewerker (langer) geobserveerd moet worden. In dat geval is de medewerker zelf niet op de hoogte van het vermoeden en van het feit dat er een onderzoek naar hem is ingesteld.
Het moment van het opleggen van een ordemaatregel is, zoals uit het bovenstaande blijkt, afhankelijk van de feiten en omstandigheden. In het algemeen dient er direct na het ontstaan van een vermoeden nagedacht worden over de vraag of er een ordemaatregel moet worden opgelegd. Is dat niet meteen nodig, dan kan de vraag op een later tijdstip toch weer actueel worden. Bijvoorbeeld tijdens het onderzoek, of erna.
Zorgvuldige afweging
Voor alle ordemaatregelen geldt dat het opleggen ervan veel impact heeft op de betrokken medewerker én zijn omgeving. Van het ene op het andere moment is de medewerker van de werkvloer verdwenen, moeten werkzaamheden worden overgenomen, en heerst er onzekerheid bij de collega’s. De betrokken medewerker wordt door de ordemaatregel altijd geschaad. Er moet zo terughoudend mogelijk moet worden omgegaan met het opleggen van een ordemaatregel en het belang van de medewerker en het belang van de werkgever heel zorgvuldig tegen elkaar moeten worden afgewogen. Aan de andere kant zorgen sommige vermoedens er nu eenmaal voor dat het opleggen van een ordemaatregel niet uit kan blijven.
Het opleggen van een ordemaatregel
Als er eenmaal besloten is om een ordemaatregel op te leggen, dan kan de medewerker tegen dat besluit bezwaar maken. Daarom wordt er een bezwaarclausule opgenomen in het schorsingsbesluit.
In het schorsingsbesluit wordt de reden van de ordemaatregel altijd zo duidelijk mogelijk beschreven. In uitzonderlijke gevallen kan dat niet, bijvoorbeeld omdat er in het onderzoeksbelang terughoudend mee moet worden omgegaan. In het schorsingsbesluit wordt ook de duur van de ordemaatregel genoemd. In dat geval geldt ook een omschrijving als “de schorsing geldt totdat het onderzoek is afgerond” als een bepaling van tijd.
Het kan zijn dat het onderzoek noodzakelijk maakt dat een medewerker direct wordt geschorst. Dan is er geen tijd voor een schriftelijk besluit. De schorsing wordt dan mondeling aangezegd en de schriftelijke bevestiging wordt vervolgens zo snel mogelijk overhandigd of verzonden.
Artikel 3.5 Onderzoeksmethoden
Tijdens het onderzoek kunnen verschillende onderzoeksmethoden worden gebruikt. De belangrijkste zijn:
Het interviewen van de betrokken medewerker en eventuele getuigen.
Onderzoek van de (digitale) werkomgeving.
Het onderzoek van telecommunicatie.
Observatie.
Ad a. Het interviewen van de betrokken medewerker en eventuele getuigen
Tijdens het feitenonderzoek worden zowel de betrokkene als eventuele getuigen geïnterviewd. Daarnaast wordt meestal een gesprek gehouden met de leidinggevende en met collega’s – die op zich niets met de kwestie van doen hoeven te hebben. Deze personen kunnen onder andere informatie geven over de gang van zaken op de afdeling, over de werkwijze, of over wat besproken is tijdens werkoverleggen. Het afnemen van interviews is het meest gebruikte en soms zelfs enige mogelijke onderzoeksmiddel. Daarom is het erg belangrijk dat dit zo goed mogelijk gebeurt. Dat betekent in ieder geval dat:
- •
De betrokkene vooraf is geïnformeerd over de aard van het gesprek.
- •
De betrokkene weet dat hij zich tijdens het gesprek door een raadsman kan laten bijstaan (artikel 3:1 Awb).
Het spreekt voor zich dat de onderzoekers zich voor, tijdens en na het gesprek niet misleidend mogen uitlaten of gedragen. Ook mogen ze geen psychische of fysieke druk of dwang gebruiken: de betrokken medewerker moet zijn verklaring vrij kunnen afleggen. Om de onafhankelijkheid van het onderzoek te bevorderen en er voor te zorgen dat de rechter het gesprek als bewijs kan accepteren, moeten de gesprekken worden gevoerd in koppels van twee onderzoekers. Dit is ook ter bescherming van de onderzoekers zelf.
Wil de betrokkene zich niet verantwoorden? Dan kan hem dat wel plichtsverzuim opleveren1.
Cautie
Het is zorgvuldig om al aan het begin van het interview te bespreken wat de mogelijke consequenties zijn van niet meewerken of niet de waarheid vertellen. Daarnaast dient de medewerker erop gewezen te worden dat een eventuele verklaring over een strafbaar feit risico’s met zich mee kan brengen. Het kan dan zijn dat de medewerker in bestuurlijke context een belastende verklaring heeft afgelegd, die later in een strafzaak wordt gebruikt.
Raadsman
De betrokkene moet de mogelijkheid worden gegeven om zich te laten bijstaan door een raadsman. Zijn er ernstige bezwaren tegen de raadsman, bijvoorbeeld omdat hij zelf betrokken is bij het plichtsverzuim of omdat tegen hem vergelijkbare verdenkingen bestaan? Dan kan zijn aanwezigheid worden geweigerd.
Het interviewen van getuigen
De onderzoekers kunnen – behalve de betrokken ambtena(a)r(en) – ook getuigen interviewen. Die kunnen binnen of buiten de organisatie vandaan komen. Voor de getuigen die binnen de organisatie werken, geldt hetzelfde als voor de betrokken medewerker: in principe zijn ze verplicht om aan het feitenonderzoek mee te werken. Niet meewerken, kan ook voor hen plichtsverzuim opleveren. De getuigen die worden uitgenodigd om een verklaring af te leggen worden gewezen op hun rechten en plichten. Die laatsten zijn gelijk aan die van de betrokken medewerker. Het is netjes om de getuige(n) erop te wijzen dat hun verklaring later kan worden ingezien door de betrokken medewerker.
Verslag
De onderzoekers maken altijd van alle gesprekken een verslag. Omdat duidelijk moet
zijn wie wat heeft verklaard, moeten alle verklaringen voorzien zijn van de naam
van de geïnterviewde persoon, zijn handtekening en de datum van het interview.
Een anonieme verklaring is alleen toelaatbaar in combinatie met ander verifieerbaar
bewijsmateriaal en als handhaving van de anonimiteit op zeer zwaarwegende gronden
nodig is.
Ad b. Onderzoek van de (digitale) werkomgeving
De werkomgeving valt onder de verantwoordelijkheid van de MGR. Als het vermoeden bestaat dat de werkomgeving informatie bevat die belangrijk is voor het onderzoek, dan kunnen de onderzoekers deze doorzoeken. Onder de werkomgeving wordt verstaan: dienstruimten, (archief)kasten, automatisering en dienstvoertuigen. Het doorzoeken van de werkplek zal zoveel mogelijk plaatsvinden in aanwezigheid van de betrokkene en gebeurt door minimaal twee onderzoekers. Hij wordt uitgenodigd om bij het doorzoeken aanwezig te zijn. Indien de persoon echter aangeeft niet aanwezig te willen zijn, of zonder opgaaf van gegronde redenen wegblijft op het overeengekomen tijdstip, kan toch tot het doorzoeken worden overgegaan. Van de resultaten maken de onderzoekers een rapport van bevindingen op.
Ad c. Onderzoek van telecommunicatie
Onderzoek naar het gebruik van telecommunicatiemiddelen houdt in dat het gebruik van e-mail, internetcommunicatie, telefoon en/of fax wordt onderzocht. Aan dit onderzoek is een aantal voorwaarden verbonden.
Het aanwenden van deze onderzoekmethode kan alleen geschieden om oneigenlijk gebruik van telecommunicatiemiddelen te onderzoeken en niet voor enig ander doel.
De bescherming van de privacy op de werkplek is in verschillende wet- en regelgeving vastgelegd. Zo heeft een werknemer op basis van artikel 8 Europees verdrag voor de rechten van de mens (ERVM) recht op een zekere mate van vertrouwelijke communicatie op zijn werkplek. Dus zonder inmenging van de werkgever. Uit jurisprudentie blijkt dat de zorg van een goed werkgever met zich meebrengt dat de vertrouwelijkheid van berichten met een meer persoonlijke, niet zakelijke inhoud, moet worden gerespecteerd. Dit betekent echter niet dat bij een duidelijk vermoeden van oneigenlijk gebruik, er geen inbreuk op deze privacy mag plaatsvinden. Ook hier moeten de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit echter goed in acht te worden genomen.
Bij controle van e-mail en internetverkeer zijn verschillende onderzoeksstadia mogelijk (controle van volume van e-mailverkeer, controle naar de extensie van attachments indien het onderzoek naar het volume onregelmatigheden heeft opgeleverd, onderzoek naar de tekst die bij het onderwerp van het bericht is ingevoerd, scanning van plaatjes/taal, onderzoek van inhoud van e mailberichten al dan niet met toestemming). Het besluit om bepaald onderzoek te verrichten dient te geschieden na een zorgvuldige belangenafweging omtrent het recht op privacy van de persoon in kwestie en het belang van het onderzoek.
Onderzoek naar een vermoeden van een integriteitschending door middel van oneigenlijk gebruik van het internet kan bestaan uit het onderzoeken hoe vaak, hoe lang, welke websites bezocht zijn, hoe vaak, welke bestanden zijn gedownload (bijv. muziek, spelletjes, upgrades, drivers) en hoe lang dat heeft geduurd.
Bij het vermoeden van oneigenlijk telefoon- en/of kopieergedrag (bijvoorbeeld onverklaarbaar hoge telefoonkosten) kan onderzoek worden gedaan naar geregistreerde gespreksgegevens (datum, tijd, gekozen nummer, duur van het gesprek en de daaraan verbonden kosten).
Ad d. Observatie
Om de handelingen of de gedragingen die tot een vermoeden van een misstand hebben geleid te kunnen bevestigen, is het soms nodig om de betrokkene te observeren. Er zijn grofweg twee vormen van observatie mogelijk:
Dynamische observatie. In dit geval worden de betrokkene of een bepaald goed fysiek gevolgd. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van een foto- en/of videocamera. Een voorwaarde is dan wel dat de camera wordt ingezet vanaf de openbare weg of in openbaar toegankelijke ruimtes. Dat wil zeggen: de camera moet zichtbaar zijn voor iedereen. De aantasting van de persoonlijke levenssfeer moet zo beperkt mogelijk worden gehouden (bijvoorbeeld observatie beperken tot enkele dagen en tot hetgeen vanaf de openbare weg zonder meer voor een ieder waarneembaar is). Dynamische observatie kan ook buiten werktijd plaatsvinden. Bijvoorbeeld bij een vermoeden van oneigenlijk ziekteverzuim of van onverenigbare nevenactiviteiten. Observatie is een zwaar middel, zeker als het buiten werktijd plaatsvindt. Het vermoeden van plichtsverzuim moet daarom de aantasting van de privacy die er bij hoort kunnen rechtvaardigen. Ook moet goed gekeken worden of er niet een minder zwaar middel kan worden ingezet.
Statische observatie. Dit wil zeggen: het observeren met een (verborgen) camera op (een deel van) de werkplek. Van belang is hierbij wel dat de aantasting van de persoonlijke levenssfeer zo beperkt mogelijk wordt gehouden. Indien bijvoorbeeld op grond van geconstateerde feiten (diefstal uit een kassa) besloten wordt een verborgen videocamera te plaatsen, dient de camera zich enkel te richten op de directe werkomgeving van de kassa. Indien bekend is dat de diefstal heeft plaatsgevonden buiten werktijd, dienen opnames plaats te vinden buiten werktijd.
Het doel van de observatie is bepalend voor de keuze of medewerkers vooraf moet worden medegedeeld dat er een videocamera wordt geplaatst. Mededeling vindt plaats indien de werkgever het doel heeft om diefstallen in de toekomst te voorkomen. Indien het doel primair is gericht op het vaststellen van de identiteit en integriteit van een potentiële dader, is een geheime observatie de meest geschikte onderzoeksmethode. Een mededeling vooraf omtrent de plaatsing van een camera zou genoemd oogmerk immers volledig frustreren.
Net als aan de controle op e-mail en internetgebruik is aan het gebruik van observatiecamera’s
een aantal voorwaarden verbonden.
Er moet een concrete aanwijzing zijn dat er een misstand heeft plaatsgevonden.
Er moet een gerechtvaardigd belang zijn om een dergelijk zwaar onderzoeksmiddel in te zetten.
De aantasting van de persoonlijke levenssfeer moet zo beperkt mogelijk worden gehouden.
Het is niet toegestaan om zomaar op elke plek een camera op te hangen. Waar mensen zich vrij moeten kunnen voelen – zoals in kleedruimten of in toiletten – mag het niet.
Het gebruik van camera’s moet beperkt blijven wat betreft tijd en plaats (proportionaliteitsvereiste).
De gegevens moeten worden opgeslagen in overeenstemming met de WBP en mogen alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn opgeslagen (doelprincipe).
Het gebruik van heimelijke camera’s mag dus alleen in uitzonderingsgevallen, als zwaarwegende belangen dat eisen en wanneer er geen alternatieven zijn om het onderzoeksdoel op een andere, minder ingrijpende manier, te bereiken.
Andere onderzoeksmethoden
De onderzoeksmiddelen die in de voorgaande paragrafen zijn beschreven, zijn niet uitputtend. Het zijn wel de belangrijkste en meest gebruikte. Soms wordt echter ook gebruik gemaakt van statistisch onderzoek of handschriftanalyse. Statistisch onderzoek kan helpen om een relatie te vinden tussen de aanwezigheid van een betrokkene op een bepaald(e) plaats of tijdstip en de vermeende misstand. Zo kan met behulp van een toegangspasje voor gebouwen van de MGR en gemeenten informatie worden verkregen over de eventuele aanwezigheid van de persoon in kwestie in een gebouw. Ook een pieper kan, indien de persoon in kwestie hierover beschikt, de nodige informatie geven. Uit de rechtspraak blijkt echter dat statistisch bewijs op zich – dus zonder enig andere vorm van bewijs – niet voldoende is. Bij handschriftanalyse wordt geschreven tekst voorgelegd aan een handschriftdeskundige die onderzoekt of een tekst naar alle waarschijnlijkheid aan een bepaalde persoon is toe te schrijven. In het algemeen wordt in juridische procedures aan een handschriftanalyse slechts aanvullende bewijskracht toegekend. In het kader van disciplinair onderzoek zal in beginsel aan een handschriftanalyse als enig middel van bewijs slechts dan doorslaggevende betekenis toekomen, als de uitkomst van die analyse geen redelijke twijfel open laat over de rol van betrokkene.
Openbare bronnen
Tijdens het onderzoek bestaat er vaak behoefte aan het inwinnen van informatie. Eén manier daarvoor is het raadplegen van openbare bronnen. Dankzij internet is de beschikbaarheid van dit soort bronnen flink toegenomen. Hoewel het gebruik van informatie uit dit soort bronnen in principe is toegestaan, is het wel belangrijk om te bepalen in hoeverre je waarde kan hechten aan de gevonden informatie. Is de informatie van de openbare bron bijvoorbeeld wel juist en betrouwbaar? Wordt er een beslissing genomen op basis van de gevonden informatie? Dan is het belangrijk om aan te geven wat de specifieke vindplaats is (URL) en wanneer de informatie is geraadpleegd. Zo kan achteraf de juistheid en betrouwbaarheid van de informatie worden gecontroleerd. Tip: maak een schermafdruk en bewaar deze bij het digitale onderzoeksdossier.
Er bestaat ook verschil tussen de openbare bronnen zelf. Aan informatie van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel of het bevolkingsregister, mag uiteraard meer waarde worden gehecht dan aan informatie via Facebook. Het aanvoeren van ondersteunend bewijsmateriaal is daarom in sommige gevallen noodzakelijk.