Archiefverordening Omgevingsdienst Midden-Holland 2018

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Midden-Holland (hierna: ODMH);

gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van de ODMH d.d. 7 juni 2018

gelet op artikel 40 van de Archiefwet 1995 en artikel 39 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Midden Holland;

handelend na overleg met de archivaris van de ODMH;

besluit vast te stellen de Archiefverordening Omgevingsdienst Midden-Holland 2018.

Artikel 1. Zorgplicht dagelijks bestuur

1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden, die ontvangen of geproduceerd worden vanwege de taken van de Omgevingsdienst, voor zover niet ontvangen of geproduceerd in het kader van taken die rechtstreeks voortvloeien uit de aan de Omgevingsdienst gemandateerde taken.

2. Het dagelijks bestuur draagt hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het informatiebeleid en treft daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 2. Taken archivaris

1. De archivaris brengt eenmaal in de twee jaar aan het dagelijks bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2. De archivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het dagelijks bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 3. Verantwoording door dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur ten minste eenmaal in de tweejaar over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden. Zij voegen daarbij in ieder geval:

a. het verslag van de archivaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid;

b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de archivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en

c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 4. Inwerkingtreding

De Archiefverordening Omgevingsdienst Midden-Holland 2018 treedt in werking op de dag na de bekendmaking, onder gelijktijdige intrekking van de Archiefverordening Omgevingsdienst Midden-Holland 2013.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur, 21 juni 2018

de voorzitter,

C. van der Kamp

de secretaris,

A. Mutter