Besluit informatiebeheer Veiligheidsregio Haaglanden

Het Dagelijks Bestuur van Veiligheidsregio Haaglanden,

Gelet op de Wet veiligheidsregio’s, de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Archiefwet 1995;

Gelet op artikel 29 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Haaglanden 2016;

Gelet op artikel 2, lid 4 van de Archiefverordening Veiligheidsregio Haaglanden;

Besluit:

Vast te stellen het volgende:

Besluit informatiebeheer

Artikel 1; Definities

a. Wet: Archiefwet 1995;   

b. Gemeenschappelijke regeling: Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Haaglanden 2016;

c. Beheerders: de commandant brandweer en de directeur publieke gezondheid van Veiligheidsregio Haaglanden;

d. Archivaris: de archivaris van de gemeente Den Haag;

e. Archiefbewaarplaats: gemeentearchief van de gemeente Den Haag.

Artikel 2; Verantwoordelijkheid informatiebeheer

1. Cluster- en afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatiehuishouding binnen hun organisatieonderdelen.

2. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor het creëren en beheren van accurate en complete informatie.

3. De informatiemanager bij de afdeling Facilitaire Dienst is verantwoordelijk voor advisering, ondersteuning, rapportering, reparatie en overdracht van de werkprocesgebonden informatie.

Artikel 3; Archivaris

De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:

a. opheffing, samenvoeging of splitsing van de veiligheidsregio of overdracht van een of meer taken aan een andere organisatie, overheidsorgaan of rechtspersoon;

b. bouw, ingrijpende verbouwing of wijziging van inrichting van archiefruimte;

c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem.

Artikel 4; Adviesbevoegdheid archivaris

De voornemens tot besluiten tot:

a. vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van de wet,

b. bouw, ingrijpende verbouwing of wijziging van inrichting van het archief,

c. verandering van plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden,

worden voor advies voorgelegd aan de archivaris.

Artikel 5; Overbrenging

Indien de beheerders op grond van artikel 12 van de Archiefwet het voornemen hebben om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voeren zij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.

Artikel 6; Slotbepaling

1. Dit besluit treedt in werking op de datum van bekendmaking.

2. Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit informatiebeheer Veiligheidsregio Haaglanden.

Den Haag, 11 januari 2017

J.J. van Aartsen

Voorzitter

E.E. Lieben

Secretaris