Controleverordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2014

Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;

gelet op artikel 213 Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio 2010 en de Financiële Verordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;

besluit:

vast te stellen de navolgende Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Veiligheidsregio Noord- en Oost- Gelderland.

Artikel 1: Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. openbaar lichaam: het openbaar lichaam Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;

• 2. accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen:

  • a. registeraccountant of

  • b. accountant-administratieconsulent met een inschrijving in het accountantsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op het Accountantsberoep of

  • c. organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• 1. accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, rekening houdende met hetgeen is vermeld in artikel 213 Gemeentewet, derde en vierde lid, uitgevoerd door de accountant, van:

  • a. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen voor het openbaar lichaam;

  • b. het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutatie;

  • c. het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • d. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid, Gemeentewet, in acht worden genomen.

• 1. rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole:

  het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheer handelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

• 1. deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• 2. organisatie: de ambtelijke organisatie van het openbaar lichaam, ingedeeld in organisatorische eenheden;

• 3. goedkeuringstolerantie: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed;

• 4. rapporteringtolerantie: het bedrag, gelijk aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen;

• 5. management: het management van de organisatieonderdelen zoals bedoeld in artikel 27, derde lid van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur aangewezen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal vier jaar.

• 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen voor de gehele looptijd vast. In het programma van eisen worden tenminste opgenomen:

  • a. een omschrijving van het takenpakket;

  • b. een specificatie van de werkzaamheden;

  • c. de toe te passen goedkeuringstoleranties en (afwijkende) rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • d. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • e. de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

  • f. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

Artikel 3 Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

• 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende relevante documenten verordeningen, nota's, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor een oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. De accountant is bij de uitvoering van zijn opdrachten gehouden aan de voorschriften inzake geheimhouding conform de vigerende Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA), vastgesteld door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).

• 4. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, de portefeuillehouder middelen uit het dagelijks bestuur, een door het algemeen bestuur aan te wijzen lid, en het management. De verslagen van deze bijeenkomsten worden ter kennis gebracht van het algemeen bestuur.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de organisatie.

• 3. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.

• 4. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle medewerkers van het openbaar lichaam zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

Artikel 7 Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het dagelijks bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Het dagelijks bestuur kan alsdan de afwijkingen corrigeren. Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan het management van de organisatie. Hierbij past de accountant zo nodig het beginsel van hoor en wederhoor toe.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

Artikel 8 Mandatering

Het dagelijks bestuur kan de bevoegdheden zoals bedoeld in artikel 6 alsmede de tweede volzin in artikel 7, eerste lid uitsluitend mandateren aan het management.

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2015.

• 2. Deze verordening is tevens van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening en de deelverantwoordingen van het verslagjaar 2014.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2014".

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 18 december 2014,

De voorzitter De ambtelijk secretaris

Drs. J.C.G.M. Berends mr. M. Assies

Memorie van toelichting

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar legt het dagelijks bestuur verantwoording af aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, eerste lid Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het algemeen bestuur zal de jaarrekening door de accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, tweede lid Gemeentewet).

De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen bestuur. Het is dan ook het algemeen bestuur, dat de accountant aanwijst (in lijn met artikel 213, tweede lid Gemeentewet). Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening.

Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole bevat onder andere regels voor de omvang, bases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van bevindingen. Deze regels worden vastgelegd in het door het algemeen bestuur vast te stellen controleprotocol.

Artikel 3. Informatieverstrekking door dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening en het jaarverslag. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het dagelijks bestuur op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

De in het derde lid genoemde verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het dagelijks bestuur een dergelijke verklaring verstrekt.

Het vierde lid van het artikel heeft de bedoeling om verrassingen tijdens de behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur uit te sluiten.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

Dit artikel van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van het openbaar lichaam. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5.Toegang tot informatie

In het vorige artikel is bepaald dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit met in achtneming van de afspraken met het algemeen bestuur, zoals neergelegd in de opdracht. Het artikel legt aan het dagelijks bestuur de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de Veiligheidsregio en dat de medewerkers van de Veiligheidsregio volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

Deze bepaling maakt het mogelijk dat het dagelijks bestuur de door het algemeen bestuur aangewezen accountant kan inschakelen voor andere werkzaamheden dan het uitvoeren van de controle van de jaarrekening van het openbaar lichaam. Het kan hierbij gaan om het uitvoeren van een deelcontrole, maar ook om het vragen van advies op de genoemde aspecten. Het spreekt voor zich dat de werkzaamheden van zodanige aard zijn dat deze niet strijden met de door het algemeen bestuur aan de accountant verstrekte opdracht.

Artikel 7. Rapportering

Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het dagelijks bestuur direct bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, bericht krijgt van de accountant. Dit opdat het dagelijks bestuur mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Indien dat niet het geval is gaat het algemeen bestuur in overleg met de accountant. Deze bepaling biedt hiermee een uiterste escalatiemogelijkheid, die past bij het primaat van het algemeen bestuur inzake de financiën van het openbaar lichaam (budgetrecht).

Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. Indien noodzakelijk past de accountant het beginsel van hoor en wederhoor toe. In deze rapportage worden ook kleinere afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van de veiligheidsregio kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur door de accountant besproken met het dagelijks bestuur. Het geeft het dagelijks bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-) verslag van bevindingen.

Artikel 8. Mandatering

Indien het dagelijks bestuur het in dit artikel bedoelde mandaat heeft verleend dan zijn op de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden de regels die in hun algemeenheid gelden voor het onder mandaat uitoefenen van bevoegdheden van overeenkomstige toepassing.