U bent nu hier: Publicaties Officiële publicaties
Archiefverordening GGD Noord- en Oost-Gelderland 2018
Het algemeen bestuur van GGD Noord- en Oost-Gelderland;
gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 20 van de Gemeenschappelijke regeling GGD Noord- en Oost-Gelderland 2016;
vast te stellen de volgende verordening:
Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 2. Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting van het openbaar lichaam voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 6. Beheervoorschriften
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 7. Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Het dagelijks bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 11. Uitvoering toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.
Artikel 12. Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 13. Toegang tot archiefbescheiden
De archivaris en degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden worden beheerd.
Artikel 14. In kennisstelling door de archivaris
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het dagelijks bestuur hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Artikel 15. Verslag van de archivaris aan het dagelijks bestuur over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
De archivaris brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van 30 november 2017.
De directeur publieke gezondheid, D.W. ten Brinke
De voorzitter, G. van den Berg
Toelichting Archiefverordening GGD Noord- en Oost-Gelderland 2018
De Archiefwet 1995 stelt algemene eisen aan het beheer van alle informatie van de overheid. De wet stelt extra eisen aan archiefbescheiden die blijvend worden bewaard. De wet regelt ook dat deze blijvend te bewaren informatie wordt bewaard in openbare archiefbewaarplaatsen en daar beschikbaar wordt gesteld voor iedere burger. De wet is een wet op hoofdlijnen; een aantal onderdelen is verder uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995, de Archiefregeling en in deze verordening.
De Archiefwet 1995, artikel 40, bepaalt dat een regeling als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen tevens een voorziening inhoudt omtrent de zorg voor de archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk in overeenstemming met de Archiefwet.
Voor de Gemeenschappelijke regeling GGD Noord- en Oost-Gelderland betekent dit dat het dagelijks bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die het orgaan ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen verordening. Deze archiefverordening dient daartoe.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent het openbaar lichaam haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het eigen handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het dagelijks bestuur geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en de wijze waarop het dagelijks bestuur wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat een bepaling over het informeren van het algemeen bestuur door het dagelijks bestuur.
Deze verordening is opgesteld voor de Gemeenschappelijke regeling GGD Noord- en Oost-Gelderland, ter behartiging van gemeenschappelijke belangen van de deelnemende gemeenten aan de samenwerkingsregeling. De verordening is opgesteld aan de hand van de vigerende landelijke wet- en regelgeving geldend op 1 oktober 2017.
Met het wettelijke begrip archiefbescheiden wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van het openbaar lichaam. Dit ongeacht de vorm (analoog of digitaal) of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan; het betreft evenzeer digitale documenten.
Taken en werkprocessen van een gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de wet Gemeenschappelijke regelingen.
Onder het begrip archiefbewaarplaats wordt verstaan de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.
Met het begrip archiefruimte is bedoeld is de ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.
De archivaris betreft de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat een college van burgemeester en wethouders de archivaris benoemt. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.
De vestigingsplaats van de Gemeenschappelijke regeling GGD Noord- en Oost-Gelderland bepaalt welke archivaris voor de GGD Noord- en Oost-Gelderland wordt aangewezen.
Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Het Archiefbesluit, artikel 11, stelt daarnaast dat de zorgdrager zodanige voorzieningen treft ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. Dit geldt voor archiefbescheiden die op basis van de geldende selectielijst voor permanente bewaring zijn aangewezen. Archiefbescheiden die niet voor permanente bewaring zijn aangewezen dienen voor de duur van hun bewaartermijn ook steeds raadpleegbaar te zijn.
De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.
In het Archiefbesluit, artikel 13, is vastgesteld dat de zorgdrager verplicht is maatregelen te nemen tegen calamiteiten zoals brand, inbraak, wateroverlast, milieu-invloeden en dergelijke bij het bouwen, inrichten en gebruiken van archiefruimten.
De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur.
Hierdoor wordt het algemeen bestuur in de gelegenheid gesteld het dagelijks bestuur te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. De tweejaarlijkse verslaglegging door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur vormt tevens de basis voor de door het algemeen bestuur aan de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling te verstrekken informatie en inlichtingen. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2017-700.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen