Verordening van het algemeen bestuur van Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe houdende regels omtrent het financieel beheer van de gemeenschappelijke regeling Controleverordening BvoWB 2016

Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe

besluit;

gelet op artikel 35, zesde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 213 Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en artikel 18, eerste en tweede lid van de gemeenschappelijke regeling BvoWB;

vast te stellen de Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. accountant: een door het bestuur benoemde:

  • registeraccountant of

  • accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

  • organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• b. accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het bestuur benoemde accountant van:

  • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • het in overeenstemming zijn van de door het bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken, waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen;

• c. bestuur: het bestuur van BvoWB, als bedoeld in hoofdstuk II van de GR BvoWB;

• d. BvoWB: Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe;

• e. deelverantwoording: een ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening;

• f. normenkader: een overzicht van alle voor de rechtmatigheidscontrole relevante externe wetgeving en de eigen regelgeving van BvoWB, jaarlijks separaat door het bestuur ter vastgesteld.

• g. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het bestuur te benoemen accountant.

• 2. De goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole bedraagt maximaal 1% voor fouten en maximaal 3% voor onzekerheden ten opzichte van de omvangsbasis van de begroting.

• 3. Accountantscontrole en de verslaglegging hiervan vinden plaats op basis van het vaststelde normenkader.

• 4. Overige eisen aan de accountantscontrole worden door het bestuur op het moment van het aanbesteden van de accountantscontrole en het daaraan gerelateerde normenkader bepaald.

Artikel 3. Informatieverstrekking door het bestuur

• 1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt de directeur van BvoWB, namens het bestuur, schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het bestuur stelt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controle verklaring en het verslag van bevindingen voor 15 april vast.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het bestuur aan de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening en het normenkader financiële rechtmatigheid de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

  De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en de directeur van BvoWB.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van BvoWB.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie eenheden van de dienst zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het bestuur kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2. Het bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen (indien van toepassing op BvoWB) volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van BvoWB is.

• 3. Het bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (zoals de Belastingdienst, het pensioenfonds ABP, de Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het bestuur bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van BvoWB is.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het bestuur

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant zo nodig over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan het bestuur dan wel andere daarvoor in aanmerking komende medewerkers van BvoWB.

• 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor in concept door de accountant aan het bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het bestuur om op deze stukken te reageren.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van boekjaar 2016.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening BvoWB 2016’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van BvoWB van 19 januari 2017.

de secretaris,

E. Groen

de voorzitter,

M. de Vries