Instructie directeur Omgevingsdienst West-Holland

Met instemming doorgeleid door het dagelijks bestuur d.d 7 juni 2017 naar het algemeen bestuur.

Vastgesteld door het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst West-Holland d.d. 3 juli 2017

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze instructie en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• 1. Mandaat: de bevoegdheid om in naam van het dagelijks bestuur een besluit te nemen.

• 2. Volmacht: de bevoegdheid om namens het dagelijks bestuur privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten of zaken af te doen.

• 3. Machtiging: de bevoegdheid om namens het dagelijks bestuur handelingen te verrichten of zaken af te doen die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 2 Taken en verantwoordelijkheden

• 1. De directeur is belast met de dagelijkse leiding van de dienst.

• 2. De directeur draagt, binnen de door het bestuur van de gemeenschappelijke regeling gestelde kaders, zorg voor een adequate organisatorische inrichting van de dienst.

• 3. De directeur schept de voorwaarden die het optimaal functioneren van de dienst en de daarin werkzame medewerkers bevorderen en houdt deze voorwaarden in stand.

• 4. De directeur draagt, binnen het door het bestuur van de gemeenschappelijke regeling gestelde financiële kader, zorg voor de middelensturing in de dienst.

• 5. De directeur draagt, binnen de door het bestuur van de gemeenschappelijke regeling gestelde kaders, zorg voor de uitvoering van het personeelsbeleid en de rechtspositionele bepalingen.

• 6. De directeur voert het beheer van het gebouw en de inventaris van de dienst.

• 7. De directeur draagt er zorg voor dat vanuit de dienst afgeronde adviezen en voorstellen worden voorbereid ten behoeve van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

• 8. De directeur draagt zorg voor de uitvoering van de activiteiten die door de deelnemers aan de dienst zijn opgedragen.

• 9. De directeur vertegenwoordigt de dienst naar buiten en draagt zorg voor een actieve voorlichting omtrent de werkzaamheden van de dienst.

Artikel 3 Bevoegdheden

• 1. Aan de directeur wordt mandaat verleend voor het nemen van besluiten die verband houden met zijn taken en verantwoordelijkheden, zoals vermeld in artikel 2.

• 2. Onverminderd het bepaalde in lid 1 wordt aan de directeur mandaat, volmacht of machtiging verleend voor:

  a. De uitoefening van bevoegdheden op grond van de op het ODWH-personeel van toepassing zijnde rechtspositieregelingen. Van deze besluiten zijn uitgezonderd het nemen van rechtspositionele besluiten ten aanzien van afdelingshoofden, voor zover het betreft aanstelling, schorsing en ontslag van afdelingshoofden alsmede rechtspositionele besluiten ten aanzien van de directeur zelf. Ook uitgezonderd is het nemen van beslissingen op bezwaar tegen rechtspositionele besluiten, tenzij het primaire besluit is genomen door een door de directeur ondergemandateerde functionaris.

  b. De uitoefening van bevoegdheden ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur, waaronder tevens begrepen het nemen van een beslissing op bezwaar mits het primaire besluit is genomen door een door de directeur ondergemandateerde functionaris.

  c. Het doen van aanbestedingen en het verstrekken van opdrachten voor leveringen, diensten en werken, met inachtneming van het inkoopbeleid van de dienst.

  d. Het doen van betalingen passend binnen de goedgekeurde begroting of investeringsprogramma, voor zover de kosten de ramingen niet overschrijden.

  e. Het maken van schriftelijke werkafspraken met de deelnemers over de uitvoering en invulling van de werkzaamheden zoals bedoeld in artikel 6, eerste lid onder b, c en e van de gemeenschappelijke regeling.

  f. Het aangaan van overeenkomsten met andere dan de deelnemende gemeenten en/of derden met betrekking tot werkzaamheden zoals bedoeld in artikel 7, eerste lid van de gemeenschappelijke regeling.

  g. Het aangaan van publiek- en privaatrechtelijke samenwerkingsovereenkomsten met deelnemers en andere samenwerkingspartners op het terrein van de aan de dienst opgedragen taken.

  h. Het nemen van conservatoire maatregelen, voordat wordt besloten tot het voeren van rechtsgedingen, het instellen van bezwaar en beroep alsmede het vragen om een voorlopige voorziening, ter voorkoming van verjaring en verlies van recht of bezit.

  i. Het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen ter uitvoering van door of namens het dagelijks en algemeen bestuur genomen besluiten.

  j. Het verrichten van andere handelingen dan het nemen van besluiten of het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, die verband houden met zijn taken en verantwoordelijkheden zoals vermeld in artikel 2.

Artikel 4 Kaders uitoefening bevoegdheden

• 1. De directeur maakt van het aan hem verleende mandaat geen gebruik indien:

  1.1. Naar het oordeel van de directeur afdoening door het dagelijks bestuur noodzakelijk is. Hiervan is onder meer sprake indien de dienst gesteld staat voor het doen van bijzondere uitgaven;

  1.2. Er persoonlijke betrokkenheid bij het te nemen besluit bestaat;

  1.3. De uitoefening van de bevoegdheden ingrijpende gevolgen voor de omgevingsdienst kan hebben.

2. Indien de directeur van het aan hem verleende mandaat gebruik wenst te maken en het algemeen bestuur verzoekt vooraf om inlichtingen, treedt de directeur hierover voorafgaande aan de besluitvorming in overleg met het algemeen bestuur.

Artikel 5 Algemene bepalingen inzake mandaat, volmacht en machtiging

• 1. De afdoening van de in artikel 3 genoemde zaken omvat zowel de beslissing als de ondertekening.

• 2. De directeur is voorts bevoegd alle handelingen te verrichten ter voorbereiding van het besluit.

• 3. In de ondertekening wordt tot uitdrukking gebracht dat de bevoegdheid namens het dagelijks bestuur wordt uitgeoefend.

• 4. In geval van uitoefening van de volmacht wordt tot uitdrukking gebracht dat de ondertekening namens de rechtspersoon geschiedt.

• 5. De directeur kan onder nader te stellen beperkingen en voorwaarden de aan hem verleende bevoegdheden verlenen aan personen die onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zijn.

• 6. De door de directeur aan ondergeschikten verleende ondermandaten, volmachten en machtigingen worden door hem opgenomen in het Register mandaat, volmacht en machtiging Omgevingsdienst West-Holland.

• 7. Deelnemers en derden kunnen in het kader van de door hen aan de dienst opgedragen taken of werkzaamheden de directeur mandateren. De directeur is gemandateerd het mandaat namens het dagelijks bestuur te accepteren.

• 8. De directeur draagt zorg voor opname van alle verleende bevoegdheden in het Register mandaat, volmacht en machtiging Omgevingsdienst West-Holland.

Artikel 6 Bijzondere omstandigheden

• 1. Wanneer de directeur vermoedt dat er zodanig tegenstellingen (dreigen te) ontstaan in het beleid van de deelnemers, dat het functioneren van de dienst als gemeenschappelijke Omgevingsdienst daardoor zou kunnen worden bemoeilijkt, meldt hij dit aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling en aan het bestuur van de betreffende deelnemers.

• 2. De directeur informeert de voorzitter en de bestuurders indien de uitoefening van een gemandateerde bevoegdheid naar verwachting politieke en maatschappelijke gevolgen kan hebben. In de gevallen bedoeld in de vorige volzin verschaft de directeur tijdig alle benodigde informatie en voert hij overleg met de voorzitter en bestuurders alvorens de bewuste bevoegdheid uit te oefenen.

• 3. In gevallen anders dan onder lid 2 bedoeld, informeert de directeur de voorzitter en de bestuurders, zonodig terstond, over gebeurtenissen die zijns inziens bekend moeten zijn bij de besturen van de betrokken deelnemers. Hij adviseert die besturen omtrent te nemen maatregelen.

Artikel 7 Afwezigheid / bereikbaarheid

• 1. De directeur draagt zorg voor een adequate regeling van zijn vervanging bij afwezigheid.

• 2. De directeur stelt, bij afwezigheid langer dan twee weken, de voorzitter van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling hiervan in kennis.

• 3. De directeur draagt zorg voor een adequate bereikbaarheid van de dienst.

Artikel 8 Waarnemend directeur

• 1. Onverminderd het gestelde in artikel 6, tweede en derde lid, worden tijdens de afwezigheid van de directeur alle taken en bevoegdheden van de directeur waargenomen door de waarnemend directeur.

• 2. De directeur draagt, bij afwezigheid gedurende een week of langer, zorg voor de overdracht van de werkzaamheden aan de waarnemend directeur.

• 3. Onder mededeling aan de voorzitter van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling kan in bijzondere omstandigheden van het gestelde in het eerste en tweede lid worden afgeweken.