Besluit vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 2017

Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid,

Gelet op:

- de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012, nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

- artikel 7 van de Archiefwet;

- de artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995;

Besluit:

Artikel 1 Digitalisering archiefbescheiden

1. Het dagelijks bestuur gaat over tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die worden ontvangen, opgemaakt en verzonden in het kader van rechtspositionele aangelegenheden (personeelsdossiers) welke in opdracht van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid worden gevormd en gearchiveerd door het Servicecentrum Drechtsteden, zijnde een dienstonderdeel van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden, waarvoor het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid is aangewezen als zorgdrager en die op grond van de 'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996’ (geactualiseerd op 25 juni 2012) voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

2. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek vervanging archiefbescheiden Drechtsteden, het Handboek vervanging personeelsdossiers Drechtsteden en het Kwaliteitshandboek voor de Drechtstedenorganisaties.

3. De directeur van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden wordt gemandateerd voor het doorvoeren van wijzigingen in het Handboek vervanging archiefbescheiden Drechtsteden conform het bepaalde in hoofdstuk 7 van dit handboek, met de mogelijkheid van ondermandaat aan een onder hem ressorterende functionaris.

4. De directeur van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden wordt gemandateerd voor het doorvoeren van wijzigingen in het Kwaliteitshandboek voor de Drechtstedenorganisaties conform het bepaalde in hoofdstuk 6 van dit handboek, met de mogelijkheid van ondermandaat aan een onder hem ressorterende functionaris.

5. De directeur van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden wordt gemachtigd voor het opstellen en ondertekenen van de verklaring op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995, met de mogelijkheid van ondermachtiging aan een onder hem ressorterende functionaris.

Artikel 2 Inwerkingtreding en bekendmaking

1. Dit besluit wordt bekendgemaakt in het publicatieblad van de gemeenschappelijke regeling en treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking.

2. Dit besluit heeft een terugwerkende werking voor alle archiefbescheiden die op basis van de procedure beschreven in het Handboek vervanging archiefbescheiden Drechtsteden worden gedigitaliseerd.

Artikel 3 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als "Besluit vervanging archiefbescheiden personeelsdossiers Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 2017".

Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur op 22 juni 2017.

De directeur,

Mr. R. Visser

De plv. voorzitter,

H. van der Linden