U bent nu hier: Publicaties Officiële publicaties
Regeling budgetbeheer Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2017
a. Algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;
b. Dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;
c. Budget: de op geld gewaardeerde middelen die, op basis van de begroting, zijn toegekend aan een budgethouder;
d. Budgethouder: de functionaris die de in de artikel 3 genoemde functie vervult en die binnen de hem via een budget gegeven machtiging verantwoordelijk is voor de uitvoering van afgesproken taakstelling door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten –hierna te noemen verplichtingen- alsmede het verkrijgen en realiseren van inkomsten.
e. Deelbudgethouder: een medewerker die door een budgethouder is gemandateerd de taken voor een deel van het aan een budgethouder toegewezen budget uit te voeren rekening houdende met de daarvoor nader vastgestelde regelingen c.q. beperkingen;
f. Ondergemandateerde: een medewerker die door een deelbudgethouder is gemandateerd tot het aangaan van verplichtingen en het verwerven van inkomsten binnen het aan de deelbudgethouder toegewezen budget;
g. Deelbudgethouderskaart: document waarop gegevens worden vastgelegd met betrekking tot het mandaat van budgetten aan deelbudgethouders, aan de hand waarvan het team Financiën een route kan maken voor de workflow applicatie. In het document is de originele handtekening en de paraaf opgenomen van de budgethouder die bevoegdheden heeft gemandateerd en van de deelbudgethouders.
h. Ondermandaatkaart: document waarop gegevens worden vastgelegd met betrekking tot het ondermandaat van budgetten aan de ondergemandateerde, aan de hand waarvan het team Financiën een route kan maken voor de workflow applicatie. In het document moet zijn opgenomen voor welke activiteiten en tot welke hoogte bij elke opdracht de ondergemandateerde verplichtingen mag aangaan en inkomsten mag werven uit naam van de deelbudgethouder inclusief de originele handtekening en paraaf van de deelbudgethouder en de ondergemandateerde.
i. Betaaltaak: De bevoegdheid om de betaling te verrichten bij de bank namens de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (procuratiehouder).
Aanwijzing (deel)budgethouders en ondergemandateerden en toekenning budgetten en betaaltaak
Het algemeen bestuur draagt door het vaststellen van de programmabegroting de uitvoering van de daarin opgedragen taken op aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur stelt binnen de kaders van de programmabegroting ten behoeve van de organisatie een productraming op.
1. Het dagelijks bestuur wijst onverminderd de eigen verantwoordelijkheid de algemeen directeur als budgethouder aan.
2. Door het jaarlijks vaststellen van de Programmabegroting door het algemeen bestuur vindt aanwijzing van de budgethouder en toekenning van de bijbehorende budgetten door het dagelijks bestuur plaats.
3. Met het aanwijzen van de budgethouder en de toekenning van de bijbehorende budgetten, wordt eveneens de betaaltaak aan de budgethouder toegekend.
4. De budgethouder, bedoeld in het eerste lid, kan de betaaltaak mandateren middels een door hem vast te stellen ‘mutatie betalingsautorisatieprocedure VNOG 2017’.
1. De op grond van artikel 3, eerste lid aangewezen budgethouder kan zelfstandig bevoegdheden en taken betreffende de hem toegekende budgetten mandateren aan de onder hem functionerende afdelingshoofden. Vastlegging van de genoemde aanwijzing als deelbudgethouder wordt gedaan op de deelbudgethouderskaart.
2. De aanwijzing als deelbudgethouder en de toekenning van de daarbij behorende budgetten vindt plaats door middel van schriftelijke mededeling van de budgethouder aan de deelbudgethouder.
3. De deelbudgethouder is bevoegd aan onder hem functionerende medewerkers ondermandaat te verlenen tot het als ondergemandateerde aangaan van verplichtingen binnen het aan hem toegewezen budget en het verkrijgen van inkomsten voor de aan hem toegewezen taak. Vastlegging van het verleende ondermandaat en het toegewezen budget wordt gedaan op de Ondermandaatkaart.
4. De aanwijzing als ondergemandateerde en de toekenning van de daarbij behorende budgetten vindt plaats door schriftelijke mededeling van de deelbudgethouder aan de ondergemandateerde.
1. De toekenning van een budget aan deelbudgethouders vindt binnen de programmabegroting en de financiële applicatie plaats op het niveau van producten, die eenduidig zijn opgenomen in de financiële administratie.
2. De budgetten worden toegekend voor de duur van één begrotingsjaar, tenzij het een projectbudget betreft dat een langere uitvoeringsduur kent. Projectbudgetten worden voor de totale uitvoeringsduur toegekend.
De budgethouder stelt een regeling van vervanging op ter afdekking van (langdurige) afwezigheid door verlof en ziekte van de budgethouder. Deze regeling wordt schriftelijk vastgelegd, ondertekend door de betreffende budgethouder en ter kennis gebracht aan het dagelijks bestuur.
De budgethouder stelt ten behoeve van de deelbudgethouders een regeling van vervanging op ter afdekking van (langdurige) afwezigheid door verlof en ziekte. Deze regeling wordt schriftelijk vastgelegd in de (deel)budgethouderskaart.
Doel van de functie van (deel)budgethouder en ondergemandateerde
Binnen de bevoegdheden van de nader vastgestelde richtlijnen aangaande de regeling, zijn de (deel)budgethouder en de ondergemandateerde verantwoordelijkheid voor de binnen dat budget afgesproken taakstelling. Dit krijgt invulling door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van verplichtingen en het verkrijgen en realiseren van inkomsten.
De (deel)budgethouder en de ondergemandateerde dragen zo goed als mogelijk zorg voor het toegewezen budget en zorgen voor een goede en efficiënte aanwending van de toegewezen middelen, zoals dit mede is beschreven in de nota begrotingsdiscipline. Deze notitie maakt onlosmakelijk deel uit van deze regeling.
Plaats in de organisatie van de (deel)budgethouder en ondergemandateerde
1. De budgethouder is direct verantwoording verschuldigd aan het dagelijks bestuur.
2. De deelbudgethouder is direct verantwoording verschuldigd aan de budgethouder, die hem heeft aangewezen.
3. De ondergemandateerde is direct verantwoording verschuldigd aan de deelbudgethouder, die hem heeft aangewezen.
De budgethouder, de deelbudgethouder of de ondergemandateerde kan niet een opdracht geven én ook verklaren dat het geleverde voldoet aan hetgeen is overeengekomen (prestatieverklaring).
Aangaan van verplichtingen door de (deel)budgethouder en ondergemandateerde
1. De (deel)budgethouders en de ondergemandateerden kunnen verplichtingen (contract) aangaan met leveranciers zoals dit is vastgelegd in de Mandaatregeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland.
2. De (deel)budgethouders en ondergemandateerden zorgen voor een goede archivering van de bescheiden.
3. De in het vorige lid genoemde stukken worden op verzoek door de (deel)budgethouder of de ondergemandateerde ter beschikking gesteld ten behoeve van de interne en externe controle.
4. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de (deel)budgethouders of de ondergemandateerden geconstateerd hebben dat er een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling.
5. Het aangaan van verplichtingen is beperkt tot het maximumbedrag dat per functie is vastgesteld:
i. Budgethouder: binnen de vastgestelde begroting;
ii. Deelbudgethouder: tot het maximum van Europese aanbestedingsgrens voor Diensten en leveringen binnen de aan hem toegekende budgetten;
iii. Ondergemandateerde: tot een maximum van € 125.000,- excl. BTW binnen de aan hem toegekende budgetten.
Het afleggen van verantwoording over de realisatie van de in de budgetten begrepen doelstellingen, de hiermee samenhangende uitputting van de toegekende middelen en de realisatie van de geraamde opbrengsten vindt plaats door schriftelijke rapportage.
De vorm en inhoud van de schriftelijke rapportage worden in onderling overleg bepaald door de (deel)budgethouders en de ondersteunende medewerkers van het team Financiën.
1. Rapportage vindt minimaal plaats op vaste momenten in het kader van de bestuurlijke planning- en controlcyclus bij de tussentijdse rapportages en de jaarstukken.
2. In afwijking van het eerste lid vindt rapportage plaats als er aanwijzingen zijn danwel het vermoeden bestaat dat budgetten substantieel overschreden of niet worden gerealiseerd, waarbij ook het behalen van de hieraan gerelateerde doelstellingen niet plaatsvindt.
3. Ten behoeve van specifieke budgetten kan door het dagelijks bestuur besloten worden in afwijking van het hiervoor bepaalde andere rapportagemomenten te benutten.
1. De (deel)budgethouder en de ondergemandateerde zijn verantwoordelijk voor het opstellen en de inhoud van de schriftelijke rapportages over de hen toegekende budgetten. Het team Financiën draagt zorg voor de financiële informatie met uitzondering van de door of namens de (deel)budgethouder of de ondergemandateerde niet in de financiële applicatie vastgelegde verplichtingen.
2. De budgethouder kan met de deelbudgethouders en ondergemandateerden nadere afspraken maken over de wijze en frequentie van verantwoording.
Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering draagt zorg voor een consistente inrichting en goede werking van de financiële applicatie en is eindverantwoordelijk voor een goede en adequate verwerking van de gegevens. Daarnaast draagt hij zorg voor een zodanige ondersteuning vanuit de financiële applicatie dat de (deel)budgethouders en ondergemandateerden hun verantwoordelijkheden en taken op de juiste wijze kunnen vervullen.
1. Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de primaire registratie van de vastgestelde begroting en de begrotingswijzigingen en de daarmee samenhangende dossiervorming.
2. De gegevensverwerking en de verantwoordelijkheid daarvoor is onder te verdelen naar twee aandachtsgebieden. Het betreft:
a. het registreren en muteren van de werkelijke gegevens;
b. het registreren van aangegane verplichtingen.
3. Ongeacht de in het eerste lid benoemde verantwoordelijkheden voor de juiste, tijdige en volledige verwerking van de begrotingsmutaties, is de (deel)budgethouder gehouden de hem toegewezen budgetten te controleren op volledigheid en juistheid.
4. De teamleider Middelen is verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige verwerking van de werkelijke gegevens en de daarmee samenhangende dossiervorming. Hiertoe treft de afdeling Bedrijfsvoering toereikende interne controlemaatregelen.
5. Ongeacht de in het vierde lid genoemde verantwoordelijkheden voor de juiste, tijdige en volledige verwerking van de werkelijke mutaties zijn de (deel)budgethouders en de ondergemandateerden gehouden de hen aangeboden bescheiden te controleren op juistheid en te voorzien van de juiste coderingen.
6. De (deel)budgethouders en de ondergemandateerden zijn verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige registratie van aangegane verplichtingen en de daarmee samenhangende dossiervorming. Door het team Financiën wordt hiertoe een procedure uitgewerkt.
1. De Businesscontroller voert de interne controle uit op naleving van alle facetten van de regeling en nader vastgestelde richtlijnen. Deze interne controle wordt uitgevoerd aan de hand van een controleprogramma.
2. De bevindingen van de interne controle worden samengevat in een rapportage. Deze rapportage wordt besproken met de budgethouder.
Beroep op eventuele onvolledigheid van de regeling of op onvolledigheid van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de goede uitvoering van deze regeling behoort te geschieden.
Het dagelijks bestuur kan altijd nadere regels en voorschriften stellen aangaande de aanwijzing van (deel)budgethouders en ondergemandateerden, het toekennen van budgetten en de wijze waarop uitvoering dient te worden gegeven aan deze regeling.
1. Het besluit Regeling budgetbeheer Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland, vastgesteld op 3 december 2015 wordt met ingang van 1 januari 2017 ingetrokken.
2. De Regeling budgetbeheer Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland treedt in inwerking op 1 januari 2017.
3. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Regeling budgetbeheer Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2017’.
Kopieer de link naar uw clipboard
zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2017-317.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen