Treasurystatuut GGD Noord- en Oost-Gelderland 2016

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Noord- en Oost-Gelderland besluit,

Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, de Wet financiering decentrale overheden en artikel 14 van de Financiële verordening GGD Noord- en Oost-Gelderland,

vast te stellen het navolgende Treasurystatuut GGD Noord- en Oost-Gelderland 2016

Algemene bepalingen

Artikel 1

In dit statuut wordt verstaan onder:

• Derivaten Financiële instrumenten belichaamd in contracten waarin de voorwaarden zijn vastgelegd waartegen een transactie op een bepaald moment zal of kan plaatsvinden en waarvan de waarde afhankelijk is van één of meer onderliggende activa, referentieprijzen of indices.

• Intern liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren-investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

• Kasgeldlimiet Een bedrag dat de maximale netto-vlottende schuld aangeeft. Op basis van de Wet Fido wordt dit berekend als een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de organisatie bij aanvang van het jaar;

• Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

• Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij;

• Lidstaat Staat die lid is van de Europese Unie of een andere staat die partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte.

• Netto-vlottende schuld Het bedrag van de vlottende schuld, verminderd met het gezamenlijke bedrag van de contante gelden in kas, de tegoeden in rekening-courant en de overige uitstaande gelden met een rentetypische looptijd van korter dan één jaar.

• Publieke taak De taak van het openbaar lichaam tot het dienen van het openbare belang.

• Prudent karakter Uitzettingen hebben een prudent karakter wanneer in ieder geval aan twee aspecten is voldaan, namelijk voldoende kredietwaardigheid van de tegenpartij en een beperkt marktrisico van de uitzetting;

• Rating De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige renteen aflossingsbetalingen op schuldpapier;

• Ratingbureau Onafhankelijke organisatie die zich onder meer toelegt op de beoordeling van de lange termijn kredietwaardigheid van debiteuren. Bekende ratingbureaus zijn Standard & Poor’s (S&P), Moody’s en Fitch;

• Rentecompensatiecircuit

• Een systeem waarbij debet en creditsaldi van alle rekeningen van een organisatie worden samengevoegd tot één gecombineerd saldo, waarover de rente wordt berekend. Is alleen mogelijk met rekeningen die bij één bank worden aangehouden;

• Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de organisatie door rentewijzigingen;

• Renterisiconorm Het bedrag ter grootte van een percentage van het begrotingstotaal bij aanvang van het jaar, dat aangeeft welk deel van de vaste schuld in dat jaar maximaal in aanmerking komt voor aflossing en/of renteherziening.

• Rentetypische looptijd Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

• Rentevisie Toekomstverwachting over de renteontwikkeling.

• Schatkistbankieren De verplichting voor decentrale overheden om hun middelen aan te houden bij het ministerie van financiën. Voor de middelen beneden het drempelbedrag (een percentage van het begrotingstotaal) geldt deze verplichting niet. Als alternatief mogen decentrale overheden elkaar onderling geld uitlenen (echter niet aan de toezichthoudende instelling).

• Solvabiliteitsratio Het in een lidstaat voor een financiële onderneming voorgeschreven minimumniveau aansprakelijk vermogen tegenover aangehouden naar risicograad gewogen activum.

• Treasuryfunctie De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

• Valutarisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door valutaontwikkelingen;

• Vaste schuld Het gezamenlijke bedrag van de schuld uit hoofde van geldleningen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van één jaar of langer en de voor een termijn van één jaar of langer ontvangen waarborgsommen.

• Vlottende schuld Het gezamenlijke bedrag van de opgenomen gelden met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van korter dan één jaar, de schuld in rekening-courant, de voor een termijn van korter dan één jaar ter bewaring in de kas gestorte gelden van derden en overige geldleningen die geen onderdeel uitmaken van de vaste schuld.

• Waardepapieren Documenten met een geldswaarde, zoals een bewijs van een aandeel of obligatie.

• Wet Fido Wet financiering decentrale overheden.

Doelstellingen van de treasuryfunctie

Artikel 2

De treasuryfunctie GGD Noorden Oost Gelderland heeft als doel:

• 1. het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities.

• 2. het beschermen van vermogensen (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s.

• 3. het minimaliseren van de interne en externe verwerkingskosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 4. het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido en het Treasurystatuut.

Risicobeheer

Uitgangspunten risicobeheer

Artikel 3

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

• 1. Bij het aantrekken van leningen wordt gezorgd voor een goede spreiding van de looptijd van de leningen.

• 2. GGD Noorden Oost Gelderland verstrekt geen leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak.

• 3. GGD Noorden Oost Gelderland kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd binnen de richtlijnen en limieten van dit Treasurystatuut.

• 4. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

Renterisicobeheer

Artikel 4

Het renterisico wordt beperkt door de volgende voorwaarden:

• 1. De door de wet Fido voorgeschreven kasgeldlimiet mag niet drie achtereenvolgende kwartalen worden overschreden.

• 2. De door de wet Fido voorgeschreven renterisiconorm wordt niet overschreden.

• 3. Nieuw op te nemen en uit te zetten middelen worden afgestemd op de bestaande financiële positie, de liquiditeitenplanning en de rentevisie.

Koersrisicobeheer

Artikel 5

Middelen worden uitsluitend uitgezet in producten waarbij de hoofdsom ten minste aan het einde van de looptijd intact is.

Kredietrisicobeheer

Artikel 6

Het kredietrisico wordt zo veel mogelijk tegengegaan door de volgende voorwaarden:

• 1. Het uitzetten van middelen op grond van treasury kan alleen aan de volgende instellingen: agentschap van het ministerie van financiën (schatkistbankieren), decentrale overheid (niet zijnde de toezichthoudende provincie) en een financiële instelling. De financiële instelling moet bij voorkeur een in Nederland gevestigde financiële instelling zijn, die valt onder toezicht van De Nederlandsche Bank.

• 2. Valutarisico’s worden uitgesloten door uitsluitend middelen op te nemen, uit te zetten of te garanderen in euro’s.

Intern liquiditeitsrisicobeheer

Artikel 7

GGD Noorden Oost-Gelderland beperkt zijn interne liquiditeitsrisico’s door zijn treasuryactiviteiten te baseren op een liquiditeitenplanning welke afgeleid wordt van de begroting en de investeringsplannen. De looptijd van de aan te trekken of uit te zetten middelen moet onderbouwd zijn met een planning van minimaal dezelfde looptijd.

Financiering en geldstromen

Geldstromen

Artikel 8

• 1. Het liquiditeitsgebruik wordt beperkt door de geldstromen op GGD Noorden Oost-Gelderland niveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen;

• 2. GGD Noorden Oost Gelderland streeft naar concentratie van de bankrekeningen binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities.

• 3. Het betalingsverkeer wordt zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

Opgenomen middelen

Artikel 9

• 1. Middelen worden alleen opgenomen ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak.

• 2. Het opnemen van middelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne middelen te gebruiken, om de renterisico’s en het renteresultaat te optimaliseren.

• 3. Het opnemen van middelen past binnen de in de Wet Fido gestelde kasgeldlimiet en de renterisiconorm.

• 4. Bij het opnemen van middelen worden offertes bij minimaal twee instellingen opgevraagd. Vervolgens wordt gekozen voor de laagste rente, waarvan alleen gemotiveerd kan worden afgeweken.

Uitgezette middelen

Artikel 10

• 1. GGD Noord- en Oost Gelderland zet middelen uit hoofde van treasury uit bij:

  • a. Het agentschap van het ministerie van financiën (schatkistbankieren)

  • b. Een decentrale overheid, niet zijnde de toezichthoudende provincie.

  • c. Middelen voor een periode tot één jaar kunnen ook worden uitgezet bij een financiële instelling, tot maximaal de hoogte van het drempelbedrag (peildatum 1 januari 2014: 0,75% met een minimum van € 250.000) conform de regeling van het schatkistbankieren.

• 2. Daarbij gelden de volgende randvoorwaarden:

  • a. Het uitzetten van middelen past binnen de in de Wet Fido gestelde kasgeldlimiet en de gestelde bepalingen in het hoofdstuk Risicobeheer.

  • b. Bij het uitzetten van middelen worden offertes bij minimaal twee instellingen opgevraagd. Vervolgens wordt gekozen voor de hoogste rente, waarvan alleen gemotiveerd kan worden afgeweken. Dit artikel is niet van toepassing op middelen die worden aangehouden in rekening-courant of bij het agentschap van het ministerie van financiën (schatkistbankieren).

Administratieve organisatie en interne controle

Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

Artikel 11

• 1. In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.

• 2. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd.

• 3. De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:

  • a. de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

  • b. de treasuryactiviteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

  • c. de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn;

• 4. Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd.

• 5. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

  • a. iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe).

  • b. de uitvoering en de controle geschieden door afzonderlijke functionarissen.

  • c. de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.

  • d. De offertes voor het opnemen en uitzetten van middelen worden schriftelijk ontvangen.

• 6. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties.

Verantwoordelijkheden

Artikel 12

De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van GGD Noorden Oost Gelderland staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

Nr.	Functie	Verantwoordelijkheden
1	Algemeen Bestuur	het vaststellen van treasurydoelstellingen in het Treasurystatuut het vaststellen van de treasuryparagraaf in begroting en –rekening; het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid.
2	Dagelijks Bestuur	het uitvoeren van het treasurybeleid door de ambtelijke organisatie; het rapporteren aan het Algemeen Bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid via rapportages en de jaarrekening.
3	Voorzitter	het autoriseren van door de Controller voorgestelde transacties tot het aantrekken van middelen met een looptijd langer dan één jaar.
4	Algemeen Directeur (budgethouder naar het DB)	het rapporteren aan het Dagelijks Bestuur over de uitvoering van het treasurybeheer; het afleggen van verantwoording aan het Dagelijks Bestuur; het autoriseren van door de controller voorgestelde transacties tot het aantrekken en uitzetten van middelen (looptijd < 1 jaar); het autoriseren van door de controller voorgestelde transacties tot het uitzetten van middelen met een looptijd langer dan één jaar
5	Intern Controller	het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury; het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen; het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie; voorbereiden beleidsvoorstellen op treasurygebied; het beheren van de geldstromen; het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële ondernemingen; het uitvoeren van de treasuryactiviteiten conform de treasuryparagraaf in jaarverslag en begroting; adviseren over en voorbereiden van transacties tot het aantrekken en uitzetten van middelen; het doen uitvoeren van diverse treasuryactiviteiten conform het vastgestelde Treasurystatuut; het afleggen van verantwoording aan de Algemeen Directeur over de uitvoering van de aan hem gemandateerde activiteiten.
7	Deelbudgethouders	het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die zij aanleveren met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten, alsmede verantwoording achteraf van de verschillen; het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de interne Controller.
8	Medewerker financiële administratie	het voorbereiden van het overboeken van saldi tussen bankrekeningen; het afhandelen van het girale betalingsverkeer.
9.	Medewerker financiële - en crediteuren administratie	het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de medewerker belast met interne controle.
10	Medewerker interne controle	het ontvangen van de transactiebevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomen met de transactie-informatie zoals verstrekt door de medewerker financiële en crediteurenadministratie; het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties en het hierover rapporteren aan de Controller; het afleggen van verantwoording aan de Controller over de uitvoering van de aan hem gemandateerde activiteiten.

Bevoegdheden

Artikel 13.

In onderstaande tabel is de verdeling van bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede het toezicht daarop.

	Activiteit	Voor-bereiding	Autorisatie		Uit voering	Admini stratie	Controle
			Paraaf	Hand- tekening
1	Het opnemen van middelen	Adminis-trateur	Controller	Algemeen Directeur	Admini-strateur	Boekhoud-kundig medewerker	Interne Controller
2	Het uitzetten van middelen	Admini-strateur	Controller	Algemeen Directeur	Administrateur	Boekhoud-kundig medewerker	Interne Controller
3	Bankrekeningen openen/sluiten/ wijzigen	Administrateur	Controller	Algemeen Directeur	Administrateur	Boekhoud-kundig medewerker	Interne Controller
4	Bankcondities en tarieven afspreken	Administrateur	Controller	Algemeen Directeur	Administrateur	Boekhoud-kundig medewerker	Interne Controller

Informatievoorziening

Artikel 14.

De betreffende functionarissen verstrekken over de treasuryactiviteiten ten minste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie:

Informatie	Frequentie	Informatie verstrekker	Informatie-ontvanger
Treasuryparagraaf in begroting. Inclusief renterisiconorm en kasgeldlimiet	Eens per jaar	Algemeen Directeur / Controller	Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur
Managementrapportage	Per vier maand	Controller	Algemeen Directeur
Treasuryparagraaf in jaarrekening	Eens per jaar	Algemeen Directeur / Controller	Dagelijks Bestuur / Algemeen Bestuur

Actualisering

Artikel 15.

Het Treasurystatuut wordt iedere vier jaar geactualiseerd of eerder indien beleidsmatige en of financieel inhoudelijke wijzigingen daar aanleiding toe geven.

Inwerkingtreding

Artikel 16.

• 1. Het Treasurystatuut zoals vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 1 maart 2012 wordt ingetrokken.

• 2. Dit Treasurystatuut treedt met (terugwerkende kracht) in werking op 1 januari 2016.

• 3. Dit Treasurystatuut wordt aangehaald als: Treasurystatuut GGD Noord- en Oost-Gelderland 2016.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van GGD Noorden Oost-Gelderland van 14 april 2016

D.W. ten Brinke, directeur/secretaris

A. Kleijer, voorzitter

Toelichting

Aanleiding

Treasury gaat over: sturen en beheersen van, verantwoorden over en toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

In de financiële verordening (art. 12) is opgenomen dat het dagelijks bestuur een (actueel) treasurystatuut aan het algemeen bestuur ter vaststelling aanbiedt. In de afgelopen jaren is de regelgeving op het gebied van treasury aanzienlijk aangepast, waaronder de invoering van het verplichte schatkistbankieren. In dit statuut worden de kaders gesteld voor een verantwoorde, prudente en professionele inrichting van de treasuryfunctie.

Daarnaast bevat zowel de programmabegroting als de jaarrekening een paragraaf financiering, zoals aangegeven in Besluit Begroting en Verantwoording (art. 13).

Regelgeving

Het Rijk heeft met de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) regels gesteld over hoe decentrale overheden hun geld en kapitaal beheren. Belangrijke elementen in de Wet Fido zijn de gestelde limieten in de vorm van de kasgeldlimiet en de renterisiconorm.

Op de Wet Fido is verdere regelgeving gebaseerd:

Uitvoeringsregel financiering decentrale overheden: bevat de maximumpercentages voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm.

Besluit leningsvoorwaarden decentrale overheden: bevat een aantal beperkingen ten aanzien van de vorm waarin leningen worden opgenomen of verstrekt.

Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden: geeft onder andere aan met welk soort instellingen financiële transacties mogen worden gedaan.

Regeling schatkistbankieren decentrale overheden: deze regeling houdt in dat overtollige middelen binnen daarvoor geldende voorwaarden bij het ministerie van financiën moeten worden aangehouden.

Dit Treasurystatuut past binnen de genoemde regelgeving.

Leesw ijzer

In het Treasurystatuut worden eerst de begripsbepalingen en de doelstellingen van de treasuryfunctie van GGD Noorden Oost Gelderland geformuleerd. De doelstellingen worden vervolgens geconcretiseerd voor het risicobeheer en de op te nemen en uit te zetten middelen. Daarna worden de organisatorische randvoorwaarden van de treasuryfunctie weergegeven. Daarbij ligt het accent op de helderheid bij de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de informatievoorziening.