Blad gemeenschappelijke regeling van Omgevingsdienst Haaglanden
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Omgevingsdienst Haaglanden | Blad gemeenschappelijke regeling 2016, 557 | Verordeningen |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Omgevingsdienst Haaglanden | Blad gemeenschappelijke regeling 2016, 557 | Verordeningen |
ARCHIEFVERORDENING OMGEVINGSDIENST HAAGLANDEN 2017
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
Hoofdstuk II De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden van de ODH, ongeacht hun vorm.
Hoofdstuk III Het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Hoofdstuk IV Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden
De beheerder verstrekt de archivaris of degene die conform artikel 9 namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, en indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan de zorgdrager. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Deze archiefverordening wordt door het Algemeen bestuur vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. De Archiefverordening is aangevuld met bepalingen over toezicht op het beheer van archiefbescheiden Een aantal overbodige verwijzingen naar hogere regelgeving is verwijderd. De verordening is van toepassing op alle vormen van informatie.
De archiefverordening bestaat uit drie gedeelten: zorg, beheer en toezicht. De regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de organisatieonderdelen van de Omgevingsdienst.
Hoofdstuk II, bevat een uitwerking van het begrip “zorg”. Dit begrip wordt in de Archiefwet 1995 niet gedefinieerd. In de Memorie van Toelichting, behorend bij die wet, wordt dit begrip echter wel verduidelijkt.
“Zorg is de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen van de Archiefwet, op elk terrein. Daaronder zijn begrepen de verantwoordelijkheid voor het beheer en die zaken die noodzakelijk zijn om efficiënt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals voldoende en geschikte huisvesting, deskundig personeel, het vaststellen van beheerregels en voldoende financiën . ”
Hoofdstuk III, is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet: het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoewel voor archiefbescheiden geen vormvereiste geldt, wordt bij het gebruik van het woord bescheiden veelal onbewust een betekenisrelatie met papieren documenten gelegd. Echter, naast de “klassieke” papieren archiefbescheiden vallen nadrukkelijk ook digitale archiefbescheiden onder werking van de wet. Zowel het begrip document (tekstbestanden) als registraties (andere gegevensbestanden) dienen gerelateerd te worden aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
In het referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) wordt het begrip document als “informatie-object” omschreven: “Een informatie-object is een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. Bijvoorbeeld: document, databasegegeven, emailbericht (met bijlagen), (zaak)dossier, internetsite (of een deel ervan), foto/afbeelding, geluidopname, wiki, blog enz.” (Bron: NEN 2082, 3.15)
De duurzaamheid van de archiefbescheiden moet worden gewaarborgd.
Papieren dragers dienen zo verpakt en opgeslagen te worden dat ze over 100 jaar nog leesbaar zijn. Voor digitale dragers geldt dat de informatie op deze dragers tijdig worden overgezet op nieuwe dragers zodat geen informatie verloren gaat. De informatie moet toegankelijk c.q. leesbaar zijn.
Het dagelijks bestuur legt verantwoording af aan het algemeen bestuur over hun zorg voor de archiefbescheiden. De frequentie van rapportage in artikel 5 is gelijk aan die van artikel 13.
Een eis omtrent diplomering van degenen die de archivaris bijstaan of te vervangen blijkt in de praktijk niet nodig. De archivaris, zelf in het bezit van het diploma archivistiek, kan bepalen welke specialistische kennis hij mede wil inzetten.
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen, inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd, maar dient ook toegang worden verschaft tot de systemen en zo nodig uitleg over de werking ervan..
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur.
In het vierde lid zijn slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2016-557.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.