Toelichting - Archiefverordening RDOG HM 2016
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeenschappelijke regeling ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden. ln de Gemeenschappelijke Regeling RDOG HM staat dat dit gebeurt overeenkomstig door het Algemeen Bestuur vast te stellen regels. Deze Archiefverordening dient daartoe.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de Gemeenschappelijke Regeling haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Het is nodig een nieuwe verordening vast te stellen omdat de Archiefverordening RDOG HM 2010 niet meer voldoet door ontwikkelingen in het informatiebeheer en de inwerkingtreding van de Wet revitalisering generiek toezicht. Daarnaast spelen ook nog andere fundamentele veranderingen een rol, zoals de toenemende digitalisering van informatie, organisatiewijzigingen en de oriëntatie van de RDOG HM op ketensamenwerking.
Deze verordening is niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar vooral ook op digitale informatiedragers en informatiesystemen.
Het Dagelijks Bestuur neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Op grond van artikel 5 wordt het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in het Besluit informatiebeheer. Voor het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht wordt de archivaris aangewezen. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats, waaronder begrepen een e-depot.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
a. Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de Gemeenschappelijke Regeling. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip “archiefbescheiden” suggereert evenals het begrip 'archief' ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan.
b. Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.
Artikel 2
Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet.
Artikel 3 en 4
Het begroten van voldoende middelen is een voorwaarde voor de kwaliteit van het beheer, evenals het aanstellen van voldoende en gekwalificeerd personeel.
Artikel 5
ln het Besluit lnformatiebeheer geeft het Dagelijks Bestuur het kader voor de uitvoering van de zorg voor de archiefbescheiden waarmee het Dagelijks Bestuur volgens de Gemeenschappelijke Regeling belast is. Dat besluit volgt de bepalingen in en bij de wet en het beschrijft alle aspecten die voor het beheer relevant zijn.
Artikel 7
Het aanwijzen van een toezichthouder is overeenkomstig artikel 32 van de wet. Deze aanwijzing had in de Gemeenschappelijke Regeling moeten plaatsvinden, maar dit is verzuimd. Daarom wordt in deze Archiefverordening de gemeentearchivaris alsnog formeel aangewezen.
Het aanwijzen van en archiefbewaarplaats is bepaald in artikel 31 van de wet.
Artikel 8
Hier is bepaald dat het Dagelijks Bestuur er in situaties van gedeelde verantwoordelijkheid zeker van moet zijn dat de zorg voor de archiefbescheiden geregeld is. Dat wil niet zeggen dat het dan altijd de zorg draagt. ln overeenkomsten over zulke situaties moet ook de zorg geregeld zijn.
Artikel 9
De archivaris houdt toezicht over het beheer van de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Dat zijn de archiefbescheiden die op termijn vernietigbaar zijn en de archiefbescheiden die niet vernietigbaar zijn maar nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De archivaris houdt als beheerder van de archiefbewaarplaats toezicht op de daarheen overgebrachte archiefbescheiden.
Artikel 11 en 12
Om zijn taak uit te kunnen voeren moet de archivaris tijdig kennis hebben van alle aspecten van het beheer die relevant zijn voor het uitvoeren van zijn taak. Daarom is er de plicht gevraagd en ongevraagd volledig en juist te informeren en om mee te werken en toegang te geven tot alle informatie en informatiesystemen. Hieronder valt ook het informeren en zo nodig advies vragen over plannen en bij gebeurtenissen die relevant zijn in relatie tot de zorg.
Artikel 13
Belangrijk is dat de archivaris aan het Dagelijks Bestuur verslag uitbrengt en adviseert over te nemen maatregelen. Volgens de wet brengt de archivaris dit verslag jaarlijks uit.
Artikel 14
Hierdoor wordt het Algemeen Bestuur in de gelegenheid gesteld het Dagelijks Bestuur te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht Gedeputeerde Staten te informeren.