Blad gemeenschappelijke regeling van Uitvoeringsorganisatie Laborijn
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Uitvoeringsorganisatie Laborijn | Blad gemeenschappelijke regeling 2016, 499 | Overige besluiten van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Uitvoeringsorganisatie Laborijn | Blad gemeenschappelijke regeling 2016, 499 | Overige besluiten van algemene strekking |
Besluit informatiebeheer gemeenschappelijke regeling Laborijn
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid
De directeur is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer voor de archiefbescheiden. Hij draagt deze taak in (onder)mandaat over aan de verantwoordelijk medewerker van de afdeling “zakelijk archief”, of de verantwoordelijk medewerker van een afdeling waar zich een archiefruimte bevindt. Deze is belast met de informatievoorziening van zijn afdeling c.q. het zakelijke archief, alsmede met het beheer van documenten van zijn afdeling c.q. het zakelijk archief, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De directeur draagt er zorg voor dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De directeur draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen, of vernietigen van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
De directeur draagt, voor zover van toepassing, zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de volgens de wet gestelde eisen.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
De directeur zorgt, dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, en hierbij wordt voldaan aan het gestelde in artikel 18 van de Archiefregeling.
Bij op termijn vernietigbare documenten zijn op z’n minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, de opsteller en ontvanger, het betreffende werkproces indien aan de orde, begin- en einddatum, en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
De directeur zorgt dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard conform de Archiefwet en de Archiefregeling en eventuele door het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers vastgestelde richtlijnen.
Beveiliging en raadpleging van documenten
De directeur draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, waaronder de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De directeur laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terug bezorging ervan. Uitlening van documenten is toegestaan aan functionarissen binnen de organisatie. Documenten blijven daarbij binnen de organisatie en kunnen niet worden meegenomen voor extern gebruik.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Selectie en vernietiging van documenten
De bewaartermijn van gegevens van cliënten met een uitkering op grond van de Participatiewet, de Wet inkomens voorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (Ioaw), de Wet Inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (Ioaz), en het Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 – of zoals de wetsopvolgers van deze wetten in de toekomst gaan luiden - wordt verkort conform het door het Dagelijks Bestuur in de beleidsnotitie “Inrichting archiefbeheer en Informatievoorziening Laborijn” vastgestelde beleid.
BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING LABORIJN ZONDER EEN BENOEMDE ARCHIVARIS
Het doel van het Besluit is het regelen van de verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar een archiefbewaarplaats(en) overgebrachte documenten en het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van die documenten. Het besluit is zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten en als zodanig is het begrip documenten gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Toelichting op diverse artikelen
De definities van de begrippen informatiebestand en informatievoorziening (sub g en h) zijn met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen, hier vallen zowel papieren als digitale documenten onder.
De directeur is de eerst aangewezene om met de verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening belast te worden. Daarnaast zijn de verantwoordelijk medewerkers van de afdelingen en de medewerker van het zakelijke archief aan te spreken op de informatievoorziening/documenten van hun afdeling.
Dit artikel is de basis voor een adequate uitleenadministratie, die nodig is voor het te allen tijde kunnen voldoen aan de verantwoordingsplicht. Verder dienen alle documenten nadrukkelijk binnen Laborijn te blijven.
Omdat analoge en digitale documenten in dezen verschillend worden behandeld, worden er verschil-lende eisen aan gesteld. Voor analoge documenten betreft dat met name de toegankelijkheid, zodat ze zonder meer in de archiefbewaarplaats raadpleegbaar zijn.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2016-499.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.