Beleidsnotitie van Hefpunt inzake Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O beleid) en niet-financiële rechtmatigheid
 
Artikel 1  
A) Misbruik en Oneigenlijk gebruik
 
 
Inleiding
 
In het kader van rechtmatigheid is het Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) beleid één van de (drie) criteria waarop de accountant de jaarrekening toetst. In deze notitie wordt beschreven wat Misbruik en Oneigenlijk gebruik is en welk beleid Hefpunt in dat kader hanteert.
 
 
Definities
 
Misbruik
Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig
verstrekken van gegevens (door belanghebbenden) met als doel ten onrechte subsidies of uitkeringen te verkrijgen of geen of een te laag bedrag aan bijvoorbeeld heffingen aan de overheid te betalen.
 
Oneigenlijk Gebruik
Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of geen of een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking ervan.
 
De rechtmatigheid van financiële mutaties kan dus in belangrijke mate afhankelijk zijn van verstrekte gegevens en/of van de integriteit van het handelen van personen. Dit geldt zowel ten aanzien van derden als voor interne functionarissen. De aandacht hiervoor is de afgelopen jaren sterk toegenomen. Het sluit aan bij de actualiteit en brede maatschappelijke aandacht voor fraudebestrijding maar ook op de integriteithandhaving.
 
 
Beleid
Gegeven de definitie is het M&O-criterium voor een gemeenschappelijke regeling als Hefpunt minder van toepassing, omdat Hefpunt eindbegunstigde van overheidsmiddelen is en alleen voor de eigen bedrijfsvoering maatregelen moet nemen ter voorkoming van M&O gebruik. Ten aanzien van het voor derden (waterschappen) uitgevoerde belastingenproces besteedt Hefpunt veel aandacht aan AO/IC-maatregelen. Deze AO/IC-maatregelen beperken in sterke mate het risico op misbruik of oneigenlijk gebruik. De maatregelen zijn vastgelegd in de procesbeschrijvingen en het IC-plan en worden regelmatig getoetst door de senior medewerker Financiën en Control. Tijdens de jaarrekening- en de interimcontrole vindt hierop toetsing plaats door de accountant wat ook uitmondt in een verklaring door de accountant over de rechtmatigheid van het proces.
 
Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet dient het algemeen bestuur echter wel het M&O-beleid te formuleren en vast te stellen. Hiervoor dient een inventarisatie te worden gemaakt van de in de organisatie aanwezige beheersmaatregelen die misbruik en oneigenlijk
gebruik moeten voorkomen. In de bijgevoegde inventarisatie worden de beheersmaatregelen die dienen om Misbruik en Oneigenlijk Gebruik tegen te gaan nader uitgewerkt.
 
M&O-beleid moet proportioneel zijn. Dit wil zeggen dat de maatregelen in relatie moeten staan tot het risico dat misbruik en oneigenlijk gebruik kan voorkomen. In dat kader wordt onderscheid gemaakt in:
 
a. streng M&O-beleid: ten opzichte van de reguliere AO/IC zijn specifieke en aanvullende (controle) maatregelen noodzakelijk om het risico van misbruik of eigenlijk gebruik te mitigeren; deze maatregelen strekken zich zowel uit tot de voorwaardenscheppende sfeer als het actieve toezicht daarop (controle, handhaving);
 
b. gematigd M&O-beleid: waakzaamheid, in de vorm van (extra) kritische beoordeling van de onderbouwing van informatie, is geboden; maatregelen in de voorwaardenscheppende sfeer zijn aan te bevelen;
 
c. geen specifiek M&O-beleid: mits de reguliere AO/IC (bijvoorbeeld inzake functiescheiding) toereikend is, zijn geen aanvullende maatregelen noodzakelijk.
 
 
Uitgangspunten van beleid
 
Centraal uitgangspunt van M&O beleid is dat elk organisatieonderdeel verantwoordelijk is voor te nemen maatregelen gericht op het voorkomen van Misbruik en Oneigenlijk gebruik binnen processen of activiteiten waarbij informatie van derden van groot belang is voor het verlenen c.q. vaststellen van vergoedingen en/of heffingen. Met het vaststellen van deze notitie wordt dit geformaliseerd.
 
 
 
 
 
B) Niet-financiële rechtmatigheid
 
In het kader van rechtmatigheid dient Hefpunt ook te beschikken over een systeem voor het onderzoek van niet-financiële rechtmatigheid.
 
Hefpunt geeft invulling aan de niet-financiële rechtmatigheid door het management één keer per jaar met medewerkers uit verschillende geledingen van de organisatie dit onderwerp (de risico’s van het niet voldoen aan wet- en regelgeving) te laten behandelen en vast te leggen wat de uitkomst van deze behandeling is. Het systeem om vast te stellen of Hefpunt (ook) op het gebied van de niet-financiële rechtmatigheid rechtmatig handelt, is hiermee geformaliseerd. In deze behandeling komen tevens de maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan, aan de orde.
 
De nadere invulling per jaar vindt plaats in een bijlage.
 
 
 
Inwerkingtreding
 
  • 1.
    Het M&O beleid is na vaststelling door het algemeen bestuur van Hefpunt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2015 van kracht.
 
  • 1.
    Het beleid ten aanzien van de niet-financiële rechtmatigheid is na vaststelling door het algemeen bestuur van Hefpunt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2015 van kracht.
 
 
 
 
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van Hefpunt d.d. 16 maart 2015.
 

Namens deze,

Het algemeen bestuur van Hefpunt,

ir. J. Bartelds, voorzitter

drs. P.W. Geerdink, secretaris

Naar boven