Blad gemeenschappelijke regeling van Hefpunt
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Hefpunt | Blad gemeenschappelijke regeling 2015, 245 | Verordeningen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
overwegende dat mandatering van bevoegdheden aan ambtenaren van Hefpunt een bijdrage kan leveren aan:
- 1.
- 1.
Voor de toepassing van deze regeling wordt onder mandaat verstaan afdoenings- en ondertekeningsmandaat, tenzij in de bijlagen bij dit besluit anders is vermeld.
- 1.
- 2.
- 1.
- 2.
- 1.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Indien de beleidsgevoeligheid optreedt nadat van de gemandateerde bevoegdheid gebruik is gemaakt kan dit niet leiden tot vernietiging van het door de gemandateerde genomen besluit.
In de Mandateringslijst, die als bijlage 1 bij dit besluit is gevoegd, zijn aanvullende algemeen geldende bepalingen opgenomen per mandaatniveau. Daarnaast wordt per gemandateerde aangegeven voor welke specifieke onderwerpen en besluiten mandaat wordt verleend.
Bij de uitoefening van een mandaat geldt hetgeen is opgenomen in het Financieel Mandaatvoorschrift, dat als bijlage 2 bij dit besluit is gevoegd, tenzij hiervan in de Mandateringslijst wordt afgeweken.
Bij afwezigheid van de gemandateerde worden zijn bevoegdheden uitgeoefend door zijn plaatsvervanger, zoals aangegeven op de bij dit besluit gevoegde bijlage 3. Op de plaatsvervanger is dit besluit van overeenkomstige toepassing.
Aanvullingen op en wijzigingen in de bevoegdheden, alsmede sub-mandaten, dienen te worden gemeld bij de directeur en worden pas van kracht nadat deze ermee heeft ingestemd. De aanvullingen en wijzigingen zullen door de teammanager Bedrijfsbureau in de bijlagen worden verwerkt en worden vervolgens ter vaststelling aan het dagelijks bestuur aangeboden.
Iedere gemandateerde is verantwoordelijk voor een goede interactie met andere disciplines voor de totstandkoming van een besluit.
- 1.
- 2.
De ondertekening door een gemandateerde van alle uit hoofde van het mandaat uitgaande stukken, waaronder correspondentie en contracten, is als volgt: “namens het dagelijks bestuur, … (naam en functie van de gemandateerde)”.
De ondertekening door een plaatsvervanger is als volgt: “namens het dagelijks bestuur, … (naam plaatsvervanger), plaatsvervangend … (functie van de gemandateerde)”.
Uit hoofde van een mandaat genomen besluiten kunnen slechts in de vorm van e-mail of faxbericht worden gedaan indien dit wordt gevolgd door verzending per post.
Het verzenden van stukken uit hoofde van dit besluit, zonder dat deze door het Secretariaat in IRS zijn geregistreerd, is niet toegestaan.
Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dient te worden gehandeld overeenkomstig de vast te leggen afspraken inzake de administratieve organisatie.
Een gemandateerde informeert de directeur vooraf over besluiten welke een bedrag van € 50.000 te boven gaan. Ten aanzien van sub-mandaathouders dient melding te geschieden aan de oorspronkelijk gemandateerde, waarna deze de directeur informeert.
De directeur beoordeelt of het in lid 1 bedoelde besluit zal worden genomen door hem(haar)zelf, de gemandateerde of sub-gemandateerde, dan wel aan het dagelijks bestuur dient te worden voorgelegd.
Een gemandateerde informeert zijn direct leidinggevende vooraf over besluiten welke een bedrag betreffen van tussen € 25.000 en € 50.000. Ten aanzien van sub-mandaathouders dient melding te geschieden aan de oorspronkelijk gemandateerde, waarna deze zijn direct leidinggevende informeert.
- 1.
Dit voorschrift bevat algemene uitgangspunten die bij de uitoefening van de bevoegdheden door budgethouders in acht genomen moeten worden.
Onder een budget wordt in dit besluit verstaan: een aan een budgethouder toegekend exploitatiebudget of investeringskrediet.
Onder een exploitatiebudget wordt in dit besluit verstaan: één of meer exploitatieposten en/of ramingen, die in de begroting zijn opgenomen. Een exploitatiebudget kan ook bestaan uit een personeelsbudget.
Onder een investeringskrediet wordt in dit besluit verstaan: een door het algemeen bestuur vastgesteld voorbereidings- of uitvoeringskrediet.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
De directeur wijst bij afzonderlijk besluit de onder lid 1 letters b en c genoemde budgethouders aan, met uitzondering van projectleiders die uit een vastgesteld projectplan voortvloeien.
Een teammanager is bevoegd sub-budgethouders aan te wijzen, waarbij alsdan benoeming door de directeur achterwege blijft. Een sub-budgethouder wordt aangemerkt als een budgethouder in de zin van lid 1 letter d.
De directeur is bevoegd de aanwijzing van (sub-)budgethouders te wijzigen, mits dit wordt gemeld aan de teammanager Bedrijfsbureau.
De aanwijzing van een budgethouder dient aan de teammanager Bedrijfsbureau te worden medegedeeld onder overlegging van een paraaf van de budgethouder. Bij de aanwijzing van een budgethouder wordt tevens aangegeven waaruit diens budget bestaat.
De teammanager Bedrijfsbureau houdt een lijst bij van de budgethouders, hun budgetten en hun parafen.
De teammanager Bedrijfsbureau stelt een afschrift van deze lijst ter hand van de senior medewerker Financiën en Control en de externe accountant.
Iedere wijziging in deze lijst wordt terstond door de teammanager Bedrijfsbureau schriftelijk doorgegeven aan de senior medewerker Financiën en Control en de externe accountant.
De budgethouder is verantwoordelijk voor het beheer en de aanwending van het toegewezen budget en de resultaten daarvan. Vanaf het moment dat de budgethouder meer dan twee maanden afwezig is, is diens plaatsvervanger verantwoordelijk, tenzij een andere budgethouder is aangewezen.
Financiële verplichtingen mogen slechts worden aangegaan indien en voorzover het budget dat aan een budgethouder is toegekend, toereikend is, met inachtneming van het in dit voorschrift bepaalde.
Uitsluitend de budgethouder of diens plaatsvervanger kan financiële verplichtingen aangaan ten laste van het budget waarvoor hij verantwoordelijk is.
Indien de Mandateringslijst een van dit Financieel Mandaatvoorschrift afwijkende limiet of afwijkende ondertekening voorschrijft blijft hetgeen in de Mandateringslijst is opgenomen van kracht.
- 1.
- 2.
- 1.
- 2.
- 3.
In afwijking van het in artikel 5 lid 3 bepaalde dient het aangaan van de aldaar genoemde omvangrijke financiële verplichtingen vooraf te worden overlegd met de opdrachtgever, waarna deze de directeur informeert.
In afwijking van het in artikel 4 lid 3 bepaalde beoordeelt de directeur of de in lid 1 bedoelde financiële verplichting door hem(haar)zelf of de budgethouder wordt aangegaan, dan wel aan het dagelijks bestuur dient te worden voorgelegd.
In geval van afwijking van het projectplan geldt ten aanzien van de budgethouder het in de artikelen 8 lid 2, 9 lid 3 en 10 bepaalde.
In afwijking van het in artikel 4 lid 3 bepaalde worden financiële verplichtingen met betrekking tot benoeming en ontslag van personeel conform de Mandateringslijst aangegaan door de directeur.
In geval van wijziging of overschrijding van het personeelsbudget geldt het in de artikelen 8, 9 lid 1 en 2, en 10 bepaalde.
1. Een budgethouder mag de aan hem toegekende budgetten wijzigen, onder de volgende cumulatieve voorwaarden:
- 1.
- 2.
Bij een dreigende overschrijding anders dan in de zin van artikel 8 lid 1, van een exploitatiebudget of van een investeringskrediet dat niet in een projectplan is vastgelegd meldt de budgethouder dit zo spoedig mogelijk aan de directeur. In een dekkingsvoorstel dient te worden aangegeven ten laste van welke post(en) de overschrijding dient te komen.
Bij een dreigende overschrijding door een sub-budgethouder, anders dan in de zin van artikel 8 lid 1, is de sub-budgethouder gehouden dit zo spoedig mogelijk aan de oorspronkelijke budgethouder te melden. Vervolgens meldt de oorspronkelijke budgethouder dit zo spoedig mogelijk aan de directeur. Door de oorspronkelijke budgethouder dient in een dekkingsvoorstel te worden aangegeven ten laste van welke post(en) de overschrijding dient te komen.
Bij een dreigende overschrijding, anders dan in de zin van artikel 8 lid 2, van een investeringskrediet dat is vastgelegd in een projectplan, is de projectleider gehouden dit zo spoedig mogelijk aan de opdrachtgever te melden. Vervolgens meldt de opdrachtgever dit zo spoedig mogelijk aan de directeur. Door de opdrachtgever dient in een dekkingsvoorstel te worden aangegeven ten laste van welke post(en) de overschrijding dient te komen.
- 1.
- 2.
- 1.
- 1.
- 2.
Indien de in lid 1 genoemde goedkeuring wordt verkregen, dient dit door de budgethouder aan de teammanager Bedrijfsbureau te worden gemeld.
Een positief aanbestedingsresultaat in het kader van een investeringsproject kan door de opdrachtgever ten behoeve van het desbetreffende project aangewend worden voor eventuele tekorten binnen het project na goedkeuring van het dagelijks bestuur. Deze aanwending dient goed te worden gemotiveerd en onderbouwd.
De opdrachtgever maakt bij aanwending van een positief aanbestedingsresultaat zoals bedoeld in lid 1 hiervan melding in de kwartaalrapportage en in de jaarrekening conform artikel 12 lid 1.
Van de post onvoorzien in het kader van een investeringsproject kan door de desbetreffende projectleider alleen gebruik worden gemaakt in overleg met en na akkoord van de opdrachtgever.
Budgethouders rapporteren bij de kwartaalrapportage en bij de jaarrekening aan de directeur over de budgetwijzigingen, de bestedingen en de resultaten daarvan.
De kwartaalrapportage en de jaarrekening worden door de directeur aangeboden aan het dagelijks bestuur.
Projectleiders en opdrachtgevers worden geacht regelmatig met elkaar te overleggen over de stand van zaken t.a.v. de (financiële) planning van een project met behulp van de daartoe ter beschikking staande systemen en conform de daartoe opgestelde voorschriften.
In de Waterschapswet worden een aantal concrete bevoegdheden toegekend aan de genoemde bestuursorganen, zoals de bevoegdheid om verordeningen vast te stellen, bestuursdwang toe te passen enz.
Ook worden bevoegdheden soms rechtstreeks toegekend aan ambtenaren. Zo hebben belastingambtenaren op grond van attributie hun eigen wettelijke bevoegdheden.
De Waterschapswet geeft het bestuur ook een algemene bevoegdheid om besluiten te nemen ‘ter behartiging van de taken die het waterschap zijn opgedragen’. Die bevoegdheid berust bij het algemeen bestuur, tenzij die bevoegdheid is toegekend aan het dagelijks bestuur.
Het dagelijks bestuur is belast met de dagelijkse aangelegenheden, en met de voorbereiding en uitvoering van de besluiten van het algemeen bestuur, tenzij de voorzitter daarmee is belast.
Door de algemene formuleringen die de wet gebruikt is niet altijd duidelijk welk bestuursorgaan bij een bepaald onderwerp bevoegd is. Wat ‘dagelijkse aangelegenheden’ zijn zal mede afhangen van het aantal taken en het bestuurlijke gewicht dat aan bepaalde onderwerpen wordt toegekend.
Anders gezegd: de wet biedt ruimte om aan de wettelijke bevoegdheidsverdeling een eigen interpretatie te geven.
Een ander punt is dat de bevoegdheidstoekenning zoals die uit de Waterschapswet en uit andere wetten en regelingen voortvloeit niet altijd beantwoordt aan de behoeften van de praktijk. Zo is het tegenwoordig gebruikelijk dat het algemeen bestuur zich alleen bezighoudt met de hoofdlijnen van het beleid. De verdere detaillering van het beleid wordt aan het dagelijks bestuur overgelaten, de uitvoering aan ambtenaren.
Om tot een praktische werkwijze bij de uitoefening van bevoegdheden te komen kent de wet mogelijkheden om bevoegdheden over te dragen.
Dit besluit biedt de mogelijkheid beslissingen sneller te nemen en zo slagvaardiger te werken. Verder wordt voorkomen dat de agenda van het bestuur ‘volloopt’ met grote aantallen min of meer routinematige besluiten.
Voor de toepassing van delegatie en mandaat gelden wettelijke eisen. Zo moeten daarvoor besluiten of regelingen worden vastgesteld en bekendgemaakt.
Met behulp van delegatie kan het algemeen bestuur zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten overdragen aan het dagelijks bestuur.
Met de vaststelling van het delegatiebesluit heeft het algemeen bestuur een aantal besluitvormende bevoegdheden overgedragen aan het dagelijks bestuur. In enkele gevallen zijn aan de overdracht voorwaarden of beperkingen verbonden.
Delegatie is alleen toegestaan wanneer dat wettelijk is bepaald. In de Waterschapswet is bepaald dat het algemeen bestuur bevoegdheden kan overdragen aan het dagelijks bestuur.
Enkele belangrijke bevoegdheden kunnen niet worden overgedragen, zoals het vaststellen van de begroting en de jaarrekening en het vaststellen van verordeningen.
Delegatie houdt in dat een bevoegdheid geheel wordt overgedragen. Het bestuursorgaan dat een bevoegdheid delegeert, kan die bevoegdheid zelf niet meer uitoefenen. Wel kan het bestuursorgaan aan de delegatie voorwaarden of beperkingen verbinden. Ook kan het bestuursorgaan beleidsregels vaststellen voor de uitoefening van de overgedragen bevoegdheid. De delegatie kan te allen tijde worden ingetrokken.
Uitgangspunt van het delegatiebesluit van Hefpunt is de wettelijke taakverdeling tussen het algemeen en het dagelijks bestuur. Daarnaast is gekeken naar de gewenste rolverdeling tussen algemeen en dagelijks bestuur.
De wettelijke taakverdeling tussen algemeen en dagelijks bestuur is slechts in algemene bewoordingen geregeld. Op grond daarvan is het niet altijd duidelijk welk bestuursorgaan in een concrete aangelegenheid beslissingsbevoegd is. Het delegatiebesluit beoogt dan ook de wettelijke taakverdeling tussen algemeen en dagelijks bestuur te concretiseren.
Bij de gewenste rolverdeling tussen algemeen en dagelijks bestuur is het uitgangspunt dat de taak van het algemeen bestuur is: het vaststellen van het beleid en het toetsen daarvan aan het gevoerde en te voeren beleid. Met andere woorden: het algemeen bestuur bepaalt de richting en het beleid, het dagelijks bestuur geeft daar uitvoering aan.
Voor de uitoefening van gedelegeerde bevoegdheden kan het algemeen bestuur beleidsregels vaststellen. Hierbij maakt het niet uit of de beleidsregels vóór of na de delegatieverlening worden vastgesteld. Zodra voor een bepaald onderwerp in het delegatiebesluit beleidsregels worden vastgesteld, dienen die bij de uitoefening van de bevoegdheid in acht te worden genomen.
Met behulp van mandaat kan een bestuursorgaan het nemen van besluiten opdragen aan de ambtelijke organisatie.
Met de vaststelling van het Mandaatbesluit heeft het dagelijks bestuur een aantal besluitvormende en uitvoerende bevoegdheden opgedragen aan een of meer ambtenaren. In een aantal gevallen zijn aan de overdracht voorwaarden of beperkingen verbonden.
Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Voor mandaatverlening is geen wettelijke basis vereist. Een bestuursorgaan kan in beginsel altijd mandaat verlenen. In bepaalde gevallen is mandaat echter niet toegestaan, zoals wanneer de wet het uitdrukkelijk verbiedt of wanneer de aard van een bevoegdheid zich ertegen verzet.
De wet noemt enkele specifieke bevoegdheden die niet kunnen worden gemandateerd. Voorbeeld daarvan is de bevoegdheid tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, zoals verordeningen e.d.
Mandatering houdt niet de overdracht van een bevoegdheid in, maar de opdracht een bevoegdheid namens het bestuursorgaan uit te oefenen. Een besluit dat door een gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen wordt, geldt dan ook als een besluit van de mandaatverlener.
Doordat geen sprake is van overdracht van de bevoegdheid, kan het bestuursorgaan de gemandateerde bevoegdheid ook zelf nog uitoefenen, eventueel incidenteel. Het mandaterende orgaan kan de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden binden aan algemene regels, voorschriften en beperkingen. Ook kan een verleend mandaat te allen tijde worden ingetrokken.
De ambtelijke organisatie voert het door het dagelijks bestuur aangegeven beleid uit, binnen de daarvoor door het bestuur vastgestelde of vast te stellen algemene beleidskaders.
Het mandaatbesluit bestaat uit een besluit met een aantal bijlagen, de mandateringslijst, het financieel mandaatvoorschrift en de plaatsvervangerslijst.
De mandaatregeling is opgezet volgens het zogenaamde positieve stelsel. Dat houdt in dat alleen uitdrukkelijk genoemde bevoegdheden zijn gemandateerd. Bevoegdheden die niet in de lijst zijn opgenomen, zijn niet gemandateerd.
Mandaat tot het nemen van besluiten (het zogenaamde besluitmandaat) omvat op zichzelf niet de bevoegdheid die besluiten ook te ondertekenen. Die bevoegdheid dient aanvullend te worden verleend (het zg. ondertekeningsmandaat). De regeling voorziet hierin. Dit houdt in dat alle besluiten die op grond van een verleend mandaat worden genomen, ook door de gemandateerde worden ondertekend.
Een krachtens mandaat genomen besluit dient te vermelden namens welk bestuursorgaan het besluit genomen is. In verband hiermee is een ondertekeningsinstructie in de regeling opgenomen.
De mandaatregeling bevat ook geen fiscale mandaten. Reden daarvoor is dat de meeste fiscale bevoegdheden bij wet zijn toegekend aan de ambtenaren belast met de heffing of invordering van belastingen. Daarbij is dus geen sprake van een afgeleide bevoegdheid, zoals bij delegatie of mandaat, maar van een rechtstreeks toegekende bevoegdheid.
voor bepaalde gevallen of groepen van gevallen bij onbillijkheden van overwegende aard de hardheidsclausule toe te passen;
Het mandaatbesluit heeft ten doel de uitoefening van bevoegdheden op heldere en juridisch correcte wijze aan de ambtelijke organisatie op te dragen. In voorkomende gevallen moet kunnen worden aangetoond dat een functionaris bevoegd is een bepaald besluit te nemen of een bepaalde handeling te verrichten.
De regeling heeft geen betrekking op en is niet bedoeld voor strikt uitvoerende werkzaamheden, zoals het toezenden van stukken, het inwinnen van informatie, het opvragen van offertes, het voeren van overleg, het beantwoorden van vragen, het doen van mededelingen van feitelijke aard, het routinematig aankopen van goederen en laten verrichten van diensten enz. Dergelijke werkzaamheden kunnen aan de daarvoor aangestelde medewerkers worden opgedragen zonder dat daarvoor mandaat- of ondermandaatbesluiten nodig zijn.
In de mandateringslijst zijn alle gemandateerde bevoegdheden vermeld. De lijst is limitatief; dit houdt in dat niet in de lijst opgenomen bevoegdheden niet gemandateerd zijn. Ook bevoegdheden die op grond van de aangegeven voorwaarden en beperkingen niet binnen een vermeld mandaat vallen zijn niet gemandateerd; deze blijven dus voorbehouden aan het dagelijks bestuur.
Via de lijst is getracht het de functionarissen van Hefpunt mogelijk te maken hun taak op de meest doelmatige wijze uit te voeren. De mandaatverlening heeft niet ten doel wijziging te brengen in bestaande functies, takenpakketten, gebiedsverdelingen, verantwoordelijkheden of hiërarchische structuren. In het algemeen geldt dan ook dat een gemandateerde slechts gebruik mag maken van een verleend mandaat voor zover dat ligt in de sfeer van zijn normale taakuitoefening.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2015-245.html