21 (2011) Nr. 1

A. TITEL

Overeenkomst inzake de Internationale Opsporingsdienst;

Berlijn, 9 december 2011

B. TEKST


Agreement on the International Tracing Service

The Kingdom of Belgium,

the French Republic,

the Federal Republic of Germany,

the Hellenic Republic,

the State of Israel,

the Italian Republic,

the Grand Duchy of Luxembourg,

the Kingdom of the Netherlands,

the Republic of Poland,

the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland,

and

the United States of America,

hereinafter referred to as the Parties to the present Agreement;

Preamble

considering that the International Tracing Service was established for the purpose of tracing missing persons and collecting, classifying, preserving and rendering accessible to governments and interested individuals the documents relating to Germans and non-Germans who were interned in National Socialist concentration or labor camps or to non-Germans who were displaced as a result of the Second World War;

mindful of the Agreement Constituting an International Commission for the International Tracing Service, and of the Agreement on the Relations between the International Commission for the International Tracing Service and the International Committee of the Red Cross, both concluded at Bonn on June 6, 1955, as amended by the Protocol Renewing and Amending the Agreement Constituting an International Commission for the International Tracing Service concluded at Bonn on August 23, 1960, the Protocol Renewing and Amending the Agreement on the Relations between the International Commission for the International Tracing Service and the International Committee of the Red Cross concluded at Bonn and Geneva on September 30 and October 7, 1960, by the Arrangement Renewing and Amending the Agreement Constituting an International Commission for the International Tracing Service concluded at Bonn on October 15, 1973, by the Arrangement Renewing and Amending the Agreement on the Relations between the International Commission for the International Tracing Service and the International Committee of the Red Cross concluded at Geneva on December 22, 1972, by the Protocol on the amendment of the Agreement Constituting an International Commission for the International Tracing Service concluded at Berlin on May 16, 2006, and by the Protocol Amending the Agreement on the Relations between the International Commission for the International Tracing Service and the International Committee of the Red Cross concluded at Luxembourg on May 16, 2006, as well as the Agreement on the Legal Status of the International Tracing Service in Arolsen, concluded at Bonn on July 15, 1993;

desiring to continue the preservation and tracing activities of the International Tracing Service in Bad Arolsen, while at the same time allowing for expansion of its activities to include the gradual development of the International Tracing Service into a centre for documentation, information and research, in order to ensure that the fates of those who fell victim to National Socialism and of the survivors continue to be studied and that the knowledge thereof be passed on to future generations;

desiring to ensure access, for research purposes, to archives and documents held by the International Tracing Service, both on site and through copies of the archives and documents received by Parties to the present Agreement or through other means such as remote access;

reaffirming that the present Agreement does not prejudice the ownership of the archives and documents reposing with the International Tracing Service in Bad Arolsen;

considering that the Parties to the present Agreement deem that the national law of each of them ensures adequate protection relating to personal data and expect that, in giving access to the copies, each Party to the present Agreement will take into consideration the sensitivity of certain information they may contain;

noting that, as a consequence of the expansion of the activities of the International Tracing Service, the International Committee of the Red Cross has expressed the wish to withdraw from the management and administration of the International Tracing Service;

recalling that the notification by the International Committee of the Red Cross to the Chairman of the International Commission for the International Tracing Service on April 14, 2011, renders such withdrawal and termination of the Agreement on the Relations between the International Commission for the International Tracing Service and the International Committee of the Red Cross, concluded at Bonn on June 6, 1955, as amended, effective December 31, 2012, in accordance with that Agreement’s terms;

desirous to ensure the integrity and preservation of the original archives and documents and to continue the historical structure as a whole while maintaining an impartial and responsible administration and direction for the International Tracing Service, reflecting its international character;

recognizing the continuing contribution of the Federal Republic of Germany as the host country of the International Tracing Service;

have agreed as follows:

I. OBJECTIVES AND TASKS

Article 1 Role of the International Tracing Service

Constituting a unique source of information on matters related to acts of persecution by the National Socialist regime and to displacements of persons as a result of the atrocities of the Second World War in Europe, the International Tracing Service, which has its seat at Bad Arolsen, shall continue to act as an international centre for conservation, preservation, cataloguing and indexing of the archives and documents held at its premises, in order to facilitate tracing of victims, research, remembrance and commemoration, judicial support and other tasks within its competence.

Article 2 Conservation, preservation, cataloguing and indexing

The International Tracing Service shall ensure the conservation of the original archives and documents held at its premises, including by creating and maintaining appropriate conditions for conservation of the archives and documents, and by taking pertinent measures, as necessary, to halt and prevent decay or to restore the archives and documents. As custodian of original archives and documents the International Tracing Service shall ensure their integrity and the preservation and continuation of the historical structure of the collection as a whole, unless the International Commission unanimously decides otherwise.

Article 3 Tracing

The International Tracing Service for humanitarian purposes shall provide from its archives and documents, all information which can be of assistance to and is of direct interest to a person or persons requesting such information. It will also be made available – for the same purposes – to the representatives on the International Commission, to Liaison Officers appointed by the Parties to the present Agreement, and, with the approval of the International Commission, to any governmental or non-governmental organization requesting information for the benefit of interested parties or their trustees, administrators or executors.

Article 4 Research

  • a) Archives and documents held by the International Tracing Service shall be available for research, through access at the premises of the International Tracing Service and through access to copies of the archives and documents received by Parties to the present Agreement.

  • b) The International Tracing Service may carry out research based on its archives and documents.

Article 5 Remembrance and commemoration

  • a) With a view to remembrance and commemoration, the International Tracing Service may at its premises, inter alia, organize exhibitions, as well as educational initiatives based on its archives and documents.

  • b) The International Tracing Service may facilitate remembrance and commemoration at other sites, on the territory of Parties to the present Agreement and, under the conditions to be determined by the International Commission, in States not a Party to the present Agreement.

Article 6 Judicial support

  • a) Upon request by the competent judicial authorities, the International Tracing Service may support trials and other legal proceedings taking place under the jurisdiction of a Party to the present Agreement, on the basis of infomation which can reasonably be obtained from its archives and documents.

  • b) All requests from the competent judicial authorities of States not a Party to the present Agreement shall be referred to the International Commission for decision.

  • c) Testimony by any International Tracing Service officer or employee in a trial or other legal proceeding shall require a prior decision by the International Commission.

  • d) For services rendered in civil proceedings the International Tracing Service may charge a fee.

Article 7 Other tasks

The International Tracing Service, by unanimous decision by the International Commission, may undertake activities beyond the scope of Articles 2 to 6 of the present Agreement, provided they relate to the information contained in the archives and documents held by the International Tracing Service.

II. ACCESS TO INFORMATION, ARCHIVES AND DOCUMENTS

Article 8 Rules on access and use

Each Representative on the International Commission and any Liaison Officer appointed by any of the Parties to the present Agreement shall have free access to all archives and documents reposing with the International Tracing Service. These persons shall coordinate their activities with the Director.

Access to archives and documents for tracing and research at the premises of the International Tracing Service shall be ensured to the fullest extent possible, in accordance with the provisions below:

  • a) Information for tracing purposes shall be provided upon request and without charge.

  • b) Access to the archives and documents for research at the premises of the International Tracing Service shall be granted provided that all appropriate measures have been taken in order that the activities connected with this research do not significantly impair the fulfillment of the task of the International Tracing Service relating to its humanitarian mandate in accordance with Article 3 of the present Agreement.

  • c) Use for research purposes of archives and documents held by the International Tracing Service shall be granted upon request. The terms and conditions of such use shall be determined by the International Commission in unanimously adopted directives governing use, including a schedule of fees. As a general principle, use shall be limited to archives and documents available in digitized form. Access to original archives and documents shall take due account of their conservation status. The inquirer shall agree in writing to comply with the regulations for access established by the International Commission.

  • d) Notwithstanding paragraph c) above, archives and documents which were transferred or made available to the International Tracing Service, based on a written understanding at the time of deposit that the International Tracing Service would enjoy exclusive right of use, may be used or further copied only if the donor of the archives and documents, or in appropriate cases its legal successor, so agrees in writing.

  • e) The inquirer or user of the archives and documents shall bear individual responsibility under applicable national law for the divulgation of personal data.

Article 9 Copies of the archives and documents

  • a) Each Party to the present Agreement shall receive upon request a single copy of the archives and documents of the International Tracing Service.

  • b) Each Party to the present Agreement may make these archives and documents accessible for research on the premises of an appropriate archival repository or through remote access on its territory. Access shall be granted in accordance with the relevant national law and national archival regulations and practices.

  • c) The International Commission shall decide on responding to requests for copies of archives and documents of the International Tracing Service, from States not a Party to the present Agreement and from non-State entities.

Article 10 Remote access to the holdings at the International Tracing Service

  • a) Access by member States of the International Commission to archives and documents held by the International Tracing Service shall be granted upon request through secure and authenticated remote access provided that the requesting State bears the costs involved, including those entailed at the seat of the International Tracing Service. Such remote access shall be to all the archives and documents at the International Tracing Service at Bad Arolsen that are available to member States in digital copy.

  • b) The International Commission shall take the decisions necessary for the implementation of remote access.

  • c) The International Commission shall decide on requests for remote access to the archives and documents of the International Tracing Service at Bad Arolsen from States not a Party to the present Agreement and from non-State entities.

III. PROTECTION OF PRIVACY

Article 11 Privacy

  • a) Access to the archives and documents held by the International Tracing Services shall always be granted with due regard to the protection of the privacy of personal data, in accordance with the provisions below. The fulfillment of the humanitarian and research mandates is fully compatible with this Article.

  • b) The International Tracing Service and the International Commission and the Liaison Officers shall take all reasonable steps to avoid divulging information about a person or persons which might prejudice the interests of the person or persons concerned or of their relatives.

  • c) The use of personal data based on information taken from the original archives and documents provided by the International Tracing Service at Bad Arolsen, including their dissemination through publications, shall be governed by a set of rules laid down in directives unanimously adopted by the International Commission. Such directives shall give due regard to the interests of a person or persons concerned and their close relatives as well as to the furtherance of research on and knowledge about the period and events covered by the archives and documents held at the International Tracing Service.

  • d) In providing access to copies of the archives and documents of the International Tracing Service, each Party to the present Agreement, taking into consideration the sensitivity of information these copies may contain, shall ensure through national law adequate protection of personal data derived from such information.

IV. INVIOLABILITY OF ARCHIVES AND DOCUMENTS

Article 12 Inviolability

Without prejudice to ownership, the archives and documents held at the International Tracing Service shall be inviolable. The archives and documents shall not be subject to any form of requisition, arrest or seizure by courts or other authorities in the host country. In the territory of any other Party to the present Agreement the archives and documents will be inviolable to the extent permitted by national law.

V. LEGAL STATUS

Article 13 International character and legal capacity

The International Tracing Service, an organization with international character, shall enjoy legal capacity and can, under the law of the Federal Republic of Germany, enter into the legal transactions necessary for the fulfillment of its tasks, particularly contracts of employment and rental and sales agreements, and may appear in court. For these purposes the International Tracing Service in Bad Arolsen shall be represented by its Director. Contracts of employment with the International Tracing Service shall be subject to the labor and social law applicable at the place of work.

VI. GOVERNANCE

Article 14 The International Commission

  • a) The International Commission, consisting of one representative appointed by each of the Parties to the present Agreement, shall act as the supreme governing body of the International Tracing Service.

  • b) The International Commission shall be presided over by one of the representatives referred to in paragraph a) above. The first Chair of the International Commission shall be the Chair of the International Commission as established according to the Bonn Agreements at the date of the entry into force of the present Agreement.

  • c) The International Commission may invite representatives, designated by other interested States or international organizations, to take part as observers in all discussions of matters of interest to those States or international organizations.

  • d) The International Commission shall be convened initially by its Chair at Bad Arolsen not later than ninety days after the entry into force of the present Agreement. Thereafter, the International Commission shall meet at least once a year. Meetings of the International Commission may be held at the seat of the International Tracing Service or within the territory of the Parties to the present Agreement.

  • e) The International Commission may decide to meet more frequently, provided that its Chair shall convene it within thirty days of a request by two of its members.

  • f) The International Commission may take decisions only if two thirds of its members are present.

  • g) The International Commission shall take its decisions by consensus or, when all efforts thereto have failed, by a simple majority of its members, present or represented, and voting, unless any other procedure is expressly provided for in the present Agreement or the International Commission decides otherwise.

  • h) The Director of the International Tracing Service shall act as the Secretary to the International Commission.

  • i) The International Commission shall establish its own Rules of Procedure by unanimous decision.

Article 15 Role of the International Commission

  • a) The International Commission shall ensure the co-ordination between the Parties to the present Agreement in matters relating to the International Tracing Service and shall provide directives for the operations of the International Tracing Service, including for access to the archives and documents held at its premises.

  • b) The directives referred to in paragraph a) above of this Article shall be transmitted for action to the Director of the International Tracing Service.

Article 16 Institutional Partner

  • a) The Parties to the present Agreement hereby authorize the Chair of the International Commission to enter on their behalf into an agreement regarding an institution, hereinafter referred to as “the Institutional Partner”, to be adopted unanimously. This agreement (hereinafter the “Partnership Agreement”) shall contain the specific terms of the partnership between the International Tracing Service and the Institutional Partner.

  • b) The task of the Institutional Partner is to work with the International Tracing Service, in order to ensure that it is able to fulfill its role under the present Agreement.

  • c) The role of the Institutional Partner is to advise and work together with the International Commission and the Director of the International Tracing Service in the implementation of policy in fields such as human resource management; conservation and preservation; cataloguing and indexing; and budgeting and auditing.

  • d) The International Commission may adopt proposed amendments to or an extension of the Partnership Agreement by unanimous decision. On the basis of this decision an amendment or extension could be entered into between the Parties to the Partnership Agreement.

  • e) By unanimous decision, the International Commission may terminate the partnership in accordance with the terms of the Partnership Agreement, and may invite another institution to serve in this role after entering into a new agreement in accordance with paragraph a) above.

Article 17 Advisory and subsidiary relations

  • a) The International Commission may establish advisory or subsidiary organs.

  • b) The International Commission may enter into relationships with other institutions as it deems necessary.

Article 18 Observers

The International Committee of the Red Cross and the Institutional Partner shall be invited to appoint an observer to the International Commission.

Article 19 Non-governmental organizations

Non-governmental organizations having a well-defined interest in the operations of the International Tracing Service may submit suggestions to the International Commission and, under conditions to be determined by the International Commission, be invited to take part in the deliberations concerning these suggestions.

Article 20 Appointment of the Director

  • a) Subject to the unanimous approval by the International Commission, the International Commission shall appoint the Director of the International Tracing Service. The International Commission shall consult with the Institutional Partner referred to in Article 16 of the present Agreement before taking this decision.

  • b) The nomination procedure for the Director of the International Tracing Service shall be defined in the Rules of Procedure of the International Commission.

  • c) The Director of the International Tracing Service shall enjoy mutatis mutandis the same privileges and immunities as career consular officers according to Articles 40 to 47 and 52 of the 1963 Vienna Convention on Consular Relations in the Federal Republic of Germany, unless the Director is a national of or permanently resident in the Federal Republic of Germany. In the latter case, the Director shall enjoy immunity from jurisdiction and personal inviolability only in respect to official acts performed in the exercise of the Director’s functions.

  • d) The Director of the International Tracing Service shall be appointed for a period of five years. The Director may be reappointed once.

Article 21 Responsibility of the Director

  • a) The Director of the International Tracing Service shall act under the directives of the International Commission, and shall be accountable to it. The Director shall inform the International Commission immediately should a situation arise which is not covered by the present Agreement nor by the Partnership Agreement and to which an existing decision taken or directive adopted by the International Commission in accordance with the present Agreement does not apply. The Director shall be responsible for the implementation of policy decisions taken by the International Commission, and for directing and administering the International Tracing Service.

  • b) Under the guidance of the International Commission, the Director shall elaborate proposed priorities for the International Tracing Service and set out their financial implications for consideration by the International Commission. The Director shall draw up a draft annual work plan and budget estimate to be transmitted in a timely manner to and approved by the International Commission.

  • c) The Director of the International Tracing Service shall, unless more frequently required, submit semi-annual reports on the activities of the International Tracing Service to the International Commission.

  • d) The Director of the International Tracing Service shall submit to the International Commission an annual financial account of the preceding financial year.

VII. ROLE OF STATE PARTIES

Article 22 Assistance to the International Tracing Service

  • a) The Parties to the present Agreement shall give their assistance on request to the International Tracing Service in the fulfillment of its tracing function. They shall do this by examining, providing copies or transferring documents held in State, public or private archives in their territory which hold personal information on individuals directly concerned. Assistance shall be provided in accordance with the relevant national law and will not be granted where such assistance would be against the interests of the providing State Party or would prejudice the rights to ownership of such documents.

  • b) The Director may at any time propose to the International Commission to approach the government of any State not party to the present Agreement or any non-State entity with an invitation to make accessible to the International Tracing Service the originals or copies of documents which are held by or on behalf of the said government or non-State entity and which are of great importance to the International Tracing Service in view of its tracing function.

Article 23 Liaison Offices

Any Party to the present Agreement and the International Committee of the Red Cross shall have the right to maintain, at its own expense, a permanent Liaison Office at the International Tracing Service.

Article 24 Support by the host country

  • a) The International Tracing Service’s regular budget relating to the objectives and tasks referred to in Article 1 of the present Agreement shall, on the basis of an annual budget estimate, to be approved by the International Commission, in accordance with Article 21 b) of the present Agreement, be transmitted to the Government of the Federal Republic of Germany and shall be financed by a contribution from the budget of the Federal Republic of Germany.

  • b) The Federal Court of Audit of the Federal Republic of Germany may, in coordination with the Director of the International Tracing Service, audit the accounts of the International Tracing Service and examine the performance, regularity and compliance of its financial management.

VIII. VOLUNTARY CONTRIBUTIONS

Article 25 Voluntary contributions

In addition to the funding referred to in Article 24 of the present Agreement, the International Tracing Service may invite and receive voluntary contributions from public as well as private sources to fulfill its objectives and tasks. The International Tracing Service will inform the International Commission about these contributions and their sources.

IX. FINAL CLAUSES

Article 26 Accession

  • a) The present Agreement shall remain open for accession by any State to which an invitation has been extended based on a unanimous decision by the International Commission.

  • b) The instruments of accession shall be deposited with the Federal Republic of Germany.

  • c) For States having deposited an instrument of accession, this Agreement shall enter into force on the thirtieth day after the deposit of the relevant instrument.

Article 27 Denunciation

  • a) The present Agreement shall be in force for an indefinite period.

  • b) Any State Party may denounce the present Agreement by written notification to the depositary. Denunciation shall take effect at the end of the next calendar year following such notification.

Article 28 Signature and provisional application

  • a) The present Agreement shall be open for signature from December 9, 2011 in the Federal Foreign Office of the Federal Republic of Germany in Berlin by the Kingdom of Belgium, the French Republic, the Federal Republic of Germany, the Hellenic Republic, the State of Israel, the Italian Republic, the Grand Duchy of Luxembourg, the Kingdom of the Netherlands, the Republic of Poland, the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland, and the United States of America.

  • b) Provided all States referred to in paragraph a) above have signed the present Agreement, it shall be provisionally applied pending its entry into force, with effect from January 1, 2013, in accordance with any domestic laws where applicable.

Article 29 Entry into force

  • a) The present Agreement shall enter into force on the later of: (1) January 1, 2013, or (2) the first day of the first month following the date on which the Kingdom of Belgium, the French Republic, the Federal Republic of Germany, the Hellenic Republic, the State of Israel, the Italian Republic, the Grand Duchy of Luxembourg, the Kingdom of the Netherlands, the Republic of Poland, the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland, and the United States of America have informed the depositary that their respective national requirements for the entry into force of the present Agreement have been fulfilled.

  • b) As of the date on which the present Agreement enters into force, it supersedes the Agreement Constituting an International Commission for the International Tracing Service, concluded at Bonn on June 6, 1955, as amended by the Protocol Renewing and Amending the Agreement Constituting an International Commission for the International Tracing Service, concluded at Bonn on August 23, 1960, by the Arrangement Renewing and Amending the Agreement Constituting an International Commission for the International Tracing Service, concluded at Bonn on October 15, 1973, by the Protocol on the amendment of the Agreement Constituting an International Commission for the International Tracing Service, concluded at Berlin on May 16, 2006, as well as the Agreement on the Legal Status of the International Tracing Service in Arolsen, concluded at Bonn on July 15, 1993.

  • c) Upon entry into force of the present Agreement, all decisions and directives of the International Commission taken under the previous agreements, mentioned in paragraph b) above, shall remain in force until such time as the International Commission decides otherwise.

Article 30 Depositary

The Federal Republic of Germany acting as depositary of the present Agreement shall inform all other Parties to the present Agreement about any signature, fulfillment of national requirements for the entry into force of the present Agreement, the entry into force of the present Agreement, accessions, denunciations and other notifications received from the Parties to the present Agreement. It shall transmit a certified copy to all Parties to the present Agreement as well as to the Secretary-General of the United Nations for registration in accordance with Article 102 of the Charter of the United Nations.

IN WITNESS WHEREOF the Undersigned have signed the present Agreement.

DONE at Berlin on December 9, 2011 in English, French and German, all three texts being equally authentic, in a single copy which shall be deposited in the archives of the Federal Republic of Germany.


Partnership Agreement on Relations between the Federal Archives of the Federal Republic of Germany and the International Tracing Service

Preamble

The Chair of the International Commission for the International Tracing Service, being authorized to act on behalf of the Parties to the Agreement on the International Tracing Service done at Berlin on December 9, 2011 (the “ITS Agreement”) pursuant to Article 16 of the ITS Agreement, on the one side,

and

the Federal Republic of Germany, on the other side;

mindful of the continuing role of the International Tracing Service to act as an international center for conservation, preservation, cataloguing, and indexing of the archives and documents held at its premises in order to facilitate the tracing of victims, research, remembrance and commemoration, judicial support and other tasks within its competence;

aware of the history of the International Tracing Service, which was established for the purpose of tracing missing persons and collecting, classifying, preserving and rendering accessible to Governments and interested individuals the documents relating to Germans and non-Germans who were interned in National Socialist concentration or labor camps or to non-Germans who were displaced as a result of the Second World War;

recalling the mandate set forth in the ITS Agreement to identify an Institutional Partner that will advise and work together with the International Commission and the Director of the International Tracing Service in the implementation of policy in fields such as human resource management, conservation and preservation, cataloguing and indexing, and budgeting and auditing;

recalling the authority granted in the ITS Agreement to the Chair of the International Commission to enter into an agreement unanimously adopted by the International Commission that contains the specific terms of a partnership between the International Tracing Service and an Institutional Partner;

recognizing the willingness of the Federal Archives of the Federal Republic of Germany to accept the role of the Institutional Partner as defined in the ITS Agreement in advising and working together with the Director of the International Tracing Service in all areas where the expertise and experience of the Federal Archives may prove relevant to achieving the goals established by the International Commission and assigned by it to the Director of the International Tracing Service;

desiring to ensure the professional and institutional continuity and development of the work of the International Tracing Service;

have agreed as follows:

Article 1 Definitions

For the purposes of this Agreement:

  • 1. The “Chair” means the Chair of the International Commission for the International Tracing Service.

  • 2. The “International Tracing Service” means the Director of the International Tracing Service or the International Tracing Service.

  • 3. The “Federal Archives” means the President of the Federal Archives of the Federal Republic of Germany or the Federal Archives of the Federal Republic of Germany.

Article 2 Institutional Partner

The Federal Archives is the designated Institutional Partner of the International Tracing Service pursuant to Article 16 of the ITS Agreement.

Article 3 Archival matters

  • 1. For the purpose of implementing Article 2 of the ITS Agreement and the directives of the International Commission, the International Tracing Service shall seek, and the Federal Archives shall provide, all appropriate assistance and advice relating to the conservation, restoration, preservation, cataloguing, and indexing of the archives and documents held by the International Tracing Service at its premises.

  • 2. In the framework of such assistance the Federal Archives will provide its expertise and may, where possible and appropriate, offer its services to support the International Tracing Service in its work with the aim to enable it to implement its tasks under Article 2 of the ITS Agreement.

  • 3. The International Tracing Service and the Federal Archives shall cooperate in the development of priorities and the preparation of professional principles relating to conservation, restoration, preservation, cataloguing and indexing of the archives. Such priorities and principles shall be submitted to the International Commission for approval.

  • 4. The International Tracing Service and the Federal Archives shall regularly consult each other on the cooperation referred to in paragraphs 1 to 3.

  • 5. The International Tracing Service and the Federal Archives shall preserve the historical structure of the archives and documents held by the International Tracing Service and nothing in this Agreement shall be construed as permitting a revision of the structure of the archives.

  • 6. Any efforts to make possible the categorization of records by provenance, or any other principle commonly applied in archives that do not have the historical specificity of the International Tracing Service, shall be undertaken in the digital records only based on the ability to electronically tag and retrieve sets of documentation in the digital archive, and not through an actual reorganization of the original paper holdings.

  • 7. As regards access to the archives and documents held by the International Tracing Service in Bad Arolsen the ITS Agreement as well as the decisions taken and the directives adopted by the International Commission in accordance with the ITS Agreement shall prevail.

Article 4 Human resources management

  • 1. Human resources management shall be the responsibility of the Director of the International Tracing Service.

  • 2. When hiring senior staff of the International Tracing Service, the International Tracing Service shall consult with the Federal Archives. When hiring archival staff, the International Tracing Service, in agreement with the Federal Archives, shall ensure that such staff meet internationally recognized archival standards.

Article 5 Preparation of the budget

  • 1. In fulfilling the responsibilities listed in Article 21 of the ITS Agreement, which include but are not limited to drawing up a budget estimate and submitting an annual financial account of the preceding financial year, the International Tracing Service shall seek, and the Federal Archives shall provide, all possible assistance and advice, in particular regarding the financial implications associated with conservation and preservation initiatives including an economic viability study prior to any procurement exceeding EUR 125,000, or as otherwise determined by the International Commission.

  • 2. During the preparation of the budget estimate, priority as to the assignment of resources should be given to the implementation of policy decisions and mandates established by the International Commission.

Article 6 Additional matters

  • 1. In elaborating proposed priorities for the International Tracing Service and setting out their financial implications for consideration by the International Commission, in drawing up an annual work plan, including any proposed structural reorganization, and in submitting semi-annual reports on the activities of the International Tracing Service the International Tracing Service shall consult with the Federal Archives. The Federal Archives may submit comments on such documents and reports to the International Commission.

  • 2. When concluding legal transactions, including contracts of employment, rental agreements and sales agreements, and in handling court cases, the International Tracing Service shall consult with the Federal Archives.

  • 3. The buildings used by the International Tracing Service in Bad Arolsen shall be managed by the Institute for Federal Real Estate.

  • 4. The planning, use and development of information technology (IT) at the International Tracing Service shall be undertaken in consultation with the Federal Archives. In so doing the International Tracing Service and the Federal Archives should seek to maintain, to the degree possible, consistency between the experience in the use of digital copies of the archives of the International Tracing Service at Bad Arolsen and at national repositories.

  • 5. In cases where the advice of outside experts regarding the work of the International Tracing Service is sought or received, the International Tracing Service and the Federal Archives should inform each other.

Article 7 Disputes between the International Tracing Service and the Institutional Partner

In cases of a dispute regarding implementation or application of this Agreement which cannot be solved through mutual consultations the matter may be referred by either side to the International Commission for consideration.

Article 8 Entry into force and duration

  • 1. This Agreement shall enter into force on the same day as the ITS Agreement done at Berlin on December 9, 2011.

  • 2. This Agreement shall remain in effect for a period of five years from the date of its entry into force. It may be extended for successive periods of five years by unanimous decision taken by the International Commission if possible at least one year before the expiry of the previously agreed period. If no decision on extension is taken before the expiry date this Agreement shall lapse and the institutional partnership shall be ended.

  • 3. Following its signature, this Agreement shall be provisionally applied in accordance with any domestic laws where applicable during any period in which the ITS Agreement, done at Berlin on December 9, 2011, is provisionally applied.

Article 9 Termination

Either the Chair of the International Commission for the International Tracing Service, on behalf of the Parties to the ITS Agreement, or the Federal Republic of Germany may terminate this Agreement by written notification to the other with not less than six months [180 days] advance notice.

Article 10 Assistance in the event of lapse or termination

In the event of lapse or termination of this Partnership Agreement, the International Tracing Service and the Federal Archives shall cooperate in taking all necessary steps to deal with outstanding matters.

DONE in duplicate at Berlin on December 9, 2011 in English, French and German, all three texts being equally authentic.


Übereinkommen über den Internationalen Suchdienst

Das Königreich Belgien,

die Französische Republik,

die Bundesrepublik Deutschland,

die Hellenische Republik,

der Staat Israel,

die Italienische Republik,

das Großherzogtum Luxemburg,

das Königreich der Niederlande,

die Republik Polen,

das Vereinigte Königreich Großbritannien und Nordirland

und

die Vereinigten Staaten von Amerika,

im Folgenden als die „Vertragsparteien dieses Übereinkommens” bezeichnet, –

Präambel

in der Erwägung, dass der Internationale Suchdienst geschaffen wurde, um Vermisste zu suchen und die Unterlagen über Deutsche und Nichtdeutsche, die in nationalsozialistischen Konzentrations- oder Arbeitslagern gefangen gehalten wurden, oder über Nichtdeutsche, die infolge des Zweiten Weltkriegs verschleppt worden sind, zu sammeln, zu ordnen, aufzubewahren und Regierungen und interessierten Einzelpersonen zugänglich zu machen;

eingedenk des Abkommens über die Errichtung eines Internationalen Ausschusses für den Internationalen Suchdienst und der Vereinbarung über die Beziehungen zwischen dem Internationalen Ausschuss für den Internationalen Suchdienst und dem Internationalen Komitee vom Roten Kreuz, die beide am 6. Juni 1955 in Bonn geschlossen wurden, in der durch das am 23. August 1960 in Bonn geschlossene Protokoll über die Verlängerung und Änderung des Abkommens über die Errichtung eines Internationalen Ausschusses für den Internationalen Suchdienst, durch das am 30. September und 7. Oktober 1960 in Bonn und Genf geschlossene Protokoll über die Verlängerung und Änderung der Vereinbarung über die Beziehungen zwischen dem Internationalen Ausschuss für den Internationalen Suchdienst und dem Internationalen Komitee vom Roten Kreuz, durch die am 15. Oktober 1973 in Bonn geschlossene Vereinbarung über die Verlängerung und Änderung des Abkommens über die Errichtung eines Internationalen Ausschusses für den Internationalen Suchdienst, durch die am 22. Dezember 1972 in Genf geschlossene Vereinbarung über die Verlängerung und Änderung der Vereinbarung über die Beziehungen zwischen dem Internationalen Ausschuss für den Internationalen Suchdienst und dem Internationalen Komitee vom Roten Kreuz, durch das am 16. Mai 2006 in Berlin geschlossene Protokoll über die Änderung des Abkommens über die Errichtung eines Internationalen Ausschusses für den Internationalen Suchdienst und durch das am 16. Mai 2006 in Luxemburg geschlossene Protokoll zur Änderung der Vereinbarung über die Beziehungen zwischen dem Internationalen Ausschuss für den Internationalen Suchdienst und dem Internationalen Komitee vom Roten Kreuz geänderten Fassung sowie des am 15. Juli 1993 in Bonn geschlossenen Übereinkommens über den Rechtsstatus des Internationalen Suchdienstes in Arolsen;

in dem Wunsch, die Aufbewahrungs- und Suchtätigkeit des Internationalen Suchdienstes in Bad Arolsen fortzuführen und gleichzeitig eine Ausweitung seiner Tätigkeiten dahin gehend zu ermöglichen, dass der Internationale Suchdienst schrittweise in ein Zentrum für Dokumentation, Information und Forschung umgewandelt wird, damit sichergestellt ist, dass die Schicksale der Opfer des Nationalsozialismus und der Überlebenden weiterhin erforscht werden können und das Wissen darüber an künftige Generationen weitergegeben werden kann;

in dem Wunsch, den Zugang zu den vom Internationalen Suchdienst aufbewahrten Archiven und Unterlagen zu Forschungszwecken sowohl vor Ort als auch durch von den Vertragsparteien dieses Übereinkommens erhaltene Kopien der Archive und Unterlagen oder durch andere Möglichkeiten wie beispielsweise den elektronischen Fernzugang zu gewährleisten;

bekräftigend, dass dieses Übereinkommen die Eigentumsrechte an den Archiven und Unterlagen, die beim Internationalen Suchdienst in Bad Arolsen bewahrt werden, unberührt lässt;

in der Erwägung, dass die Vertragsparteien dieses Übereinkommens davon ausgehen, dass ihr jeweiliges innerstaatliches Recht einen angemessenen Schutz personenbezogener Daten gewährleistet, und dass sie erwarten, dass bei der Gewährung des Zugangs zu den Kopien jede Vertragspartei dieses Übereinkommens die Sensibilität bestimmter möglicherweise darin enthaltener Informationen berücksichtigen wird;

Kenntnis nehmend, dass das Internationale Komitee vom Roten Kreuz angesichts der Ausweitung der Tätigkeiten des Internationalen Suchdienstes den Wunsch geäußert hat, aus der Leitung und Verwaltung des Internationalen Suchdienstes auszuscheiden;

unter Hinweis darauf, dass die Notifikation des Internationalen Komitees vom Roten Kreuz an den Vorsitzenden des Internationalen Ausschusses für den Internationalen Suchdienst vom 14. April 2011 zur Folge hat, dass dieses Ausscheiden und die Kündigung der am 6. Juni 1955 in Bonn geschlossenen Vereinbarung über die Beziehungen zwischen dem Internationalen Ausschuss für den Internationalen Suchdienst und dem Internationalen Komitee vom Roten Kreuz in der geänderten Fassung nach Maßgabe jener Vereinbarung am 31. Dezember 2012 wirksam werden;

von dem Wunsch geleitet, die Unversehrtheit und Aufbewahrung der Originalarchive und -unterlagen zu gewährleisten und die historische Struktur als Ganzes fortzuführen und dabei die unparteiische und verantwortungsvolle Verwaltung und Leitung des Internationalen Suchdienstes im Einklang mit seinem internationalen Charakter aufrechtzuerhalten;

in Anerkennung dessen, dass die Bundesrepublik Deutschland als Sitzstaat des Internationalen Suchdienstes weiterhin ihren Beitrag leistet–

haben Folgendes vereinbart:

I. ZIELE UND AUFGABEN

Artikel 1 Rolle des Internationalen Suchdienstes

Als einzigartige Informationsquelle zu Fragen der Verfolgung durch das nationalsozialistische Regime und der Verschleppung von Personen infolge der Grausamkeiten des Zweiten Weltkriegs in Europa wird der Internationale Suchdienst mit Sitz in Bad Arolsen weiterhin als internationales Zentrum für die Erhaltung, Aufbewahrung, Katalogisierung und Erschließung der in seinen Räumlichkeiten aufbewahrten Archive und Unterlagen wirken, um die Suche nach Opfern, die Forschung, das Erinnern und Gedenken, die Unterstützung der Justiz und andere Aufgaben im Rahmen seiner Zuständigkeit zu erleichtern.

Artikel 2 Erhaltung, Aufbewahrung, Katalogisierung und Erschließung

Der Internationale Suchdienst gewährleistet die Erhaltung der in seinen Räumlichkeiten aufbewahrten Originalarchive und -unterlagen, auch durch Schaffung und Beibehaltung angemessener Bedingungen für die Erhaltung der Archive und Unterlagen und erforderlichenfalls durch das Ergreifen geeigneter Maßnahmen, um den Verfall aufzuhalten und zu verhüten oder die Archive und Unterlagen wiederherzustellen. Als Hüter der Originalarchive und -unterlagen gewährleistet der Internationale Suchdienst deren Unversehrtheit und die Bewahrung und Fortführung der historischen Struktur der Sammlung als Ganzes, sofern der Internationale Ausschuss nicht einstimmig etwas anderes beschließt.

Artikel 3 Suche

Der Internationale Suchdienst erteilt aus seinen Archiven und Unterlagen für humanitäre Zwecke alle zweckdienlichen Auskünfte an eine Person oder mehrere Personen, die um derartige Auskünfte nachsuchen und die ein berechtigtes Interesse an der Auskunft haben. Auskünfte werden – für dieselben Zwecke – auch erteilt an die Vertreter im Internationalen Ausschuss, an Verbindungsbeamte, die von den Vertragsparteien dieses Übereinkommens ernannt wurden, sowie nach Genehmigung des Internationalen Ausschusses an jede staatliche oder nichtstaatliche Organisation, die zugunsten von interessierten Parteien oder deren Treuhändern, Nachlassverwaltern oder Testamentsvollstreckern um Auskunft nachsucht.

Artikel 4 Forschung

  • a) Die vom Internationalen Suchdienst aufbewahrten Archive und Unterlagen sind für Forschungszwecke zugänglich, und zwar durch den Zugang in den Räumlichkeiten des Internationalen Suchdienstes und durch den Zugang zu den Kopien der Archive und Unterlagen, welche die Vertragsparteien dieses Übereinkommens erhalten haben.

  • b) Der Internationale Suchdienst kann auf der Grundlage seiner Archive und Unterlagen Forschungsarbeit betreiben.

Artikel 5 Erinnerung und Gedenken

  • a) Im Hinblick auf Erinnerung und Gedenken kann der Internationale Suchdienst in seinen Räumlichkeiten unter anderem Ausstellungen und Bildungsveranstaltungen auf der Grundlage seiner Archive und Unterlagen organisieren.

  • b) Der Internationale Suchdienst kann Erinnerung und Gedenken an anderen Orten, im Hoheitsgebiet der Vertragsparteien dieses Übereinkommens und, unter vom Internationalen Ausschuss festzulegenden Bedingungen, in Staaten, die nicht Vertragsparteien dieses Übereinkommens sind, fördern.

Artikel 6 Unterstützung der Justiz

  • a) Auf Ersuchen der zuständigen Justizbehörden kann der Internationale Suchdienst auf der Grundlage von Informationen, die in angemessener Weise aus seinen Archiven und Unterlagen gewonnen werden können, Gerichtsverhandlungen und andere gerichtliche Verfahren unterstützen, die unter der Gerichtsbarkeit einer Vertragspartei dieses Übereinkommens stattfinden.

  • b) Sämtliche Ersuchen der zuständigen Justizbehörden von Staaten, die nicht Vertragsparteien dieses Übereinkommens sind, sind dem Internationalen Ausschuss zur Beschlussfassung vorzulegen.

  • c) Für die Zeugenaussage eines Beamten oder Angestellten des Internationalen Suchdienstes in einer Gerichtsverhandlung oder einem anderen gerichtlichen Verfahren ist ein vorheriger Beschluss des Internationalen Ausschusses erforderlich.

  • d) Für in Zivilverfahren erbrachte Dienste kann der Internationale Suchdienst eine Gebühr erheben.

Artikel 7 Sonstige Aufgaben

Der Internationale Suchdienst kann auf einstimmigen Beschluss des Internationalen Ausschusses Tätigkeiten durchführen, die über den in den Artikeln 2 bis 6 vorgesehenen Umfang hinausgehen, sofern sie im Zusammenhang mit Informationen stehen, die in den vom Internationalen Suchdienst aufbewahrten Archiven und Unterlagen enthalten sind.

II. ZUGANG ZU INFORMATIONEN, ARCHIVEN UND UNTERLAGEN

Artikel 8 Regelungen für den Zugang und die Nutzung

Jeder Vertreter im Internationalen Ausschuss und jeder Verbindungsbeamte, der von einer der Vertragsparteien dieses Übereinkommens ernannt wurde, haben ungehindert Zugang zu allen Archiven und Unterlagen, die beim Internationalen Suchdienst bewahrt werden. Diese Personen müssen ihre Tätigkeit mit dem Direktor abstimmen.

Der Zugang zu den Archiven und Unterlagen in den Räumlichkeiten des Internationalen Suchdienstes zu Such- und Forschungszwecken ist im Einklang mit den nachstehenden Bestimmungen in größtmöglichem Umfang zu gewährleisten:

  • a) Informationen zu Suchzwecken werden auf Antrag und gebührenfrei erteilt.

  • b) Der Zugang zu den Archiven und Unterlagen in den Räumlichkeiten des Internationalen Suchdienstes zu Forschungszwecken wird unter der Voraussetzung gewährt, dass alle geeigneten Vorkehrungen dafür getroffen worden sind, dass die mit dieser Forschung verbundenen Tätigkeiten die Erfüllung der Aufgabe des Internationalen Suchdienstes im Hinblick auf seinen humanitären Auftrag nach Artikel 3 nicht nennenswert beeinträchtigen.

  • c) Die Nutzung von Archiven und Unterlagen, die vom Internationalen Suchdienst aufbewahrt werden, zu Forschungszwecken wird auf Antrag gestattet. Die Nutzungsbedingungen werden vom Internationalen Ausschuss in einstimmig zu verabschiedenden Benutzungsrichtlinien festgelegt, die auch eine Gebührenordnung enthalten. Grundsätzlich wird die Nutzung auf Archive und Unterlagen beschränkt, die in digitalisierter Form verfügbar sind. Bei der Gewährung des Zugangs zu Originalarchiven und -unterlagen ist deren Erhaltungszustand gebührend zu berücksichtigen. Der Antragsteller verpflichtet sich schriftlich zur Einhaltung der vom Internationalen Ausschuss festgelegten Nutzungsbedingungen.

  • d) Unbeschadet des Buchstabens c dürfen Archive und Unterlagen, die dem Internationalen Suchdienst auf der Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung zum Zeitpunkt der Hinterlegung übertragen oder zugänglich gemacht worden sind, der zufolge der Internationale Suchdienst das ausschließliche Nutzungsrecht haben soll, nur mit schriftlicher Zustimmung desjenigen, der die Archive und Unterlagen abgetreten hat, gegebenenfalls mit der seines Rechtsnachfolgers, genutzt oder nochmals kopiert werden.

  • e) Der Antragsteller oder der Nutzer der Archive und Unterlagen ist nach dem geltenden innerstaatlichen Recht persönlich für die Veröffentlichung personenbezogener Daten verantwortlich.

Artikel 9 Kopien der Archive und Unterlagen

  • a) Jede Vertragspartei dieses Übereinkommens erhält auf Wunsch eine einzige Kopie der Archive und Unterlagen des Internationalen Suchdienstes.

  • b) Jede Vertragspartei dieses Übereinkommens kann diese Archive und Unterlagen für die Forschung in den Räumlichkeiten eines geeigneten Archivmagazins oder durch elektronischen Fernzugang in ihrem Hoheitsgebiet zugänglich machen. Der Zugang wird im Einklang mit dem einschlägigen innerstaatlichen Recht sowie den innerstaatlichen Archivvorschriften und -gepflogenheiten gewährt.

  • c) Der Internationale Ausschuss entscheidet über Anträge von Staaten, die nicht Vertragsparteien dieses Übereinkommens sind, und von nichtstaatlichen Rechtsträgern auf Kopien der Archive und Unterlagen des Internationalen Suchdienstes.

Artikel 10 Elektronischer Fernzugang zum Bestand des Internationalen Suchdienstes

  • a) Der Zugang der Mitgliedstaaten des Internationalen Ausschusses zu den vom Internationalen Suchdienst aufbewahrten Archiven und Unterlagen wird auf Antrag im Wege des sicheren und authentisierten elektronischen Fernzugangs gewährt, sofern der beantragende Staat die damit verbundenen Kosten trägt, einschließlich der Kosten, die am Sitz des Internationalen Suchdienstes entstehen. Dieser elektronische Fernzugang gilt für alle Archive und Unterlagen beim Internationalen Suchdienst in Bad Arolsen, die den Mitgliedstaaten in digitaler Form zur Verfügung stehen.

  • b) Der Internationale Ausschuss fasst die für die Durchführung des elektronischen Fernzugangs erforderlichen Beschlüsse.

  • c) Der Internationale Ausschuss entscheidet über die Anträge von Staaten, die nicht Vertragsparteien dieses Übereinkommens sind, und von nichtstaatlichen Rechtsträgern auf elektronischen Fernzugang zu den Archiven und Unterlagen des Internationalen Suchdienstes in Bad Arolsen.

III. SCHUTZ DER VERTRAULICHKEIT

Artikel 11 Vertraulichkeit

  • a) Der Zugang zu den vom Internationalen Suchdienst aufbewahrten Archiven und Unterlagen wird stets unter gebührender Berücksichtigung des Schutzes der Vertraulichkeit personenbezogener Daten entsprechend den nachstehenden Bestimmungen gewährt. Die Erfüllung des humanitären Auftrags und des Forschungsauftrags ist mit diesem Artikel uneingeschränkt vereinbar.

  • b) Der Internationale Suchdienst, der Internationale Ausschuss und die Verbindungsbeamten unternehmen alle angemessenen Schritte, um die Auskunftserteilung über eine Person oder Personen zu vermeiden, die den Interessen der in Betracht kommenden Person oder Personen oder ihrer Angehörigen abträglich sein könnte.

  • c) Die Nutzung personenbezogener Daten auf der Grundlage von Informationen aus den vom Internationalen Suchdienst in Bad Arolsen zur Verfügung gestellten Originalarchiven und -unterlagen, einschließlich ihrer Verbreitung durch Veröffentlichungen, unterliegt einem Regelwerk, das in vom Internationalen Ausschuss einstimmig beschlossenen Richtlinien niedergelegt wird. Diese Richtlinien berücksichtigen gebührend die Interessen der in Betracht kommenden Person oder Personen und ihrer nahen Angehörigen, ebenso wie die Förderung von Forschung und Wissen in Bezug auf den Zeitraum und die Ereignisse, die von den vom Internationalen Suchdienst aufbewahrten Archiven und Unterlagen erfasst werden.

  • d) Bei der Gewährung des Zugangs zu den Kopien der Archive und Unterlagen des Internationalen Suchdienstes stellt jede Vertragspartei dieses Übereinkommens unter Berücksichtigung der Sensibilität der Informationen, die diese Kopien möglicherweise enthalten, nach innerstaatlichem Recht den angemessenen Schutz der aus solchen Informationen gewonnenen personenbezogenen Daten sicher.

IV. UNVERLETZLICHKEIT DER ARCHIVE UND UNTERLAGEN

Artikel 12 Unverletzlichkeit

Unbeschadet der Eigentumsrechte sind die Archive und Unterlagen, die vom Internationalen Suchdienst aufbewahrt werden, unverletzlich. Die Archive und Unterlagen unterliegen keiner Form der Einziehung, des dinglichen Arrests oder der Beschlagnahme durch Gerichte oder sonstige Behörden im Sitzstaat. Im Hoheitsgebiet einer anderen Vertragspartei dieses Übereinkommens sind die Archive und Unterlagen in dem Maße unverletzlich, wie das innerstaatliche Recht dies zulässt.

V. RECHTSSTATUS

Artikel 13 lnternationaler Charakter und Rechts- und Geschäftsfähigkeit

Der Internationale Suchdienst, eine Organisation mit internationalem Charakter, besitzt Rechts- und Geschäftsfähigkeit und kann nach dem Recht der Bundesrepublik Deutschland die zur Erfüllung seiner Aufgaben notwendigen Rechtsgeschäfte schließen, insbesondere Arbeits-, Miet- und Kaufverträge, sowie vor Gericht auftreten. Zu diesen Zwecken wird der Internationale Suchdienst in Bad Arolsen von seinem Direktor vertreten. Arbeitsverhältnisse mit dem Internationalen Suchdienst unterliegen dem am Arbeitsort maßgeblichen Arbeits- und Sozialrecht.

VI. LEITUNG

Artikel 14 Der Internationale Ausschuss

  • a) Der Internationale Ausschuss, der aus je einem von den Vertragsparteien dieses Übereinkommens ernannten Vertreter besteht, handelt als höchstes Leitungsorgan des Internationalen Suchdienstes.

  • b) Im Internationalen Ausschuss führt einer der unter Buchstabe a genannten Vertreter den Vorsitz. Der erste Vorsitzende des Internationalen Ausschusses ist der Vorsitzende des zum Zeitpunkt des Inkrafttretens dieses Übereinkommens nach den Bonner Übereinkünften errichteten Internationalen Ausschusses.

  • c) Der Internationale Ausschuss kann von anderen interessierten Staaten oder internationalen Organisationen bezeichnete Vertreter einladen, als Beobachter an allen Aussprachen über Fragen teilzunehmen, die für diese Staaten oder internationalen Organisationen von Interesse sind.

  • d) Der Internationale Ausschuss wird von seinem Vorsitzenden in Bad Arolsen spätestens neunzig Tage nach Inkrafttreten dieses Übereinkommens erstmalig einberufen. In der Folge tritt der Internationale Ausschuss mindestens einmal jährlich zusammen. Sitzungen des Internationalen Ausschusses können am Sitz des Internationalen Suchdienstes oder im Hoheitsgebiet der Vertragsparteien dieses Übereinkommens abgehalten werden.

  • e) Der Internationale Ausschuss kann beschließen, häufiger zusammenzutreten, mit der Maßgabe, dass er jeweils von seinem Vorsitzenden auf Antrag von zwei Ausschussmitgliedern innerhalb von dreißig Tagen einberufen wird.

  • f) Der Internationale Ausschuss kann nur Beschlüsse fassen, wenn zwei Drittel seiner Mitglieder anwesend sind.

  • g) Der Internationale Ausschuss fasst seine Beschlüsse im Konsens oder, falls alle diesbezüglichen Bemühungen gescheitert sind, durch einfachen Mehrheitsbeschluss seiner anwesenden oder vertretenen und abstimmenden Mitglieder, sofern in diesem Übereinkommen nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt ist oder der Internationale Ausschuss etwas anderes beschließt.

  • h) Der Direktor des Internationalen Suchdienstes handelt als Sekretär des Internationalen Ausschusses.

  • i) Der Internationale Ausschuss gibt sich auf einstimmigen Beschluss eine eigene Geschäftsordnung.

Artikel 15 Rolle des Internationalen Ausschusses

  • a) Der Internationale Ausschuss gewährleistet die Abstimmung zwischen den Vertragsparteien dieses Übereinkommens in Fragen des Internationalen Suchdienstes und stellt Richtlinien für die Tätigkeit des Internationalen Suchdienstes einschließlich des Zugangs zu den in seinen Räumlichkeiten aufbewahrten Archiven und Unterlagen auf.

  • b) Die unter Buchstabe a genannten Richtlinien werden dem Direktor des Internationalen Suchdienstes zur Durchführung übermittelt.

Artikel 16 Institutioneller Partner

  • a) Die Vertragsparteien dieses Übereinkommens ermächtigen hiermit den Vorsitzenden des Internationalen Ausschusses, in ihrem Namen eine Vereinbarung in Bezug auf eine Einrichtung, im Folgenden als „institutioneller Partner” bezeichnet, zu schließen, die einstimmig angenommen wird. Diese Vereinbarung (im Folgenden als „Partnerschaftsvereinbarung” bezeichnet) enthält die genauen Bedingungen der Partnerschaft zwischen dem Internationalen Suchdienst und dem institutionellen Partner.

  • b) Die Aufgabe des institutionellen Partners ist es, mit dem Internationalen Suchdienst zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass er seine Rolle nach diesem Übereinkommen erfüllen kann.

  • c) Die Rolle des institutionellen Partners ist es, den Internationalen Ausschuss und den Direktor des Internationalen Suchdienstes bei der Umsetzung der Grundsätze in Bereichen wie Personalverwaltung, Erhaltung und Aufbewahrung, Katalogisierung und Erschließung sowie Finanzplanung und Rechnungslegung zu beraten und mit ihnen zusammenzuarbeiten.

  • d) Der Internationale Ausschuss kann Änderungsvorschläge oder eine Verlängerung der Partnerschaftsvereinbarung durch einstimmigen Beschluss annehmen. Auf der Grundlage dieses Beschlusses könnten die Vertragsparteien der Partnerschaftsvereinbarung diese ändern oder verlängern.

  • e) Durch einstimmigen Beschluss kann der Internationale Ausschuss die Partnerschaft nach Maßgabe der Partnerschaftsvereinbarung beenden und eine andere Einrichtung einladen, diese Rolle wahrzunehmen, nachdem eine neue Vereinbarung nach Buchstabe a geschlossen wurde.

Artikel 17 Beratungs- und Nebenorgane sowie weitere Beziehungen

  • a) Der Internationale Ausschuss kann Beratungs- und Nebenorgane einrichten.

  • b) Der Internationale Ausschuss kann mit anderen Einrichtungen die Beziehungen aufnehmen, die er für erforderlich erachtet.

Artikel 18 Beobachter

Das Internationale Komitee vom Roten Kreuz und der institutionelle Partner sind eingeladen, einen Beobachter in den Internationalen Ausschuss zu entsenden.

Artikel 19 Nichtstaatliche Organisationen

Nichtstaatliche Organisationen, die an den Arbeiten des Internationalen Suchdienstes ein begründetes Interesse haben, können dem Internationalen Ausschuss Anregungen übermitteln und eingeladen werden, an den Beratungen über diese Anregungen unter den vom Internationalen Ausschuss beschlossenen Bedingungen teilzunehmen.

Artikel 20 Ernennung des Direktors

  • a) Der Internationale Ausschuss ernennt nach einstimmiger Billigung durch den Internationalen Ausschuss den Direktor des Internationalen Suchdienstes. Der Internationale Ausschuss berät sich vor dieser Entscheidung mit dem in Artikel 16 genannten institutionellen Partner.

  • b) Das Verfahren für die Benennung des Direktors des Internationalen Suchdienstes wird in der Geschäftsordnung des Internationalen Ausschusses geregelt.

  • c) Der Direktor des Internationalen Suchdienstes genießt in der Bundesrepublik Deutschland mutatis mutandis dieselben Vorrechte und Immunitäten wie Berufskonsularbeamte nach den Artikeln 40 bis 47 und 52 des Wiener Übereinkommens von 1963 über konsularische Beziehungen, sofern er nicht Staatsangehöriger der Bundesrepublik Deutschland ist oder dort seinen ständigen Aufenthalt hat. In letzterem Fall genießt der Direktor Immunität von der Gerichtsbarkeit und persönliche Unverletzlichkeit nur in Bezug auf Amtshandlungen, die er in Wahrnehmung seiner Aufgaben vorgenommen hat.

  • d) Der Direktor des Internationalen Suchdienstes wird für einen Zeitraum von fünf Jahren ernannt. Der Direktor kann einmal wiederernannt werden.

Artikel 21 Verantwortlichkeit des Direktors

  • a) Der Direktor des Internationalen Suchdienstes handelt nach den Richtlinien des Internationalen Ausschusses und ist ihm rechenschaftspflichtig. Der Direktor unterrichtet den Internationalen Ausschuss unverzüglich, wenn eine Situation eintritt, die weder durch dieses Übereinkommen noch durch die Partnerschaftsvereinbarung geregelt ist und auf die kein bestehender Beschluss und keine bestehende Richtlinie anwendbar ist, der beziehungsweise die vom Internationalen Ausschuss im Einklang mit diesem Übereinkommen getroffen beziehungsweise aufgestellt wurde. Der Direktor ist für die Umsetzung der vom Internationalen Ausschuss getroffenen Grundsatzentscheidungen sowie für die Leitung und Verwaltung des Internationalen Suchdienstes verantwortlich.

  • b) Der Direktor arbeitet nach Vorgaben des Internationalen Ausschusses Vorschläge für vorrangige Arbeiten des Internationalen Suchdienstes aus und gibt deren finanzielle Auswirkungen an, damit der Internationale Ausschuss dies prüfen kann. Der Direktor erstellt einen Entwurf eines jährlichen Arbeitsplans und eines jährlichen Haushaltsvoranschlags, die dem Internationalen Ausschuss rechtzeitig zur Genehmigung zu übermitteln sind.

  • c) Der Direktor des Internationalen Suchdienstes übermittelt dem Internationalen Ausschuss, sofern keine häufigere Berichterstattung erforderlich ist, Halbjahresberichte über die Tätigkeit des Internationalen Suchdienstes.

  • d) Der Direktor des Internationalen Suchdienstes legt dem Internationalen Ausschuss eine Jahresabrechnung des vorangegangenen Haushaltsjahrs vor.

VII. ROLLE DER VERTRAGSSTAATEN

Artikel 22 Unterstützung des Internationalen Suchdienstes

  • a) Die Vertragsparteien dieses Übereinkommens unterstützen den Internationalen Suchdienst auf Antrag bei der Erfüllung seiner Suchaufgabe. Dies geschieht durch Prüfung, Bereitstellung von Kopien oder Übertragung von in staatlichen, öffentlichen oder privaten Archiven in ihrem Hoheitsgebiet befindlichen Unterlagen, die personenbezogene Angaben über unmittelbar Betroffene enthalten. Die Unterstützung erfolgt im Einklang mit dem einschlägigen innerstaatlichen Recht und wird nicht gewährt, wenn sie den Interessen des bereitstellenden Vertragsstaats zuwiderlaufen oder die Eigentumsrechte an derartigen Unterlagen verletzen würde.

  • b) Der Direktor kann dem Internationalen Ausschuss jederzeit vorschlagen, an die Regierung eines Staates, der nicht Vertragspartei dieses Übereinkommens ist, oder an nichtstaatliche Rechtsträger mit der Bitte heranzutreten, dem Internationalen Suchdienst die Originale oder Kopien von Unterlagen zugänglich zu machen, die von dieser Regierung oder diesem nichtstaatlichen Rechtsträger oder für sie aufbewahrt werden und die für den Internationalen Suchdienst im Hinblick auf seine Suchaufgabe von großer Bedeutung sind.

Artikel 23 Verbindungsstellen

Jede Vertragspartei dieses Übereinkommens und das Internationale Komitee vom Roten Kreuz sind berechtigt, beim Internationalen Suchdienst auf ihre Kosten eine ständige Verbindungsstelle zu unterhalten.

Artikel 24 Unterstützung durch den Sitzstaat

  • a) Der die in Artikel 1 genannten Ziele und Aufgaben betreffende ordentliche Haushalt des Internationalen Suchdienstes wird auf der Grundlage eines jährlichen Haushaltsvoranschlags, welcher der Genehmigung des Internationalen Ausschusses nach Artikel 21 Buchstabe b bedarf, an die Regierung der Bundesrepublik Deutschland übermittelt und wird durch einen Beitrag aus dem Haushalt der Bundesrepublik Deutschland bereitgestellt.

  • b) Der Bundesrechnungshof der Bundesrepublik Deutschland kann im Benehmen mit dem Direktor des Internationalen Suchdienstes die Buchführung des Internationalen Suchdienstes sowie Leistung, Regel- und Vorschriftsmäßigkeit seiner Mittelbewirtschaftung einer Prüfung unterziehen.

VIII. FREIWILLIGE BEITRÄGE

Artikel 25 Freiwillige Beiträge

Zusätzlich zu den in Artikel 24 genannten Finanzmitteln kann der Internationale Suchdienst zur Erfüllung seiner Ziele und Aufgaben freiwillige Beiträge öffentlicher wie privater Herkunft einwerben und entgegennehmen. Der Internationale Suchdienst unterrichtet den Internationalen Ausschuss über diese Beiträge und ihre Herkunft.

IX. SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 26 Beitritt

  • a) Dieses Übereinkommen steht jedem Staat zum Beitritt offen, an den eine Einladung aufgrund eines einstimmigen Beschlusses des Internationalen Ausschusses ergangen ist.

  • b) Die Beitrittsurkunden werden bei der Bundesrepublik Deutschland hinterlegt.

  • c) Für Staaten, die eine Beitrittsurkunde hinterlegt haben, tritt dieses Übereinkommen am dreißigsten Tag nach Hinterlegung der betreffenden Urkunde in Kraft.

Artikel 27 Kündigung

  • a) Dieses Übereinkommen bleibt auf unbegrenzte Zeit in Kraft.

  • b) Jeder Vertragsstaat kann dieses Übereinkommen durch eine an den Verwahrer gerichtete schriftliche Notifikation kündigen. Die Kündigung wird zum Ende des auf die Notifikation folgenden Kalenderjahrs wirksam.

Artikel 28 Unterzeichnung und vorläufige Anwendung

  • a) Dieses Übereinkommen liegt ab dem 9. Dezember 2011 im Auswärtigen Amt der Bundesrepublik Deutschland in Berlin zur Unterzeichnung durch das Königreich Belgien, die Französische Republik, die Bundesrepublik Deutschland, die Hellenische Republik, den Staat Israel, die Italienische Republik, das Großherzogtum Luxemburg, das Königreich der Niederlande, die Republik Polen, das Vereinigte Königreich Großbritannien und Nordirland und die Vereinigten Staaten von Amerika auf.

  • b) Sofern alle unter Buchstabe a genannten Staaten dieses Übereinkommen unterzeichnet haben, wird es im Einklang mit dem gegebenenfalls anwendbaren innerstaatlichen Recht mit Wirkung vom 1. Januar 2013 bis zu seinem Inkrafttreten vorläufig angewendet.

Artikel 29 Inkrafttreten

  • a) Dieses Übereinkommen tritt (1) am 1. Januar 2013 oder (2) am ersten Tag des ersten Monats in Kraft, der auf den Tag folgt, an dem das Königreich Belgien, die Französische Republik, die Bundesrepublik Deutschland, die Hellenische Republik, der Staat Israel, die Italienische Republik, das Großherzogtum Luxemburg, das Königreich der Niederlande, die Republik Polen, das Vereinigte Königreich Großbritannien und Nordirland und die Vereinigten Staaten von Amerika dem Verwahrer mitgeteilt haben, dass die jeweiligen innerstaatlichen Voraussetzungen für das Inkrafttreten des Übereinkommens erfüllt sind, je nachdem, welches der spätere Zeitpunkt ist.

  • b) Mit dem Tag seines Inkrafttretens ersetzt dieses Übereinkommen das am 6. Juni 1955 in Bonn geschlossene Abkommen über die Errichtung eines Internationalen Ausschusses für den Internationalen Suchdienst in der durch das am 23. August 1960 in Bonn geschlossene Protokoll über die Verlängerung und Änderung des Abkommens über die Errichtung eines Internationalen Ausschusses für den Internationalen Suchdienst, durch die am 15. Oktober 1973 in Bonn geschlossene Vereinbarung über die Verlängerung und Änderung des Abkommens über die Errichtung eines Internationalen Ausschusses für den Internationalen Suchdienst und durch das am 16. Mai 2006 in Berlin geschlossene Protokoll über die Änderung des Abkommens über die Errichtung eines Internationalen Ausschusses für den Internationalen Suchdienst geänderten Fassung sowie das am 15. Juli 1993 in Bonn geschlossene Übereinkommen über den Rechtsstatus des Internationalen Suchdienstes in Arolsen.

  • c) Nach dem Inkrafttreten dieses Übereinkommens bleiben alle Beschlüsse und Richtlinien des Internationalen Ausschusses, die aufgrund der unter Buchstabe b genannten früheren Übereinkünfte zustande kamen, so lange in Kraft, bis der Internationale Ausschuss etwas anderes beschließt.

Artikel 30 Verwahrer

Die Bundesrepublik Deutschland, die als Verwahrer dieses Übereinkommens tätig wird, unterrichtet alle anderen Vertragsparteien dieses Übereinkommens von jeder Unterzeichnung und jeder Erfüllung der innerstaatlichen Voraussetzungen für das Inkrafttreten des Übereinkommens sowie vom Inkrafttreten des Übereinkommens und von Beitritten, Kündigungen und sonstigen von den Vertragsparteien dieses Übereinkommens eingegangenen Notifikationen. Sie übermittelt allen Vertragsparteien dieses Übereinkommens eine beglaubigte Abschrift; sie übermittelt dem Generalsekretär der Vereinten Nationen eine beglaubigte Abschrift zur Registrierung nach Artikel 102 der Charta der Vereinten Nationen.

ZU URKUND dessen haben die Unterzeichneten dieses Übereinkommen unterschrieben.

GESCHEHEN zu Berlin am 9. Dezember 2011 in deutscher, englischer und französischer Sprache, wobei jeder Wortlaut gleichermaßen verbindlich ist, in einer Urschrift, die im Archiv der Bundesrepublik Deutschland hinterlegt wird.


Partnerschaftsvereinbarung über die Beziehungen zwischen dem Bundesarchiv der Bundesrepublik Deutschland und dem Internationalen Suchdienst

Präambel

Der Vorsitzende des Internationalen Ausschusses für den Internationalen Suchdienst, der nach Artikel 16 des am 9. Dezember 2011 in Berlin beschlossenen Übereinkommens über den Internationalen Suchdienst („ISD-Übereinkommen”) ermächtigt ist, im Namen der Vertragsparteien zu handeln, einerseits

und

die Bundesrepublik Deutschland andererseits –

eingedenk der Rolle des Internationalen Suchdienstes, weiterhin als internationales Zentrum für die Erhaltung, Aufbewahrung, Katalogisierung und Erschließung der in seinen Räumlichkeiten aufbewahrten Archive und Unterlagen zu wirken, um die Suche nach Opfern, die Forschung, Erinnerung und Gedenken, die Unterstützung der Justiz und andere Aufgaben im Rahmen seiner Zuständigkeit zu erleichtern;

im Bewusstsein der Geschichte des Internationalen Suchdienstes, der geschaffen wurde, um Vermisste zu suchen und die Unterlagen über Deutsche und Nichtdeutsche, die in nationalsozialistischen Konzentrations- oder Arbeitslagern gefangen gehalten wurden, oder über Nichtdeutsche, die infolge des Zweiten Weltkriegs verschleppt worden sind, zu sammeln, zu ordnen, aufzubewahren und Regierungen und interessierten Einzelpersonen zugänglich zu machen;

eingedenk der im ISD-Übereinkommen festgelegten Aufgabe, einen institutionellen Partner zu ermitteln, der den Internationalen Ausschuss und den Direktor des Internationalen Suchdienstes bei der Umsetzung von Grundsätzen in Bereichen wie Personalverwaltung, Erhaltung und Aufbewahrung, Katalogisierung und Erschließung sowie Finanzplanung und Rechnungslegung berät und mit ihnen zusammenarbeitet;

eingedenk der dem Vorsitzenden des Internationalen Ausschusses aufgrund des ISD-Übereinkommens gewährten Ermächtigung, eine Vereinbarung zu schließen, die vom Internationalen Ausschuss einstimmig angenommen wird und die genauen Bedingungen der Partnerschaft zwischen dem Internationalen Suchdienst und einem institutionellen Partner enthält;

in Anerkennung der Bereitschaft des Bundesarchivs der Bundesrepublik Deutschland, die Rolle des institutionellen Partners, wie sie im ISD-Übereinkommen festgelegt ist, zu übernehmen und den Direktor des Internationalen Suchdienstes in allen Bereichen, in denen das Fachwissen und die Erfahrung des Bundesarchivs sich als zur Erreichung der vom Internationalen Ausschuss gesetzten und dem Direktor des Internationalen Suchdienstes zugewiesenen Ziele als sachdienlich erweisen könnte, zu beraten und mit ihm zusammenzuarbeiten;

in dem Wunsch, die fachliche und institutionelle Kontinuität und Fortentwicklung der Arbeit des Internationalen Suchdienstes zu gewährleisten –

sind wie folgt übereingekommen:

Artikel 1 Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser Vereinbarung haben die nachstehenden Ausdrücke die folgende Bedeutung:

  • 1. „Vorsitzender” bezeichnet den Vorsitzenden des Internationalen Ausschusses für den Internationalen Suchdienst.

  • 2. „Internationaler Suchdienst” bezeichnet den Direktor des Internationalen Suchdienstes oder den Internationalen Suchdienst.

  • 3. „Bundesarchiv” bezeichnet den Präsidenten des Bundesarchivs der Bundesrepublik Deutschland oder das Bundesarchiv der Bundesrepublik Deutschland.

Artikel 2 Institutioneller Partner

Das Bundesarchiv ist der nach Artikel 16 des ISD-Übereinkommens benannte institutionelle Partner des Internationalen Suchdienstes.

Artikel 3 Archivangelegenheiten

  • 1. Zur Durchführung des Artikels 2 des ISD-Übereinkommens und der Richtlinien des Internationalen Ausschusses holt der Internationale Suchdienst jede geeignete Unterstützung und Beratung hinsichtlich der Erhaltung, Restaurierung, Aufbewahrung, Katalogisierung und Erschließung der vom Internationalen Suchdienst in seinen Räumlichkeiten aufbewahrten Archive und Unterlagen ein und das Bundesarchiv gewährt diese Unterstützung und Beratung.

  • 2. Im Rahmen dieser Unterstützung stellt das Bundesarchiv sein Fachwissen zur Verfügung und kann, wo dies möglich und angemessen ist, dem Internationalen Suchdienst seine Dienste zur Unterstützung bei dessen Arbeit anbieten, um ihn in die Lage zu versetzen, seine Aufgaben nach Artikel 2 des ISD-Übereinkommens zu erfüllen.

  • 3. Der Internationale Suchdienst und das Bundesarchiv arbeiten bei der Ermittlung vorrangiger Arbeiten und der Erarbeitung fachlicher Grundsätze hinsichtlich der Erhaltung, Restaurierung, Aufbewahrung, Katalogisierung und Erschließung der Archive zusammen. Diese vorrangigen Arbeiten und Grundsätze sind dem Internationalen Ausschuss zur Genehmigung vorzulegen.

  • 4. Der Internationale Suchdienst und das Bundesarchiv beraten sich regelmäßig über die in den Absätzen 1 bis 3 genannte Zusammenarbeit.

  • 5. Der Internationale Suchdienst und das Bundesarchiv bewahren die historische Struktur der vom Internationalen Suchdienst aufbewahrten Archive und Unterlagen; diese Vereinbarung ist nicht so auszulegen, als erlaube sie eine Änderung der Struktur der Archive.

  • 6. Sämtliche Bemühungen, die Kategorisierung von Aufzeichnungen nach Herkunft oder einem anderen Grundsatz zu ermöglichen, der üblicherweise in Archiven Anwendung findet, die sich nicht durch die historische Besonderheit des Internationalen Suchdienstes auszeichnen, erfolgen nur anhand der digitalen Aufzeichnungen unter Nutzung der Möglichkeit, Gruppen von Unterlagen im digitalen Archiv elektronisch zu kennzeichnen und aufzufinden; sie erfolgen nicht im Wege einer tatsächlichen Neuordnung der ursprünglichen Papierbestände.

  • 7. Hinsichtlich des Zugangs zu den vom Internationalen Suchdienst in Bad Arolsen aufbewahrten Archiven und Unterlagen sind das ISD-Übereinkommen sowie die Beschlüsse und Richtlinien vorrangig, die der Internationale Ausschuss im Einklang mit jenem Übereinkommen getroffen beziehungsweise aufgestellt hat.

Artikel 4 Personalverwaltung

  • 1. Die Personalverwaltung liegt in der Verantwortlichkeit des Direktors des Internationalen Suchdienstes.

  • 2. Der Internationale Suchdienst berät sich bei der Einstellung von leitendem Personal des Internationalen Suchdienstes mit dem Bundesarchiv. Im Einvernehmen mit dem Bundesarchiv stellt der Internationale Suchdienst bei der Einstellung von Archivpersonal sicher, dass dieses Personal die international anerkannten archivischen Fachstandards erfüllt.

Artikel 5 Erstellung des Haushalts

  • 1. Bei der Erfüllung der Verantwortlichkeiten aus Artikel 21 des ISD-Übereinkommens, zu denen unter anderem die Erstellung eines Haushaltsvoranschlags und die Vorlage einer Jahresabrechnung des vorangegangenen Haushaltsjahrs gehören, holt der Internationale Suchdienst vor jeder Beschaffung im Wert von über 125.000 EUR oder einem anderen vom Internationalen Ausschuss festgelegten Betrag vom Bundesarchiv jede geeignete Unterstützung und Beratung, insbesondere hinsichtlich der finanziellen Auswirkungen von Vorhaben im Bereich der Erhaltung und Aufbewahrung, ein, wozu auch eine Wirtschaftlichkeitsstudie zählt, und das Bundesarchiv gewährt diese Unterstützung und Beratung.

  • 2. Bei der Erstellung des Haushaltsvoranschlags soll hinsichtlich der Mittelzuweisung der Umsetzung von Grundsatzentscheidungen und Aufträgen des Internationalen Ausschusses Vorrang eingeräumt werden.

Artikel 6 Sonstige Angelegenheiten

  • 1. Bei der Ausarbeitung von Vorschlägen für vorrangige Arbeiten des Internationalen Suchdienstes sowie der Angabe ihrer finanziellen Auswirkungen zur Prüfung durch den Internationalen Ausschuss, bei der Erstellung eines jährlichen Arbeitsplans einschließlich Vorschlägen über eine strukturelle Neuorganisation sowie bei der Übermittlung von Halbjahresberichten über die Tätigkeit des Internationalen Suchdienstes berät sich der Internationale Suchdienst mit dem Bundesarchiv. Das Bundesarchiv kann dem Internationalen Ausschuss Stellungnahmen zu diesen Dokumenten und Berichten vorlegen.

  • 2. Beim Abschluss von Rechtsgeschäften, einschließlich Arbeits-, Miet- und Kaufverträgen, sowie bei Gerichtsverfahren berät sich der Internationale Suchdienst mit dem Bundesarchiv.

  • 3. Die vom Internationalen Suchdienst in Bad Arolsen genutzten Gebäude werden von der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben verwaltet.

  • 4. Planung, Einsatz und Entwicklung von Informationstechnologie (IT) im Internationalen Suchdienst erfolgen in Absprache mit dem Bundesarchiv. Dabei versuchen der Internationale Suchdienst und das Bundesarchiv, die Erfahrungen mit der Nutzung digitaler Kopien der Archive des Internationalen Suchdienstes in Bad Arolsen und der nationalen Verwahrungsorte möglichst miteinander in Einklang zu bringen.

  • 5. In Fällen, in denen für die Arbeit des Internationalen Suchdienstes der Rat außenstehender Sachverständiger eingeholt oder erteilt wird, unterrichten der Internationale Suchdienst und das Bundesarchiv einander.

Artikel 7 Streitigkeiten zwischen dem Internationalen Suchdienst und dem institutionellen Partner

Im Fall einer Streitigkeit über die Durchführung oder Anwendung dieser Vereinbarung, die nicht im Wege gegenseitiger Beratung beigelegt werden kann, kann die Angelegenheit von jeder Seite dem Internationalen Ausschuss zur Prüfung vorgelegt werden.

Artikel 8 Inkrafttreten und Geltungsdauer

  • 1. Diese Vereinbarung tritt am gleichen Tag in Kraft wie das am 9. Dezember 2011 in Berlin unterzeichnete ISD-Übereinkommen.

  • 2. Diese Vereinbarung gilt für die Dauer von fünf Jahren, vom Tag ihres Inkrafttretens an gerechnet. Sie kann durch einstimmigen Beschluss des Internationalen Ausschusses für weitere Fünfjahreszeiträume verlängert werden, wenn möglich mindestens ein Jahr vor Ablauf der zuvor vereinbarten Geltungsdauer. Wird vor Ablauf dieser Vereinbarung keine Entscheidung über eine Verlängerung getroffen, so tritt diese Vereinbarung außer Kraft und die institutionelle Partnerschaft ist beendet.

  • 3. Nach seiner Unterzeichnung wird diese Vereinbarung im Einklang mit dem gegebenenfalls anwendbaren innerstaatlichen Recht während des Zeitraums vorläufig angewendet, in dem das am 9. Dezember 2011 in Berlin beschlossene ISD-Übereinkommen vorläufig angewendet wird.

Artikel 9 Kündigung

Sowohl der Vorsitzende des Internationalen Ausschusses für den Internationalen Suchdienst im Namen der Vertragsparteien des ISD-Übereinkommens als auch die Bundesrepublik Deutschland können diese Vereinbarung durch schriftliche Notifikation an die andere Vertragspartei mindestens sechs Monate [180 Tage] im Voraus kündigen.

Artikel 10 Hilfe im Fall des Außerkrafttretens oder der Kündigung

Im Fall des Außerkrafttretens oder der Kündigung dieser Partnerschaftsvereinbarung arbeiten der Internationale Suchdienst und das Bundesarchiv zusammen, um alle zur Lösung noch ausstehender Fragen erforderlichen Schritte zu ergreifen.

GESCHEHEN zu Berlin am 9. Dezember 2011 in zwei Urschriften, jede in deutscher, englischer und französischer Sprache, wobei jeder Wortlaut gleichermaßen verbindlich ist.


Accord relatif au Service International de Recherches

Le Royaume de Belgique,

la République française,

la République fédérale d’Allemagne,

la République hellénique,

l’État d’Israël,

la République italienne.

le Grand-Duché de Luxembourg,

le Royaume des Pays-Bas,

la République de Pologne,

le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord

et

les États-Unis d’Amérique,

ci-après dénommés les Parties au présent Accord;

Préambule

considérant que le Service International de Recherches a été créé dans le but de rechercher les personnes disparues et de rassembler, de classer, de conserver et de rendre accessibles aux Gouvernements et aux personnes intéressées les documents relatifs aux Alemands et aux non-Allemands qui ont été détenus dans les camps de concentration ou de travail national-socialistes ou aux non-Allemands qui ont été déplacés du fait de la Seconde Guerre mondiale;

gardant à l’esprit l’Accord instituant une Commission Internationale pour le Service International de Recherches et l’Accord sur les relations entre la Commission Internationale pour le Service International de Recherches et le Comité International de la Croix-Rouge, tous deux conclus à Bonn le 6 juin 1955, tels que modifiés par le Protocole sur la prolongation et la modification de l’Accord instituant une Commission Internationale pour le Service International de Recherches, conclu à Bonn le 23 août 1960, le Protocole sur la prolongation et la modification de l’Accord sur les relations entre la Commission Internationale pour le Service International de Recherches et le Comité International de la Croix-Rouge, conclu à Bonn et Genève le 30 septembre et le 7 octobre 1960, par l’Arrangement relatif à la prolongation et à la modification de l’Accord instituant une Commission Internationale pour le Service International de Recherches, conclu à Bonn le 15 octobre 1973, par l’Arrangement relatif à la prolongation et à la modification de l’Accord sur les relations entre la Commission Internationale pour le Service International de Recherches et le Comité International de la Croix-Rouge, conclu à Genève le 22 décembre 1972, par le Protocole sur la modification de l’Accord instituant une Commission Internationale pour le Service International de Recherches, conclu à Berlin le 16 mai 2006, et par le Protocole sur la modification de l’Accord sur les relations entre la Commission Internationale pour le Service International de Recherches et le Comité International de la Croix-Rouge, conclu à Luxembourg le 16 mai 2006, ainsi que l’Accord relatif au statut juridique du Service International de Recherches à Arolsen, conclu à Bonn le 15 juillet 1993;

désireux de poursuivre les activités de conservation et de recherches menées par le Service International de Recherches à Bad Arolsen, tout en permettant l’élargissement de ses activités pour prendre en compte la transformation progressive du Service International de Recherches en un centre de documentation, d’information et de recherche afin de garantir que le sort des victimes du national-socialisme et des survivants puisse continuer d’être étudié et que les connaissances dans ce domaine puissent être transmises aux générations futures;

désireux d’assurer un accès, à des fins de recherche, aux archives et documents détenus par le Service International de Recherches, à la fois sur place et par des copies des archives et documents reçues par les Parties au présent Accord ou par d’autres moyens tels que l’accès à distance;

réaffirmant que le présent Accord ne porte pas atteinte aux droits de propriété sur les archives et documents conservés au Service International de Recherches à Bad Arolsen;

considérant que les Parties au présent Accord estiment que leur législation nationale respective assure une protection adéquate des données à caractère personnel et escomptent qu’en donnant accès aux copies, chaque Partie au présent Accord tiendra compte du caractère sensible de certaines informations qu’elles peuvent contenir;

notant qu’en conséquence de l’élargissement des activités du Service International de Recherches, le Comité International de la Croix-Rouge a exprimé le souhait de se retirer de la gestion et de l’administration du Service International de Recherches;

rappelant que la notification émanant du Comité International de la Croix-Rouge et adressée au Président de la Commission Internationale pour le Service International de Recherches le 14 avril 2011 rend ledit retrait et la dénonciation de 1’Accord sur les relations entre la Commission Internationale pour le Service International de Recherches et le Comité International de la Croix-Rouge conclu à Bonn le 6 juin 1955, tel que modifié, effectifs au 31 décembre 2012, conformément aux dispositions dudit Accord;

désireux d’assurer l’intégrité et la préservation des archives et documents originaux et de conserver la structure historique dans son ensemble tout en maintenant une administration et une direction impartiales et responsables du Service International de Recherches, conformément à son caractère international;

reconnaissant la contribution constante de la République fédérale d’Allemagne en tant que pays hôte du Service International de Recherches;

sont convenus de ce qui suit:

I. OBJECTIFS ET MISSIONS

Article 1er Rôle du Service International de Recherches

Source unique d’informations sur les sujets liés aux actes de persécution commis par le régime national-socialiste et aux déplacements de personnes résultant des atrocités de la Seconde Guerre mondiale en Europe, le Service International de Recherches, dont le siège se trouve à Bad Arolsen, poursuit ses activités en tant que centre international chargé de conserver, de préserver, de cataloguer et d’indexer les archives et documents détenus dans ses locaux, afin de faciliter les recherches de victimes, la recherche, le travail de mémoire, la commémoration, l’appui judiciaire et d’autres tâches relevant de sa compétence.

Article 2 Conservation, préservation, catalogage et indexation

Le Service International de Recherches assure la conservation des archives et documents originaux détenus dans ses locaux, notamment en créant et en maintenant les conditions appropriées de conservation des archives et documents et en prenant, en tant que de besoin, toutes les mesures pertinentes pour stopper et prévenir leur détérioration ou pour les restaurer. En tant que dépositaire d’archives et de documents originaux, le Service International de Recherches veille à leur intégrité ainsi qu’à la préservation et au maintien de la structure historique de la collection dans son ensemble, sauf décision contraire de la Commission Internationale prise à l’unanimité.

Article 3 Recherches de personnes

Le Service International de Recherches fournit, à des fins humanitaires et en se basant sur les archives et documents qu’il détient, toutes les informations pouvant être utiles et présentant un intérêt direct pour la ou les personne(s) sollicitant les informations en question. Les informations sont également mises à la disposition, aux mêmes fins, des représentants à la Commission Internationale, des officiers de liaison désignés par les Parties au présent Accord et, sous réserve de l’approbation de la Commission Internationale, de toute organisation gouvernementale ou non gouvernementale sollicitant des informations au profit de parties intéressées ou de leurs mandataires, administrateurs ou exécuteurs.

Article 4 Recherche

  • a) Les archives et documents détenus par le Service International de Recherches sont disponibles pour la recherche, par communication dans les locaux du Service International de Recherches et par communication des copies des archives et documents reçues par les Parties au présent Accord.

  • b) Le Service International de Recherches peut mener des recherches en se basant sur ses archives et documents.

Article 5 Mémoire et commémoration

  • a) Dans un souci de mémoire et de commémoration, le Service International de Recherches peut notamment organiser dans ses locaux des expositions ainsi que des initiatives pédagogiques basées sur ses archives et documents.

  • b) Le Service International de Recherches peut faciliter les activités de mémoire et de commémoration en d’autres lieux situés sur le territoire des Parties au présent Accord et, dans les conditions à déterminer par la Commission Internationale, dans des États non parties au présent Accord.

Article 6 Appui judiciaire

  • a) À la demande des autorités judiciaires compétentes, le Service International de Recherches peut apporter son concours lors de procès et d’autres procédures judiciaires relevant de la juridiction d’une Partie au présent Accord, sur la base des informations pouvant raisonnablement être obtenues à partir de ses archives et documents.

  • b) Toutes les demandes émanant des autorités judiciaires compétentes d’États non parties au présent Accord sont transmises à la Commission Internationale pour décision.

  • c) Le témoignage d’un agent ou d’un employé du Service International de Recherches lors d’un procès ou au cours de toute autre procédure judiciaire nécessite une décision préalable de la Commission Internationale.

  • d) Le Service International de Recherches peut percevoir une redevance pour les services rendus lors de procédures civiles.

Article 7 Autres missions

Le Service International de Recherches peut, sur décision unanime de la Commission Internationale, exercer des activités hors du champ d’application des articles 2 à 6 du présent Accord, à condition qu’elles soient liées aux renseignements contenus dans les archives et documents qu’il détient.

II. ACCÈS AUX INFORMATIONS, ARCHIVES ET DOCUMENTS

Article 8 Règles concernant l’accès et l’utilisation

Tout représentant à la Commission Internationale et tout officier de liaison nommé par l’une des Parties au présent Accord a librement accès à toutes les archives et tous les documents conservés au Service International de Recherches. Ces personnes coordonnent leurs activités avec le Directeur.

L’accès aux archives et documents en vue de rechercher des personnes et à des fins de recherche dans les locaux du Service International de Recherches est assuré dans toute la mesure du possible, conformément aux dispositions énoncées ci-dessous:

  • a) Les informations à des fins de recherche de personnes sont fournies sur demande et sans frais.

  • b) L’accès aux archives et documents à des fins de recherche dans les locaux du Service International de Recherches est accordé sous réserve que toutes les mesures appropriées aient été prises pour que les activités liées à cette recherche ne compromettent pas de manière significative l’exécution des missions du Service International de Recherches relatives à son mandat humanitaire conformément à l’article 3 du présent Accord.

  • c) L’utilisation aux fins de recherche des archives et documents détenus par le Service International de Recherches est autorisée sur demande. Les modalités d’utilisation sont déterminées par la Commission Internationale dans des directives relatives à l’utilisation, adoptées l’unanimité et comprenant un barème de droits. En règle générale, l’utilisation est limitée aux archives et documents disponibles sous forme numérisée. L’accès aux archives et documents originaux est accordé en tenant dûment compte de leur état de conservation. Le demandeur doit s’engager par écrit à respecter les règles d’accès établies par la Commission Internationale.

  • d) Nonobstant les dispositions du paragraphe c) ci-dessus, les archives et documents qui ont été transmis au Service International de Recherches ou mis à sa disposition sur la base d’un arrangement écrit à la date du dépôt stipulant que le Service International de Recherches jouit d’un droit exclusif d’utilisation, ne peuvent être utilisés ou copiés que si le donateur des archives et documents ou, le cas échéant, son ayant droit, fait part de son accord par écrit.

  • e) Le demandeur ou l’utilisateur des archives et documents engage sa responsabilité individuelle au regard de la législation nationale applicable en cas de divulgation de données à caractère personnel.

Article 9 Copies des archives et documents

  • a) Chaque Partie au présent Accord reçoit sur demande une copie unique des archives et documents du Service International de Recherches.

  • b) Chaque Partie au présent Accord peut permettre l’accès à ces archives et documents à des fins de recherche dans les locaux d’un dépôt d’archives approprié ou par accès à distance sur son territoire. L’accès est autorisé conformément à la législation nationale pertinente et aux règles et pratiques nationales en matière d’archivage.

  • c) La Commission Internationale statue sur les demandes de copies des archives et documents du Service International de Recherches émanant d’États non parties au présent Accord et d’entités non étatiques.

Article 10 Accès à distance aux documents du Service International de Recherches

  • a) L’accès des États membres de la Commission Internationale aux archives et documents détenus par le Service International de Recherches est accordé sur demande par accès à distance sécurisé et authentifié à condition que l’État requérant prenne en charge les frais occasionnés, y compris les frais encourus au siège du Service International de Recherches. Cet accès à distance s’étend à toutes les archives et tous les documents conservés au Service International de Recherches à Bad Arolsen et mis à la disposition des États membres sous forme de copie numérisée.

  • b) La Commission Internationale prend les décisions nécessaires à la mise en œuvre de l’accès à distance.

  • c) La Commission Internationale statue sur les demandes d’accès à distance aux archives et documents du Service International de Recherches à Bad Arolsen émanant d’États non parties au présent Accord et d’entités non étatiques.

III. PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Article 11 Vie privée

  • a) L’accès aux archives et documents détenus par le Service International de Recherches est toujours autorisé en tenant dûment compte de la nécessité de protéger les données mettant en cause la vie privée, conformément aux dispositions énoncées ci-dessous. L’exécution des missions humanitaires et de recherche est pleinement compatible avec les dispositions du présent article.

  • b) Le Service International de Recherches et la Commission Internationale, ainsi que les officiers de liaison, prennent toutes les mesures raisonnables pour éviter la divulgation d’informations concernant une ou des personne(s), susceptibles de porter préjudice aux intérêts de la ou des personne(s) concernée(s) ou de ses (leurs) proches.

  • c) L’utilisation de données à caractère personnel reposant sur les informations issues des archives et documents originaux fournis par le Service International de Recherches à Bad Arolsen, et notamment leur diffusion par le biais de publications, est régie par une série de règles énoncées dans les directives adoptées à l’unanimité par la Commission Internationale. Ces directives tiennent dûment compte des intérêts de la ou des personne(s) concernée(s) et de ses (leurs) proches parents, ainsi que de l’avancement des recherches et des connaissances sur la période et les événements couverts par les archives et documents détenus par le Service International de Recherches.

  • d) En fournissant un accès aux copies des archives et documents du Service International de Recherches, chaque Partie au présent Accord, tenant compte du caractère sensible des informations que ces copies peuvent contenir, assure une protection adéquate des données à caractère personnel issues de ces informations à l'aide de sa législation nationale.

IV. INVIOLABILITÉ DES ARCHIVES ET DOCUMENTS

Article 12 Inviolabilité

Sans préjudice des droits de propriété, les archives et documents détenus par le Service International de Recherches sont inviolables. Les archives et documents ne sont soumis à aucune forme de réquisition, saisie ou séquestre par un tribunal ou toute autre autorité dans le pays d’accueil. Sur le territoire de toute autre Partie au présent Accord, les archives et documents sont inviolables dans les limites prévues par la législation nationale.

V. STATUT JURIDIQUE

Article 13 Caractère international et capacité juridique

Le Service International de Recherches, organisation à caractère international, jouit de la capacité juridique et peut, conformément à la législation de la République fédérale d’Allemagne, conclure les transactions juridiques nécessaires à l’accomplissement de ses missions, notamment des contrats de travail, de location et des marchés, et comparaître en justice. À ces fins, le Service International de Recherches à Bad Arolsen est représenté par son Directeur. Les contrats de travail conclus avec le Service International de Recherches sont soumis aux dispositions du droit du travail et du droit social en vigueur au lieu de travail.

VI. GOUVERNANCE

Article 14 La Commission Internationale

  • a) La Commission Internationale, composée d’un représentant nommé par chacune des Parties au présent Accord, fait office d’organe directeur suprême du Service International de Recherches.

  • b) La Commission Internationale est présidée par l’un des représentants visés au paragraphe a) ci-dessus. Le premier président de la Commission Internationale est le président de la Commission Internationale établie conformément aux Accords de Bonn à la date d’entrée en vigueur du présent Accord.

  • c) La Commission Internationale peut inviter des représentants désignés par d’autres États ou organisations internationales intéressés à participer en qualité d’observateurs à tous les débats portant sur des questions intéressant lesdits États ou organisations internationales.

  • d) La Commission Internationale est convoquée pour la première fois par son président à Bad Arolsen au plus tard quatre-vingt-dix jours après l’entrée en vigueur du présent Accord. Par la suite, la Commission Internationale se réunit au moins une fois par an. Les réunions de la Commission Internationale peuvent avoir lieu au siège du Service International de Recherches ou sur le territoire des Parties au présent Accord.

  • e) La Commission Internationale peut décider de se réunir plus fréquemment, étant entendu que son président doit la convoquer dans un délai de trente jours à compter de la requête de deux de ses membres.

  • f) La Commission Internationale ne peut adopter de décisions que si les deux tiers de ses membres sont présents.

  • g) La Commission Internationale prend ses décisions par consensus ou, si tous les efforts en ce sens ont échoué, à la majorité simple de ses membres, présents ou représentés, et votants, sauf si une autre procédure est expressément prévue par le présent Accord ou si la Commission Internationale en décide autrement.

  • h) Le Directeur du Service International de Recherches fait office de Secrétaire auprès de la Commission Internationale.

  • i) La Commission Internationale établit son propre règlement intérieur par décision unanime.

Article 15 Rôle de la Commission Internationale

  • a) La Commission Internationale assure la coordination entre les Parties au présent Accord pour les questions relatives au Service International de Recherches et émet des directives relatives aux opérations du Service International de Recherches, notamment en ce qui concerne l’accès aux archives et documents détenus dans ses locaux.

  • b) Les directives visées au paragraphe a) du présent article sont transmises au Directeur du Service International de Recherches pour application.

Article 16 Partenaire institutionnel

  • a) Les Parties au présent Accord autorisent le président de la Commission Internationale à conclure en leur nom un accord concernant une institution ci-après dénommée «le Partenaire institutionnel», accord qui sera adopté à l’unanimité. Cet accord (ci-après dénommé «l’Accord de partenariat») consigne les modalités spécifiques du partenariat entre le Service International de Recherches et le Partenaire institutionnel.

  • b) Le Partenaire institutionnel a pour mission de collaborer avec le Service International de Recherches pour lui permettre de remplir le rôle qui lui incombe en vertu du présent Accord.

  • c) Le Partenaire institutionnel a pour rôle de conseiller la Commission Internationale et le Directeur du Service International de Recherches et de collaborer avec eux pour la mise en œuvre de politiques dans les domaines de la gestion des ressources humaines, de la conservation et de la préservation, du catalogage et de l’indexation, du budget et de la vérification des comptes.

  • d) La Commission Internationale peut, statuant à l’unanimité, adopter des projets d’amendement ou des prorogations de l’Accord de partenariat. Sur la base de cette décision, un amendement ou une prorogation peut être conclu entre les Parties à l’Accord de partenariat.

  • e) La Commission Internationale peut, statuant à l’unanimité, mettre fin au partenariat conformément aux modalités de l’Accord de partenariat et inviter une autre institution à assumer ce rôle après avoir conclu un nouvel accord conformément aux dispositions du paragraphe a) ci-dessus.

Article 17 Relations consultatives et subsidiaires

  • a) La Commission Internationale peut établir des organes consultatifs ou subsidiaires.

  • b) La Commission Internationale peut établir des relations avec d’autres institutions si elle le juge nécessaire.

Article 18 Observateurs

Le Comité International de la Croix-Rouge et le Partenaire institutionnel sont invités à nommer un observateur à la Commission Internationale.

Article 19 Organisations non gouvernementales

Les organisations non gouvernementales portant un intérêt clairement défini aux activités du Service International de Recherches peuvent soumettre des suggestions à la Commission Internationale et, dans les conditions fixées par la Commission Internationale, être invitées à participer aux délibérations relatives à ces suggestions.

Article 20 Nomination du Directeur

  • a) Sous réserve de l’approbation unanime de la Commission Internationale, cette dernière nomme le Directeur du Service International de Recherches. La Commission Internationale se concerte avec le Partenaire institutionnel visé à l’article 16 du présent Accord avant de prendre cette décision.

  • b) La procédure de nomination du Directeur du Service International de Recherches est définie dans le règlement intérieur de la Commission internationale.

  • c) Le Directeur du Service International de Recherches jouit mutatis mutandis, en République fédérale d’Allemagne, des mêmes privilèges et immunités que les fonctionnaires consulaires de carrière, conformément aux articles 40 à 47 et 52 de la Convention de Vienne de 1963 sur les relations consulaires, sauf s’il est ressortissant ou résident permanent de la République fédérale d’Allemagne. Dans ce dernier cas, il ne jouit de l’immunité de juridiction et de l’inviolabilité personnelle que pour les actes officiels accomplis dans l’exercice de ses fonctions.

  • d) Le Directeur du Service International de Recherches est nommé pour une période de cinq ans. Cette nomination est renouvelable une fois.

Article 21 Responsabilité du Directeur

  • a) Le Directeur du Service International de Recherches agit conformément aux directives de la Commission Internationale à laquelle il rend compte. Le Directeur informe la Commission Internationale immédiatement si une situation se présente qui n’est pas couverte par le présent Accord ni par l’Accord de partenariat, à laquelle une décision prise ou une directive adoptée par la Commission Internationale conformément au présent Accord ne s’applique pas. Le Directeur est responsable de la mise en œuvre des décisions adoptées par la Commission Internationale, ainsi que de la direction et de l’administration du Service International de Recherches.

  • b) Le Directeur élabore, sous la direction de la Commission Internationale, les priorités envisagées pour le Service International de Recherches et en définit les implications financières pour examen par la Commission Internationale. Le Directeur établit le projet de plan de travail et de budget annuels, qui sont transmis en temps utile à la Commission Internationale pour approbation.

  • c) Le Directeur du Service International de Recherches présente à la Commission Internationale semestriellement ou plus fréquemment si nécessaire, un rapport sur les activités du Service International de Recherches.

  • d) Le Directeur du Service International de Recherches présente à la Commission Internationale un bilan annuel des recettes et dépenses de l’exercice financier précédent.

VII. RÔLE DES ÉTATS PARTIES

Article 22 Assistance au Service International de Recherches

  • a) Sur demande, les Parties au présent Accord fournissent leur assistance au Service International de Recherches dans l’exercice de sa fonction de recherche de personnes. Cette assistance prend la forme de l’examen, de la fourniture de copies ou du transfert de documents détenus dans les archives nationales, publiques ou privées se trouvant sur leur territoire et contenant des informations personnelles sur les personnes directement concernées. L’assistance est fournie conformément à la législation nationale pertinente et n’est pas accordée dans les cas où elle serait contraire aux intérêts de l’État Partie qui la fournit ou porterait atteinte aux droits de propriété sur ces documents.

  • b) Le Directeur peut à tout moment proposer à la Commission Internationale de prendre contact avec le Gouvernement de tout État non partie au présent Accord ou toute entité non étatique pour l’inviter à rendre accessibles au Service International de Recherches les originaux ou copies de documents détenus par ou pour le compte dudit Gouvernement ou de ladite entité non étatique et qui revêtent une grande importance pour le Service International de Recherches au regard de sa fonction de recherche de personnes.

Article 23 Bureaux de liaison

Toutes les Parties au présent Accord ainsi que le Comité International de la Croix-Rouge ont le droit d’entretenir à leurs frais un bureau de liaison permanent auprès du Service International de Recherches.

Article 24 Soutien du pays d’accueil

  • a) Le budget ordinaire du Service International de Recherches portant sur ses objectifs et missions visés à l’article 1er du présent Accord, sur la base d’un projet de budget annuel approuvé par la Commission Internationale conformément au paragraphe b) de l’article 21 du présent Accord, est transmis au Gouvernement de la République fédérale d’Allemagne et financé par une contribution prélevée sur le budget de la République fédérale d’Allemagne.

  • b) La Cour fédérale des comptes de la République fédérale d’Allemagne peut, en coordination avec le Directeur du Service International de Recherches, vérifier les comptes du Service International de Recherches ainsi que l’efficacité, la régularité et la conformité de sa gestion financière.

VIII. CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES

Article 25 Contributions volontaires

Outre le financement mentionné à l’article 24 du présent Accord, le Service International de Recherches peut solliciter et recevoir des contributions volontaires de sources publiques ou privées afin de remplir ses objectifs et missions. Le Service International de Recherches informe la Commission Internationale de ces contributions et de leurs sources.

IX. DISPOSITIONS FINALES

Article 26 Adhésion

  • a) Le présent Accord restera ouvert à l’adhésion de tout État auquel aura été adressée une invitation sur la base d’une décision unanime de la Commission Internationale.

  • b) Les instruments d’adhésion seront déposés auprès de la République fédérale d’Allemagne.

  • c) Pour les États ayant déposé un instrument d’adhésion, le présent Accord entrera en vigueur le trentième jour suivant le dépôt de l’instrument en question.

Article 27 Dénonciation

  • a) Le présent Accord restera en vigueur pour une durée indéterminée.

  • b) Tout État Partie peut dénoncer le présent Accord en adressant une notification écrite au dépositaire. La dénonciation prendra effet à la fin de l’année civile suivant cette notification.

Article 28 Signature et application temporaire

  • a) Le présent Accord sera ouvert à la signature du Royaume de Belgique, de la République française, de la République fédérale d’Allemagne, de la République hellénique, de l’État d’Israël, de la République italienne, du Grand-Duché de Luxembourg, du Royaume des Pays-Bas, de la République de Pologne, du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord et des États-Unis d’Amérique à partir du 9 décembre 2011 au Ministère fédéral des Affaires étrangères de la République fédérale d’Allemagne à Berlin.

  • b) À condition que tous les États mentionnés au paragraphe a) ci-dessus aient signé le présent Accord, celui-ci s’appliquera à titre temporaire, dans l’attente de son entrée en vigueur, à compter du 1er janvier 2013, conformément à la législation interne le cas échéant.

Article 29 Entrée en vigueur

  • a) Le présent Accord entrera en vigueur à la dernière des deux dates ci-après: soit (1) le 1er janvier 2013, soit (2) le premier jour du premier mois suivant la date à laquelle le Royaume de Belgique, la République française, la République fédérale d’Allemagne, la République hellénique, l’État d’Israël, la République italienne, le Grand-Duché de Luxembourg, le Royaume des Pays-Bas, la République de Pologne, le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord et les États-Unis d’Amérique auront informé le dépositaire de l’accomplissement des procédures nationales requises en ce qui les concerne pour l’entrée en vigueur du présent Accord.

  • b) À compter de sa date d’entrée en vigueur, le présent Accord remplace l’Accord instituant une Commission Internationale pour le Service International de Recherches, conclu à Bonn le 6 juin 1955, tel que modifié par le Protocole sur la prolongation et la modification de l’Accord instituant une Commission Internationale pour le Service International de Recherches, conclu à Bonn le 23 août 1960, par l’Arrangement relatif à la prolongation et à la modification de l’Accord instituant une Commission Internationale pour le Service International de Recherches, conclu à Bonn le 15 octobre 1973, par le Protocole sur la modification de l’Accord instituant une Commission Internationale pour le Service International de Recherches, conclu à Berlin le 16 mai 2006, ainsi que l’Accord relatif au statut juridique du Service International de Recherches à Arolsen, conclu à Bonn le 15 juillet 1993.

  • c) À l’entrée en vigueur du présent Accord, toutes les décisions et directives de la Commission Internationale prises en vertu des accords précédents mentionnés au paragraphe b) ci-dessus restent en vigueur jusqu’à ce que la Commission Internationale en décide autrement.

Article 30 Dépositaire

La République fédérale d’Allemagne, en sa qualité de dépositaire du présent Accord, informe toutes les autres Parties au présent Accord de la signature, de l’accomplissement des procédures nationales requises pour l’entrée en vigueur du présent Accord, de l’entrée en vigueur du présent Accord, des adhésions, dénonciations et autres notifications reçues des Parties au présent Accord. Elle transmet une copie certifiée conforme à toutes les Parties au présent Accord ainsi qu’au Secrétaire général des Nations Unies pour enregistrement conformément à l’article 102 de la Charte des Nations Unies.

EN FOI DE QUOI, les soussignés ont signé le présent Accord.

FAIT à Berlin, le 9 décembre 2011, en langues française, allemande et anglaise, les trois textes faisant également foi, en un seul exemplaire déposé aux archives de la République fédérale d’Allemagne.


Accord de Partenariat sur les relations entre les Archives fédérales de la République fédérale d’Allemagne et le Service International de Recherches

Préambule

Le Président de la Commission Internationale pour le Service International de Recherches, autorisé à agir au nom des Parties à l’Accord relatif au Service International de Recherches conclu à Berlin le 9 décembre 2011 (ci-après dénommé «l’Accord SIR») conformément à l’Article 16 dudit Accord,

d’une part,

et

la République fédérale d’Allemagne, d’autre part;

gardant à l’esprit le rôle que joue le Service International de Recherches en tant que centre international chargé de conserver, de préserver, de cataloguer et d’indexer les archives et documents détenus dans ses locaux, afin de faciliter les recherches de victimes, la recherche, le travail de mémoire, la commémoration, l’appui judiciaire et d’autres tâches relevant de sa compétence;

conscients de l’histoire du Service International de Recherches qui a été créé dans le but de rechercher les personnes disparues et de rassembler, de classer, de conserver et de rendre accessibles aux Gouvernements et aux personnes intéressés les documents relatifs aux Allemands et aux non-Allemands qui ont été détenus dans les camps de concentration ou de travail national-socialistes ou aux non-Allemands qui ont été déplacés du fait de la Seconde Guerre mondiale;

rappelant le mandat défini dans l’Accord SIR concernant la désignation d’un Partenaire institutionnel qui aura pour rôle de conseiller la Commission Internationale et le Directeur du Service International de Recherches et de collaborer avec eux pour la mise en œuvre de politiques dans les domaines de la gestion des ressources humaines, de la conservation et de la préservation, du catalogage et de l’indexation, du budget et de la vérification des comptes;

rappelant le pouvoir que l’Accord SIR donne au Président de la Commission Internationale de conclure un accord qui sera adopté à l’unanimité par la Commission Internationale, consignant les modalités spécifiques d’un partenariat entre le Service International de Recherches et un Partenaire institutionnel;

prenant acte de la volonté des Archives fédérales de la République fédérale d’Allemagne d’accepter le rôle de Partenaire institutionnel tel que défini dans l’Accord SIR pour conseiller le Directeur du Service International de Recherches et collaborer avec lui dans tous les domaines où l’expertise et l’expérience des Archives fédérales peuvent se révéler utiles pour atteindre les objectifs que la Commission Internationale a arrêtés et assignés au Directeur du Service International de Recherches;

désireux d’assurer la continuité professionnelle et institutionnelle et le développement des travaux du Service International de Recherches;

sont convenus de ce qui suit:

Article 1er Définitions

Aux fins du présent Accord:

  • 1. Le terme «Président» désigne le Président de la Commission Internationale pour le Service International de Recherches.

  • 2. L’expression «Service International de Recherches» désigne le Directeur du Service International de Recherches ou le Service International de Recherches.

  • 3. L’expression «Archives fédérales» désigne le Président des Archives fédérales de la République fédérale d’Allemagne ou les Archives fédérales de la République fédérale d’Allemagne.

Article 2 Partenaire institutionnel

Les Archives fédérales sont le Partenaire institutionnel désigné du Service International de Recherches conformément à l’article 16 de l’Accord SIR.

Article 3 Questions relatives aux archives

  • 1. Aux fins de la mise en œuvre de l’article 2 de l’Accord SIR et des directives de la Commission Internationale, le Service International de Recherches sollicite et les Archives fédérales fournissent toute l’aide et tous les conseils pertinents concernant la conservation, la restauration, la préservation, le catalogage et l’indexation des archives et documents détenus par le Service International de Recherches dans ses locaux.

  • 2. Dans le cadre de cette aide, les Archives fédérales fournissent leur expertise et peuvent, si possible et en tant que de besoin, proposer leurs services pour assister le Service International de Recherches dans ses travaux afin de lui permettre d’accomplir ses missions conformément à l’article 2 de l’Accord SIR.

  • 3. Le Service International de Recherches et les Archives fédérales coopèrent à l’élaboration de priorités et à la définition des principes professionnels se rapportant à la conservation, à la restauration, à la préservation, au catalogage et à l’indexation des archives. Ces priorités et principes sont soumis à la Commission Internationale pour approbation.

  • 4. Le Service International de Recherches et les Archives fédérales se consultent régulièrement sur la coopération visée aux paragraphes 1 à 3.

  • 5. Le Service International de Recherches et les Archives fédérales préservent la structure historique des archives et des documents détenus par le Service International de Recherches et aucune disposition du présent Accord n’est interprétée comme autorisant à réviser la structure des archives.

  • 6. Tous les efforts déployés pour rendre possible le classement des dossiers en fonction de leur provenance ou tout autre principe généralement appliqué aux archives qui n’ont pas la spécificité historique du Service International de Recherches s’effectuent uniquement dans les dossiers numériques en fonction des possibilités de marquage et de récupération électroniques de séries de documents dans les archives numériques, sans procéder à une véritable réorganisation des documents papier originaux.

  • 7. En ce qui concerne l’accès aux archives et documents détenus par le Service International de Recherches à Bad Arolsen, l’Accord SIR, ainsi que les décisions prises et les directives adoptées par la Commission Internationale conformément audit Accord prévalent.

Article 4 Gestion des ressources humaines

  • 1. La gestion des ressources humaines incombe au Directeur du Service International de Recherches.

  • 2. Le Service International de Recherches consulte les Archives fédérales à l’occasion du recrutement du personnel d’encadrement du Service International de Recherches. Lors du recrutement du personnel d’archives, le Service International de Recherches veille, en accord avec les Archives fédérales, à ce que ce personnel réponde aux normes internationalement reconnues en matière d’archives.

Article 5 Préparation du budget

  • 1. Aux fins de l’accomplissement des missions énumérées à l’article 21 de l’Accord SIR, qui incluent, de manière non exhaustive, l’établissement d’un projet de budget et la présentation d’un bilan annuel des recettes et dépenses de l’exercice financier précédent, le Service International de Recherches sollicite et les Archives fédérales fournissent toute l’aide et tous les conseils possibles, en particulier en ce qui concerne les implications financières se rapportant aux initiatives en matière de conservation et de préservation, notamment une étude de viabilité économique avant toute passation de marchés d’un montant supérieur à 125 000 euros ou à tout autre montant fixé par la Commission Internationale.

  • 2. Lors de la préparation du projet de budget, la mise en œuvre des décisions et mandats de la Commission Internationale doit être prioritaire dans l’allocation des ressources.

Article 6 Affaires diverses

  • 1. Le Service International de Recherches consulte les Archives fédérales lors de l’élaboration des priorités du Service International de Recherches et de la définition de leurs implications financières qui seront examinées par la Commission Internationale, de l’établissement du plan de travail annuel, comprenant les éventuels projets de réorganisation d’ordre structurel, et de la présentation des rapports semestriels sur les activités du Service International de Recherches. Les Archives fédérales peuvent présenter à la Commission Internationale leurs commentaires sur ces documents et rapports.

  • 2. Le Service International de Recherches consulte les Archives fédérales lors de la conclusion de transactions juridiques, notamment de contrats de travail, de location ou de marchés, et du traitement de procédures judiciaires.

  • 3. Les bâtiments utilisés par le Service International de Recherches à Bad Arolsen sont gérés par l’Institut fédéral du patrimoine immobilier.

  • 4. La planification, l’utilisation et le développement des technologies de l’information (TI) au Service International de Recherches sont mis en œuvre en consultation avec les Archives fédérales. À cet effet, le Service International de Recherches et les Archives fédérales s’efforcent de maintenir, dans la mesure du possible, une certaine cohérence avec l’expérience dans l’utilisation des copies numériques des archives du Service International de Recherches à Bad Arolsen et dans les dépôts d’archives nationaux.

  • 5. Si l’avis d’experts extérieurs concernant les activités du Service International de Recherches est sollicité ou obtenu, le Service International de Recherches et les Archives fédérales s’en informent mutuellement.

Article 7 Différends entre le Service International de Recherches et le Partenaire institutionnel

En cas de différend concernant la mise en œuvre ou l’application du présent Accord qui ne peut être réglé par voie de consultations mutuelles, l’une ou l’autre des parties peut soumettre l’affaire à la Commission Internationale pour examen.

Article 8 Entrée en vigueur et durée

  • 1. Le présent Accord entrera en vigueur le même jour que l’Accord relatif au Service International de Recherches signé à Berlin le 9 décembre 2011.

  • 2. Le présent Accord restera en vigueur pendant une durée de cinq ans à compter de la date de son entrée en vigueur. Il peut être renouvelé pour des périodes successives de cinq ans par décision unanime de la Commission Internationale, si possible au moins un an avant l’expiration de la période précédemment arrêtée. Si aucune décision quant à la prorogation n’a été prise avant sa date d’expiration, le présent Accord devient caduc et le partenariat institutionnel prend fin.

  • 3. À la suite de sa signature, le présent Accord s’appliquera à titre temporaire, conformément à la législation interne le cas échéant, durant toute période au cours de laquelle l’Accord SIR conclu à Berlin, le 9 décembre 2011, s’appliquera à titre temporaire.

Article 9 Dénonciation

Le Président de la Commission Internationale pour le Service International de Recherches, au nom des parties à l’Accord SIR, ou la République fédérale d’Allemagne peut dénoncer le présent Accord en adressant à l’autre partie une notification écrite moyennant un préavis d’au moins six mois [180 jours].

Article 10 Assistance en cas de caducité ou de dénonciation

En cas de caducité ou de dénonciation du présent Accord de partenariat, le Service International de Recherches et les Archives fédérales coopèrent pour prendre toutes les mesures nécessaires afin de traiter les affaires pendantes.

FAIT à Berlin, le 9 décembre 2011, en double exemplaire en langues française, allemande et anglaise, les trois textes faisant également foi.

D. PARLEMENT

De Overeenkomst behoeft ingevolge artikel 91 van de Grondwet de goedkeuring van de Staten-Generaal, alvorens het Koninkrijk aan de Overeenkomst kan worden gebonden.

E. PARTIJGEGEVENS

Kennisgeving van de voltooiing van de voor inwerkingtreding toepasselijke nationale vereisten is voorzien in artikel 28, eerste lid. Toetreding is voorzien in artikel 26.

Partij

Ondertekening

Ratificatie

Type*

In werking

Opzegging

Buiten werking

België

09-12-11

          

Duitsland

09-12-11

          

Frankrijk

09-12-11

          

Griekenland

09-12-11

          

Israël

09-12-11

          

Italië

09-12-11

          

Luxemburg

09-12-11

          

Nederlanden, het Koninkrijk der

09-12-11

          

– Nederland:

            

 – in Europa

            

 – Bonaire

            

 – Sint Eustatius

            

 – Saba

            

– Aruba

            

– Curaçao

            

– Sint Maarten

            

Polen

09-12-11

          

Verenigd Koninkrijk

09-12-11

          

Verenigde Staten van Amerika

09-12-11

          

 * O=Ondertekening zonder voorbehoud of vereiste van ratificatie, R=Bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of kennisgeving, T=Toetreding, VG=Voortgezette gebondenheid, NB=Niet bekend

F. VOORLOPIGE TOEPASSING

De Overeenkomst zal ingevolge artikel 28, tweede lid, vanaf 1 januari 2013 voorlopig worden toegepast door de in het eerste lid van dat artikel genoemde staten, waaronder het Koninkrijk der Nederlanden in afwachting van de inwerkingtreding ervan.

Wat betreft het Koninkrijk der Nederlanden, zal de voorlopige toepassing voor het gehele Koninkrijk gelden.

G. INWERKINGTREDING

De bepalingen van de Overeenkomst zullen ingevolge artikel 29, eerste lid, in werking treden op 1 januari 2013, of op de eerste dag van de eerste maand die volgt op de datum waarop de in dat artikel genoemde staten de depositaris ervan in kennis hebben gesteld dat aan hun onderscheiden nationale vereisten voor de inwerkingtreding van de Overeenkomst is voldaan.

De bepalingen van de Partnerschapsovereenkomst zullen ingevolge artikel VIII, eerste lid, op dezelfde datum in werking treden.

J. VERWIJZINGEN

Verbanden

De Overeenkomst dient ter vervanging van:
     

Titel

:

Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en Overeenkomst inzake de betrekkingen tussen de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en het Internationale Comité van het Rode Kruis;

Bonn, 6 juni 1955

Tekst

:

Trb. 1956, 1 (Duits, Frans en vertaling)

Laatste Trb.

:

Trb. 2010, 266
     

Deze Overeenkomsten zijn verlengd en gewijzigd door:
     

Titel

:

Protocol tot verlenging en wijziging van de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst;

Bonn, 23 augustus 1960

Tekst

:

Trb. 1961, 111 (Duits, Frans en vertaling)

     

Titel

:

Protocol tot verlenging en wijziging van de Overeenkomst inzake de betrekkingen tussen de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en het Internationale Comité van het Rode Kruis;

Genève, 7 oktober 1960

Tekst

:

Trb. 1961, 111 (Duits en Frans)

     

Titel

:

Notawisseling tussen de Nederlandse Regering en de Duitse Bondsregering tot verlenging van de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst, inclusief als bijlagen de Overeenkomst tot verlenging en wijziging van de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst van 15 oktober 1973 en de Overeenkomst tot verlenging en wijziging van de Overeenkomst inzake de betrekkingen tussen de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en het Internationale Comité van het Rode Kruis van 22 december 1972;

Bonn, 8 juli 1969

Tekst

:

Trb. 1970, 33 (Duits, Frans en vertaling)

Laatste Trb.

:

Trb. 1974, 18

     

Titel

:

Protocol tot wijziging van de Overeenkomst inzake de oprichting van een Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst;

Berlijn, 16 mei 2006

Tekst

:

Trb. 2006, 268 (Engels, Frans en vertaling)

Laatste Trb.

:

Trb. 2008, 32

     

Titel

:

Protocol tot wijziging van de Overeenkomst inzake de betrekkingen tussen de Internationale Commissie voor de Internationale Opsporingsdienst en het Internationale Comité van het Rode Kruis;

Luxemburg, 16 mei 2007

Tekst

:

Trb. 2010, 266 (Engels, Frans en vertaling)

     

De Overeenkomst van 9 december 2011 dient tevens ter vervanging van:
     

Titel

:

Verdrag inzake de rechtspositie van de Internationale Opsporingsdienst te Arolsen;

Bonn, 15 juli 1993

Tekst

:

Trb. 1993, 148 (Duits en Engels)

Trb. 1994, 132 (vertaling)

Laatste Trb.

:

Trb. 1998, 226

Overige verwijzingen

Titel

:

Handvest van de Verenigde Naties;

San Francisco, 26 juni 1945

Tekst

:

Trb. 1979, 37 (Engels en Frans, herzien)

Trb. 1987, 113 (vertaling, herzien)

Laatste Trb.

:

Trb. 2011, 176

Uitgegeven de zesde maart 2012.

De Minister van Buitenlandse Zaken, U. ROSENTHAL

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