Besluit van de Minister van Economische Zaken en de Minister van Buitenlandse Zaken van 28 mei 2014 met nr. MINBUZA-2014.217720 betreffende de economische werkzaamheden van de vertegenwoordigingen van het Koninkrijk der Nederlanden in het buitenland (Concordaat EZ-BZ 2014)

De Minister van Economische Zaken en de Minister van Buitenlandse Zaken,

Gezien de instemming van de Ondernemingsraad van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Departementale Ondernemingsraad van het Ministerie van Economische Zaken op respectievelijk 18 december 2013 en 30 januari 2014 ten aanzien van de personele gevolgen van in dit concordaat vastgelegde afspraken;

Besluiten:

Artikel 1. Eén Buitenlandse Dienst

• 1. De taken van de Dienst Buitenlandse Zaken, bedoeld in artikel 6 van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken (hierna: RDBZ), omvatten tevens economische werkzaamheden.

• 2. Het directoraat-generaal Buitenlandse Economische Betrekkingen (hierna: DGBEB) vervult internationale economische werkzaamheden ten behoeve van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (hierna: BZ) en het Ministerie van Economische Zaken (hierna: EZ).

Artikel 2. Geïntegreerde jaarplancyclus en economische afdelingen

• 1. De aansturing van de economische werkzaamheden van EZ en BZ op de vertegenwoordigingen van het Koninkrijk der Nederlanden in het buitenland (hierna: de posten) vindt plaats door middel van een geïntegreerde jaarplancyclus en de EZ opdrachtcyclus die hierop aansluit (zie paragraaf I van het uitvoeringsprotocol).

• 2. Op de posten genoemd in paragraaf II van het uitvoeringsprotocol worden de economische werkzaamheden verricht in een geïntegreerde economische afdeling die gecoördineerd wordt door een hoofd Economie. Ook op de kleinere, niet-genoemde posten met EZ attachés wordt als team geïntegreerd samengewerkt.

Artikel 3. Instructiebevoegdheid en wederzijdse informatie voorziening

• 1. De leden van de Bestuursraad van EZ of hun plaatsvervangers zijn bevoegd over alle onderwerpen die binnen hun competentie vallen rechtstreeks instructies te geven aan, rechtstreeks te corresponderen met en rechtstreeks inlichtingen te vragen aan degenen die geplaatst zijn op de posten en die belast zijn met de uitvoering van internationale economische werkzaamheden.

• 2. Degenen die geplaatst zijn op de posten en zijn belast met economische onderwerpen zijn verplicht aan de leden van de Bestuursraad van EZ of hun plaatsvervangers over die onderwerpen te rapporteren, met hen te corresponderen of mondeling te overleggen.

• 3. Voor de behandeling van aangelegenheden die zowel een politiek als een internationaal economisch aspect hebben dan wel het bredere functioneren van een post betreffen, wordt tussen EZ en BZ overlegd over de vorm en inhoud van de instructie, waarbij tevens wordt vastgesteld wie de instructie doet uitgaan.

• 4. Van berichten die in het kader van internationale economische werkzaamheden worden verstuurd en die niet zuiver routinematig zijn, wordt over en weer kopie verstrekt.

Artikel 4. Langdurige detacheringen

• 1. BZ en EZ wisselen over en weer ambtenaren tijdelijk uit. Detachering van EZ-ambtenaren bij BZ geschiedt zowel bij het Ministerie van BZ in Den Haag als bij de posten. Detachering van BZ-ambtenaren bij EZ geschiedt zowel bij het kerndepartement van EZ als bij de relevante agentschappen of andere onderdelen. In beginsel komen alle functies met een internationale economische dimensie in aanmerking voor de uitwisseling.

• 2. De uitwisseling vindt plaats op basis van een grosso modo evenwicht in aantal en in schaalniveau van de ambtenaren die over en weer worden gedetacheerd. Er wordt naar gestreefd de uitwisseling per ministerie in een bandbreedte van vijftien tot twintig personen te laten vallen. De detacheringen van EZ-ambtenaren bij BZ worden zo evenwichtig mogelijk verdeeld over het ministerie en de posten.

• 3. Langdurige detachering is in beginsel eenmalig en voor een periode van drie tot vier jaar. Eventueel is een verlenging met één jaar mogelijk. Na detachering keert de betrokken ambtenaar terug naar zijn ministerie. Elk ministerie draagt zorg voor een adequaat terugkeerbeleid.

• 4. Op de in het bovenstaande lid genoemde regel kan een uitzondering worden gemaakt in geval beide ministeries het dienstbelang daarvan erkennen. De betrokken ambtenaar kan dan voor nog één periode van drie tot vier jaar op een andere functie worden gedetacheerd. Verdere verlenging is niet mogelijk.

Artikel 5. Kortdurende detacheringen

• 1. Naast langdurige detacheringen als bedoeld in artikel 4 wisselen BZ en EZ over en weer ambtenaren uit met het oog op het ontwikkelen van kennis en het opdoen van ervaring.

• 2. Kortdurende plaatsingen zijn met name bestemd voor de lagere beleidsfuncties, bedragen maximaal twee jaar en tellen niet mee in de in artikel 4 tweede lid genoemde bandbreedte.

Artikel 6. Instelling EZ/BZ kamer, selectie en voordracht

• 1. Er is een EZ/BZ kamer onder roulerend voorzitterschap van EZ en BZ.

• 2. De taak van de EZ/BZ kamer is:

  • a. het tijdig identificeren van de voor wederzijdse detachering beschikbare functies;

  • b. de voordracht voor detachering van EZ ambtenaren bij BZ en BZ ambtenaren bij EZ met toets op de eindkandidaat;

  • c. de gezamenlijk voordracht voor benoeming van de hoofden Economie.

• 3. De EZ/BZ kamer bestaat uit drie leden van EZ of hun plaatsvervangers aangewezen door de secretaris-generaal van EZ en drie leden van BZ of hun plaatsvervangers aangewezen door de secretaris-generaal van BZ. De EZ/BZ kamer wordt voorgezeten door één van de leden en ondersteund door een of twee secretarissen.

• 4. De EZ/BZ kamer besluit op basis van de kwaliteit van de kandidaten over de voordracht van EZ- en BZ-ambtenaren voor detachering zoals bedoeld in de artikelen 4 en 5 en over de benoeming van de hoofden Economie als bedoeld in artikel 7. Besluiten van de kamer tot een voordracht hebben een bindend karakter voor beide ministeries.

• 5. De EZ/BZ kamer streeft naar besluitvorming bij consensus en zal, waar deze niet bereikt kan worden, besluiten op basis van gewone meerderheid. De secretarissen hebben geen stemrecht.

• 6. Besluitvorming zal alleen plaatsvinden als er tenminste vier leden of hun plaatsvervangers aanwezig zijn en het aantal leden of hun plaatsvervangers gelijkelijk verdeeld is over EZ en BZ. Bij het staken van de stemmen wordt het besluit aan de secretaris-generaal van EZ en de secretaris-generaal van BZ voorgelegd.

• 7. De EZ/BZ kamer stelt haar werkwijze vast en EZ en BZ zullen deze opnemen in het uitvoeringsprotocol.

Artikel 7. Benoeming hoofden Economie

• 1. De EZ/BZ kamer besluit over de voordracht van het hoofd Economie op de posten genoemd in paragraaf II van het uitvoeringsprotocol.

• 2. Het hoofd Economie is de coördinator van de economische werkzaamheden op de post en kan de Handelsraad, de Landbouwraad, de Innovatieraad of de attaché van het Netherlands Foreign Investment Agency zijn.

• 3. BZ stelt EZ in de gelegenheid vier hoofden Economie te leveren op de voor EZ tien belangrijkste economische posten genoemd in paragraaf II van het uitvoeringsprotocol.

Artikel 8. Benoeming en beoordeling Chefs de Poste

• 1. De secretaris-generaal van EZ wordt door de secretaris-generaal van BZ nauw betrokken bij de besluitvorming over de plaatsing van de Chefs de Poste (hierna: CdPs) op de economisch relevante posten. Elk jaar zal de secretaris-generaal van EZ in de gelegenheid worden gesteld om, aan het begin van de beraadslagingen van de Commissie Plaatsingsbeleid, input te leveren aan de hand van de functie- en kandidatenlijst. Vervolgens zullen, voorafgaand aan de voordracht door de Minister van Buitenlandse Zaken van de benoeming in de ministerraad, de voorgenomen plaatsingen van CdPs op de economisch relevante posten ter afstemming door de secretaris-generaal BZ met de secretaris-generaal van EZ worden besproken.

• 2. De secretaris-generaal van EZ is als medebeoordelaar, beoordelingsautoriteit of informant betrokken bij de beoordeling van de CdPs op de economisch relevante posten conform paragraaf IV van het uitvoeringsprotocol.

Artikel 9. Functioneren en beoordelen

• 1. Gedetacheerde ambtenaren op de posten worden beoordeeld op basis van hun functieprofiel en hun individuele werkplan met bijbehorende resultaatsindicatoren zoals opgesteld op basis van het geïntegreerde jaarplan en de specifieke EZ en BZ opdrachten aan de post.

• 2. Gedetacheerde ambtenaren bij de ministeries en hun uitvoeringsorganisaties worden beoordeeld op basis van hun functieprofiel en hun individuele werkplan met bijbehorende resultaatsindicatoren zoals opgesteld op basis van het jaarplan van de post of directie waar zij geplaatst zijn.

• 3. De beoordeling van gedetacheerde ambtenaren vindt plaats volgens de systematiek van het ministerie waar de gedetacheerde vandaan komt.

• 4. Bij de beoordeling is er sprake van een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het uitzendende en ontvangende ministerie, waarbij het ontvangende ministerie de rol van medebeoordelaar en het uitzendende ministerie de rol van eerste beoordelaar en beoordelingsautoriteit bekleedt. De eerste beoordelaar en medebeoordelaar komen in goed overleg tot een eensluidende beoordeling van de gedetacheerde ambtenaar.

• 5. Bovenstaande wordt nader uitgewerkt in paragraaf IV van het uitvoeringsprotocol.

Artikel 10. Opleidingen

• 1. EZ werkt mee aan de werving en selectie door BZ door deelname aan de BZ-commissie die adviseert over de geschiktheid van kandidaten die groepsgewijs door BZ worden geworven en geselecteerd voor de functie van startend beleidsmedewerker (‘het klasje’).

• 2. EZ en BZ betrekken elkaar bij hun economische opleidingen voor ambtenaren en lokale werknemers.

• 3. EZ ambtenaren die bij BZ zijn gedetacheerd, kunnen deelnemen aan door BZ georganiseerde trainingen/cursussen. BZ ambtenaren die bij EZ zijn gedetacheerd, kunnen deelnemen aan door EZ georganiseerde trainingen/cursussen.

Artikel 11. Inspecties

De secretaris-generaal van BZ zal de secretaris-generaal van EZ ruim van te voren informeren over de voornemens tot inspectie van de posten, zodat EZ zich beleidsmatig kan uitspreken over inhoud en participatie.

Artikel 12. Verantwoordelijkheid werkzaamheden

• 1. Een EZ-ambtenaar gedetacheerd bij BZ op grond van het Algemeen Rijksambtenarenreglement (hierna: ARAR) oefent zijn taak uit onder verantwoordelijkheid van de Minister van BZ en wordt aangestuurd door de leidinggevende van het dienstonderdeel waar hij gedetacheerd is.

• 2. Een BZ-ambtenaar gedetacheerd bij EZ op grond van het RDBZ oefent zijn taak uit onder verantwoordelijkheid van de Minister van EZ en wordt aangestuurd door de leidinggevende van het dienstonderdeel waar hij gedetacheerd is.

• 3. Een uitgezonden EZ-ambtenaar die op grond van het ARAR bij BZ gedetacheerd is en aansluitend door BZ op grond van het RDBZ is toegevoegd aan een post, voor verrichting van taken van de Dienst Buitenlandse Zaken, oefent zijn taak uit onder verantwoordelijkheid van de Minister van BZ en staat op grond van het RDBZ onder leiding van de CdP.

Artikel 13. Rechtspositie gedetacheerde ambtenaar

• 1. De gedetacheerde ambtenaar blijft in dienst van zijn eigen ministerie. Rechtspositioneel blijft hij verbonden aan zijn eigen ministerie.

• 2. Indien het detacherende ministerie het nodig acht jegens een gedetacheerde ambtenaar zware rechtspositionele maatregelen te treffen zoals schorsing of een disciplinaire straf vanwege hetgeen de ambtenaar tijdens de detachering heeft gedaan of nagelaten, vindt overleg plaats met het ministerie waarbij de ambtenaar is gedetacheerd.

• 3. Als de ambtenaar van BZ of EZ tijdens of na zijn detachering in dienst wil treden bij respectievelijk EZ of BZ, dient deze de reguliere externe wervingsprocedure te doorlopen.

• 4. De salariskosten van de gedetacheerde ambtenaar blijven voor rekening van het detacherende ministerie.

• 5. Voor een EZ-ambtenaar die wordt geplaatst op een BZ stoel op een post geldt dat de buitenlandvergoedingen gedurende zijn verblijf op de post voor rekening komen van BZ. Na beëindiging van de toevoeging aan een post kan de EZ ambtenaar geen aanspraak maken op vergoeding door BZ van kosten voor hemzelf of zijn gezin, welke voortvloeien uit zijn detachering.

• 6. Andersom geldt eveneens voor een BZ-ambtenaar die wordt geplaatst op een EZ stoel op een post dat de buitenlandvergoedingen gedurende zijn verblijf op de post voor rekening komen van EZ. Na beëindiging van de toevoeging aan een post kan de BZ ambtenaar geen aanspraak maken op vergoeding door EZ van kosten voor hemzelf of zijn gezin, welke voortvloeien uit zijn detachering.

• 7. Individuele arbeidsvoorwaardelijke aangelegenheden zoals salaris, bijzondere beloningen, opleidingen, loopbaanbegeleiding, functioneringsgesprekken, beoordelingen, verlofopname, ziektemeldingen, voortijdige beëindiging van de detachering en aansprakelijkheid worden nader vastgesteld in separaat op te stellen afspraken. Deze afspraken worden neergelegd in een bijlage bij het besluit tot detachering.

Artikel 14. Nadere afspraken in uitvoeringsprotocol

• 1. De secretaris-generaal van EZ en de secretaris-generaal van BZ kunnen nadere afspraken maken ter uitwerking van dit besluit in een uitvoeringsprotocol.

• 2. Het uitvoeringsprotocol wordt binnen een week na vaststelling ter inzage gelegd bij EZ en BZ.

Artikel 15. Intrekking

Het concordaat EZ-BZ wordt ingetrokken.

Artikel 16. Inwerkingtreding

• 1. Dit besluit treedt in werking op de dag na publicatie in de Staatscourant.

• 2. Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst, met uitzondering van het uitvoeringsprotocol, dat ter inzage worden gelegd bij EZ en BZ.

Artikel 17. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Concordaat EZ-BZ 2014.

Den Haag, 28 mei 2014

De Minister van Economische Zaken, H.G.J. Kamp

De Minister van Buitenlandse Zaken, F.C.G.M. Timmermans

TOELICHTING

Het Concordaat EZ-BZ 2014 is een besluit van de Minister van Economische Zaken en de Minister van Buitenlandse Zaken dat tot stand is gekomen met instemming van de ondernemingsraden van het Ministerie van Economische Zaken (hierna: EZ) en het Ministerie van Buitenlandse Zaken (hierna: BZ). Het besluit bevestigt de samenwerking op internationaal economisch gebied tussen deze ministeries zoals eerder vastgelegd in een ministeriële regeling.

Het concordaat is tot stand gekomen vanuit de gedachte van één Buitenlandse Dienst die naast diplomatieke en consulaire belangen ook de economische belangen behartigt. Dit heeft ertoe geleid dat het Ministerie van Economische Zaken de eigen vertegenwoordiging heeft opgeheven in ruil voor afspraken met het Ministerie van Buitenlandse Zaken over inspraak met betrekking tot de organisatie en inrichting van de Buitenlandse Dienst.

De basisprincipes zoals vastgelegd in de regeling van 1955 en de herziening van deze regeling in 2002 gelden nog steeds. De regeling uit 2002 weerspiegelt echter niet meer alle facetten van de sindsdien ontwikkelde en geïntensiveerde samenwerking.

Dit geldt in het bijzonder voor twee aspecten. Allereerst zijn het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en het Ministerie van Economische Zaken samengevoegd in een nieuw Ministerie van Economische Zaken (hierna: EZ) met de daarbij behorende attachénetwerken op landbouw, innovatie en investeringsgebied. Daarnaast is sinds de benoeming van de Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking het grootste gedeelte van het voormalige directoraat-generaal Internationale Betrekkingen van het Ministerie van Economische Zaken overgegaan naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken (hierna: BZ) (zie Koninklijk Besluit van 5 november 2012 (Stcr. 2012 nr.23046)).

Artikelsgewijze toelichting

Artikelen 1, 2 en 3

Op posten met een Meerjarig Interdepartementaal Beleidskader en op posten met een economische taakspecialisatie wordt gewerkt in geïntegreerde economische afdelingen. EZ en BZ bezien vervolgens in onderling overleg wat het beste werkt op de kleinere posten waar ook EZ attachés geplaatst zijn. Dit gebeurt vanuit de premisse dat er op basis van goede afspraken in het jaarplan geïntegreerd (en als team) wordt gewerkt.

De invoering van deze manier van werken zal zich in de eerste plaats richten op posten met een Meerjarig Interdepartementaal Beleidsprogramma en op posten met een economische taakspecialisatie. De lijst met posten genoemd in paragraaf II van het uitvoeringsprotocol kan in wederzijds overleg tussen EZ en BZ worden gewijzigd en uitgebreid met andere posten waar één of meerdere EZ raden zijn gevestigd.

Bij de overgang van het directoraat-generaal Internationale Betrekkingen, (thans het directoraat-generaal Buitenlandse Economische Betrekkingen (hierna: DG BEB)) naar BZ is afgesproken dat EZ voor ondersteuning bij internationale werkzaamheden een beroep kan doen op het DG BEB van BZ.

EZ en BZ richten een geïntegreerde jaarplancyclus voor de posten in waarbij afstemming tussen EZ en BZ leidt tot een consistent jaarplan per post. Een werkgroep onder leiding van de DG BEB met vertegenwoordiging van BZ en EZ coördineert de economische paragraaf binnen de geïntegreerde jaarplancyclus voor het postennet op basis van de door EZ en BZ intern verrichte coördinatie. Instructies op het economische domein worden zo nodig afgestemd in een directeurenoverleg tussen BZ en EZ, om dubbele of tegenstrijdige instructies en overbelasting van de posten te voorkomen.

Artikelen 4 en 5

In deze artikelen wordt bepaald dat het concordaat twee vormen van detachering kent, namelijk langdurige detachering voor een periode van drie tot vier jaar en kortdurende detacheringen voor een periode van maximaal twee jaar. Beide ministeries streven ernaar elk te allen tijde circa vijftien tot twintig langdurige gedetacheerde ambtenaren van het andere ministerie te plaatsen. In de praktijk komt dat neer op circa vijf tot zes detacheringen per ministerie per jaar. Voor het aantal kortdurende detacheringen is geen doel gesteld.

BZ geeft EZ de gelegenheid vier plaatsen als hoofd van de geïntegreerde economische afdeling (‘hoofd Economie’) op tien van de economisch meest relevante posten te leveren waarbij de kwaliteit van de EZ kandidaten voorop blijft staan. Dit sluit ook niet uit dat EZ meer hoofden kan leveren als BZ geen goed gekwalificeerde kandidaten beschikbaar heeft. De rol van hoofd kan ook door een vakattaché worden vervuld, waarmee het hoofd geen BZ formatieplaats bezet. In paragraaf II van het uitvoeringsprotocol worden de tien voor EZ economisch meest relevante posten geïdentificeerd. Deze afspraak wordt in goed overleg ingevuld, zodat dit streefcijfer in de praktijk kan worden gerealiseerd.

Bij vakattachés staat het woord 'vak' voorop. Incidenteel kan het voorkomen dat EZ-attachéfuncties voor BZ-kandidaten worden opengesteld, waarbij de selectie geschiedt op basis van individuele kwaliteit, kennis en ervaring.

Artikel 6

In dit artikel wordt een EZ/BZ kamer ingesteld om de wederzijds te detacheren ambtenaren te selecteren en voor te dragen en om het hoofd van de economische afdeling op de posten genoemd in paragraaf II van het uitvoeringsprotocol te benoemen. Het voorzitterschap wordt om en om door EZ en BZ vervuld en rouleert jaarlijks. De werkwijze van de EZ-BZ kamer wordt toegelicht in paragraaf III van het uitvoeringsprotocol.

Artikel 9

In dit artikel wordt bepaald dat gedetacheerde ambtenaren worden beoordeeld volgens de systematiek van het ministerie van herkomst. De beoordeling vindt plaats door een ‘eerste beoordelaar’, een ‘medebeoordelaar’ en wordt vastgesteld door de ‘beoordelingsautoriteit’. De eerste beoordelaar is vertegenwoordiger van het ministerie van herkomst terwijl de medebeoordelaar een vertegenwoordiger is van het andere ministerie. Hiermee vindt de beoordeling plaats in een driehoeksgesprek tussen vertegenwoordigers van beide ministeries en de gedetacheerde ambtenaar. De beoordelingsautoriteit is altijd een vertegenwoordiger van het ministerie van herkomst. Als beoordelaar en medebeoordelaar geen overeenstemming bereiken wordt de beoordeling voorgelegd aan de beoordelingsautoriteit. Voor de praktische uitwerking van deze afspraken voor de verschillende typen betrokkenen en situaties zie paragraaf IV van het uitvoeringsprotocol.

Artikel 14

Het uitvoeringsprotocol is de praktische uitwerking van deze afspraken en ligt ter inzage bij BZ en EZ en is te vinden op het Rijksportaal van EZ en Rijksportaal van BZ. Het kan zo nodig tussentijds gewijzigd worden door de secretaris-generaal van EZ en de secretaris-generaal van BZ.

De Minister van Economische Zaken, H.G.J. Kamp

De Minister van Buitenlandse Zaken, F.C.G.M. Timmermans